Jak być dobrym szefem? Część 3: Mentor, lider, wsparcie | PODCAST 52

author: Radek Klimek

Trzecia z pięciu części serii podcastów dotyczących tego jak być dobrym szefem. Dziś czas na kwestie związane z podpowiedziami, pomocą i okazywaniem wsparcia – czyli byciu mentorem i liderem.

Jeżeli lękasz się coachingowych gadek – spokojnie. Zadbałem o to, by było… konkretnie.

Zanim zaczniesz – sprawdź poprzednie części!

To jest jeden z całej mikroserii podcastów poświęconych temu jak być dobrym szefem.

Część 1: Podstawy i 8 kluczowych zasad – najważniejszy do sprawdzenia!

Zanim zabierzesz się za ten podcast i artykuł, koniecznie sprawdź część pierwszą: Jak być dobrym szefem – część 1. Znajdziesz tam szerokie i rozbudowane wprowadzenie zawierające koncept całej serii oraz pierwszych 8 kluczowych zasad. Znajdziesz tam też książki polecane przez słuchaczy, które warto przeczytać, jeżeli chcesz być lepszym szefem. I o ile każdy odcinek mini serii funkcjonuje jako osobna całość, to warto zacząć od tej części, bo zawiera wprowadzenia pod całą serię.

Część 2: Zakres obowiązków, podejście i rozwiązywanie konfliktów

Tu opowiadałem e o kwestii ustalenia zakresu obowiązków, podejścia i szanowania pracowników, trzymania dystansu, rozwiązywania konfliktów i zwracania uwagi na źle wykonane zadania. Przesłuchaj część drugą: Jak być dobrym szefem – część 2.

Jak być dobrym szefem – część 3. Przesłuchaj odcinek:

Uwaga! Spisana niżej treść jest czym innym niż nagranie. NIE JEST transkrypcją odcinka. Jest jego parafrazą i streszczeniem. W podcaście pozwalam sobie na większą swobodę, więcej porównań, przykładów, przemyśleń. Zachęcam do zapoznania się z dwoma wersjami, bo oba są przygotowane jako odrębne byty, nieco inne i wzajemnie się uzupełniające.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

13. Bądź mentorem i zapewniaj wsparcie

O tym jak istotne jest bycie mentorem dla swoich pracowników napisali WSZYSCY (!) czytelnicy, którzy pomogli mi stworzyć ten podcast (opowiadałem o tym w części 1). Każdy z nich podkreślał, że bycie mentorem / liderem (ale takim z krwi i kości) to absolutnie kluczowa kwestia.

13.1 Kim jest dobry mentor?

Trudno zdefiniować sztywną listę cech mentora – inna będzie u trenera sztuk walki, inna u szefowej wirtualnych asystentek, a jeszcze inna w przypadku kogoś, kto zarządza zespołem w pizzeri (i musi się umieć porozumieć z kucharzem, szefem sali, kelnerkami i dostarczycielami pizzy jednocześnie). 

Na bycie mentorem składa się po części każdy z punktów, które przywołujemy w całej serii Jak być dobrym szefem?

To jak być dobrym mentorem, bardzo celnie ujął Norbert, słuchacz podcastu, który podzielił się w e-mailu swoją wiedzą, gdy przygotowywałem ten odcinek: W relacjach w firmie najważniejszy jest wzajemny szacunek i zaufanie. Zarówno na linii szef-pracownik, jak i pracownik-pracownik. Dobry lider wytwarza taki klimat, aby dobrze się żyło i z zadowoleniem przychodziło do biura, czy rano odpalało komputer na Home Office. Zaufanie polega też na tym, że jak pracownik coś spieprzy to zostaną z tego wyciągnięte lekcje dla każdego, po to aby w przyszłości nie powtarzać błędu. Oczywiście mogą nastąpić drobne konsekwencje, ale to tak jak w szkole – na jednej pale w dzienniku nikt przesadnie nie ucierpi.

Zatem bycie mentorem czy też liderem zespołu, nie oznacza, że pracownicy mają w Ciebie patrzeć jak w obrazek, czy też, że masz zgrywać postać niczym guru sekty. Nie masz też grać, kreować się na kogoś kim nie jesteś, czy też udawać przed nimi zgoła inną postać – czy to w sposobie bycia, czy ubioru. Nie masz z pracowników robić wyznawców, ale samodzielne jednostki operacyjne, których nie trzeba wiecznie prowadzić za rękę, lecz którym trzeba wskazać kierunek i pomóc w kryzysowych czy też kluczowych momentach.

13.2 Czy w każdej załodze potrzebny jest mentor?

Tak! I jak niewielu rzeczy nagrywając ten podcast jestem pewien na 100% – czy też nie jestem pewien, czy u każdego się sprawdzą, to do tej jestem absolutnie przekonany.

Większość pracowników, potrzebuje kogoś, kto im będzie przewodził, wyznaczy kierunek działania, podpowie „w którą stronę iść”. Zatem bez względu na rodzaj branży i liczebność załogi – potrzebny jest ktoś, kto pociągnie za sobą resztę, zmobilizuje ich gdy trzeba i wyznaczy cele, które mają realizować.

Pomyśl o mentorze jak o rodzicu, którzy musi nauczyć dziecko samodzielności i tego jak się żyje. Nie masz niańczyć pracowników – masz pokazywać kontakty, sposoby, narzędzia. Wspierać ich kiedy potrzebują i poproszą o pomoc. Dzięki Tobie powinni znaleźć własną drogę, popełniać swoje błędy i sami (to ważne) mierzyć się, ale co dużo ważniejsze, rozwiązywać problemy.

Igor, który również podzielił się swoim doświadczeniem, tak to ujął:

Każdy ma swoje priorytety i motywacje co, jako szef, muszę odgadywać aby dotrzeć do każdego z pracowników i dobrać im zadania, które będą dla nich odpowiednie tzn. zgodne z ich zainteresowaniem, motywacją oraz umiejętnościami. Inaczej praca idzie im „ciężko”. Nie jestem zwolennikiem kija i marchewki, bo wcześniej próbowałem podobnych temu metod i to po prostu nie działa oraz jest niezgodne z moim sumieniem – po prostu wiem, że można budować szczęśliwe i przyjemne miejsce pracy, do którego pracownicy będą chcieli przychodzić, w inny sposób. Nie jest to jednak łatwe. A więc nasuwają się pytania takie jak: jak zbadać to co motywuje mojego pracownika? Jak zweryfikować jego zainteresowania i dostosować do nich zadania? Jak sprawdzić jakie wartości wyznaje? Może da się to przewidzieć już na etapie rekrutacji? 

13.3 Jakie cechy dobrego mentora możemy wskazać?

W takim bardzo szerokim, uniwersalnym spektrum cech, możemy wskazać następujące elementy:

  1. Pracownicy powinni czuć w Tobie oparcie – by wiedzieli, że mogą się zwrócić w każdej sprawie związanej z firmą i pracą. Mogą poprosić o pomoc, gdy jej potrzebują, bez względu na to czy coś się stało z ich czy nie ich winy. Nawet jeżeli coś zawalą, to najwyżej wkurzysz się, opieprzysz, ponarzekasz, ale finalnie pomożesz im problem rozwiązać
  2. Musisz być elastyczny i empatyczny / elastyczna i empatyczna – pamiętaj, że różni pracownicy będą wymagali różnego rodzaju wsparcia, uwagi i komunikacji oraz pracy – inaczej będziesz się komunikować z panią, która ma 50 lat, a innego języka i sposobu komunikacji będzie wymagał 18 letni praktykant – inaczej też będzie u nich przebiegał proces wdrożenia, wyznaczenia zadań, czasu jaki w poszczególnych czynnościach musisz im poświęcić. W zależności od zadania i procesu – niektórzy będą potrzebowali więcej, a inni mniej wsparcia i cierpliwości
  3. Musisz dać gwarancję pewności działania – pracownicy powinni czuć, że wiesz co robicie i po co to robicie. Zwłaszcza, gdy wypływacie na nieznane, biznesowe wody (zmieniacie branże, wdrażacie produkt, reorganizujecie firmę by walczyć z kryzysem). Nie narzekaj, nie jojcz, nie marudź, nie dziel się wszystkimi (zwłaszcza tymi poważno-depresyjnymi) wątpliwościami. Nie siej w nich ziaren niepewności, nie dokładaj im zmartwień. Nie przypominaj im ciągle jak ciężko jest w firmie, jak ciężko jest Tobie, jak sobie ze wszystkim nie radzisz. Twój nastrój będzie się przekładał na nastrój całego zespołu. Nawet jeżeli czujesz się wypalony, przestraszony, zrezygnowany – tak długo jak działacie razem, nie dziel się z nimi tymi emocjami. Wiem, to może być trudne, ale nikt nie mówił, że prowadzenie firmy jest łatwe. Nie oznacza, że masz przed nimi zatajać prawdę czy ich oszukiwać, ale w trudnych sytuacjach powinieneś zapewniać im maksymalny komfort psychiczny i nie pozwolić na to, by się zadręczali czarnymi myślami
  4. Buduj atmosferę – chodzi o ogólną atmosferę firmy. Czyli to jak o niej myślą, jak się w niej czują, jak jest przez nich postrzegana, jak o niej opowiadają, z czym im się kojarzy. Firma powinna być miejscem, gdzie czują się komfortowo i bezpiecznie, pewnie i przewidywalnie. Musisz też panować nad emocjami i „czuć” nastroje – gdy zdarzają się zimne i gorące okresy, gdy można nieco zluzować i odpuścić i gdy trzeba przycisnąć z pracą i działać pod presją. W tym kontekście przywołam jeszcze raz Igora – jeżeli interesuje Cię to, jak budować taką firmę, sprawdź koncepcję turkusowej organizacji. To idea, która jest też mi bardzo bliska i można z niej zaczerpnąć wiele cennych (choć bardzo trudnych we wdrożeniu) pomysłów
  5. Pracownicy muszą czuć, że zawsze dasz radę – muszą wiedzieć, że szef zrobi wszystko by rozwiązać problem. Tak, by towarzyszyła im myśl: nie ważne co się dzieje, bo szef coś wymyśli. Nawet jeżeli nie dasz rady (bo tak też się zdarza), i nic nie wymyśliłaś / wymyśliłeś – to, by byli pewni, że wszystko było zrobione by ten cel osiągnąć. W szefie powinno być oparcie – nawet jeżeli sytuacja w firmie nie jest najlepsza, muszą wiedzieć, że Ty to kontrolujesz (albo przynajmniej starasz się kontrolować). Nawet jeżeli niczego nie kontrolujesz i masz masę wątpliwości, to nie powinieneś tego po sobie dać poznać. Antek (słuchacz) porównał szefa do jarla na Drakkarze – choćby była burza, żagiel był potargany, łódź znajdowała się na środku buzującej kipiel i nie miał pojęcia gdzie się znajdują – musi sprawiać przed załogą wrażenie, że doskonale wie co robi i dokąd płyną
  6. Zainteresuj się pracownikiem – pokaż, że jego życie rodzinne i prywatne jest dla Ciebie ważne, że interesujesz się nie tylko tym jakim jest pracownikiem, ale też jakim jest człowiekiem. Ważne, by to wynikało z Twojej wewnętrznej potrzeby, a nie wyrachowania (taką fałszywość pracownik prędzej czy później wyczuje), tak, że pytasz co tam słychać na odczepnego, by po prostu zapytać. Staraj się więc zagaić o jakiś sprawach, które są dla Was wspólne lub dla niego ważne (pasja, dziecko, rodzina)
  7. Odpuść – pracownicy to też są ludzie, będą zmęczeni, wypaleni, rozdrażnieni, będą popełniać błędy, zapominać, czegoś nie dopilnują, mogą mieć gorszy dzień. Nie zawsze warto przykręcać śrubę, wymagać od nich tyle ile od siebie. Nie zawsze trzeba ich od razu ganić za wszystko. Nie zawsze skala problemu jest tak duża, że wymaga od Ciebie od razu radykalnej i zdecydowanej reakcji
  8. Pielęgnuj wrażliwość społeczną – musisz być wyczulony na sygnały gdy coś się źle dzieje – w ich pracy i ich życiu prywatnym. Nie zawsze możesz czekać, że pracownicy przyjdą do Ciebie z problemem. Czasem trzeba reagować wcześniej. To nie oznacza, że masz codziennie ich zarzucać pytaniami o samopoczucie. Ale kiedy czujesz, że coś się dzieje, nie daj się zbić prostym Wszystko jest OK. Znajduj czas, gdy potrzebują pomocy – bądź do dyspozycji, niech wiedzą, że mogą na Ciebie liczyć w ramach relacji szef-pracownik – tak w sprawach firmowych, jak i prywatnych. Czasem nie potrafią sobie z czymś poradzić, coś ich trapi, ale nie powiedzą wprost, że potrzebują pomocy – Twoją rolą jest wychwycić takie sygnały i przejąć aktywną rolę – dopytać, podrążyć, zaproponować rozwiązanie
  9. Nie rozwiązuj problemów za podwładnych – nie myl bycia mentorem, z kimś, kto za podwładnych rozwiązuje absolutnie wszystkie problemy i bierze na siebie ciężar działań, rozwiązywania i podejmowania wszystkich decyzji. To chyba najtrudniejsze w tym wszystkim – musisz im pozostawić możliwość działania, popełniania błędów i podejmowania samodzielnych decyzji. Mentor pokazuje rozwiązania i kierunkuje na nie, a nie wykonuje za kogoś całą pracę przy najmniejszych oznakach problemów
  10. Bądź wymagający / wymagająca – jeżeli po jednej stronie zapewniasz wsparcie, masz prawo oczekiwać, by zadania były wykonywane z należytą starannością. Bycie mentorem nie oznacza, że pozwalasz na to, by ludzie weszli Ci na głowę, by realizować zadania niestarannie czy niechlujnie, czy wybaczać powtarzalne i proste błędy, kiedy nie widzisz woli zmiany i tego, że pracownik chce ich uniknąć w przyszłości. To „transakcja” w pełni dwustronna. Skoro Ty pomagasz i wspierasz, oni powinni solidnie przyłożyć się do swoich obowiązków

Ciekawą kwestię tego jak być mentorem, znajdziesz na przykładzie Gandalfa, w filmie umieszczonym na kanale Wojna Idei:

14. Szanuj pracowników i ich pracę

Nie traktuj pracowników z góry, nigdy na nich nie krzycz, nie przeklinaj w rozmowach, nie dawaj upustu swojej frustracji i agresji. Nie odnoś się chamsko i prostacko. Nie szydź z nich, z ich cech charakteru, zarobków, stanowiska i ich umiejętności. Nie odreagowuj na nich swoich stresów i problemów.

Słowem – nie mobbinguj.

I nie chodzi tylko tylko o słowną i jawną agresję, ale też wszelkie postawy gnębienia maskowane koniecznością wykonywania obowiązków i zwracaniem uwagi, że pracownik wszystko robi źle i jesteś wiecznie niezadowolony / niezadowolona z jego pracy.

Nie stosuj metody push & pull, w której w jednej chwili sążniście opieprzasz pracownika i dajesz do zrozumienia, że nie można na nim polegać i do niczego się nie nadaje, by po 30 sekundach udawać, że nic się nie stało i zapytać jak mu minął dzień, albo co słychać u rodziny. To jedna z najbardziej obrzydliwych technik manipulacyjnych.

To, że jesteś szefem i płacisz za wykonaną pracę, nie zwalnia Cię z obowiązku szanowania drugiej osoby. Bez względu na to jakie ma doświadczenie, stanowisko, czym się zajmuje czy ile zarabia. I bez względu na to jak bardzo zawaliła swoje zadania, choćbyś wewnętrznie czuł narastającą w Tobie rządzę mordu.

Jeżeli musisz odreagować, wykrzyczeć, wyżalić się komuś (zdarzają się takie momenty), upewnij się, że żaden z pracowników Cię nie słyszy i Twoja złość do niego nie dotrze (gdy znajduje się w drugim pomieszczeniu za cienkim przepierzeniem).

Nigdy nie opowiadaj osobom trzecim (znajomym, innym osobom) o swoich pracownikach, wymieniając ich z imienia i nazwiska – jeżeli musisz, opowiedz o sytuacji, a nie konkretnej osobie. Nigdy nie wiesz, z kim ma kontakt Twój rozmówca i komu (choćby mimochodem) powtórzy tę historię. Oprócz tego, że to skrajnie nieeleganckie i nieprofesjonalne, los zwykle bywa na tyle złośliwy, że funduje nam nieprawdopodobne zbiegi okoliczności i potem, fakt, że jesteś źródłem plotek, może wrócić do Ciebie w najbardziej niespodziewanym momencie.

Pracownicy pewnie tak robią i będą robić. Narzekanie i podśmiechujki z szefa to ich święte prawo od zarania dziejów przedsiębiorczości. Ale Ty, jako, dobry szef, musisz być ponad to.

Nie wypowiadaj się też przy pracowniku lekceważąco o innych osobach / stanowiskach / pracownikach, deprecjonując ich zasługi. Nie wiesz, czy zaraz pracownik tego nie powtórzy koledze, a poza tym, skąd ma wiedzieć, że o nim tak nie mówisz w otoczeniu innych? Swoje opinię zachowaj dla siebie i dziel się nimi tylko z zainteresowanymi sprawą osobami.

Bez względu na stanowisko i wysokość płac, pracownik musi czuć, że wykonuje ważną i potrzebną dla firmy pracę. I powinien o tym wiedzieć i o tym od Ciebie usłyszeć.

Nie pogardzaj pracownikiem i nie traktuj z góry, nie lekceważ i nie szydź. To Ty go zatrudniłaś/ zatrudniłeś, Ty potrzebujesz jego umiejętności, wykonuje zakres obowiązków w Twojej firmie, więc deprecjonując jego pracę, to wystawiasz świadectwo… sobie.

Chyba, że musisz się w ten sposób dowartościować (w ten sposób, że, mimo tych „wad”, ty się litujesz, dajesz mu „szansę i zatrudnienie). Jeżeli tak jest – to współczuję. I nie chodzi mi o to, że za mobbing grożą Ci różne sankcje. Chodzi mi o całościowe podejście do zarządzania ludźmi i to jak chcesz ich traktować.

Bo nawet w największej firmie sprzątaczka jest tak samo potrzebna i wykonuje ważną pracę, tak jak szef działu sprzedaży.

A jeżeli pracownik faktycznie sobie nie radzi i nie widać perspektyw i chęci, żeby to się miało zmienić – to się rozstańcie dla spokoju ducha obu stron. Widocznie nie pasujecie do siebie.

15. Nie strasz

Nie kreuj, nawet w żartach, przed pracownikiem wizji, w których poza Twoją firmą nie ma on szans na zatrudnienie lub znalezienie podobnego stanowiska. Nie stawiaj się w roli pana i władcy, który w przypływie dobroci obdarzył go łaską zatrudnienia.

By przysłowie nie strasz, nie strasz bo się zesrasz nie okazało się proroczym widzeniem… Gdy będziesz najbardziej potrzebował jego wsparcia to on znajdzie sobie inne zajęcie i radośnie powie sajonara. A pamiętaj, że problemy w firmie lubią występować lawinowo – więc prawdopodobnie odejdzie od Ciebie w jakimś ultra krytycznym momencie, gdy cała rzeczywistość dookoła Twej firmy będzie Ci się waliła na głowę.

Czy mówiąc takie rzeczy na poważnie, czy żartując, dajesz mu jasny sygnał, że ma sobie szukać innej pracy. A jeżeli będziesz te zwroty powtarzał/a to nie ma lepszej metody, by go do tej decyzji zachęcić.

I nie chodzi tu o to, że masz wokół niego skakać i nie możesz powiedzieć nic, co go urazi, gdy chcesz musisz mu zwrócić uwagę (bo się nie wywiązuje z obowiązków) i zapowiedzieć konsekwencje – to są dwie diametralnie różne rzeczy.

Chodzi mi o zwroty w rodzaju:

  • Jak tak będziesz pracować, to Cię zwolnię, robisz to beznadziejnie
  • I tak by cię nikt nie zatrudnił, więc ciesz się, że tu pracujesz 
  • W mojej firmie to zrobiliśmy, beze mnie sobie nie poradzisz 
  • Do niczego się nie nadajesz, masz szczęście, że cię zatrudniłem, robię Ci przysługę 
  • I tak Ci nikt nie da lepszej oferty, bo nic nie umiesz, a sytuacja na rynku pracy jest trudna
  • Jak tak będziesz pracował, to zmniejszę Ci wypłatę
  • Pamiętasz? Pół roku temu, 25 maja o 14:49 zrobiłeś ten sam głupi błąd. I teraz znowu. Nigdy się nie nauczysz. Co ja z tobą mam! 

16. Broń (jeżeli potrzeba)

Bycie mentorem oznacza nie tylko wskazanie drogi, ale też, być może – obronę pracownika. Pracownik musi czuć, że ma w Tobie oparcie i, gdyby pojawiły się jakieś kłopoty, może na Ciebie liczyć, wiedząc, że rozsądnie i sprawiedliwie podejdziesz do sprawy.

A po co bronić i przed kim?

  1. Przed klientem – są takie sytuacje, gdy wbrew znanemu przysłowiu, klient nie zawsze ma rację. Więc jeżeli pracownik zrobił wszystko zgodnie ze sztuką, tak jak od niego oczekujesz, a mimo to klient jest wobec niego agresywny i zarzuca mu brak kompetencji – Twoim obowiązkiem jest go obronić, tak by o tym wiedział: czy to w obecności klienta, czy to mówiąc mu tym
  2. Przed nim samym – może nie wierzyć w siebie, nie czuć się na siłach, obawiać się braku wiedzy, umiejętności – Twoją rolą jest to, by go przekonać i zmotywować do działania, dać narzędzia, wiedzę i pomagać na bieżąco rozwiązywać problemy
  3. Przed zespołem – jeżeli ma rację i jest w konflikcie w zespole (nawet w mniejszości) musi czuć Twoje poparcie i to, że staniesz po jego stronie. Zwłaszcza jeśli jest w mniejszości, nie możesz zostawić go z tym samego
  4. Przed życiem – zdarzają się różne losowe, w tym traumatyczne przypadki, więc ostatnie, czego  będzie potrzebował to dodatkowej presji w firmie. odpuść, daj mniej zadań, wesprzyj jeżeli tego potrzebuje, powiedz, że może na Ciebie liczyć – ostatnie czego potrzebuje, to dokładanie zmartwień w firmie (w założeniu, że bierze się w garść i pracuje, by wyjść na prostą)

17. Bądź szczery i słowny

To jakim będziesz szefem / szefową determinuje przede wszystkim to, czy realizujesz obietnice i zapowiedzi i czy traktujesz ludzi serio i poważnie.

Jeżeli będziesz szczery / szczera i słowny / słowna – Twoi pracownicy na pewno to docenią, bo będą czuć, że wywiązujesz się z zapowiedzi i na Twoim słowie mogą polegać. W małej firmie, gdzie non stop macie ze sobą kontakt, to jest dużo ważniejsze niż zarobki, wszystkie procesy, procedury, imprezy firmowe, benefity i legendarne owocowe czwartki.

Szczerość nie oznacza, że musisz wszystkim o wszystkich mówić. Są rzeczy w firmie, o który wręcz nie powinno się informować pracowników (uzależnione od zainteresowania, hierarchii, potrzeb). W szczerej komunikacji chodzi o to, że jeżeli już zdecydujesz się o czymś poinformować pracowników, zadbaj by komunikat był jasny, rzetelny i prawdziwy.

Jak być szczerym i słownym?

  1. Nie pozostawiaj niedomówień – bądź szczery / szczera. Nie oszukuj, nie zmieniaj zdania, nie klucz. Wyjaśniaj sprawy do końca. Nie zostawiaj ich na później, nie machaj ręką z komentarzem nie warto / domyśl się. 
  2. Nie gryź się tym, gdy z Twojej winy nie udało się zrealizować czegoś, co było przez Ciebie obiecane – może się zdarzyć tak, że mimo chęci i prób, nie uda Ci się dotrzymać danego słowa. Trudno. Zdarza się. Takie jest życie. Staraj się wtedy uprzedzić o zmianie pracownika zanim ona nastąpi lub wytłumacz jej przyczynę jak najszybciej po fakcie. cóż, czasem i my, jako szefowie, coś zawalimy – przez zmęczenie, nerwy, zapominalstwo, nieuwagę i nie dotrzymamy obietnic. Wtedy najlepiej zagryźć zęby, przeprosić i naprawić to czego nie udało się zrobić
  3. Dopuść do siebie możliwość, że sytuacja może się zmienić – nawet najlepsze chęci i obietnice zostaną szybko spacyfikowane przez brutalną rzeczywistość. Jeżeli nie możesz dotrzymać obietnicy, bo warunki się zmieniły i narazi Cię to na koszty / straty – odpuść. Trudno. Bywa i tak. Ważne, by były to wypadki sporadyczne i jednostkowe, a nie odgórne założenie i najłatwiejsza droga tłumaczeń swych decyzji 
  4. Ty też możesz zmienić zdanie – zawsze możesz zmienić zdanie. To nie wada! Warunki, poglądy, sprawy się zmieniają – jako szef musisz się umieć do nich dostosować. Ważne tylko, by powiedzieć zainteresowanym osobom, dlaczego tak się stało (uzasadnić zdanie), by być w porządku i by te zmiany uzasadnić. I by przyczyna zmiany zdania była naprawdę poważna. Chodzi o to, by nie zmieniać zdania co chwilę, porzucać rozpoczętych projektów. To jest bardzo deprymujące.
  5. Dotrzymuj obietnic – nie dawaj obietnic, których nie chcesz, albo nie możesz spełnić. Lepiej obiecywać mniej i zrealizować więcej, niż opowiadać o niestworzonych klechdach i bajkach, bez szans na realizację. Szef – wieczny bajkopisarz, nigdy nie zbuduje wokół siebie mocnego zespołu. Bądź realistą. Obiecuj tylko to co możesz / chcesz spełnić i jest w Twoim zasięgu
  6. Argumentuj i uzasadniaj – uważaj na rządzenie firmą i ludźmi z pozycji absolutnego pana i władcy, który przed nikim nie musi się tłumaczyć ze swych działań i decyzji. Ludzie lubią wiedzieć, dlaczego coś muszą robić, jaka jest zasadność działań – korona więc Ci nie spadnie z głowy, gdy im to po kolei, szczegółowo wytłumaczysz i opowiesz – jakie cele motywacje Ci przyświecają, jakie masz założenia, jak one wpłyną na firmę, zespół i samych pracowników

18. Skup się, okaż zainteresowanie i działaj z uwagą

Pracownicy muszą czuć (to jest dla nich bardzo ważne), że nie tylko ich wspierasz, ale też że z uwagą ich słuchasz i jesteś w pełni skupiony / skupiona gdy pochylasz się nad ich problemami lub weryfikujesz, wyznaczasz, poprawiasz i pomagasz rozwiązać ich zadania.

Bez względu na to, czy musisz im (czy też ich sprawie) poświęcić jedną godzinę czy trzydzieści sekund.

Wtedy wiedzą, że wykonują dla firmy ważną i odpowiedzialnie pracę i, że ich samych traktujesz serio i poważnie. Ludzie są bardzo wyczuleni na objawy lekceważenia – bo skoro Ty lekceważysz i nie przykładasz uwagi do tego co zrobili, to tym bardziej oni nie muszą się przykładać do swoich zadań.

Podczas rozmów nie okazuj lekceważenia, zdenerwowania, zniecierpliwienia (nie mówię nigdy, bo są takie sytuacje w życiu, gdy można się wyprowadzić z równowagi, ale z reguły naprawdę nie trzeba – nakręcamy się sami, na jakieś irracjonalne papierdółki). Gdy ustalacie jakieś ważne dla Was rzeczy, nie dawaj pracownikowi do zrozumienia, żeby się spieszył, bo już masz coś ważniejszego do zrobienia, jego sprawy to błahostki (nawet, jeżeli będą takie w Twoim odczuciu), a on tylko zawraca Ci głowę.

Nie dopytuj 10 razy o to samo, kiedy już wcześniej pytałeś / pytałaś i otrzymałaś / otrzymałeś wyczerpującą odpowiedź.

Jeżeli na jakieś działanie się umówiliście, musisz coś sprawdzić lub udzielić wiadomości zwrotnej, nie rób tego niechlujnie, na szybko, bezrefleksyjnie, bo wiecznie na na nic nie masz czasu.

Komunikacja oparta o uwagę i zainteresowanie nie oznacza, że na każde skinienie pracowników masz być zawsze dostępny / dostępny i masz na tę czynność poświęcić pół dnia. Chodzi o to, byś umiał/a wyznaczyć czas na takie rozmowy, by była możliwość ustalenia szczegółów i gdy już ta czynność trwa, ale nawet jeżeli jest to pięć minut – skup się tylko i wyłącznie na niej. Nie dzwoń, nie rozmawiaj w tym samym czasie, nie zerkaj na Facebooka czy Messengera, nie odpisuj na e-maile, nie jedz. 

Jeżeli masz problem z zapamiętaniem jakiś elementów / ustaleń – zanotuj to sobie (w kalendarzu, aplikacji do zarządzania zadaniami, firmowym intranecie).

Kiedy powinniśmy się skupić na skupieniu i zwróceniu bacznej uwagi pracownikowi?

Podczas:

  1. Rozmów (telefonicznych i na żywo) – dotyczących tych wszystkich spraw, o których napisałem wcześniej – uwaga okazywana przy rozmowach to oczywista oczywistość. Także waż słowa, mów i słuchaj uważnie, nie błądź gdzieś myślami, nie myśl już o innych rzeczach, nie kwituj pojedynyczm Aha, tego co mówi Twój rozmówca
  2. Opisywania i przygotowywania zadań – lepiej poświęcić 5 minut więcej na opisanie zadania, niż 30 minut na późniejsze tłumaczenie Twoich oczekiwań (bo nie chciało Ci się ich dokładnie opisywać).  Skoro oczekujesz od pracowników solidnie wykonanego zadania, oczywistym jest, że opis tych zadań też musisz tak przygotować – więcej o tym mówiłem w podcaście 24 o tym jak zgłaszać błędy w zadaniach
  3. Weryfikacji zadań – gdy zadanie zostało wykonane, i Ty musisz je sprawdzić, sprawdź uważnie co i jak zostało zrobione (jeżeli przejrzysz na szybko, i nie wyłapiesz błędów na wcześniejszych etapach, przy wersji finalnej możesz być srodze zdziwionym / zdziwioną). Zanim weźmiesz się za poprawienie, odśwież sobie wytyczne, sprawdź dokładnie o co Ci chodziło.
  4. Spotkań, webinariów i konferencji – tu jako szef, pewnie pełnisz rolę moderatora, musisz dać wypowiedzieć się wszystkim i zanotować wnioski, zachęcić do dyskusji, pokazać, że ich głosy, pomysły i zadnie są ważne (nawet, gdyby czasem nie było)
  5. Wysyłania i odpowiadania na e-maile – zarówno kiedy wysyłasz, jak i odpowiadasz na e-mail, i dotyczy on nowej / wymagającej sprawy, zastanów się, skonstruuj odpowiedź z uwagą. Przejrzyj i edytuj wiadomości (zwłaszcza dłuższe) przed wysyłką. Więcej o tym opowiadałem w podcaście 17 – jak uporządkować skrzynkę e-mailową.

Podcasty i treści wymienione w tym artykule i wspomniane w podcaście:

Wspomniane podcasty i artykuły:

Pozostałe podcasty z serii Jak być dobrym szefem?

  1. Jak być dobrym szefem – część 1 | Podcast 50 – znajdziesz tu obszerne wprowadzenie, wstęp, omówienie koncepcji całej miniserii oraz pierwszych 8 zasad. Warto od tego zacząć (zwłaszcza od wstępu) bo to ułatwi odbiór całości i wszystkich pozostałych części.
  2. Jak być dobrym szefem – część 2 | Podcast 51- w drugiej części serii przyjrzeliśmy się kwestii zwracania uwagi, omawiania zakresu obowiązków, rozwiązywania konfliktów oraz ogólnego podejścia do budowania relacji z zespołem.

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 52 Podcastu

Gdzie słuchać moich podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

A dla Ciebie co jest najważniejsze, by być dobrym szefem? Napisz w komentarzu

Napisz co dla Ciebie jest najważniejsze, jeżeli chodzi o zarządzanie zespołem. Napisz na co stawiasz nacisk, z czym masz problem, co chcesz poprawić. Jeżeli masz jakąś ciekawą książkę w tej materii do polecenia – dodaj komentarz i napisz dlaczego warto ją przeczytać.

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli.

Zostaw komentarz
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze. Więcej

Pobierz bezpłatne Excele, wzory dokumentów i makiety grafik

W Strefie Sardynek znajdziesz ponad 60 wzorów plików, dokumentów i grafik które ułatwią Ci prowadzenie biznesu. Znajdziesz tu wzory dokumentów wraz z instrukcjami i przykładami. Wezwania do zapłaty, dokumenty sądowe dotyczące odzyskania pieniędzy, najbardziej potrzebne dokumenty pracownicze. Oprócz tego kalkulatory EXCEL liczenia kosztów, wyceny usług, stawek godzinowych oraz gotowe makiety graficzne dla portali społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn i inne).

Zapisz się na KursoWyzwanie Proste nawyki efektywnej pracy z komputerem.

Darmowe KursoWyzwanie, dedykowane dla osób, które dziennie spędzają minimum kilka godzin pracując przy komputerze. Jeżeli chcesz skupić się na pracy przy komputerze, przestać rozpraszać, zaplanować i zrealizować plan dnia, przestać odkładać zadania na później, pracować szybciej, wydajniej, efektywniej – to wskakuj na pokład!

Dołącz do KursoWyzwania!

Wypełnij formularz: