Co zrobić, by kontrahenci płacili nam faktury na czas? Część 2/2 | PODCAST 57

author: Radek Klimek

Druga część serii podcastów poświęconych terminowemu regulowaniu faktur przez kontrahentów. Tutaj kontynuujemy temat i zastanawiamy się co zrobić, gdy kontrahent mimo naszych zabiegów dalej „zapomina” o płatności.

Faktury płacone na czas – jak o to zadbać? Przesłuchaj i pobierz podcast:

Uwaga! Spisana niżej treść jest czym innym niż nagranie. NIE JEST transkrypcją odcinka. Jest jego parafrazą i streszczeniem. W podcaście pozwalam sobie na większą swobodę, więcej porównań, przykładów, przemyśleń. Zachęcam do zapoznania się z dwoma wersjami, bo oba są przygotowane jako odrębne byty, nieco inne i wzajemnie się uzupełniające.

W dalszej części artykułu znajdziesz spisane streszczenie odcinka (najważniejsze rzeczy wybrane z podcastu), nagranie w formie mp3 do pobrania na dysk, linki do stron z podcastami, gdzie można go przesłuchać online  i nagranie wraz z prezentacją na YouTube. Szczegóły w spisie treści – sprawdź niżej.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Współpraca – mecenas artykułu FakturaXL

Seria artykułów o odzyskiwaniu niezapłaconych faktur powstała dzięki mecenatowi programu FakturaXL. To bardzo prosty w obsłudze, polski system do wystawiania faktur i obsługi magazynu online, który umożliwia wystawienie do 10 dokumentów za darmo co miesiąc. Posiada jedną z najlepszych ofert cenowych, dodatkowo umożliwia płacenie w systemie płatności miesięcznych i zwiększanie / zmniejszanie pakietów w zależności od potrzeb.

W kontekście dzisiejszego materiału, warto nadmienić, że program posiada funkcje, które pomogą Ci kontrolować terminowość przelewów, wysyłać przypomnienia i wezwania do zapłaty oraz automatyzować część działań.

FakturaXL posiada również możliwość uruchomienia windykacji kontrahenta przez firmę zewnętrzną, w której płacisz tylko za zakończoną sukcesem windykację.

Odbierz kupon 30%!

  1. Sprawdź program i wejdź na tę stronę: FakturaXL
  2. Wpisując kod sard w polu kuponu otrzymasz rabat 30%

Sprawdź poprzednią część!

Tu znajdziesz podcast 56 i pierwszą część serii. Znajdziesz w niej omówienie serii, jej konceptu oraz pierwsze 17 punktów.

18. Zweryfikuj kontrahenta

W przypadku nowych kontrahentów, możesz ich sprawdzić i zweryfikować, zanim podejmiesz się realizacji usługi.

Czasem może się zdarzyć tak, że ktoś chce od Ciebie wyciągnąć know how (sprawdzić jak działasz, jakie wyceny oferujesz, jakbyś się zabrał do wyceny i realizacji projektu), a może chce Cię naciągnąć na zrobienie usługi za darmo lub za niższą cenę, mamiąc wizją wysokiej, późniejszej płatności.

Nawet nie chodzi o to, że nie dostaniesz pieniędzy za wykonaną usługę, ale może okazać się, że od początku ktoś Cię nie traktuje poważnie i stracisz czas i energię na przygotowanie oferty, ustalanie stawek, robienie prezentacji…

Pamiętaj, że  w oparciu o poniższe podpowiedzi możesz weryfikować nie tylko firmę, ale też osobę, która do Ciebie pisze.

Najczęściej będą to następujące kwestie:

18.1 Na jakie pytania potrzebujemy odpowiedzi?

  • Czy firma istnieje?
  • Jakie informacje można znaleźć na ich temat?
  • Jaką firma ma opinię na rynku?
  • Czy faktycznie zajmuję się tym o czym piszą?
  • Czy brali udział w jakiejś internetowej „aferze”?
  • Czy realizowali podobne projekty?
  • Kim jest osoba, która się z Tobą kontaktuje?
  • Czy ma stronę internetową / wizytówkę w Google Maps?
  • Jak długo działa?
  • Czy płacą w terminie?

18. 2 Gdzie to sprawdzić?

Możliwości mamy kilka:

  • CIEDG i KRS – rządowe strony, na których możesz sprawdzić zarejestrowane w Polsce firmy. Pamiętaj, ze to, że firma jest zarejestrowana na nich, nie oznacza od razu, że działa w sposób uczciwy i etyczny
  • Prywatne firmy specjalizujące się w monitoringu płatności. Jest ich kilka na rynku. To najprostszy i najszybszy sposób weryfikacji, pamiętaj jednak, że dostęp do funkcji kosztuje. Przykładem takiej firmy jest Krajowy Rejestr Długów
  • Google Maps i StreetView  – na Google Maps możesz sprawdzić opinie o firmie, natomiast na Street View jej siedzibę. Jeżeli ktoś (choć nie jest to regułą), przedstawia się jako potężna, znana korporacja, a swoją główną siedzibę ma w opuszczonej, rozsypującej się oficynie… to coś tu nie gra
  • Opinie w Internecie – to wszelkie miejsca, gdzie ludzie zostawiają (i tu niespodzianka)… opinie. LinkedIn, Facebook, portale pracownicze i pośrednictwa pracy (do opinie pracowników radziłbym podchodzić ostrożnie, gdyż te sprawy i spory na linii pracodawca – pracownik często mają drugie dno)
  • Wyszukiwarka Google – wpisz nazwę firmy lub imię i nazwisko z hasłami opinie, płatności, długi, faktury, sprawdź wyniki i zobacz co otrzymasz
  • Znajomi – przejrzyj swoje konto na Facebooku lub Instagramie. Jeżeli zgłasza się do Ciebie lokalna firma i ktoś z Twoich znajomych (albo ich znajomych) współpracował – podpytaj o opinię i wrażenia

18.3 Kiedy sprawdzać kontrahenta?

Trudno wskazać precyzyjny moment, bo różne sytuacje mogą wydać się alarmujące. Na pewno warto zwrócić uwagę na następujące sygnały, kiedy nasza uwaga powinna być bardziej wytężona i warto poświęcić więcej czasu na weryfikację:

  1. Przy bardzo dużych płatnościach / projektach – gdy w grę wchodzą duże kwoty, spore projekty, które będą Cię kosztować dużo czasu i zaangażowania środków, a jest to Twój pierwszy kontakt z klientem. Wtedy na pewno warto zaangażować więcej sił w solidną weryfikację klienta
  2. Kiedy klient od razu jest zdecydowany – czyli z marszu chce zakupić usługę, nie będąc specjalnie zainteresowany ofertą, ani rozmową z Tobą i chce, byś jak najszybciej przystąpił/a do realizacji. Kiedy wywiera presję, goni, zostawiając kwestie dogadania szczegółów (w tym płatności) na później
  3. Kiedy zapala Ci się lampka i ostrzega Cię intuicja – czasem nie chcemy czegoś robić, bo podskórnie czujemy, że „coś tu nie gra”. Intuicja w biznesie jest bardzo ważna – nigdy jej nie lekceważ
  4. Przy dziwnych nazwach / adresach – firma może pisać z „dziwnej” domeny lub konta pocztowego na popularnym portalu, tak jakby chciał ukryć swoją tożsamość lub firma wydawała się firmą widmo
  5. Kiedy masz szybką możliwość sprawdzenia – może kojarzysz nazwę firmy, słyszałeś, że w czymś brała udział lub znasz kogoś, kto z nią współpracował? Jeżeli szybko możesz to zweryfikować – skorzystaj z takiej możliwości.

18.4 A co jeżeli nagle pojawią się wątpliwości?

Jeżeli w trakcie sprawdzania i dogadywania szczegółów z kontrahentem pojawią się wątpliwości, albo coś trzeba doprecyzować – to sprawa jest prosta – zapytaj wprost i zobacz jaką odpowiedź otrzymasz. Jeżeli klient naprawdę jest zainteresowany Twoją usługą, po prostu odpowie i rozwieje Twoje wątpliwości.

Uwierz mi, że często się zaskoczysz, słysząc o racjonalnych powodach arcykuriozalnych decyzji.

Panie Radku, sprawdziłem sobie Waszą siedzibę na Google Maps i na Street View. Na stronie piszecie, że jesteście jedynym i oficjalnym przedstawicielem Tesla Motors, natomiast Wasza siedziba mieści się w na terenie ogródków działkowych w Klimkowie Dolnym. Dodatkowo w KRS nie znalazłem Pana nazwiska, a przedstawia się się Pan jako prezes. Może mi Pan to wyjaśnić? 

18.5 Nie daj się ponieść paranoi!

Kluczowa uwaga na koniec całego tego punktu.

Powyższe akapity mogły wybrzmieć tak, jakby cały świat czyhał na Ciebie i chciał Cię oskubać z ciężko zarobionych pieniędzy.

Zapewniam Cię, aż tak źle nie jest (co nie oznacza, że takie sytuacje nie zdarzają się w ogóle). Mi od 2013 roku zdarzyło ledwie kilka taki sytuacji „na krawędzi”.

W tym punkcie nie chodzi o to, by popadać w detektywistyczną paranoję i weryfikować szczegółowo przez kilka dni klienta, który tylko wysłał zapytanie lub złożył niewielkie zamówienie.

Zachowaj umiar i zdrowy rozsądek, bo często będzie tak, że mimo, że klient będzie wydawał się „podejrzany” lub „dziwny” – to będzie chciał zrealizować normalną usługę i normalnie za nią zapłacić.

I raczej taka sytuacja jest normą, a nie to, że ktoś Cię chce oszukać.

19. Skup się i dokładnie opisuj pozycje na fakturze

Bardzo dużo błędów w terminowej realizacji płatności pojawia się z powodu błahych ludzkich pomyłek – większości nieporozumień można by uniknąć, gdyby ludzie skrupulatniej przyjrzeli się oklepanym, nudnym i powtarzalnym czynnościom. A wystawianie faktur niestety do takowych należy.

Zatem jeżeli zajmujesz się fakturami, nie rób tego przy okazji innych czynności, gdzieś z boku, na szybko, byle zrobić i wrócić do swoich zajęć. Skup się, zajmij się tym i tylko tym w danej chwili. Dokumenty sprawdź 2 razy przed wysyłką.

Dlaczego to takie ważne?

Wystarczy drobna pomyłka, małe niedopatrzenie (w danych, numerze konta, numerze NIP), a na płatność poczekasz nawet dodatkowe kilkanaście dni (gdy problem będzie trzeba „odkręcać” kolejnymi korektami faktur i kontaktami z działami księgowości)

Lepiej wyszarpać 5 minut skupienia ze swojego planu dnia na porządną papierkologię i poukładanie dokumentów, niż zrobić to w 5 sekund, by potem przez potem 30 minut poprawiać, dzwonić, e-mailować, wyjaśniać i dodatkowe 2 tygodnie czekać na płatność.

Zadbaj o to, by faktura była dokładnie opisana. Wypisz pozycje, kwoty i okres realizacji. Czasem sam tytuł Usługa reklamowa to za mało. Dokładne opisanie faktur jest ważne zwłaszcza, gdy realizujesz jakieś zadania dla klienta cyklicznie.

Dzięki temu łatwiej będzie odszukać i wskazać niezapłacone dokumenty i czynności za które należy się należność, niż próbować po czasie dojść po samej dacie wysyłki i numerze, o którą fakturę chodzi.

20. Ułatw płatność klientowi- dokładnie opisz treść  e-maila

Wysyłając fakturę, ułatw płatność klientowi, podając wszystkie niezbędne dane w e-mailu, tak by łatwo i szybko można było je skopiować i wkleić (nie trzeba wtedy pobierać i zapisywać dokumentu).

Wypisz to jako treść e-maila:

  1. Dane Twojej firmy
  2. Tytuł faktury – możesz dopisać do tytułu w treści wiadomości krótki opis i zakres prac.
  3. Kwota netto i brutto.
  4. Twój numer konta.
  5. Termin.
  6. Opisz ewentualne dodatkowe okoliczności realizacji usługi (np. gdy inna osoba z firmy jest odpowiedzialna za kontakt z Tobą)
  7. Pamiętaj, by załączyć fakturę!

21. Zamieść link do szybkiej płatności

By jeszcze bardziej ułatwić i przyspieszyć przelew, możesz w wiadomości e-mail załączyć skonfigurowany link do systemu płatności, który umożliwi klientowi błyskawiczną realizację przelewu (analogicznie jak w sklepach internetowych), a Ty od razu otrzymasz pieniądze na konto. Koszt prowizji takiej transakcji waha się w granicach (w zależności od operatora) od 1,5 – 2 %.

Ja nie jestem przekonany do tego typu działań, uważam, że to jest oddawanie pieniędzy pośrednikom za nic, w skali roku może się z tego zebrać ładna sumka, ale warto wspomnieć o takiej możliwości. Dodaję tę opcję z redaktorskiego obowiązku.

22. Monitoruj wpłaty

Nawet najlepszy system przynaglania do płatności nie będzie wydajny, jeżeli zapomnisz o „przeglądach” okresowych swojego stanu finansów. Trzeba zatem pamiętać, by regularnie monitorować wpłaty i przelewy.

Jak?

Wszystko zależy od tego ile wystawiasz faktur.

Przy mniejszej ilości możesz ustawić sobie przypomnienie w aplikacji do zarządzania zadaniami – czyli w dniu upływu terminu płatności zaglądasz na konto i sprawdzasz czy są już na nim pieniądze.

Przy większej ilości najłatwiej (przynajmniej u mnie tak to działa), możesz ustalić sobie wyznaczoną porę (na przykład 1 raz w tygodniu), kiedy przeglądasz i porządkujesz sprawy finansowe, w tym kwestię przelewów.

Najłatwiej monitorować wpłaty w programie do faktur i dodatkowo prowadzić tabelkę Excelową jako budżet firmy.

Jak to wygląda w praktyce?

Jeżeli chodzi o program do wystawiania faktur, przykładowo w FakturaXL możemy to zrobić na dwa sposoby, dzięki monitorowaniu płatności ręcznych i automatycznych:

Monitorowanie ręczne poprzez listę w dziale Przychody i Koszty znajdziesz opcję Nieopłacone faktury. Mamy tam rozbudowaną listę, którą można filtrować po różnych parametrach np. klient, waluta czy dział firmy.

Filtrowanie niezapłaconych faktur.

W FakturaXL możesz szybko wyfiltrować niezapłacone faktury.

Możesz też korzystać z opcji Raportów. W dziale Raporty wśród Raportów podstawowych znajduje się Raport nieopłaconych faktur.

Nieopłacone faktury w jednym miejscu.

Tak wyglądają raporty nieopłaconych faktur.

23. Jak wprowadzić zmiany u dotychczasowego klienta? Boję się, że go stracę!

Po przeczytaniu artykułu możesz chcieć wprowadzić te zmiany u dotychczasowego klienta, który do tej pory na bakier był z terminami.

Możesz też (co zupełnie naturalne) czuć opór przed rozmową z nim o tych faktach.

Ale z drugiej strony jaką masz alternatywę? Zostawić tak jak jest i czekać na przelew?

Jak podejść do takiej rozmowy?

23.1 Co może się stać najgorszego?

To jest kluczowe pytanie, które może Cię paraliżować przed próbą dialogu z dotychczasowymi klientami.

Ale tak naprawdę, szczerze… co się stanie, jak poruszysz ten temat?

Najgorsze co może Cię spotkać to odmowa, klient będzie chciał działać na dotychczasowych zasadach. Przecież klient nie zrezygnuje ze współpracy z Tobą, tylko dla tego, że chcesz z nim porozmawiać o tym, by na czas i terminowo wysyłał Ci pieniądze.

Więc tak naprawdę pozostanie status quo i nic się nie zmieni. Zatem nic strasznego się nie stanie.

Wtedy dalej będziesz się szarpał/a z nim jak do tej pory o przeterminowane płatności i zastanawiał/a co dalej? Czy jesteś w stanie czekać zawsze czekać na przelew i podejmować ryzyko, że któraś faktura nie będzie opłacona już nigdy? Musisz sobie odpowiedzieć na to sam/a.

Można rozważyć scenariusz, w którym klient będzie oburzony Twoją propozycją i powie, że tego się nie spodziewał i dalej nie będziecie współpracować. Co jest czytelnym sygnałem, że Wasza wspólna przygoda i tak by się zakończyła, prawdopodobnie z niezaspokojonymi roszczeniami z Twojej strony.

Czyli z perspektywy czasu – też lepiej dla Ciebie.

23.2 Jak przygotować się do rozmowy ze „starym” klientem?

Jeżeli doszliśmy do etapu, gdy chcemy negocjować warunki płatności z klientem, i nie mamy (z różnych względów) możliwości narzucenia mu swoich zasad, to warto się do rozmowy przygotować, by nie działać na gorąco:

  1. Przygotuj sobie listę i plan działania – siądź, weź kartkę i długopis lub otwórz program do notowania, spisz sobie argumenty i zaplanuj cały proces przekonania klienta
  2. Negocjuj i działaj elastycznie – takie zmiany to sytuacje bardzo delikatne, a to co możesz ugrać zależy od tysiąca czynników (klienta, rodzaju usług, Twojej marki i pozycji, ceny). Wiem, łatwo się mówi, żeby grać zawsze na własnych zasadach, ale teoria teorią, a życie życiem. Nie zawsze to co chcielibyśmy zyskać jest w naszym zasięgu, nie zawsze klient też się na to zgodzi. Tak więc trzeba zacząć od rozmowy, szukania porozumienia, byś przedstawił/a swoje racje, wysłuchał/a zdania klienta. Musisz się liczyć z opcją negocjacji i kontrpropozycji
  3. Zachowaj chłód, szczerość i profesjonalizm – podczas rozmowy sugerowałbym przedstawiać swoje racje prosto i szczerze, nie ma co zostawiać niedomówień, nie warto konfabulować i ubarwiać i jednocześnie nie chodzi o to, by pastwić się i wyciągać wszystkie brudy i nieporozumienia. Wylicz konkretne sytuacje, nie oceniaj, nie krytykuj. Tak jakbyś tworzył/a neutralny raport. Pamiętaj, że  macie dojść do porozumienia!
  4. Przedstaw jak sytuacja wygląda z Twojej perspektywy – chodzi o to byś pokazał/a jak brak terminowych płatności przekłada się na sytuację Twojej firmy, jak Ty podchodzisz do tego zlecenia i jakie masz odczucia co do przebiegu współpracy (drugi miesiąc czekam na przelew, odprowadziłem nawet od tego podatki, mam wrażenie, że Pan, zawsze po skończonej usłudze, unika mnie i nie odbiera telefonów, ale nie rozumiem dlaczego, przecież wykonanie się panu podobało?). 
  5. Spróbuj techniki małych kroków – można zagrać trochę niecnie i jeżeli chcesz wynegocjować jakiś duży temat (na przykład przedpłaty), warto zacząć od czegoś na co jest większa szansa realizacji (płatność za etapy). Gdy zgodzi się na to rozwiązanie, możesz za jakiś czas wrócić do rozmowy
  6. Daj sobie chwilę na zastanowienie (jeśli trzeba) – nie musisz podejmować decyzji od razu (ani oczekiwać szybkiego podjęcia decyzji). Negocjacje mogą dryfować w różnych kierunkach, jeżeli dojdziecie do jakiś konkluzji, których wcześniej się nie spodziewał, daj sobie kilka dni na przemyślenie tematu (faktycznie go przemyśl!) i spotkajcie się ponownie

Ważne! W kontekście tej rozmowy przyda Ci się mój podcast numer 10 o tym jak mówić nie – wyciągniesz z niego sporo praktycznych porad, które pomogą Ci ułożyć taką rozmowę i zająć odpowiednie stanowisko.

Analogicznie te podpowiedzi możesz wykorzystać do renegocjacji stawek.

24. Informuj o zmianach w Twoich danych

Jeżeli z kimś długo współpracujesz i regularnie wysyłasz faktury – informuj, gdy zmienią się Twoje dane (nazwa firmy, forma prowadzenia działalności, NIP, adres, dane konta).

Dlaczego?

Bo pewnie jesteś wpisany do ich systemu do wysyłki faktur, i ktoś może automatycznie wystawić fakturę na „stare dane”.

A potem znowu musimy to wyjaśniać i odkręcać.

25. Kontrahent nie zapłacił na czas, faktura jest po terminie – co robimy?

Może się zdarzyć tak, że mimo najbardziej szczegółowych założeń, planu postępowania i ułatwień, klient zalega z fakturą, a pieniądze nie pojawiły się na koncie.

Co wtedy robimy?

25.1 Krok 1: Uruchom plan przypominawczy

Jeżeli pieniądze nie pojawiły się w terminie na Twoim koncie, to ważne by sobie wyznaczyć sztywne ramy, punkty kontrolne, które uruchomią Twoje odpowiednie działania.

Jestem zwolennikiem tego, by stopniować napięcie – nie stawiać od razu sprawy na ostrzu noża i w pierwszym telefonie grozić egzekucją komorniczą. Nie ma sensu psuć sobie od razu relacji.

Na początku windykacji możesz zacząć łagodnie i luźno, od telefonu, luźnego small talku, pytania co tam słychać i pytania o fakturę:

Dzień dobry Panie Radku, jak się Wam korzysta z tej funkcji na stronie? Klienci sobie chwalą? O! Skoczyła sprzedaż? Świetnie! Panie Radku dzwonię, by się przypomnieć z fakturą, mamy ją tydzień po terminie, może wpadła do SPAM-u, albo Pan zapomniał jej opłacić, pewnie dużo spraw na głowie? Wysyłam jeszcze raz na e-mail, może Pan zerknąć czy wiadomość jest na skrzynce? 

Czyli zakładasz, że przykładowo sprawa wygląda następująco:

  • ZIELONY ALARM: Jeden / dwa dni po terminie – piszemy e-maila / dzwonimy – jesteśmy (jeszcze) mili
  • ŻÓŁTY ALARM: Tydzień po terminie – piszemy e-maila / dzwonimy – jesteśmy mniej mili: Panie Radku, jeszcze raz ja. Mamy już tydzień po terminie tej faktury. Może Pan sprawdzić / zapisać sobie by puścić ten przelew? Będę zobowiązany. Ma Pan ten e-mail z danymi czy wysłać jeszcze raz? Kiedy mogę się spodziewać tego przelewu? 
  • CZERWONY ALARM: 10 dni po terminie: dzwonimy i mailujemy codziennie! – posługujemy się jednym zdaniem: Panie Radku, dalej mam niezapłaconą fakturę. Proszę pilnie o opłacenie. 

Pamiętaj, że w FakturaXL możesz zautomatyzować znaczną część tego procesu, angażując się w ostatnim etapie (mówiłem o tym w punkcie 6  w pierwszej części dotyczącym automatyzacji i ułatwienia sobie pracy).

25.2 Krok 2: Bądź upierdliwy

Minęło 10 dni, pieniędzy dalej nie ma. Wtedy uruchamiamy tryb największy upierdliwiec świata.

To najlepsza i najszybsza metoda.

Na czym ona polega?

Jest bardzo prosta. Zasypujesz kontrahenta przypomnieniami, aż w końcu, zmęczony i zirytowany, puści Twój przelew, by tylko mieć spokój.

A wiec telefonuj (nawet dwa razy dziennie), nawet z innego numeru, pisz e-maile lub wiadomości w sieci społecznościowej. Przypominaj się codziennie. Żadnych miłych słówek, small talków. 

Pytasz tylko o jedną rzecz: Dzień dobry, kiedy dostanę przelew? 

Przypomnę, że w FakturaXL możesz wysłać również przypomnienie e-mailem lub SMS-em z poziomu programu – więc załatwisz sprawę od razu, przy okazji cyklicznego przeglądania dokumentów.

W FakturaXL w przypadku wyboru przypomnienia SMSem, generowany jest automatycznie skrócony link do podglądu faktury. Na takim podglądzie może znajdować się również przycisk „Zapłać online”, jeśli firma ma zintegrowane płatności online PayU lub Przelewy24 – pamiętaj tylko, że wtedy musisz zapłacić pośrednikowi prowizję!

Tu znajdziesz opis jak możesz tę opcję zintegrować.

25.3 Krok 3: Wystaw notę odsetkową + odbierz 40 euro

Jeżeli kontrahent spóźnia się z płatnością, masz dwie możliwości otrzymania od niego dodatkowych pieniędzy w ramach rekompensaty za stratę:

  • Doliczenie ustawowych odsetek (to są groszowe sprawy) – za każdy dzień zwłoki
  • Dochodzenie rekompensaty w wysokości 40 Euro za opóźnienie płatności
Prosta nota odsetkowa, którą możesz podesłać klientowi.

Program FakturaXL wygeneruje od razu notę odsetkową, którą możesz wysłać klientowi.

Czy domagać się tych dodatkowych pieniędzy?

Zależy.

Wystawienie noty o zapłatę 40 Euro „pali” kontakty. Kontrahent może nie chcieć z Tobą dalej współpracować. To działanie zawsze zostawia złe wrażenie (mimo, że jest umocowane prawnie i to Ty jesteś osobą poszkodowaną). Musisz skalkulować zyski i straty – jeżeli był to jednorazowy wypadek ze strony klienta i nie było w tym celowej złej woli, sprawę udało się wyjaśnić – to wstrzymałbym się z łaszeniem się na te ok. 200 zł (zastanów się czy to naprawdę AŻ tak dużo) do etapu wezwania do zapłaty. Możesz o te pieniądze upomnieć się później.

Natomiast jeżeli nie widzisz perspektyw długoterminowej współpracy i uważasz, że kontrahent nie pomoże Ci w innych kwestiach (np. polecając klientów), płatność za fakturę też rysuje się  ciemnych barwach, wystaw tę notę od razu.

Twoja decyzja.

Kwoty odsetkowe bardzo łatwo automatycznie przeliczysz też w FakturaXL – wystarczy, że skorzystasz z dokumentu Nota odsetkowa. Także możesz to zrobić bardzo szybko i sprawnie.

Tak wygląda nota odsetkowa w FakturaXL

Tak wygląda nota odsetkowa (automatycznie przeliczona) w FakturaXL

25.4 Wyjaśnij co się stało

Jeżeli sytuacja z opóźnieniem płatności powtarza się – postaraj się wyjaśnić co jest jej przyczyną. Może się okazać, że jest to jakiś niewielki problem, który można łatwo zniwelować, tak by w przyszłości sytuacja nie miała miejsca.

Jak?

Tak jak we wcześniejszych wypadkach – będąc szczerym i pytając wprost kontrahenta.

25.5 Zastanów się co zrobić, by uniknąć tej sytuacji w przyszłości

Jeżeli wyjaśniliśmy skąd to opóźnienie – możemy się zastanowić co zrobić, by kolejny raz sytuacja nie miała miejsca. Zobacz czy jest jakiś obszar, który możesz poprawić, na który masz realny wpływ:

  • Po stronie klienta i komunikacji – może masz inaczej opisać fakturę, wysłać innej osobie (bezpośrednio do księgowości), wysłać w konkretny dzień tygodnia i przypomnieć się od razu telefonem(gdy klient wykonuje przelewy w czwartki, tak by od razu siedząc przy komputerze puścił Twój przelew)?
  • Po stronie zmiany systemu rozliczania – może to czas by zrewidować Wasze zasady współpracy i jeżeli nie da się oprzeć pracę o zaufanie i traktowanie się po partnersku, to zmienić rozliczanie na przedpłatę lub płatność etapami?

25.6 Bądź szczery / szczera w komunikacji – mów wprost

Jeżeli klient notorycznie spóźnia się z płatnościami, nie widzę powodów, dla których masz przed nim lukrować rzeczywistość i swoje odczucia. Myślę, że w sposób stonowany, ale zdecydowany możesz powiedzieć, że nie podoba Ci się taka sytuacja oraz wyjaśnić jak to wygląda z Twojej perspektywy:

Panie Radku, to czwarty raz, kiedy czekam 3 tygodnie na płatność. Mam wrażenie, że nie traktujecie mnie Państwo poważnie. Zawsze przygotowuję dla Was rzeczy w terminie, często na następny dzień. Kiedy potrzebuje Pan zlecenie, potrafi Pan dzwonić do mnie po 3-4 razy dziennie, w tym po 21:00, natomiast gdy po wykonanej pracy ja chcę się dodzwonić do Pana, nie odbiera Pan telefonów przez kilka dni. Jestem do dyspozycji, pracujące po nocach, bo Was gonią terminy, a potem muszę się 4-5 razy dopominać o zapłatę, słysząc za każdym razem, że „przelew pójdzie jutro”, albo „żona zapomniała zrobić przelewu”. I tak jest ciągle. Naprawdę, w swojej firmie, wolałbym się zająć innymi rzeczami niż codzienną windykacją. Domyślam się, że Pan by nie chciał tak być traktowany przez swojego klienta. Proszę o terminowe regulowanie płatności. 

Dlaczego warto mówić wprost co nam nie pasuje?

Tak jak wcześniej wspominałem – budujesz swoją markę i renomę profesjonalisty. Takie podejście da wprost da Ci podstawę do zmiany sposobu rozliczania i negocjacji stawek później:

Panie Radku, zmuszony tym razem jestem poprosić o przedpłatę, dodatkowo do ustalonej ceny, doliczam 25% wartości, jeżeli mam to zlecenie zrobić ekspresowo w terminie dwóch dni. Proszę dać znać, czy Pan akceptuje tę zmianę warunków. Dlaczego postanowiłem tak zrobić? W dniu 8 września wysłałem e-mail, w którym opisałem jak wygląda sprawa Państwa przeterminowanych płatności, na który Pan nie odpowiedział, co więcej, ostatnio znów powtórzyła się sytuacja z opóźnioną płatnością. Czekałem na nią 21 dni po terminie, 5 razy się upominałem i znów za każdym razem słyszałem, że „przelew pójdzie jutro”. Sytuacja, w której ponad miesiąc czekam na przelew, realizując zadania w tak szybkim tempie, jest dla mnie nie do zaakceptowania i zmusiła mnie do zrewidowania zasad naszej współpracy. Tym bardziej, że przez to, przesuwałem na później zlecenia innych, terminowo płacących klientów. 

25.7 Zastanów się czy na pewno chcesz z nim pracować dalej?

Życzę Ci, byś miał/a komfort wyboru klientów, z którymi chcesz współpracować. Warto do tego dążyć, bo to kolosalnie poprawia komfort prowadzenia biznesu i satysfakcję z wykonanej pracy.

Jeżeli sytuacja powtarza się notorycznie, klient cyklicznie spóźnia się z płatnościami – rozważ czy warto realizować dla niego dalej usługi. Czy może nie lepiej poszukać kogoś, kto będzie Cię traktował poważnie? Czy stres, koszty (wszak nie masz płatności, a musisz odprowadzić podatki), czas i energia poświęcone na windykację są tego warte?

Na pewno to nie będzie łatwa decyzja, ale gdy już ją podejmiesz… będziesz sobie wyrzucać, że zrobiłeś / zrobiłaś to tak późno 🙂 Trudne decyzje bardzo często są… najłatwiejsze i najbardziej oczywiste, gdy spojrzymy na nie z perspektywy czasu.

Jeżeli masz problem z podejmowaniem trudnych decyzji, pomogą Ci podcasty 41 i 42 – jak podejmować trudne decyzje w małej firmie. Znajdziesz tam sporo praktycznych porad.

26. Klient mimo naszego działania nie zapłacił – co robimy dalej?

Mimo naszej uporczywości klient nie zapłacił. Co robimy dalej?

Możesz próbować działać samodzielnie lub skorzystać z pomocy windykacji.

26.1 Wystaw opinię i wpisz do rejestru dłużników

Możesz się podzielić opinią na temat Waszej współpracy. To ostre zagranie, które może wrócić później w postaci pretensji, straszenia sądem, żądań usunięcia komentarza.

Możesz zostawić opinię w miejscach ogólnodostępnych (jak Google Maps) lub wpisać kontrahenta do rejestru dłużników (po spełnieniu kilku warunków).

26.2 Wyślij wezwanie do zapłaty

Kolejnym etapem jest przygotowanie wezwania do zapłaty. O tym jak to zrobić dowiesz się z tego artykułu – jak przygotować wezwanie do zapłaty.

Możesz skorzystać z naszych wzorów (są w Strefie Sardynek) lub z funkcji FakturaXL. Program pomoże Ci w sprawnym wystawieniu wezwania do zapłaty.

Na jednym wezwaniu może znajdować się wiele faktur od danego klienta, podczas wystawiania wezwania można je dodawać, podpowiadają się tylko te nieopłacone dokumenty danego klienta.

Tak wygląda dokument wygenerowany w systemie:

Tak wygląda wygenerowany wzór wezwania do zapłaty.

Przykład wezwania do zapłaty wygenerowanego na kilka faktur w programie FakturaXL.

26.3 Sprawa w sądzie

Jeżeli wezwanie do zapłaty nie poskutkuje, pozostaje nam dochodzić naszych roszczeń przed sądem, a po wygraniu sprawy, za pomocą komornika. O całej procedurze od wezwania do zapłaty po procedurę komorniczą dowiesz się z tego artykułu: windykacja należności krok po kroku. Znajdziesz w nim streszczone oraz podlinkowane wszystkie etapy samodzielnej procedury egzekucyjnej w stosunku do nieuczciwego kontrahenta.

26.4 Uzyskaj pomoc w windykacji w programie FakturaXL

Jeżeli nie masz czasu, ani ochoty samodzielnie zajmować się sprawą windykacyjną (a doskonale wiemy, że większość przedsiębiorców tego nie chce robić), możesz skorzystać z profesjonalnej windykacji, jaką oferuje Ci FakturaXL.

Program posiada wbudowaną i w pełni zintegrowaną profesjonalną windykację online na preferencyjnych warunkach dla klientów FakturaXL od Kaczmarski Inkasso (właściciel Krajowego Rejestru Długów).

Możesz skorzystać tej funkcji, bezpośrednio w panelu programu – na liście nieopłaconych faktur jest to opcja „Odzyskaj pieniądze”.

Co istotne program automatycznie pokazuje koszty prowizji za usługę, którą płaci się wyłącznie za sukces (skuteczne odzyskanie należności).

Ponadto można przerzucić te koszty na dłużnika, więc jeżeli zdecydujesz się na tę opcję – windykacja finalnie jest wtedy bezpłatna!

Jeśli klient nie reaguje na przypomnienia, wezwania do zapłaty, unika kontaktu to możesz rozważyć skorzystanie z tej usługi.

Właściciel programu zapewnia, że statystyki wskazują, że usługa ta jest chętnie wybierana przez użytkowników i  bardzo skuteczna.

Tutaj znajdziesz pełen opis działania usługi odzyskania należności.

Linki do materiałów wymienionych w obu częściach podcastu:

Materiały od FakturaXL

Moje artykuły i podcasty wspomniane w treści:

Odnośniki do wspomnianych stron:

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 57 Podcastu

Gdzie słuchać moich podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

A ty jak sobie radzisz z niezapłaconymi fakturami? Zostaw komentarz!

Jak Ci się podoba taka lista? Warto dodać coś do tych metod? Jakie Ty masz sposoby na kontrahentów, którzy zalegają z płatnościami? Napisz w komentarzu!

W artykule znajdują się linki afiliacyjne (partnerskie) – jeżeli w nie klikniesz i zdecydujesz się na zakup, otrzymamy z tego tytułu niewielką prowizję (Ciebie to nic nie kosztuje). Sprawdź naszą misję i zobacz jakimi kierujemy się zasadami polecając inne produkty. Pamiętaj, by sprawdzić program FakturaXL (umożliwia między innymi wystawienie do 10 faktur za darmo), który jest patronem tego odcinka! 

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli.

Zostaw komentarz
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze. Więcej

Pobierz bezpłatne Excele, wzory dokumentów i makiety grafik

W Strefie Sardynek znajdziesz ponad 60 wzorów plików, dokumentów i grafik które ułatwią Ci prowadzenie biznesu. Znajdziesz tu wzory dokumentów wraz z instrukcjami i przykładami. Wezwania do zapłaty, dokumenty sądowe dotyczące odzyskania pieniędzy, najbardziej potrzebne dokumenty pracownicze. Oprócz tego kalkulatory EXCEL liczenia kosztów, wyceny usług, stawek godzinowych oraz gotowe makiety graficzne dla portali społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn i inne).

Zapisz się na KursoWyzwanie Proste nawyki efektywnej pracy z komputerem.

Darmowe KursoWyzwanie, dedykowane dla osób, które dziennie spędzają minimum kilka godzin pracując przy komputerze. Jeżeli chcesz skupić się na pracy przy komputerze, przestać rozpraszać, zaplanować i zrealizować plan dnia, przestać odkładać zadania na później, pracować szybciej, wydajniej, efektywniej – to wskakuj na pokład!

Dołącz do KursoWyzwania!

Wypełnij formularz: