Jak uporządkować skrzynkę mailową? | O schludnych, praktycznych i zacnych e-mailach | Podcast 17

Jak uporządkować skrzynkę mailową? | O schludnych, praktycznych i zacnych e-mailach | Podcast 17

Zabałaganiona skrzynka e-mailowa jest jednym z najgroźniejszych, cichych pożeraczy czasu. Odrywa od prawdziwych zadań, bezpłodnie angażuje i daje złudne poczucie produktywności. W tym artykule pokażę jak można okiełznać tego rozochoconego diabła, by uczynić zeń potulnego baranka. Pisząc prościej: pokażę co zrobić, by uporządkować skrzynkę mailową.

Jak uporządkować skrzynkę mailową – przesłuchaj odcinek:

Zabałaganiona skrzynka e-mail – dlaczego warto ogarnąć ten pierdolnik?

Praca z e-mailami jest trochę jak ćpanie. Z jednej strony daje fałszywe poczucie szczęścia, wpędza w mit produktywności. Z drugiej: wypala zawodowo, męczy, rozbija. Nie przekłada się na wzrost naszej efektywności, nie wnosi wiele do rozwoju firmy. Zamienia człowieka w router do przekazywania wiadomości. Podporządkowuje cały tryb pracy, pisaniu, czytaniu, odpowiadaniu. Z czasem powoduje, że większość „pracy”, ogranicza się do klepania w klawisze, z którego pod koniec dnia… nic nie wynika.

A mimo to, klepiemy, sprawdzamy, odpisujemy, klepiemy… I zgrzytamy zębami, gdy naprawdę ważna praca leży odłogiem. I tak koło się zamyka.

Paradoksalnie, brak tej pocztowej aktywności wpędza w poczucie winy. Schemat łatwego dostępu do informacji wygenerował taką „kulturę” pracy. Wszak osoba, która nie jest ciągle online, która nie jest w stanie najwyższej gotowości, by błyskawicznie odpisać na otrzymaną wiadomość, która nie monitoruje skrzynki kątem oka, musi być nieproduktywna.

Ba! Wręcz może sabotować pracę całej firmy!

Azaliż, czy jest tak w istocie?

Czy narzędzie, które ma usprawniać pracę, jest podstawowym i (w teorii) najszybszym środkiem komunikacji w dzisiejszym świecie, może stać się czymś co w pierwszej kolejności sabotuje naszą pracę?

Czy faktycznie, jeżeli ktoś nie siedzi non stop przy e-mailu, faktycznie waży sobie lekce obowiązki? A może jest całkiem inaczej? Może taka osoba właśnie łatwiej może skoncentrować się na zadaniach, które są tak naprawdę istotne?

Na te pytania postaram się odpowiedzieć w dzisiejszym podcaście.

Moja przygoda z e-mailami… 

Ja też  zawierzyłem fałszywemu prorokowi produktywności. W którymś momencie e-mail owładnął moim zawodowym życiem. Pisałem, redagowałem, sprawdzałem coraz więcej i więcej.

Po czym pod koniec dnia, zmęczony, wypompowany zastanawiałem się – gdzie mi to wszystko uciekło? Spędziłem przy komputerze tyle godzin, oczy mnie pieką, a nic nie posuwa się do przodu. Jak to możliwe?

Kiedy się to zmieniło?

Jak to zwykle ze mną bywa, przy zmianach w życiu, nie było jakiegoś punktu zwrotnego.

Tak jak w przypadku opracowania procedury zapisywania plików, był to długi, składający się z wielu etapów proces, który efekt finalny mogę Wam przedstawić w postaci podcastu.

I tak jak tam, jeszcze nie wszystko mam dopracowane do perfekcji, ale powoli, systematycznie staram się przeć ze zmianami do przodu.

O celowości tych zmian utwierdziły mnie lektury dwóch fantastycznych książek: Esencjalista Grega McKeowna (pod linkiem znajdziesz nagrany podcast) i Deep Work Cala Newporta (podcast planowany, zabieram się za niego od pół roku), które też pokazują pracę z e-mailiami, jako jednego z największych utrudniaczych pożerających czas ludzi, których głównym narzędziem pracy jest komputer.

W dalszej części artykułu znajdziesz spisane streszczenie odcinka (najważniejsze rzeczy wybrane z podcastu), nagranie w formie mp3 do pobrania na dysk, linki do stron z podcastami, gdzie można go przesłuchać online  i nagranie wraz z prezentacją na YouTube. Poszczególne fragmenty wzbogaciłem też o obrazki z mojej poczty – tak by doprecyzować i zwizualizować myśli. Szczegóły w spisie treści – sprawdź niżej.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Komu przyda się ten podcast i artykuł?

Jak zawsze odcinek powstał w z myślą o osobach, które dużo pracują przy komputerze (głównie freelancerzy, branża reklamowa i IT).

W tym wypadku jednak, jest na tyle uniwersalny, że przyda się każdemu – bez różnicy na stanowisko, staż, rodzaj wykonywanej działalności.

Przypadnie też do gustu osobom, których praca w dużej mierze opiera się na komunikacji elektronicznej, czyli osobom delegującym zadania, odbierającym raporty, pracującym zdalnie, menadżerom, właścicielom firm.

Równie mocno przyda się osobom „prywatnym”, które po prostu korzystają z poczty elektronicznej.

Reasumując – myślę, że ten konkretny odcinek mojego podcastu przyda się każdemu :).

Podcast Ci się przyda, jeżeli w pracy z pocztą napotykasz na takie problemy:

Podcast i artykuł pomogą Ci rozwiązać problemy, jeżeli w Twojej pracy występują następujące symptomy:

  • Spędzasz dziennie długie godziny przy skrzynce e-mail w formie kilku / kilkunastominutowych sekwencji 
  • Zaglądasz do skrzynki kilkanaście / kilkadziesiąt razy w ciągu dnia (sprawdzenie w telefonie też się liczy!)
  • W każdej wolnej chwili zaglądasz na skrzynkę e-mail w telefonie
  • Czujesz miły dreszcz podniecenia, gdy na pocztę wpada nowa wiadomość  
  • E-maile cały czas odwracają Twoją uwagę od tego co ważne, ciągle jesteś „online”, permanentnie odrywają Cię od innych zawodowych rzeczy
  • Zawsze od razu czytasz odebranego e-maila po otrzymaniu i błyskawicznie na niego odpisujesz, a potem trudno Ci wskoczyć w „rytm” pracy
  • Twoja skrzynka pęka od setek (tysięcy) wiadomości – niektóre pamiętają jeszcze czasy modemów, zalegają kilkanaście lat, chcesz zrobić z tym porządek, ale nigdy nie masz na to czasu
  • Wielokrotnie przeszukujesz skrzynkę, żeby odnaleźć potrzebne pliki, które znajdują się w załącznikach wiadomości – traktujesz skrzynkę jak dysk twardy
  • Wątki poszczególnych e-maili składają się z kilkudziesięciu wiadomości i tworzą jedną, potężną, niezamkniętą konwersację
  • Znalezienie istotnych informacji w wątku to droga przez mękę – e-maile rozrastają się jak hydra, wiadomość z jednej sprawy, nagle dotyczy dziesięciu i nie wiesz na którą odpowiedzieć
  • Wielokrotnie odpisujesz to samo, udzielasz tych samych odpowiedzi, na te same pytania w wiadomościach
  • Otrzymujesz e-mail przekazany do Ciebie z uniwersalnym zapytaniem co myślisz i zajmuje Ci długie minuty zanim się przez niego przekopiesz i napiszesz jakąś racjonalną odpowiedź
  • Maile są nieczytelne – nie wiesz jak odpowiedzieć w treści na konkretne sprawy, a to rodzi nieporozumienia
  • Wiadomości przypominają rozbudowane epitafia – trudno odnaleźć esencję problemu, na który masz odpowiedzieć i który masz rozwiązać
  • Masz w skrzynce dziesiątki e-maili do przejrzenia „na kiedyś”, które leżą i leżą…
  • Musisz dzwonić do drugiej osoby, by doprecyzować to co zostało napisane w e-mailu i musisz wyjaśniać nieporozumienia lub niedomówienia
  • W skrzynce masz tyle e-maili, że nie wiesz, od którego zacząć…

Co daje uporządkowanie poczty? Czego się dowiesz?

Najważniejszą zaletą jest potężna oszczędność czasu. Uporządkowania skrzynka e-mail, to porządek w głowie i możliwość skupienia się na ważnych rzeczach. Oprócz tego warto wymienić:

  • Uporządkowanie procedur w firmie – gdy wszyscy pracownicy stosują się do tych samych zasad, firma oszczędza czas na każdym etapie
  • Lepsza komunikacja w firmie – krótsza, szybsza, bez nerwów i konieczności wyjaśniania wątpliwości telefonicznie
  • Oszczędność czasu – każda oszczędzona minuta na wysłanie wiadomości, to minuta, którą można poświęcić na wartościowe, przynoszące przychód rzeczy
  • Lepsze zarządzanie pracą współpracowników – sprawne operowanie wiadomościami i wymianą informacji przekłada się na usprawnienie wszystkich procesów w firmie
  • Skupienie na esencji wiadomości – przyswajanie najważniejszych i istotnych rzeczy, zapamiętywanie wszystkiego co ważne
  • Szybki dostęp do plików, dokumentów, faktur wysłanych przez wiadomości – bez konieczności przekopywania się przez skrzynkę e-mailową
  • Błyskawicznie odszukiwanie potrzebnych całych wiadomości i e-maili
  • Błyskawicznie odszukiwanie istotnych fragmentów wiadomości (konkretnych fragmentów konwersacji)
  • Powrót do utylitarnej formy e-maila – gdzie jest to narzędzie, które ma pomagać Ci w pracy, a nie nią zawładnąć

Jak uporządkować skrzynkę mailową streszczenie podcastu:

Niżej znajdziesz streszczenie podcastu. Oczywiście zachęcam również do przesłuchania, bo tam miejscami pozwalam sobie  na nieco większą frywolność, słowne rozpasanie i używam większej ilości przykładów.

1. Kultura komunikacji e-mail w firmie

By zarządzanie mailami było efektywne, warto by wszyscy współpracownicy oparli się na tych samych zasadach i ich przestrzegali. Przygotuj więc listę tych zasad i egzekwuj je (może to zająć trochę czasu, ale warto być wytrwałym lub upierdliwym).

Możesz oczywiście wysłać link do tego artykułu, z listą punktów, które warto wykorzystać.

Warto pamiętać o tym, że:

  • Nowi współpracownicy dużo łatwiej zgodzą się na zasady, niż starsi przyzwyczajeni do poprzednich, czasochłonny rozwiązań – mimo, że później będzie się pracowało lepiej
  • Zmiany proponuję wdrażać stopniowo, począwszy od tych kluczowych, najbardziej paraliżujących pracę
  • Każda firma jest inna, każda branża jest inna – nie zawsze wszystkie punkty i podpowiedzi okażą się przydatne. Warto wybrać tylko te, które są najważniejsze
  • Ludzie nie lubią zmian, nawet jeżeli zmiany oznaczają usprawnienie procesu – dlatego, by je przepchnąć trzeba być wytrwałym i cierpliwym

2. Oczyszczenie obecnej skrzynki

Jednym z największych problemów w „ogarnięciu” skrzynki może być fakt, że już znajdują się w niej wiadomości. A imię ich legion. Trudno w takim przypadku zacząć od zera. Trudno też przestawić się od razu na nowy system. Co zrobić z wiadomościami, które już mamy na poczcie?

Można zrobić to w ten sposób:

  • Stosowanie się do zasad wymienionych w tym podcaście na bieżąco – od kolejnego dnia i nowej wiadomości przestawić się na nowy system i konsekwentnie się go trzymać
  • Archiwizacja hurtem wiadomości, które były nie ruszane dłużej niż dwa tygodnie – jeżeli jakiś e-mail leży dłużej niż dwa tygodnie, na 99% nie trzeba z nim nic robić. Nie usuwaj go, ale zarchiwizuj. Jeżeli któryś był istotny, to druga strona przypomni się z pytaniem
  • Przejrzenie wiadomości do dwóch tygodni i podjęcie odpowiedniego działania – przejrzyj te wiadomości, które są do dwóch tygodni i możesz pchnąć sprawy dalej lub je zarchiwizować. Można to zrobić zarezerwowawszy sobie uprzednio czas lub „przy okazji”, stopniowo, korzystając ze skrzynki, przy każdym logowaniu przejrzeć jedną wiadomość dodatkowo

3. Inbox Zero

Wiele poradników pokazuje formułę Inbo Zero jako koronną zasadę produktywnej pracy z e-mailami. Chodzi o to, by pod koniec dnia skrzynka pocztowa była pusta, by nie znalazły się w niej żadne wiadomości. Jednym z największych zabójców efektywności, jest pękająca w szwach skrzynka, w które o uwagę jednocześnie walczą setki wiadomości i nie zakończonych spraw.

Dlatego powinno się  w niej trzymać wyłącznie bieżące sprawy, którymi trzeba się zająć. Pusta skrzynka = świeża głowa.

Można sobie pomóc w ten sposób:

  • Pusta skrzynka na koniec dnia – na koniec dnia skrzynka powinna być pusta, oznacza to, że wszystkie sprawy zostały załatwione i nic nie wymaga mojej uwagi
  • Na wiadomości do dwóch minut odpowiadam od razu (gdy zaglądam na skrzynkę oczywiście) – staram się odpowiedzieć od razu ma krótkie wiadomości, by jak najszybciej się ich pozbyć.
  • Duże wiadomości, wymagające większej uwagi i dłuższego zaangażowania, na które nie jestem w stanie od razu odpowiedzieć przenoszę na inny dzień. Jednocześnie informuję o tej dacie odbiorcę
  • Archiwizacja zamkniętych wątków – gdy wątek jest zamknięty i sprawa rozwiązana – od razu archiwizuję konwersację, by jak najszybciej oczyścić
  • Brak odpowiedzi i archiwizacja nieistotnych wątków – nie wszystkie wiadomości wymagają mojej odpowiedzi. Nie na wszystkie chcę odpowiedzieć. Jeżeli nie chcę – od razu archiwizuję i nie odpowiadam.
Inbox zero w mailu - do tego dążymy.
Pusta skrzynka odbiorcza to najpiękniejszy widok na świecie dla każdej osoby, która pracuje z komputerem.

4. Stałe godziny pracy + usunięcie rozpraszaczy + wyznaczenie czasu

E-maile to jeden z największych zjadaczy czasu. Ciągłe zerkanie na skrzynkę odrywa do pracy, rozbija produktywność, utrudnia skupienie. Według różnych książek dotyczących produktywności, po przeczytaniu poczty, powrót do tego, czym zajmowaliśmy się wcześniej i osiągnięcie podobnego stanu skupienia, może zająć nawet 15 minut!

Może będzie trudno w to uwierzyć, ale jeżeli dacie sobie z góry narzucony czas na „ogarnięcie” poczty – to zawsze będziecie się w tym czasie mieścić. Jeżeli takiego limitu sobie nie wyznaczycie – spędzicie na sprawdzaniu w najlepszym wypadku kilkadziesiąt minut, a w najgorszym nawet kilka godzin dziennie!

Dlatego warto:

  • Wyznaczenie stałych pór na zapoznanie się z zawartością skrzynki (na przykład 2 x dziennie – rano i wieczorem)
  • Wyznaczenie maksymalnego czasu jaki spędzam na odpisywaniu na e-maile – czyli maksymalna liczba minut, w których muszę się zmieścić sprawdzając pocztę. I choćby świat się walił – muszę się w tym zmieścić.
  • Zamykanie okienek, by nie znajdowały się w pasku przeglądarki – tak, by nie kusiły by sprawdzić co też się tam dzieje ciekawego, gdy pojawia się nowa wiadomość
  • Usunięcie sygnału dźwiękowego i wizualnego z telefonu – podobnie, by smartfon co chwilę nie odwracał uwagi
  • Odłączenie powiadomień z przeglądarki – podobnie jak w telefonie, wyskakujące z boku powiadomienia „wymuszają” natychmiastowe otworzenie i sprawdzenie poczty
  • Jeden dzień wyznaczony na „dłuższe posiedzenie” – wtedy, gdy trzeba odpowiedzieć / przygotować dłuższe e-maile lub przejrzeć wiadomości z newsletterów, kursów
  • Anihilacja wiadomości nieistotnych – pogodzenie się z faktem, że nie wszystko da się przeczytać (zwłaszcza w przypadku kursów, szkoleń, newsletterów) i na wszystko odpowiedzieć, twardo rezygnować i nie czytać e-maili, które nie są dla nas absolutnie niezbędne 

5. Jedna sprawa – jeden e-mail

W jednym e-mailu poruszam tylko jeden wątek. Pilnuję tego, by cała konwersacja, wszystkie pytania i odpowiedzi dotyczyły jednego tematu. Dzięki temu łatwiej kontrolować sprawy, szybciej też je zamykam, a konwersacje nie rozwlekają się na 40 wątków wzajemnych pytań i odpowiedzi. A dzieje się tak często, gdy jedna sprawa jest zakończona i rozmówca używa opcji „odpowiedz” do konwersacji, by zacząć nowy temat.

Taki wiadomościowy wąż bez końca rodzi niepotrzebny chaos i irytację. Pożera czas, gdy trzeba przekopać się przez wszystkie wątki, by znaleźć ten właściwy i przypomnieć sobie czego sprawa dotyczy. Zwłaszcza, gdy ktoś odpowiada na stary temat „przy okazji” i porusza inną sprawę lub przesyła inny plik.

System „jedna sprawa – jeden e-mail” ułatwia późniejsze przeszukiwanie konwersacji i znalezienie interesujących fragmentów.

E-mail - im mniej tym lepiej
Czasem trudno przekopać się przez te wszystkie wiadomości, by znaleźć to co ważne…

6. Korzystanie z szablonów

W przypadku pytań, które często się pojawiają często i są do siebie bardzo podobne, mam przygotowane gotowe szablony odpowiedzi – dzięki temu nie muszę za każdym razem tworzyć od podstaw gotowej odpowiedzi. Zostawiam tylko miejsca na uzupełnienia. Szablony mam zapisane w witrynach Witrynach Google, pomagają oszczędzić czas. Zamiast za każdym razem konstruować e-mail od podstaw, używam gotowego wzoru, zmieniając tylko newralgiczne miejsca.

Można też skorzystać z programów i wtyczek do przeglądarki, które szybko pomogą wybrać odpowiednią odpowiedź.

Doskonałym rozwiązaniem jest aplikacja TextExpander, dzięki której możesz uzupełnić treści o pełne zdania, dzięki gotowym skrótom.

Przykład wiadomości z ofertą.
Przykład szablonu e-mail z ofertą dla portali w mojej ofercie – JaWagabunda.pl i Stopnadwadze.pl

7. Hierarchia komunikacji

Pilnuję tego, by przestrzegać hierarchii komunikacji. Wtedy każdy, kto zerka w pole adresata, wie, do kogo jest skierowana wiadomość i co ma z nią zrobić.

  • DO: główna osoba, która powinna podjąć działanie. Jeżeli dwie osoby otrzymują wiadomość w ten sposób oznaczoną, obydwie wiedzą, że mają coś z nią zrobić
  • DW: oznacza do wiadomości, osoba dostaje mail informacyjnie, w formie kontroli / sprawdzenia / poinformowania
  • UDW: wysyłane do większych grup osób, które nie mogą widzieć nawzajem swoich e-maili
  • FWD: kiedy przekazuje komuś temat dalej, by zajął się sprawą.

8. Edycja treści e-maila: stopki, pogrubienia, akapity

Choć w założeniu e-mail powinien być szybką formą komunikacji, przy rozbudowanych wiadomościach lub tych, które składają się z wielu części warto poświęcić chwilę na edycję. To przyspiesza odbiór, komunikację, zamknięcie sprawy. To też kolosalne ułatwienie, gdy trzeba odgrzebać rozmowę i odnaleźć w niej ważne fragmenty lub gdy chcemy komuś przekazać tylko najważniejsze elementy z danej rozmowy. Można:

  • Usunąć stopki – gdy konwersacja nabrała rozpędu, składa się z kilkunastu wiadomości, by nie trzeba było ciągle scrollować się przez stopki, by znaleźć jedno zdanie
  • Używać ponumerowanych list wypunktowań – dzięki nim łatwiej przygotować podsumowania, zadania, ustalić chronologię. Łatwiej też odpowiadać – bo wystarczy odnieść się do kokretnego punktu.
  • Pogrubić swoje odpowiedzi, najważniejsze fragmenty – żeby zaznaczyć co jest naprawdę istotne
  • Usunąć niepotrzebne fragmenty – zwłaszcza, gdy przygotowuje się e-mail podsumowujący
  • Rozbić tekst na akapity – tak, by pod nimi odnieść się do odpowiednich fragmentów, taką wiadomość też łatwiej się czyta
Przykład e-maila po edycji.
Tak może wyglądać wyedytowany e-mail: akapity, ponumerowanie i pogrubienia odpowiedzi. Zdecydowanie przyjemniej się to czyta niż ścianę tekstu.

9. Streszczenie i edycja e-maila przy przekazywaniu dalej

Format FWD (przekaż dalej) jest największą pułapką produktywności i kukułczym jajem zarazem, jakie można przekazać współpracownikowi. Nie ma nic gorszego, niż przesłanie konwersacji składającej się z 20 wiadomości z krótkim zapytaniem Załatw to lub Co myślisz? 

Osoba, która wysyła taką wiadomość ma poczucie dobrze spełnionego obowiązku (wszak zajęła się sprawą). Ten, kto ją otrzymuje ma wyjęte kilkanaście (czasem kilkadziesiąt) minut z dnia pracy, zanim rozszyfruje o co chodziło w konwersacji, czego dotyczyła i podejmie decyzję co musi z tym zrobić.

Dlatego, podczas przekazywania wiadomości, warto w dwóch trzech zdaniach napomknąć o co chodzi. Warto też wykorzystać elementy z punktu 6, tak by przygotować w wiadomości tylko to co jest najważniejsze.

Oprócz tego można edytować tytuł, tak by trzeci odbiorca wiedział, czego może się spodziewać.

Przekazywanie e-maila przyklad
Tak może wyglądać przekazywany e-mail. Dwa zdania o co chodzi i prośba o reakcję.

10. Konkretny tytuł + edycja

Tytuł e-maila powinien być krótki, konkretny, zwięzły, precyzyjny i jasny. Ma streścić to co znajduje się w wiadomości. Lepiej unikać lakonicznych sformułowań (pytanie, sprawa). Wiadomości o precyzyjnych tytułach łatwiej zapamiętać, odnieść się do nich i po czasie, gdy zajdzie potrzeba, odszukać.

Ponadto proponuję czasem edytować tytuły, gdy zaczynają się składać z ciągu znaków: Odp: Odp: Odp: Odp: Odp: Fwd: Pytanie. 

Zwłaszcza, gdy wiadomość komuś się przekazuje dalej.

Dobrze dać konkretny tytuł e-maila.
Konkretny tytuł i wiadomo o co chodzi.

11. Permanentna archiwizacja

Złota zasada pracy w korpo brzmi: czego nie ma na mailu, nie istnieje! Warto o niej pamiętać również w małej firmie.

Nigdy nie wiadomo, czy nie trzeba będzie sięgnąć po wiadomość i kiedy się przyda. Gdy po kilku miesiącach trzeba będzie ją odnaleźć – lepiej archiwizować niż usuwać. Dopóki pozwala na to miejsce w skrzynce – trzymam wszystkie wiadomości zarchiwizowane. Jeżeli zabieram się za czyszczenie – szukam tych z dużymi załącznikami, które mogę skopiować na dyski.

12. Etyka odpisywania + przenoszenie wiadomości

Warto się trzymać prostego savoir vivre’u mailowego. Jeżeli nie mogę się przyjrzeć sprawie od razu, w momencie, w którym zabieram się za sprawdzenie skrzynki – daję znać, kiedy to zrobię.

Ponadto:

  • Staram się odpowiedzieć do 24 godzin na odebraną wiadomość (jeżeli chcę na nią odpowiedzieć)
  • Wysyłam krótką informację, że wiadomość otrzymałem, ale nie mogę teraz dokładnie się z nią zapoznać, więc daję znać kiedy to zrobię i przenoszę e-mail na ten dzień. 
  • Potwierdzam odebranie wiadomości informacyjnej – jeżeli uznaję, że jest taka potrzeba, przy krótki wiadomościach informacyjnych daję znać, że je odebrałem i dziękuję za informację.

13. Konkretność i precyzja

Nie jest sztuką napisać 2 stron A4 na zadany temat. Sztuką jest opisanie problemu w dwóch prostych zdaniach, tak by zawrzeć wszystkie istotne informacje.

Staram się być maksymalnie precyzyjny i krótki w e-mailach. Stąd też moje wiadomości mogą sprawiać wrażenie suchych lub niegrzecznych.  Dlatego ostatnio staram się o tym uprzedzać współpracowników – to, że jestem oszczędny nie oznacza, że jestem niezadowolony. E-mail ma być jak wiadomość telegraficzna. W 95% wiadomości nie chodzi o tworzenie kwiecistych eposów. Ja mam szybko napisać, odbiorca – szybko przeczytać. I tyle. Za dwie godziny obaj o tej wiadomości zapomnimy.

14. Bezzwłoczne zapisywanie załączników do folderów docelowych

Jednym z kolejnych pożeraczy czasu jest traktowanie poczty jako dysku twardego – i zerkanie doń, gdy trzeba znaleźć potrzebny plik. Przeszukanie e-maili jest żmudne, zwłaszcza gdy trzeba znaleźć plik w długiej konwersacji. Dlatego zapisuję od razu pliki do folderu docelowego i chmury. To też ułatwia późniejsze przekazywanie plików współpracowników (jest znacznie szybszy dostęp).

Równie paraliżującym pracę na każdym poziomie jest zwyczaj wysyłania kolejnych wersji plików w e-mailach. Gdy pojawiają się zmiany, poprawki, trudno odnaleźć ten właściwy.

Dlatego trzymam się korzystania z chmury i pracy na jednym pliku – wtedy nie może być mowy o pomyłkach, i pytań czy wprowadzone dane są aktualne.

Więcej o tym w podcaście poświęconym archiwizowaniu dokumentów i plików.

15. Kierowanie do gotowych odpowiedzi

To nieco inny punkt, niż wysyłanie szablonów. E-mail to nie samopomoc chłopska. Z jednej strony w prowadzeniu małej firmy jestem zwolennikiem „służebności przywódczej”, gdzie właściciel powinien pomagać, wspierać i dzielić się wiedzą ze współpracownikami. Z drugiej strony należy odciąć taką postawę od podejścia, które jest wynikiem niechlujności, braku pomyślunku czy zwyczajnego lenistwa drugiej strony.

Jeżeli komuś nie chce sprawdzić się i poszukać samemu rozwiązania problemu, to dlaczego ja mam to robić za niego i poświęcać swój czas? Zwłaszcza, gdy moja czynność będzie polegała dokładnie na tym samym? I zajmie mi tyle samo czasu? Lub gdy na jej temat mam taką samą wiedzę? Lub gdyy ktoś wielokrotnie prosi o rozwiązanie tego samego problemu, który już wałkowaliśmy kilkakrotnie?

Stąd można jednym zdaniem w wiadomości:

  • Odesłać do firmowej bazy wiedzy
  • Odesłać do dysku firmowego (takiego jak Google Drive)
  • Przekazać link do gotowego, napisanego na ten temat artykułu  – nie musi to być artykuł na Twoim firmowym blogu
  • Poprosić o sprawdzenie samemu problemu w Google – zwłaszcza, gdybym musiał zrobić to samo
  • Poinformować, że taka sprawa była już poruszana w korespondencji – więc tak samo druga strona może ją odszukać

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 17 Podcastu

Gdzie słuchać moich podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

Powiązane artykuły i podcasty, które mogą Ci się spodobać:

  • Esencjalista – recenzja / podcast – książka o koncentrowaniu się najważniejszych zadaniach. Udało m się ją zrecenzować w podcaście. Dużo rzeczy dotyczących pożerania czasu przez e-maile w tym wpisie zaczerpnąłem od autora. Zachęcam do przesłuchania.
  • Jak opisywać i archiwizować dokumenty? – podcast, który może stać się ciekawym uzupełnieniem – zwłaszcza gdy mówimy o zapisywaniu plików z e-maili.

I jak, zostaniesz fanatykiem porządkowania poczty? 

Przyznam, że mam lekkiego świra na punkcie porządkowania e-maili. Jestem zatem ciekaw co sądzisz o tych poradach? Podobają Ci się? A może masz swoje metody na schludną i czytelną skrzynkę? A może masz dodatkowe pytania do podcastu / artykułu w związku ze wdrożeniem ich u siebie? Pisz śmiało w komentarzu – z olbrzymią chęcią odpowiem!

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do naszego newslettera i nie przegap nowych tekstów!

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o