Co zrobić, by kontrahenci płacili nam faktury na czas? Część 1/2 | PODCAST 56

author: Radek Klimek

Według danych Krajowego Rejestru Długów z sierpnia 2021 wynika, że zadłużenie małych polskich firm wynosi ponad 6,2 miliarda (!) złotych, a średni dług jednoosobowej działalności gospodarczej to 34 230 zł. Natomiast w związku z pandemią i niepewną sytuacją na świecie co trzecia firma obawia się bankructwa. Jak zatem, gdy prowadzimy małą firmę, zabezpieczyć płatności ze strony kontrahenta, tak by przelewał nam środki za wystawione faktury terminowo?

Faktury płacone na czas – jak o to zadbać? Przesłuchaj i pobierz podcast:

Uwaga! Spisana niżej treść jest czym innym niż nagranie. NIE JEST transkrypcją odcinka. Jest jego parafrazą i streszczeniem. W podcaście pozwalam sobie na większą swobodę, więcej porównań, przykładów, przemyśleń. Zachęcam do zapoznania się z dwoma wersjami, bo oba są przygotowane jako odrębne byty, nieco inne i wzajemnie się uzupełniające.

W dalszej części artykułu znajdziesz spisane streszczenie odcinka (najważniejsze rzeczy wybrane z podcastu), nagranie w formie mp3 do pobrania na dysk, linki do stron z podcastami, gdzie można go przesłuchać online  i nagranie wraz z prezentacją na YouTube. Szczegóły w spisie treści – sprawdź niżej.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Współpraca – mecenas artykułu FakturaXL

Seria artykułów o odzyskiwaniu niezapłaconych faktur powstała dzięki mecenatowi programu FakturaXL. To bardzo prosty w obsłudze, polski system do wystawiania faktur i obsługi magazynu online, który umożliwia wystawienie do 10 dokumentów za darmo co miesiąc. Posiada jedną z najlepszych ofert cenowych, dodatkowo umożliwia płacenie w systemie płatności miesięcznych i zwiększanie / zmniejszanie pakietów w zależności od potrzeb.

W kontekście dzisiejszego materiału, warto nadmienić, że program posiada funkcje, które pomogą Ci kontrolować terminowość przelewów, wysyłać przypomnienia i wezwania do zapłaty oraz automatyzować część działań.

FakturaXL posiada również możliwość uruchomienia windykacji kontrahenta przez firmę zewnętrzną, w której płacisz tylko za akcję zakończoną sukcesem.

Odbierz kupon 30%!

  1. Sprawdź program i wejdź na tę stronę: FakturaXL
  2. Wpisując kod sard w polu kuponu otrzymasz rabat 30%

Sprawdź część drugą

Tu znajdziesz podcast 57 i kontynuację serii.

Geneza – o odcinku i o czym sobie opowiemy

Niżej krótko opowiem Ci o tym dlaczego powstały te artykuły i co legło u ich koncepcyjnych podstaw.

  • Jak stworzyć system egzekwowania należności – by nic Ci nie umknęło, a pieniądze znalazły się szybko na Twoim koncie, tak by nie trzeba było na nie czekać tygodniami
  • Na co zwrócić uwagę, jakich błędów nie popełniać przy wystawianiu faktur i komunikacji z klientem
  • Co zrobić by proces wysyłki i zapłaty maksymalnie uprościć
  • Jak komunikować się z kontrahentem w sprawie niezapłaconych faktur – co, jak, kiedy mówić, jak sprawić by dokonywał wpłat regularnie?
  • Jak zabezpieczyć się, kiedy klient może mieć problem z płatnościami? Jak ograniczyć ryzyko strat, by nie pracować za darmo i by nasze należności były spłacone w pierwszej kolejności?
  • Jak przekonać klienta do zmian zasad płatności, gdy już długo razem współpracujemy?

Dlaczego powstał ten odcinek?

Pomysł na ten odcinek podcastu i artykuł chodził za mną już dość długo. Wszystko zaczęło się od rozmów z kolegami i koleżankami przedsiębiorcami z branży umysłowo-kreatywno-freelancerskiej.

W dysputach ciągle przewijał się temat niezapłaconych faktur i często (niestety) lekceważącego podejścia do tych faktur przez klientów. Notorycznie pojawiał się temat zaległości, i to zwykle niedużych kwot (do 500 zł). Na zapłacenie niektórzy czekali nawet kilka miesięcy (!).

Do tych rozmów i wniosków dołożyłem więc garść moich doświadczeń, jakie uzbierały się od 2013 roku, odkąd założyłem firmę. Więcej o tym kim jestem, co robię i czym się zajmowałem (choć nieco już nieaktualne) – opowiadam w odcinku 00 / Wstępie podcastu.

W skrócie, oparłem się o:

  1. Doświadczenia mojej mikro agencji marketingowej, która w imieniu klientów odpowiadała za kontakty z innymi firmami z najróżniejszych branż
  2. Doświadczenia jako właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej, w tym zamawiania rzeczy dla siebie i tworzenia usług marketingowych dla innych przedsiębiorców (reklamy na Facebooku, optymalizacja i SEO, tworzenie stron www)
  3. Doświadczenia jako wydawca stron (swoich i klientów) – gdzie przez 8 lat, przez moje ręce przeszło coś pomiędzy 800 – 1000 płatnych artykułów do opublikowania, na łączną kwotę około 170 000 – 220 000 złotych.

Dzięki temu miałem okazję współpracować z wielkimi i małymi firmami, potężnymi korporacjami, obsługiwałem różnorakie zamówienia, jak i sam byłem obsługiwany. Odpowiadałem za wysyłki przelewów, kontakty, dopinanie umów, egzekucję płatności,  pilnowanie płatności. Musiałem też rozwiązywać problemy i reagować gdy coś się działo. Mogłem się przyjrzeć tej tematyce z każdej strony i wyciągnąć garść swoich wniosków, którymi w tym materiale chcę się podzielić.

Komu i w czym się przyda?

Opierając się na naszej misji, myślałem przede wszystkim:

  • O przedsiębiorcach, którym kontrahenci notorycznie zalegają z płatnościami- tak, byście wreszcie raz i porządnie uporządkowali ten temat, by zadbać o regularne i terminowe wpłaty na konto
  • O osobach, które dopiero założyły firmę – by już na początku drogi ustawiły sobie system, który pomoże im później unikać kłopotów

Choć opierałem się na doświadczeniach działalności kreatywnej i wcześniej wspomniane są dwie główne grupy, wokół potrzeb których tworzyłem treści tego artykułu, jestem przekonany, że bez względu na branżę i swoje doświadczenie wyciągniesz z niego sporo cennych podpowiedzi.

Odcinek ten pomoże Ci poukładać kwestię wystawiania faktur, finansów, podpowie co zrobić, by kontrahenci płacili na czas i grali na Twoich zasadach. Pokaże też co zrobić i jak zaplanować sobie działania, gdy kontrahent ociąga się z płatnością.

Cały odcinek jest przygotowany w ten sposób, jakbyś chciał/a zająć się tym procesem samodzielnie bez zewnętrznych narzędzi, ale miejscami też pokażę Ci też, jakie funkcje FakturaXL mogą usprawnić Twój system windykacji.

Jak zadbać o terminowość faktur?

Niżej znajdziesz kilkanaście podpowiedzi. Nie traktuj ich jako sztywnych wyznaczników. Nie musisz też korzystać ze wszystkich. Dużo będzie zależeć od tego jakie masz relacje z klientem, jak długo razem działacie i jaki macie tryb współpracy (czy to typ współpracy stałej czy jednorazowej). Wybierz te, które do Ciebie najbardziej trafiają, są adekwatne do Twojej branży, doświadczenia i sytuacji. Modyfikuj i dostosuj je do swoich oczekiwań i potrzeb. Gdzie widzisz miejsca, że trzeba być bardziej stanowczym – wykorzystaj to. Gdzie można nieco nagiąć zasady i odpuścić – odpuść i nagnij.

Infografika - co zrobić, by kontrahent płacił nam faktury terminowo - część 1

Klucz do sukcesu to opracowanie własnego systemu i trzymanie się twardo swoich założeń

1. Opracuj system i się go trzymaj

Od tego należy zacząć. Potrzebujesz czegoś w rodzaju instrukcji, drogowskazu, planu działania krok po kroku.

Musisz przygotować swój własny system egzekwowania płatności, który podpowie Ci zrobić w konkretnej sytuacji.

Tak, by nie zastanawiać się, nie czekać, nie odwlekać w nieskończoność tylko decydować, działać i egzekwować.

Najlepiej będzie go spisać (to bardzo ważne) i wrzucić do firmowego intranetu (bazy wiedzy). Jeżeli nie prowadzisz takiego czegoś, to trzymaj zasady na kartce pod ręką.

Dlaczego spisanie na kartce (lub w elektronicznym dokumencie) punkt po punkcie jest tak istotne?

Dzięki temu będziesz wiedzieć co zrobić, gdy pojawi się problem z płatnościami, pozbędziesz się też wątpliwości emocjonalnych i od razu wiesz co zrobić (nie musisz się zastanawiać) – o tym opowiemy sobie szerzej przez cały odcinek.

1.1 Pamiętaj – włożysz trochę więcej pracy w system egzekwowania płatności – oszczędzisz czas, nerwy i szybciej dostaniesz pieniądze

Jeżeli masz dużo pracy / zadań (a zakładam, że pewnie zawsze masz), możesz czuć pewien wewnętrzny opór przed wprowadzeniem zmian i „przyciśnięciem” kwestii płatności, bo „zawsze będzie coś ważniejszego do zrobienia”. Czyli uporządkowanie tej kwestii odłożysz na bliżej nieokreśloną przyszłość.

Takim myśleniem łatwo wpaść w błędne koło, dołożyć sobie dodatkowej pracy i sporo nerwów.

Terminowe płatności stanowią podwaliny Twojej firmy. Jeżeli nie przypilnujesz tej kwestii, to prędzej czy później zaczną nawarstwiać się problemy w innych, nie zawsze powiązanych obszarach. Ich spektrum może być bardzo szerokie.

Od kwestii bardzo przyziemnych (brak gotówki, konieczność płacenia podatków, przelewów), po naruszenie sfery emocjonalnej (większa nerwowość, rozdrażnienie spowodowane ubytkami w kasie), które może wywołać niesnaski nie tylko w zawodowej, ale też prywatnej sferze.

Musisz mieć zabezpieczoną i rozliczoną sferę finansów, by skupić się na innych obszarach działania firmy.

Dlatego jeżeli poświęcisz trochę czasu na zaplanowanie i poukładanie tej kwestii, a następnie pilnowanie realizacji wyznaczonych zadań, to później zaoszczędzisz dużo więcej czasu i nerwów na dzwonieniu, proszeniu, poprawianiu dokumentów i przypominaniu się kontrahentom.

Wszak finalnie w prowadzeniu firmy przecież chodzi o to, by bez niepotrzebnego stresu i nerwów pieniądze jak najszybciej znalazły się na Twoim koncie.

2. Płatności mają priorytet przed innymi zadaniami

Kontynuując myśl z poprzedniego punktu – jeżeli masz zaplanowane działania powiązane z finansami (kontakty, wystawienie faktur, przypomnienia) – staraj się umieścić je w planie na początku dnia, tak by je szybko i sprawnie załatwić. Chodzi tu o wystawianie faktur, wysyłkę dokumentów, kontakty z klientem, księgową, biurem rachunkowym.

Nie pozwól by zostały zapchnięte na później, tak, że w końcu za nie się nie zabierzesz i przełożysz je na następny dzień. A potem na kolejny i kolejny.

Każdy dzień zwłoki z Twojej strony, może przesunąć o kilka(kilkanaście) dni moment, gdy pieniądze pojawią się na Twoim koncie.

Nie odwlekaj i nie przekładaj tych zadań. Zrób to jak najszybciej, zamknij sprawę i dopiero wtedy zajmij się innymi działaniami.

2.1 Fakturę wyślij jak najszybciej

Jeżeli zakończyłeś usługę, wywiązałeś się ze swoich zadań i finalny efekt została zaakceptowany przez klienta – wystaw i wyślij fakturę jak najszybciej. 

To sprawia, że lądujesz na szczycie kolejek do płatności (a czasem klient może wysyłać przelewy pakietami, gdy ma inne rzeczy na głowie). Wcześniej wysłana faktura to pieniądze, które wpływają szybciej na Twoje konto. 

Wiem, może Ci się nie chcieć tego robić, bo układasz dzień, ustalasz harmonogram gdzie planujesz wysyłać faktury raz w tygodniu, a tu trzeba się zalogować do programu do faktur, przekilkać, skopiować i jeszcze wysłać…

W tym szczególnym wypadku naprawdę warto nagiąć swoje zasady – dlatego, że nigdy jaka nie wiesz jest aktualna sytuacja u klienta.

Może zapomni, może księgowa pojedzie na urlop, może chwilowo nie będzie miał środków na koncie, może dzień płatności ma dopiero za tydzień…. Mogą się pojawić dziesiątki innych czynników, które finalnie sprawią, że dostaniesz swoje pieniądze w innym terminie niż planowałeś / planowałaś.

3. Ważne jest to, jak będzie Cię postrzegał kontrahent

Nadrzędnym celem stworzenia planu odzyskania należności jest to, by sobie zapewnić terminowy i regularny wpływ pieniędzy na konto. To rzecz oczywista.

Natomiast drugą kwestią, której również nie wolno bagatelizować, jest to, jak dzięki tym działaniom będzie postrzegał Cię kontrahent.

To istotne zwłaszcza w przypadku stałej współpracy i cyklicznych płatności. Ważne jest to, by klient szanował Ciebie i Twoje podejście do pieniędzy.

Nie możesz dać się zbywać, spychać na margines, odpuszczać, sprawiać wrażenie tego, który zawsze może poczekać. Bo jeżeli będziesz sprawiać takie wrażenie, to Twój przelew i Twoje sprawy zawsze będą załatwiane na samym końcu, jeżeli akurat klientowi się przypomni i znajdzie chwilę czasu.

Ważne! Kluczową kwestią jest to, że możesz oczekiwać takiego podejścia, gdy wykonujesz swoją pracę w sposób należyty – czyli dostarczasz solidny produkt / usługę.

4. Nie bój się działać na swoich zasadach!

Czytając ten artykuł, możesz odnieść na początku takie wrażenie, że namawiam Cię do tego, byś traktował klienta z góry, był/a wobec niego skrajnie wymagający, jakbyś czynił mu łaskę, że może Ci zapłacić.

Nic z tych rzeczy, nie o to chodzi.

Ja jestem zwolennikiem partnerskiego podejścia w relacjach przedsiębiorczo – handlowych, gdzie obie strony traktują się z szacunkiem. Przedsiębiorca dostarcza produkt / usługę, przygotowaną dokładnie tak jak było ustalone, natomiast klient w terminie za to płaci ustaloną kwotę.

Nie możesz czuć wyrzutów sumienia dlatego, że dopominasz się o pieniądze za pracę, którą wykonałeś / wykonałaś.

Tylko tyle i aż tyle.

I to, że Ty chcesz otrzymać swoje pieniądze w terminie, albo w określony sposób, nie jest żadnym wynaturzeniem, czy jakąś kosmiczną prośbą. To najnaturalniejsza rzecz na świecie.

Co więcej, klienci szanują ludzi z zasadami, którzy kwestię współpracy mają poukładaną i przemyślaną. Jeżeli przedstawisz argumenty i trafisz na normalną osobę (a takich jest większość), bez problemu dojedziecie do porozumienia.

5. Im szybciej wprowadzisz zmiany – tym lepiej!

Jeżeli podejmiesz decyzję o wprowadzeniu zasad ścigania płatności – przygotuj system i wprowadź zasady jak najszybciej. Nie czekaj, nie przekładaj tego „na następną fakturę”, albo na zasadzie dam mu ostatnią szansę, jak się jeszcze raz spóźni z płatnością, wtedy JUŻ NA PEWNO to wdrożymy.

To jest szalenie istotne, jeżeli jesteś na początku przedsiębiorczej drogi i klienci jeszcze nie narzucili Ci swojej formuły rozliczeń – łatwiej Ci będzie ustalić zasady na pierwszym spotkaniu, niż zmienić je w trakcie.

Musisz się z tym otrzaskać, sprawdzić co w przypadku konkretnego klienta zadziała, a co nie. Łatwiej też Ci w trakcie będzie być elastycznym i modyfikować zasady w trakcie późniejszych współpracy.

Jeżeli jesteś już przedsiębiorczym wyjadaczem i chcesz zmienić zasady w trakcie współpracy, no cóż, będzie to wymagało do Ciebie więcej zaangażowania i samozaparcia, ale spokojnie da się to zrobić.

Jak?

O tym opowiemy sobie dalej.

6. Korzystaj z gotowców i szablonów – ułatw i automatyzuj pracę

Trzymanie się rygorystycznego podejścia w dbaniu o finanse, nie oznacza, że masz poświęcić cały dzień na windykację i realizację punkt po punkcie zaplanowanych działań. I zajmować się tylko tym – bo nie starczy Ci czasu na biznes.

Ułatwiaj i automatyzuj działania tam gdzie się da.

Twórz gotowe szablony i formuły, które będziesz kopiować (na przykład w treści e-maili).

Możesz też kopiować wcześniejsze faktury i tylko podmieniać zmieniające się punkty. Możliwości jest sporo, musisz dokonać tylko na spokojnie przeglądu i wyłowić te rzeczy, które są powtarzalne i łatwe do powielenia.

Przykłady co możesz kopiować:

  • Wzór e-maila z danymi firmy do opłat
  • Treść e-maila z zasadami współpracy i płatności
  • Kopia kolejnej faktury dla kontrahenta (nie tworzysz od nowej, tylko zmieniasz dane na starej)
  • Faktury wystawiane cyklicznie i automatycznie (jeżeli opiewają na tę samą kwotę)

FakturaXL ułatwi Ci życie w tym zakresie – wystarczy, że zajrzysz do programu i jednym miejscu możesz zarządzać całą kwestią dochodzenia roszczeń od kontrahentów. Możesz to zrobić w kilku miejscach i na kilku etapach.

Przy każdym dokumencie po prawej znajdziesz opcję Zarządzaj, gdzie jest szereg możliwości wysyłania upomnień w formie maila, sms’a i oficjalnego wezwania do zapłaty. Jeśli klient zalega na więcej niż jedną fakturę, to domyślnie ładuje się szablon e-maila Wszystkie nieopłacone, gdzie program w treści zbiorczo podaje kwotę i kwoty zaległości z każdej faktury oraz może automatycznie wygenerować i załączyć pdf z zestawieniem tych faktur. Możesz od razu je wysłać do klienta.

Całość kwoty na jaką zalega Ci kontrahent

Program pokaże Ci wszystkie zaległości kontrahenta.

Na dole listy po prawej również znajdziesz button Zarządzaj, gdzie można robić zbiorcze akcje do zaznaczonych dokumentów. Bardzo praktyczną opcją jest Drukuj listę zaznaczonych. Program generuje w PDF zestawienie niezapłaconych faktur i oblicza sumę zaległości. Jeśli jednocześnie operujemy górnym filtrem, aby na listach wyświetlać interesujące nas dane, to można w ten sposób generować różne zestawiania.

Fantastyczną opcją jest również możliwość automatyzacji działań w FakturaXL – gdzie sam/a możesz sobie ustawić cykl w jakich mają wychodzić powiadomienia (przed i po terminie zapłaty). 

E-mail jest wtedy wysyłany przed lub po terminie płatności zgodnie z wprowadzoną treścią i co podaną ilość. Możesz zdecydować, do których klientów i w jakiej formie te powiadomienia są wysyłane.

Na tej samej zasadzie co e-mailowe przypomnienia działają automatyczne przypomnienia SMS’em.

Automatyzacja procesu windykacji oszczędzi Ci sporo czasu!

Możesz sobie ustawić automatyczne przypomnienia o płatności i reagować tylko wtedy, kiedy klient celowo je będzie ignorował.

Powiadomienia możesz też wysyłać do klientów automatycznie w przypadku nieopłaconych faktur, gdy tylko klient przekroczy wyznaczony przez Ciebie termin. System zrobi to za Ciebie!

Przykładowo jak to działa:

Ustawienie „1,3,5,8,10,14,21 „, wyśle e-mail lub sms po 1 dniu, 3 dniach 5 dniach itd. po terminie. Gdy masz jednego, wiecznie spóźnionego klienta (każdy przedsiębiorca ma takiego), to klient dostaje przypomnienie przed terminem 1 i 3 dni, a następnie po terminie możesz go bombardować codziennie e-mailem, a następnie smsami.

Cały proces jest automatyczny, więc raz ustawiony zapewnia nam spokój i płatności dopilnowują się same.

Infografika - co zrobić, by kontrahent płacił nam faktury terminowo - część 2

Najważniejsza rzecz z tej części – NIGDY nie odpuszczaj nawet najmniejszej kwoty.

7. Nie odpuszczaj małych kwot – ważne szczególnie dla freelancerów i „świeżych” przedsiębiorców

Bardzo ważna rada dla freelancerów i początkujących przedsiębiorców. Do odzyskania każdej kwoty podchodź z taką samą „bezwzględnością”.

50 zł w windykacji traktuj tak samo jak 500 zł, 5000 zł i 50 000 zł. Nigdy nie pozwalaj na odpuszczanie małych kwot. Nie traktuj ich po macoszemu.

Nie czuj z tego powodu wyrzutów sumienia, ani nie czuj się gorszym, że komuś zajmujesz czas tak małą kwotą. I „śmiesz” się o nią upomnieć.

Ktoś zapłacił Ci za pracę, została wyceniona na tyle i tyle. Wywiązałeś się z zadania, a jego obowiązkiem jest to zapłacić. Kropka. Nie pozwalaj na to, żeby kontrahent to bagatelizował i robił wycieczki w stylu o taką kwotę robić aferę. To jemu powinno być głupio, że nie zrobił przelewu na kilkadziesiąt czy kilkaset złotych, a nie Tobie, że o taką kwotę się upominasz.

Ja to rozwiązywałem po czwartym upomnieniu o płatność, tworząc następującą wiadomość:

Panie Radku, dla mnie to jest szczerze mówiąc żenujące. Mamy dwa tygodnie po terminie płatności, upominam się czwarty raz o kwotę pięćdziesięciu złotych. Szczerze? Mi by było głupio na Pana miejscu nie zapłacić tak niskiej kwoty. 

U drobnych freelancerów, którzy nie pilnują tej kwestii, normą stają się kilkumiesięczne zaległości i nagle okazuje się, że te wszystkie nieduże kwoty po kilkaset złotych finalnie składają się na kilka tysięcy złotych zaległości.

Taka drobiagzowość jest też istotna z trzech względów:

  1. Łatwiej dostrzeżesz problemy / zwyczaje firmy kontrahenta – długie oczekiwanie na płatności może być znakiem ostrzegawczym dotyczącym tego, że firma klienta ma problemy z płatnościami lub punktem wyjścia do negocjacji innej formy rozliczeń przy większym lub kolejnym zleceniu – przedpłaty lub zaliczki
  2. Budujesz swój wizerunek nieugiętego, skrupulatnego przedsiębiorcy, który „jeżeli chodzi o pieniądze, nie da sobie dmuchać w kaszę”. To bardzo ważne. Tak byś był/a postrzegana jako profesjonalista z zasadami, o którym wiadomo, że sprawach płatności nie ma przebacz
  3.  Budujesz nawyk pilnowania pieniędzy i dbasz o dyscyplinę finansową – niedostrzegalny od razu plus, ale jeżeli się do tego przyłożysz przy małych kwotach, to będzie miało to przełożenie na większe zobowiązania i wszelkie finanse poza firmą (np. w sferze prywatnej). Pamiętaj też, że bez zdrowych finansów, nie ma zdrowej firmy.

8. Nie pozwalaj na przekraczanie terminów

Termin faktury to rzecz święta. Nie dasz rady trzymać w ryzach finansów, jeżeli tego nie będziesz pilnował/a. Zatem – jeżeli kontrahent spóźnia się z płatnością OD RAZU wdrażasz plan reakcji i dopominasz się o zapłatę (o tym jak to zrobić opowiemy sobie dalej).

9. Poinformuj o TWOICH zasadach przed realizacją+ podpisz umowę

Podstawa podstaw. Zanim zabierzesz się się za realizację zadania – poinformuj klienta o wszystkich ważnych elementach zlecenia, by potem nie było nieporozumień. Potwierdź co zostanie zrobione – za pomocą umowy lub ustaleń e-mailowych (które też tak naprawdę mogą być jako umowa).

9.1 Podpisz umowę

Umowa jest najpewniejszym środkiem zabezpieczenia i dochodzenia swoich roszczeń jeżeli coś pójdzie nie tak. W 95% ta umowa się nie przyda. Ale jeżeli coś się stanie, przysłowiowo „uratuje Ci tyłek”.

Ważne! Umowę podpisuj na swoim wzorze. Warto wydać te pieniądze na prawnika / radcę prawnego, który Ci to przygotuje, bo to inwestycja, która na pewno się zwróci i oszczędzi Ci sporo czasu i nerwów.

Czy zawsze musisz przygotować i wysłać umowę?

To zależy. Od Ciebie, kwoty, zakresu zadań, specyfiki branży, klienta. Są sytuacje, gdy jest niezbędna, są i takie, gdzie można ją ominąć.

Natomiast jeżeli nie chcesz jej przygotować to obowiązkowo – powinieneś / powinnaś wysłać e-mail z opisem, który będzie pełnił rolę quasi umowy.

Uwaga! Jeżeli potrzebujesz wzór umowy do swojej firmy – daj mi znać na e-mail. Uruchamiamy ze współautorem bloga radcą prawnym Jerzym Josse projekt, w którym udostępnimy „gotowce” dla małych firm.

9.2 Potwierdź co zostanie zrobione

Bez względu na to czy oprzesz się na umowie czy wysyłasz e-mail potwierdzający zlecenie, wymień szczegółowo, krok po kroku, co, w jaki sposób i w jakim terminie zostanie przygotowane.

Staraj się być jak najbardziej dokładnym i szczegółowym, by nie pozostawiać wątpliwości interpretacyjnych, by potem oczekiwania klienta nie rozjechały się ze stanem faktycznym.

Opisując te elementy, załóż, że klient nie ma żadnego pojęcia o tym czym się zajmujesz i musisz mu to dokładnie wyjaśnić.

Dlaczego?

Dla nas, jako osób, świadczących usług, wraz z wprawą i nabywaniem doświadczenia część rzeczy staje się oczywistych – zwłaszcza, jeżeli chodzi o rzeczy, które NIE WCHODZĄ w zakres usługi.

Natomiast dla laików, którzy nie znają specyfiki pracy w danej branży, znają ją pobieżnie lub opierają się na pogłoskach, mitach i półprawdach – za oczywiste i zawarte w cenie uznają rzeczy, które nam nigdy nie przyszłyby do głowy.

Dlatego te wątpliwości najlepiej rozwiać na poziomie ustaleń – czy w formie umowy (najlepiej) czy e-maila (też dobrze).

9.3 Przedstaw i przypomnij zasady płatności + wyjaśnij co i dlaczego tak działa

Jedną częścią wiadomości jest kwestia zakresu prac, natomiast drugą – prezentacja Twojego systemu i zasad płatności.

Dobrze, by klient o tym wiedział, by potem nie było zdziwienia, gdy przyjdzie do robienia przelewów – i przykładowo część prac jest zamrożona, bo czekana kolejną transzę.

Opisując te zasady, możesz je wypunktować i (jeżeli chcesz) wyjaśnić dlaczego decydujesz się na takie rozwiązanie (czyli przedstawiasz nie tylko zasady, ale też krótkie uzasadnienie wynikające z Twoich doświadczeń lub podejścia).

9.4 Poproś o potwierdzenie i akceptację  – bez potwierdzenia i podpisu nie ruszasz

By mieć 100% pewności, że rozumiecie się z klientem i wszystko jest jasne nie ruszaj z pracami bez jego akceptacji w formie podpisu na umowie lub potwierdzenia e-maila. Masz otrzymać – NA PIŚMIE – informację zwrotną, że wszystko jest jasne, akceptuję zasady i działamy.

10. Przed wykonaniem zlecenia – ustal rdzeń pracy oraz poprawki – WAŻNE!

Zdecydowałem się wyodrębnić ten punkt, bo kwestia poprawek (i ich rozliczenia) jest SZALENIE istotna.

Zanim zabierzesz się do pracy, ustal DOKŁADNIE co wchodzi w zakres obowiązków oraz jak ZGŁASZANE oraz ROZLICZANE będą poprawki.

To istotne zwłaszcza w przypadku prac kreatywnych. Bywają klienci, którzy po zakończeniu zlecenia, nagle zmieniają koncepcję, wcześniej im się wszystko podobało, a teraz nic, a ilość poprawek sprawia, że tak naprawdę poświęcasz drugie tyle czasu na ich wdrażanie, jakbyś realizował/a drugi projekt.

Dlatego wymień elementy projektu, zaznacz jak i w jakim czasie można do niego wprowadzić poprawki oraz jak wygląda kwestia płatności za późniejsze zmiany.

11. Pojawia się problem? Nie czekaj – wyjaśnij od razu!

Pamiętaj, że jeżeli coś Ci się nie zgadza, masz jakieś wątpliwości, coś nie zadziałało – zamiast domyślać się i dopowiadać sobie narrację do tego co według Ciebie się wydarzyło u klienta, lepiej od razu się z nim skontaktować i wyjaśnić sprawę jak najszybciej.

Parafrazując: czasem po prostu warto rozmawiać, a kto pyta nie błądzi.

Nie zakładaj z góry złośliwości drugiej strony czy najgorszego scenariusza. Ludzie są ludźmi, popełniają błędy, czasem zapominają, czasem też mają gorszy dzień, zły humor. Miej to na uwadze i nie daj się ponosić emocjom i złemu pierwszemu wrażeniu.

Tak więc, nie czekaj do ostatniej chwili, nie licz na to, że druga strona się domyśli czy wyjaśni. Działaj sam/a, bądź proaktywny / proaktywny. Masz wątpliwości, pytanie, choćby najgłupsze – pytaj. Nie trwaj w zawieszeniu.

12. Czego nie ma na e-mailu – nie istnieje

To zasada, która jest podstawą bytu każdej korporacji.

Realizując każdy etap prac – od zakresu działania, inne ustalenia, po poprawki, kwotę, płatności wyślij potwierdzenie e-mailem (i najlepiej uzyskaj potwierdzenie otrzymania wiadomości). Zwłaszcza jeśli w trakcie realizacji prac, dodatkowo, na bieżąco, telefonicznie lub na wideokonferencji ustalacie jakieś zmiany, szczegóły, nowości.

Nawyk pisemnego potwierdzenia ustnych zmian zawsze procentuje i warto go sobie wyrobić (nie tylko w kwestii płatności i faktur).

Zadziwiające jak często to co wydaje się obu stronom oczywiste w ramach rozmowy, rozmija się z tym co obie strony zrozumiały. I nie wynika to wyłącznie ze złej woli drugiej strony (choć zdarzają się takie gagatki, które celowo chcą nas wprowadzić w błąd), ale niedoskonałości naszego aparatu mowy, zgrzytu w synapsach między tym co słyszymy i jak to sobie wyjaśniamy i tego, że pamięć bywa ulotna i lubi płatać figle. Coś zapomnimy, czegoś nie usłyszymy, coś przeinaczymy.

Opisując mailowo ustalenia zdecydowanie zawężamy pole nieporozumień. Język pisany jest dużo lepszy do potwierdzenia ustaleń – podaje wszystko na tacy, wprost, nie zostawia pola dla niedomówień i nieścisłości. Ta forma pozwala najszybciej wyłapać nieścisłości czy punkty sporne i je od razu, na początku, wyjaśnić.

13. Potwierdź decyzyjność osoby

Gdy rozmawiasz z nowym klientem i widzisz, że kontaktuje się z Tobą pracownik niższej rangi, w momencie dopinania kontraktu poproś o potwierdzenie, że ma akceptację „góry”. Możesz zadać proste pytanie:

Czy jest Pan / Pani osobą decyzyjną w tej sprawie? Czy mamy akcept kierownictwa? 

Chodzi o to, by mieć dodatkową „podkładkę”, by potem nie było zaskoczenia, gdy zrealizujesz zadanie, a osoba, która ma płacić fakturę w firmie będzie zdziwiona kwotą jaka została ustalona przez jego podwładnego.

Niestety, mi się zdarzyli kontrahenci, którzy próbowali w ten sposób, po realizacji działań, chytrze, zmniejszyć cenę.

To bardzo prosta i prymitywna technika manipulacyjna. Zakłada, że skoro doszliśmy do porozumienia,  dużo łatwiej będzie nas teraz przekonać do niższej ceny (bo już się na to zgodziliśmy, więc co nam szkodzi trochę odpuścić, nie chcemy przecież zawieść partnera).

Warto się więc przed nią zabezpieczyć.

Nie daj się ponieść emocjom – trzymaj się tego, co sobie obiecałeś / obiecałaś.

14. Trzymaj sferę emocjonalną na wodzy

Pieniądze lubią emocjonalny post. Przy egzekwowaniu należności – staraj się działać profesjonalnie, metodycznie, zaplanowanie, poukładanie i na chłodno. Jeżeli kontaktujesz się w konkretnym celu, to doprowadzaj sprawy do końca, uzyskuj wprost odpowiedzi na założone pytania.

Nie daj się zbyć pięknymi słówkami i opowieściami – dąż do złożenia jasnej deklaracji i odpowiedzi wprost na pytania. Nie przywiązuj się do ludzi. Nie odpuszczaj płatności tylko dlatego, że ktoś wydaje Ci się miły, albo opowiada o swoich problemach – finanse to finanse, biznes to biznes, a emocje to emocje.

Uważaj też na swój stan emocjonalny – jeżeli jesteś wzburzony / wzburzona, podminowana / podminowany jakąś inną sytuacją, daj sobie czas by ochłonąć, uspokoić się i trudnych rozmów nie przeprowadzać będąc w nerwach.

Można sobie zepsuć relacje, powiedzieć o kilka słów za dużo, niepotrzebnie zaognić prostą i klarowną sytuację, którą można było rozwiązać w sposób spokojny.

15. Pamiętaj, że relacje mogą się popsuć

Kontynuacja powyższego punktu. Spodziewaj się najlepszego, ale szykuj się najgorsze. Jeżeli z firmą, klientem, wiążą Cię tylko zawodowe relacje, nie odpuszczaj zasad współpracy, nie rób wyjątków.

Masz swoje zasady, dużo samozaparcia i trudów kosztowało Cię, by je wypracować, więc się ich trzymaj. Wiem, że ze względu na sympatię, możesz chcieć czasem odpuścić. Ale jeżeli wytrwasz przy swoich postanowieniach, to gdy pojawi się niespodziewana sytuacja odwracająca Wasze relacje, na pewno sobie podziękujesz. A przy okazji zaoszczędzisz sporo czasu.

Pamiętaj, że dużo rzeczy może się wydarzyć w firmie klienta: zmieni się prezes, osoba odpowiedzialna za kontakty, menadżer, firma stanie na kraju bankructwa, ktoś ich przejmie, zmienią budżet, plan marketingowy…

Nawet jeżeli się Wam dobrze współpracuje, warto się zabezpieczyć, jakby takie okoliczności się pojawiły.

Poza tym, jak raz pozwolisz sobie na „wyłom” i odpuścisz, jest duża szansa, że kolejne ustępstwa będą kwestią czasu.

16. Znajdź kontakt do osoby decyzyjnej od przelewów

W większych firmach czy korporacjach często jest tak, że znajduje się tam dedykowany dział / osoba odpowiedzialna za przelewy i płatności.

Czasem Twoja faktura musi przejść kilka szczebli lub zostanie wysłana wraz z innymi dokumentami (i jakże często dzieje się, że gdzieś tam się zawieruszy) zanim do takiej osoby trafi.

Jeżeli wykonujesz jakieś zadania cykliczne, dobrze będzie postarać się o bezpośrednio kontakt do takiej osoby. Możesz do niej bezpośrednio wysyłać dokument (pamiętaj, by w wiadomości zaznaczyć z kim ta faktura była ustalana) lub pytać bezpośrednio gdy nie otrzymasz przelewu w terminie.

Zatem ustal:

  • Kto wysyła przelewy? W jakim dziale pracuje?
  • Zadbaj o dane: Imię, nazwisko, e-mail i telefon (jeżeli trzeba by się dowiedzieć co z przelewem)
  • Kiedy wysyła przelewy? Często w firmach bywa tak, że przelewy są wykonywane hurtem, raz w tygodniu. Gdy ustalisz taki dzień, łatwiej Ci będzie się przypomnieć z Twoją fakturą, gdy zadzwonisz właśnie wtedy gdy nastanie ten magiczny dzień.

Jak to ustalić?

Najlepiej zapytać osobę z firmy kontrahenta, która się z Tobą zwykle kontaktuje: Dzień dobry Panie Radku, to już 10 faktura płacona po terminie. Możemy jakoś przyspieszyć ten proces? Jest u Was, ktoś kto zajmuje się przelewami, do kogo mogę ją następnym razem od razu wysłać? Oszczędzi to nam wszystkich czasu. Domyślam się, że Pan też ma lepsze rzeczy do roboty niż notorycznie odpisywać na moje e-maile z zapytaniem o płatność. 

17. Dziel fakturę (i pracę) na części

W przypadku dużych zleceń lub pracy z nowym, niepewnym klientem – dąż do podzielenia pracy na części i/lub wpłacenia części sumy zanim rozpoczniesz pracę.

Zatem dopiero kiedy rozliczysz i zamkniesz to co już zostało zrobione, pieniądze pojawią się na Twoim koncie, zabierasz się za kolejny etap prac.

To jest kwestia dość elastyczna i „trudna”, więc myślałbym o niej jako o długotrwałym procesie, który towarzyszy rozwojowi Twojej firmy.

To na jaką stanowczość będziesz mogła / mógł sobie pozwolić zależy od ilości zleceń i Twojej pozycji i renomy. Ale jest to rzecz, w pracy kreatywnej zwłaszcza, do której warto dążyć.

Dzielenie faktury na części i operowanie na niewielkich kwotach ma jeszcze jedną, niepowtarzalną zaletę. Jeżeli firma Twojego klienta wpada w kłopoty finansowe i mozolnie płaci zaległości, to zwykle bywa tak, że na końcu są regulowane faktury o najwyższych kwotach.

Innymi słowy – małe kwoty zawsze wyegzekwujesz szybciej i łatwiej.

17.1 Przedpłata / zaliczka / zadatek / etapy

Jeżeli chodzi o wcześniejsze pozyskanie płatności, możemy wyróżnić 4 możliwości, 3 płatne przed usługą i jedną po:

  1. Przedpłata – klient wpłaca całość kwoty przed realizacją.
  2. Zaliczka – klient wpłaca część kwoty przed realizacją, jeżeli się nie wywiążesz z zadania, oddajesz mu ją w całości.
  3. Zadatek – klient wpłaca część kwoty przed realizacją, jeżeli się nie wywiążesz z zadania, oddajesz mu to co Ci zapłacił i dodatkowo dokładasz równowartość kwoty (czyli jeżeli zapłacił 200 zł zadatku, oddajesz mu 400 zł).
  4. Płatność etapami – wystawiasz fakturę za zrealizowanie prac, nie zabierasz się za kolejny etap, jeżeli klient się z Tobą nie rozliczy.

17.2 Wymagaj potwierdzenia zamknięcia etapu

Jeżeli dzielisz prace na części, pamiętaj, by otrzymać mailowe potwierdzenie ze strony klienta, że etap został zamknięty, nie ma on uwag, wszystko akceptuje, i można przystąpić do realizacji kolejnej części.

W przeciwnym wypadku, klient może się „obudzić” po dwóch miesiącach, w połowie kolejnego wdrożenia, prosząc o naniesienie poprawek na to co już było.

17.3 Uważaj na rozleniwienie wcześniejszą płatnością

Płatność przed realizacją zlecenia może brzmieć bardzo kusząco, niemal jak realizacja zawodowych marzeń.

Pamiętaj, że jeżeli otrzymasz całość pieniędzy przed realizacją, może to zadziałać na Ciebie demotywująco. Kiedy pieniądze są na koncie, nie mamy takiej motywacji by „przycisnąć” projekt, odkładamy go na później, bo zawsze znajdzie się coś ważniejszego do zrobienia – najczęściej tam gdzie możemy zarobić kolejne pieniądze.

A skoro klient już zapłacił, to może „trochę” jeszcze poczekać.

Dużo zależy od Twojego podejścia do pracy i samodyscypliny, bo jeżeli odpuścisz temat i zbagatelizujesz tę pracę, możesz łatwo i szybko zrazić do siebie klienta.

Biorąc pieniądze z góry, w formie przedpłaty, przy większej ilości klientów, bardzo łatwo zapchać sobie moce przerobowe. Czyli będziesz miał/a za dużo projektów i za mało czasu. A to niestety szybko odbija się na terminowości zleceń (co rozpala do czerwoności klienta) i ich jakości (przyciśnięty / przyciśnięta do ściany oddajesz projekty zrobione w gorszej jakości, byle oddać i zabrać się za kolejne, które czekają w kolejce).

Linki do materiałów wymienionych w obu częściach podcastu:

Materiały od FakturaXL

Moje artykuły i podcasty wspomniane w treści:

Odnośniki do wspomnianych stron:

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 56 Podcastu

Gdzie słuchać moich podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

A ty jak sobie radzisz z niezapłaconymi fakturami? Zostaw komentarz!

Jak Ci się podoba taka lista? Warto dodać coś do tych metod? Jakie Ty masz sposoby na kontrahentów, którzy zalegają z płatnościami? Napisz w komentarzu!

W artykule znajdują się linki afiliacyjne (partnerskie) – jeżeli w nie klikniesz i zdecydujesz się na zakup, otrzymamy z tego tytułu niewielką prowizję (Ciebie to nic nie kosztuje). Sprawdź naszą misję i zobacz jakimi kierujemy się zasadami polecając inne produkty. Pamiętaj, by sprawdzić program FakturaXL (umożliwia między innymi wystawienie do 10 faktur za darmo), który jest patronem tego odcinka! 

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli.

Zostaw komentarz
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze. Więcej

Pobierz bezpłatne Excele, wzory dokumentów i makiety grafik

W Strefie Sardynek znajdziesz ponad 60 wzorów plików, dokumentów i grafik które ułatwią Ci prowadzenie biznesu. Znajdziesz tu wzory dokumentów wraz z instrukcjami i przykładami. Wezwania do zapłaty, dokumenty sądowe dotyczące odzyskania pieniędzy, najbardziej potrzebne dokumenty pracownicze. Oprócz tego kalkulatory EXCEL liczenia kosztów, wyceny usług, stawek godzinowych oraz gotowe makiety graficzne dla portali społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn i inne).

Zapisz się na KursoWyzwanie Proste nawyki efektywnej pracy z komputerem.

Darmowe KursoWyzwanie, dedykowane dla osób, które dziennie spędzają minimum kilka godzin pracując przy komputerze. Jeżeli chcesz skupić się na pracy przy komputerze, przestać rozpraszać, zaplanować i zrealizować plan dnia, przestać odkładać zadania na później, pracować szybciej, wydajniej, efektywniej – to wskakuj na pokład!

Dołącz do KursoWyzwania!

Wypełnij formularz: