Porządkowanie i wysyłanie faktur do biura rachunkowego, to żmudna, irytująca i nudna czynność obecna w życiu każdego mikro przedsiębiorcy. Dzisiaj podpowiem, co zrobić, by minimum zredukować czas na nią poświęcony, tak by z fakturami na koniec miesiąca uporać się szybko, sprawnie i bez konieczności dosyłania poprawek lub udzielania dodatkowych wyjaśnień.

Jak porządkować i kiedy wysyłać faktury do biura rachunkowego – przesłuchaj odcinek: 

Geneza odcinka – dlaczego zdecydowałem się go stworzyć? 

Dzień wysyłki faktur do biura rachunkowego, zawsze był dniem powodującym wzmożoną potliwość i nerwowość. Nigdy tego nie lubiłem robić, zawsze mnie to irytowało, pożerało mój czas i powodowało, że odrywałem się od ważniejszych rzeczy.

Przy przygotowywaniu rozliczeń do biura, przez lata, napotkałem dziesiątki problemów, wśród, których należy wymienić:

• Nie wiedziałem, które faktury wysłałem, a które nie
• Nie wiedziałem, który miesiąc przy płatnościach cyklicznych został opłacony i skąd biorą się niedopłaty – a później trzeba to było żmudnie sprawdzać i wyjaśniać
• Mozolnie musiałem wyjaśniać kwestie przelewów z powodu lakonicznych opisów (z biurem i kontrahentami)
• Nie wiedziałem, czy wysłałem wszystkie faktury z danego miesiąca – później to kilka razy sprawdzałem przeglądając przelewy i maile
• Traciłem czas na drukowanie i co miesięczne wyjazdy do biura z dokumentami pod pachą
• Musiałem wyjaśniać z biurem co chwilę pojawiające się problemy – brakujące dokumenty, tytuły płatności
• Spędzałem długie minut na odnajdywaniu potrzebnych dokumentów – często kilka razy powielając te same czynności
• I wiele innych, nieprzyjemnych powinności…

Tak wygląda właśnie fakturowe piekło. Trudno znaleźć właściwy dokument, gdy pliki zdobią tak tajemnicze nazwy…

Dlatego też próbowałem różnych ścieżek i procedur (nie będę Cię nimi teraz zanudzał), które finalnie pomogły mi przygotować metodę, o której dzisiaj opowiem. Niniejszy artykuł i podcast są owocami 7 lat prowadzenia firmy, dzięki którym, cały proces sprawdzania, porządkowania i wysyłki faktur udaje mi się zamknąć w trzech cyklach Pommodoro (czyli maksymalnie do 90 minut).

Czego dowiesz się z tego artykułu i podcastu?

Czytając artykuł i słuchając podcastu dowiesz się jak sprawnie przygotować, przejrzeć i uporządkować firmowe dokumenty przed wysyłką do biura rachunkowego. By zrobić to raz i porządnie, bez telefonów, e-maili i późniejszego wyjaśniania. By zrobić to również tak, by mieć pełną kontrolę nad procesem i zweryfikować, czy wszystkie dokumenty z danego miesiąca na pewno zostały wysłane i czy nic ważnego Ci nie umknęło. 

Pomogą Ci również uporządkować faktury i potwierdzenia przelewów, tak by potem można było je łatwo i sprawnie odnaleźć.

Komu przyda się ten odcinek?

Ten odcinek przyda się przede wszystkim:

• Świeżo upieczonym przedsiębiorcom, którzy dopiero co założyli firmę – pomoże Wam skrócić okres prób i błędów związanych z procesem przygotowania faktur, podpowie na czym od razu warto się skupić
• Małym i mikro przedsiębiorcom, którzy sami wysyłają faktury do biura rachunkowego – zwłaszcza jeżeli co miesiąc toniesz w dokumentach, trzy razy sprawdzasz wysłane faktury, wyjaśniasz regularnie problemy z biurem rachunkowym  i szukasz sposobów na to, jak usprawnić swoją pracę. Tu znajdziesz podpowiedzi, które pomogą Ci usprawnić tę procedurę i wypracować Twoją własną autorską metodykę. 

12 sposobów na porządkowanie i wysyłkę faktur do biura

Niżej znajdziesz 12 sposobów, które pomogą Ci uporać się z comiesięcznym wystawianiem faktur. Ze wszystkich korzystam, wszystkie polecam.Pomogły mi zaoszczędzić sporo czasu i nerwów.

Rzecz oczywista, nie musisz korzystać ze wszystkich na raz.

Zawsze staram się tworzyć w podcasty i artykuły w formie inspiracji, a nie żelaznych, nienaruszalnych wytycznych. To nie jest jedyny słuszny, niepowtarzalny szablon.

Wykorzystaj te, które przypadną Ci najbardziej do gustu, by stworzyć swoją własną metodykę, która usprawni Twoją pracę.

Streszczenia podpunktów, które łatwiej pomogą Ci zapamiętać podpowiedzi.

1. Jeden stały dzień raz w miesiącu na porządki 

Pomocna będzie rezerwacja 2-3 godzin, w ciągu jednego dnia, raz w miesiącu, jako stałą, powtarzalną datę. Uporamy się wtedy z wszystkimi fakturami z poprzedniego miesiąca.

Taka opcja pomoże zaoszczędzić więcej czasu, niż spontaniczne i nieregularne wysyłki faktur na bieżąco podczas całego miesiąca.

Mając zaplanowane powtarzalne, regularne “okno fakturowe” na spokojnie, metodycznie możemy sprawdzić data po dacie wszystkie faktury i minimalizujemy ryzyko poprawek, wyjaśnień czy konieczność uzupełnienia o dokumenty, które nam umknęły.

Najlepiej też wtedy przygotować sobie nawyk i rytuał, dotyczący kolejności i sposobu podejmowanych czynności. U mnie wygląda to w taki sposób:

1. Przeglądnięcie faktur – sprawdzenie i przygotowanie wersji PDF, skanów dokumentów, weryfikacja opisów, wstępne planowanie co trzeba uzupełnić i czego nam brakuje.
2. Pobranie i weryfikacja przelewów – pobranie potwierdzeń przelewów (obecnie wymaga ich większość biur rachunkowych) i przyporządkowanie do odpowiednich faktur.
3. Skanowanie – wykonanie skanów dokumentów papierowych, opisanie ich.
4. Porządkowanie dokumentów – połączenie faktur z potwierdzeniami przelewów, przerzucenie do odpowiednich folderów (o tym szerzej napiszę dalej).
5. Uzupełnienie i poprawki – poprawienie luk i braków, które wynikły podczas porządkowania – przeglądnięcie poczty, paneli programów w celu uzupełnienia faktur, e-mailowy lub telefoniczny kontakt z kontrahentami, którzy nie dosłali nam dokumentów lub korekt .
6. Wysyłka – spakowanie do jednego pliku i wysyłka i do biura rachunkowego.

2. Wysyłanie wersji elektronicznych

Spakuj wszystkie dokumenty do jednego pliku i wyślij je e-mailem do biura.

Uważam, że szkoda czasu i pieniędzy na samodzielnie drukowanie wersji elektronicznych faktur. Lepiej współpracować z biurem, które akceptuje rozliczanie dokumentów w wersji elektronicznej. Tak jest szybciej i wygodniej.

Na szczęście ten wariant obecnie jest już standardem (coraz popularniejsze biura rachunkowe online działają przede wszystkim w oparciu o dokumenty online).

Nie ma sensu raz w miesiącu drukować wszystkiego, porządkować i z pękatą teczką pod pachą jechać do biura. To kolejne stracone godziny, które można przeznaczyć na coś bardziej konstruktywnego.

3. Konsekwentny schemat i hierarchia opisywania

Warto ustalić sobie jeden, taki sam i konsekwentny schemat opisywania dokumentów. Tak, by w razie nagłej potrzeby móc odnaleźć fakturę nawet sprzed kilku lat w jak najkrótszym czasie. Chodzi o przygotowanie takich opisów, które pomogą nam ją błyskawicznie “namierzyć” za pomocą:

• Hierarchii folderów i ułożenia w katalogu
• Wyszukiwarki

Lepiej unikać zapisywania ich w formie sugerowanej przez programy (z banku, po skanowaniu, po ściągnięciu z poczty e-mail). Na pewno w przyszłości bliższej lub dalekiej zdarzy się, że będzie trzeba odszukać jakiś dokument (na prośbę biura, urzędu skarbowego, kontrahenta, na własne potrzeby). Lepiej to zrobić szybko i sprawnie, a nie męczyć się i przeglądać oraz otwierać po kolei dziesiątki plików.

Zdziwisz się, ile, w trakcie prowadzenia firmy, spotka Cię sytuacji, w których będzie trzeba wyszperać fakturę sprzed kilku miesięcy (albo i lat). Jeżeli nie opisaliśmy ich dokładnie, to zmarnujemy długie kwadranse, na przekopaniu zawartości dysków i poczty e-mail, by ten jeden, właściwy dokument odnaleźć. A to jest diabelsko irytująca czynność!

Natomiast, jeżeli będziemy się posiłkować swoim autorskim kodem wyszukiwania, odnalezienie takich dokumentów zajmie mniej niż minutę.

Jak ja to robię? Korzystam z następujących punktów:

1. Data miesięczna – data miesięczna pozwala mi ustalić ich chronologię. Pomaga też w wyszukiwaniu (nawet jeżeli nie do końca kojarzę nazwę firmy / usługi, to łatwiej znaleźć po dacie, kiedy została wykonana. Zawęża to liczbę plików koniecznych do przeglądnięcia).
2. Typ dokumentu – zaznaczam, czy jest to faktura, rachunek, czy potwierdzenie płatności (oczywiście można ten wariant rozszerzyć o inne opcje, w zależności od potrzeb).
3. Nazwa firmy – nazwa firmy jakiej dotyczy dana faktura.
4. Czego dotyczyła płatność – ewentualnie – jeżeli jest to faktura jednorazowa lub wyjątkowa z innych względów, dopisuję w nazwie pliku czego dotyczyła płatność lub usługa.
5. Bez polskich znaków – faktury opisuję bez polskich znaków, nigdy nie wiem kiedy i w jakim programie będzie trzeba użyć opcji wyszukiwania i jak on sobie poradzi z polskim alfabetem.
6. Format drzewka folderów i zapisu: Rok > miesiąc > faktury – wszystkie faktury z danego miesiąca trzymam w jednym folderze, potem odpowiednio porządkuję je folderami według lat wystawienia.
7. Każda faktura i potwierdzenie w osobnych folderach – unikam trzymania wszystkich faktur z danego miesiąca razem w jednym folderze. Łączę w pary faktury i potwierdzenia za daną usługę / produkt, i dodatkowo, osobno umieszczam je w pojedynczym folderze (później dużo łatwiej odnaleźć ten właściwy i kontrolować na bieżąco elementy wymagające uzupełnienia – podczas sprawdzania od razu widzę, w którym brakuje faktury, a w którym potwierdzenia).

Tak wygląda różnica w zapisie nazwy faktury między tą, którą otrzymuje na e-mail (ma domyślną nazwę), a tą zapisaną według systemu.

Przykłady: 

Czyli zapis faktury w tym wypadku wyglądałby następująco:

1. Faktura wystawiona przeze mnie:

Zapisana według wzoru: data-typ-dokumentu-nazwa-firmy-za-co.

Przykład  faktury: 2020-03-Faktura-Klimex-pol-export-przygotowanie-szablonow-strona-www.pdf

2. Faktura wystawiona dla mnie przez Facebooka za reklamy Sardynek:

Zapisana według wzoru: data-typ-dokumentu-nazwa-firmy-za-co.

Przykład faktury: 2020-03-Faktura-Facebook-Reklamy-Sardynki-BEZ-VAT.pdf (dodatkowo dopisałem info o podatku VAT)

Tak wygląda opisana faktura i potwierdzenie w folderze w danym miesiącu według podanego wyżej przykładu – tu dla programu Canva.

4. Przygotowanie szablonów folderów do uzupełnienia

Warto mieć przygotowany wcześniej szablon folderów na faktury, który można szybko skopiować, przypisać do danego miesiąca i uzupełnić.

By jeszcze bardziej przyspieszyć proces porządkowania faktur, zawczasu przygotowuję sobie już gotowy szablon folderów z nazwami poszczególnych usług wykupywanych i opłacanych przeze mnie co miesiąc, regularnie. Później go tylko kopiuję i opisuję właściwym miesiącem.

Dzięki temu:

• Nie muszę za każdym razem od nowa tworzyć i opisywać folderów do porządkowania dla każdej faktury i potwierdzenia
• Mogę od razu w ciągu miesiąca faktury zapisywać do folderu docelowego (mniej porządkowania na koniec)
• Łatwo kontroluję, gdzie i o czym zapomniałem – uzupełnianie braków i pomyłek też jest zatem dużo szybsze.

Tak wyglądają uporządkowane foldery z dokumentami (według miesięcy)(1). Są kopiowane z gotowego szablonu i uzupełniane (2).

5. Pliki z opisami

Zamieszczenie dodatkowego opisu, w przypadku faktur rodzących wątpliwość interpretacyjną.

Do folderu z fakturą i potwierdzeniem dotyczącej konkretnej usługi czasem dodaję niewielki plik tekstowy, w którym w 1-2 zdaniach opisuję czego dana usługa dotyczy. Chodzi przede wszystkim o faktury, gdzie nazwa przedmiotu lub usługi niewiele mówi (jest oznaczony kodem sklepu, zawiera samą nazwę lub jest to faktura wystawiona przez podmiot zagraniczny).

• Sam mogę sobie przypomnieć czego dana faktura dotyczyła (dla własnej informacji oraz gdyby zaszła konieczność udokumentowania tego przed organami władzy państwowej)
• Od razu mam gotową informację dla biura rachunkowego, co im ułatwia zaksięgowanie dokumentów, nie muszę również potem z nimi wyjaśniać i tłumaczyć za co zapłaciłem i jak tę usługę zapisać w kosztach

Tak wygląda opis faktury, kiedy pierwszy raz kupiłem Canvę (program do grafik). Opis przygotowałem raz i dodałem od razu go szablonu. Teraz automatycznie kopiuje się co miesiąc.

6. Archiwizacja

Sugeruję nigdy nie pozbywać się faktur w wersji elektronicznej – niezależnie od tego, jaki obowiązek prawny przechowania nakłada na nas państwo.

W trakcie prowadzenia firmy, spotkają Cię dziesiątki sytuacji (czasem nawet po kilku latach), gdy będzie trzeba sięgnąć po dokumenty i coś sprawdzić: od pytań biura, poprzez kontrole (życzę by ich nie było), aż po inne, zaskakujące sytuacje:

• Konieczność wyceny podobnej usługi – kiedy musisz wycenić coś innemu klientowi, ale potrzebujesz porównania z swoimi poprzednimi działaniami.
• Porównanie cen usług – gdy to Ty otrzymujesz wycenę i chcesz sprawdzić ile wcześniej dana usługa Cię kosztowała.
• Wątpliwości kosztowe z kontrahentem – gdy trzeba dopytać o płatności z przeszłości – czemu coś kosztowało tyle, a tyle (parafrazując: Paaaaaaanie, kuuuuuurła, czemu tak drogo, z torbami mnie puścita!).
• Kwestie weryfikacji przelewów – kiedy jakiś przelew nie doszedł i którego miesiąca dotyczy brak. Wtedy trzeba sprawdzić i porównać płatności. Takie sytuacje dzieją się nader często, zwłaszcza przy regularnych przelewach (zwykle chodzi o błąd w płatnościach cyklicznych, zapominalstwo lub podwyżkę cen usług, o której zapomnieliśmy i płaciliśmy według starego cennika).
• Różne, dziwne, zaskakujące sytuacje – może to być kwestia opłat za wymianę części w samochodzie, naprawę sprzętu firmowego, ubezpieczenia, remonty, sprzęt elektroniczny (chodzi o weryfikację dat, dotyczących  konieczności napraw, aktualizacji, przeglądów).

Porządek w dokumentach fakturach to potęgi klucz!

7. Zapisywanie od razu do folderu docelowego

Po otrzymaniu faktury warto od razu zapisać ją do folderu docelowego.

Kolejna prosta rzecz, która pomaga mi oszczędzić czas. Gdy tylko otwieram skrzynkę e-mail i widzę wiadomość z nową fakturą, od razu zapisuję ją (i opisuję według klucza podanego w punkcie trzecim) w folderze docelowym.

Dzięki temu:

• Na początku miesiąca, w wielkim dniu sprawdzania, zostają mi ledwie tylko 1-2 faktury, które muszę uzupełnić (nie muszę sprawdzać żmudnie wszystkich wiadomości z zeszłego miesiąca, przeglądać załączników i krok po kroku pobierać faktur).
• Dbam na bieżąco o porządek w skrzynce e-mail, nie zalegają mi tam niepotrzebne wiadomości.

Tak wyglądają już foldery docelowe z opisami (1). Całość jest już spakowana i później będzie wysyłana do biura rachunkowego(2).

8. Jedno miejsce w domu i w samochodzie na faktury papierowe

W przypadku faktur papierowych, warto mieć dwa stałe miejsca, w które je od razu będziemy odkładali.

W ciągu całego miesiąca nie da się uniknąć otrzymania faktur w wersji papierowej, które później będzie trzeba zeskanować i “zamienić” na wersję elektroniczną. By nie gubić tego typu dokumentów, proponuję wyznaczać dwa stałe miejsca, w które od razu będziemy je odkładali.

Pewnie jednym takim miejscem będzie samochód (dla wszystkich faktur pobieranych “w biegu” – takie jak paliwo), a drugim jakaś szuflada w domu – dla faktur z zamawianych paczek i przedmiotów, które trafiają do nas pocztą / kurierem.

Dobrze mieć przygotowane dwie teczki, które zawsze leżą w tym samym miejscu, tak, by odkładać tam faktury, jak tylko znajdą się w naszych rękach.

9. Jasny i precyzyjny sposób opisu pozycji opisu wystawianych faktur

Warto tak opisywać wystawiane faktury, by wiedzieć czego dotyczyły poszczególne pozycje.

Z jednej strony to wymóg prawny stawiany przez państwo, z drugiej – wiedza dotycząca precyzyjnych opisów poszczególnych usług, przydaje się w wyjaśnieniach dotyczących wątpliwości związanych z przelewami i płatnościami (zwłaszcza, gdy pojawiają się jakieś braki lub konieczności dopłat).

Ich szczegółowość oczywiście zależy od Ciebie, branży, kontrahenta i rodzaju usług.

Opisy te, jeżeli nie na fakturach, możesz rozszerzyć w pliku opisowym, o którym wspomniałem w punkcie 5.

10. Weryfikacja Excelem i potwierdzeniami przelewów 

By nie umknęła nam żadna faktura z poprzedniego miesiąca, by mieć pewność, że wrzuciliśmy w koszty na pewno wszystkie dokumenty, warto pliki dodatkowo weryfikować przy pomocy potwierdzeń przelewów i tabelki Excel.

Czasem jednorazowa faktura, którą otrzymaliśmy może umknąć, gdzieś zniknąć, mimo przestrzegania powyższych punktów. Dlatego zawsze regularnie podczas dnia porządkowania (punkt 1), trzeba sprawdzać je w oparciu o przelewy z firmowego konta.

Dodatkowo proponuję regularnie prowadzić tabelkę w Excelu z kosztami firmowymi i tam, na bieżąco, od razu po zakupie, dopisywać pozycje. Pozwoli to nie tylko na lepsze zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, ale też przypomni o wszystkich płatnościach dokonanych w miesiącu i koniecznych do wysyłki dokumentach.

11. Informowanie z góry biura rachunkowego e-mailem o zmianach 

Warto powiadomić biuro rachunkowe w e-mailu wysyłanym ze zbiorczym plikiem faktur o niespodziewanych zmianach.

Chodzi o zmiany, które zasadniczo odbiegają od tego, co co miesiąc wysyłamy i/lub mogą wpływać na inne, istotne elementy. Pomoże to ograniczyć kwestię kontaktu, tłumaczeń i rozmów przez telefon. Rzecz dotyczy zmian i nowości w przesłanych dokumentach.

Mogą to być:

• Wszystkie faktury, które wykraczają poza schemat stałej wysyłki – które mogą rodzić problemy interpretacyjne do zaksięgowania (zwłaszcza w przypadku faktur zagranicznych).
• Zmiany dotyczące faktur i rozliczeń wysyłanych regularnie i powtarzalnie – o ile są istotne (zmiana adresu naszej firmy, numeru konta, sprzedaż samochodu, na który rozliczasz faktury).
• Błędy / poprawki w przelewach
• Korekty faktur
• Brakujące faktury – w sytuacji, gdy kontrahent nie dostarczył dokumentu i doślemy go w późniejszym terminie

12. Kopia i przechowywanie w chmurze 

Oprócz archiwizacji faktur, warto je przechowywać tak, by mieć do nich stały dostęp i móc je odzyskać w przypadku awarii sprzętu.

Jak wspominałem w punkcie szóstym – faktury trzeba archiwizować, tak by w dowolnym momencie móc po nie sięgnąć, sprawdzić i sprawnie wyszukać potrzebny dokument.

Polaecam rozważenie dodatkowego zabezpieczenia. Tak, by przechowywać je w minimum dwóch miejscach (na dysku komputera i w chmurze), zwłaszcza jeżeli nie robisz regularnych backupów. To gwarantuje spokojną głowę w przypadku kradzieży / awarii. Gdy coś się stanie unikniesz żmudnego procesu odzyskiwania.

Dodatkowo trzymanie faktur w chmurze (na Google Drive, DropBox) jest pomocne, bo, gdy musisz coś sprawdzić w nagłym przypadku – masz do nich dostęp od razu z poziomu smartfona, z dowolnego miejsca, w którym znajduje się internet.

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 30 Podcastu

Obejrzyj podcast na YouTube: 

Nagranie podcastu wraz z prostą prezentacją, dostępne na YouTube:

Gdzie słuchać moich podcastów?

• Strona z podcastami na YouTube
• Lista podcastów na blogu 
• Podcast w serwisie Spreaker 
• Podcast w iTunes
• Podcast w serwisie Stitcher 
• Podcast w aplikacji Spotify

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

• Newsletter SardynkiBiznesu.pl – zapisz się, żeby nie przegapić nowych wpisów 
• Strona Sardynek na Facebooku
• Kanał YouTube
• Strefa Sardynek – zestaw potrzebnych materiałów, dokumentów przydatnych w prowadzeniu małej firmy i tabelek Excel. Wszystko do pobrania za darmo, w jednym miejscu.

Powiązane artykuły i podcasty, które mogą Ci się spodobać:

W temacie porządkowania i archiwizowania faktur mogą Ci przydać następujące artykuły i podcasty:

• Porządkowanie skrzynki e-mail – jak szybko i sprawnie uporządkować skrzynkę e-mailową
• Porządkowanie plików i dokumentów – szybkie i sprawne porządkowanie dokumentów elektronicznych
• Księgowość online – porównanie 5 biur rachunkowych online w Polsce
• Pomysły na firmowe koszty – prawie 50 pomysłów i ponad 200 przykładów z omówieniem kosztów firmowych
• Programy do faktur online – zestawienie ponad 10 programów do wystawiania i wysyłki faktur

Napisz komentarz!

A Ty jak sobie radzisz z wystawianiem faktur? Masz jakieś swoje sprawdzone sposoby? Co sądzisz o tych w artykule? Które Ci się przydadzą, a które uważasz za zbyteczne? Napisz w komentarzu, podziel się wiedzą i pomóż budować społeczność ludzi przedsiębiorczych!

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.