Jak opisywać faktury (dokumenty)?

Jak opisywać faktury (dokumenty)?

Dzisiaj pierwszy tekst z kategorii Fix&Tricks – czyli krótkich przemyśleń (celowo nie nazywam tego „poradami”), które znacznie ułatwiają mi codzienne życie w firmie. Na pierwszy ogień idzie opisywanie dokumentów – z naciskiem na faktury.

Zauważyłem, że w firmie warto wypracowywać systemy (albo checklisty) – dotyczące różnych aspektów (przygotowania faktur, wysyłki mailingów i newsletterów, współpracy, zlecania i opisu zadań, czy też korzystania ze wspólnych programów). Oszczędza to dużo czasu i pieniędzy. Szerzej o tym kiedy indziej, natomiast dzisiaj krótko o moim systemie opisywania faktur (który już nie raz uratował mi tyłek).

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Po pierwsze primo – „Skanuj Głupcze!”

Kiedy pędzisz pełen radości żywot drobnego, polskiego przedsiębiorcy, i nie jesteś w stanie (albo nie masz ochoty) poświęcić papierkologii tyle uwagi i ciepła na ile zasługuje, w pewnym momencie zauważysz, że gdzieś z tyłu zaczyna się czaić obleśnie uśmiechnięty Pan Chaos.

Lepiej skanować wszystkie dokumenty.
Znowu zapomniałeś ZESKANOWAĆ?!

 

Ów Pan Chaos wprost nie posiada się z radości, kiedy zapomnisz o trzech fakturach kosztowych odłożonych „na później” na półkę lub zostawionych gdzieś w skrytce w samochodzie. A chichocze i turla się po ziemi ze śmiechu, kiedy biuro rachunkowe upomni się o jakiś dokument, który od dwóch miesięcy spokojnie sobie leży w folderze „inne” (o ile leży).

Oczywiście kwestię można by rozwiązać bardzo lewicowo (hue, hue) i narzucić ustawowy nakaz skanowania wszystkich firmowych dokumentów (z powołaniem odpowiedniego Ministerstwa Skanowania i Archiwizacji) – wprowadzając kolejne systemowe ułatwienie dla braci przedsiębiorczej (wraz ze szczegółowym rozpisem sposobów skanowania i przetrzymywania dokumentów na dysku).

Dopóki jednak nie doczekam się takowego rozwiązania, biorę sprawy w swoje ręce, bo skanowanie w firmie to podstawa – i praktyka pokazała nie raz, że naprawdę ułatwia życie.

Najlepiej skanować wszystko co wiąże się z firmą (czyli jakiekolwiek nośniki papierowe przerzucać online), a w szczególności: faktury, dokumenty urzędowe, umowy (o tym dlaczego jestem takim fanem samej czynności, też w innym wpisie kiedyś w przyszłości).

Schemat ponad wszystko!

Tak jak mówiłem wcześniej, dobrze sobie wypracować schemat – tzn. jednolitą metodę opisywania (czy to faktur, dokumentów lub innych skanów, czy plików). Po pierwsze pozwoli nam na łatwą segregację, po drugie na szybkie odszukanie potrzebnych rzeczy, po trzecie – ktoś, komu je wyślemy (np. księgowa) nie będzie miał problemu z odnalezieniem i rozszyfrowaniem zawartości danego pliku (a to jest notoryczny problem, zwłaszcza, jeżeli wysyła się komuś komplet plików/dokumentów).

Dlaczego tak marudzę?

Temat opisywania dokumentów (i plików) może wydawać się nudny i banalny. Ale wynika z bardzo prostej rzeczy – kiedy po raz tysięczny wśród setek tak samo beznadziejnie opisanych plików szukasz tego jednego, jedynego, kiedy masz ochotę wyrzuć laptop przez okno, kiedy obiecujesz sobie po raz kolejny „w końcu muszę coś z tym zrobić”, to poziom frustracji przekracza wszystkie dopuszczalne normy – a Ty wiesz, że albo w końcu zaczniesz opisywać pliki po bożemu, albo kogoś zagryziesz.

Mówię mniej więcej o czymś takim (dokumenty zapisywanie bez ładu i składu do jednego folderu):

A imię jemu chaos...
Chaos, mili Państwo, chaos…

I teraz, przy tym sposobie zapisania, wyobraźcie sobie pytanie z biura rachunkowego: panie Radku, nie przesłał Pan faktury za płyn do spryskiwacza do samochodu, potrzebuję na jutro, da radę Pan to znaleźć? 

No cóż…

A teraz wyobraźcie sobie, że w takim chaosie są opisane dokumenty z całego roku. Zgroza, brrr….

Jak opisywać faktury?

Wracając do meritum, żeby nie dać porwać się chaosowi – jak opisywać faktury? Zaznaczam, że to jest mój sposób, nie ma żadnego „naukowego” poparcia – po prostu łatwo mi się w tym odnaleźć – i jeżeli komuś również ułatwi życie – będzie super (dajcie znać koniecznie w komentarzu). Jeżeli macie inny pomysł, lepszy, skuteczniejszy – dajcie znać tym bardziej, bo sam z chęcią skorzystam 😉 

Skoncentrowałem się we wpisie na fakturach – ale nic nie stoi na przeszkodzie, by podobnie opisywać wszystkie pliki i dokumenty. Clue jest odpowiedni schemat 🙂

Tak wygląda przykładowy plik pdf z fakturą:

Po kolei wszystko opisane
Odpowiednio: dzienna data, rodzaj dokumentu, nazwa firmy, za co została wystawiona.

Jak widzicie mamy po kolei datę, rodzaj dokumentu, nazwę firmy, opis za co – szybko i prosto.

A to folder z fakturami za dany miesiąc:

Tak wygląda folder z opisanymi fakturami.
Tam gdzie pamiętam za co są faktury – nie wpisują, przy innych łatwo mi się zorientować dzięki opisom w nawiasie.

Foldery zawsze opisuję nazwami firm. Jeżeli są to stałe koszty (typu internet, telefon, biuro rachunkowe) – sama nazwa wystarczy, ponieważ wiem co w danym folderze się znajduje. W przypadku kosztów jednorazowych, zwykle dopisuję w nawiasie za co jest konkretna rzecz – łatwo mi się wtedy połapać (po kilku tygodniach/miesiącach nazwa firmy nic nie mówi, więc nie wiadomo co tam kupiliśmy).

To też się przydaje często kontrolnie – kiedy pod koniec miesiąca sprawdzam (porównuję z tabelką Excel z kosztami), czy aby na pewno wszystkie dokumenty wysłałem do biura (po nazwie firmy ciężko sprawdzić, a po konkretnym przedmiocie – dużo, dużo łatwiej).

Dopisywanie w nawiasie też minimalizuje częstotliwość kontaktu z biurem rachunkowym, zwłaszcza gdy wrzucam w koszty coś, co może być „na krawędzi” (Pani Magda – księgowa, od razu wie do czego dana rzecz miała posłużyć).

A to widok folderu z fakturami:

Tak wygląda folder z fakturami z konkretne miesiąca.
Tutaj mamy zarówno faktury zaliczkowe, jak i końcowe. Do tego są też zamieszczone potwierdzenia.

Wystarczą same daty miesięczne, wiem co się znajduje w środku 🙂 Jeżeli tych dokumentów było dużo, dużo więcej – wtedy wpisywałbym też daty dzienne (daty wystawienia faktur) – by móc je łatwo rozróżnić.

To są akurat zamówienia z drukarni internetowej, gdzie zamawiałem wizytówki dla siebie i kalendarze dla klienta.

Jak widzicie tutaj mam też faktury zaliczkowe – opisane odpowiednio. Aż takim purystą nie jestem, by trzymać się jednoznacznego opisu jeżeli chodzi o nawiasy i wielkie litery – często chodzi o to by po prostu było szybciej. Grunt, że działa 😉

Faktury zawsze opisuję według tego samego schematu (warto się trzymać zasady od ogółu do szczegółu, tj. pierwsze idą zawsze informacje jak najbardziej ogólne, które łatwo pozwolą szeregować i hierarchizować dokumenty):

1. Data

Podstawowy wyznacznik, nieprawdopodobnie pomocny. Po pierwsze dlatego, że w przypadku rozliczeń i faktur to właśnie data jest najważniejsza. Po drugie bardzo pomaga w hierarchizacji (wszystkich plików i dokumentów). Po trzecie bardzo często zdarzyło się tak, że po kilku miesiącach chciałem odszukać jakiś plik, ale nie miałem pojęcia jak w przypływie weny go nazwałem, ani gdzie go umieściłem. Pamiętając „mniej więcej” (w którym miesiącu) dana rzecz powstała – wyszukiwanie jest dużo, dużo łatwiejsze (a często staje się ostatnią deską ratunku ;)).

Co do samego zapisywania daty – jeżeli faktur jest kilka u tego samego podmiotu – wtedy piszę datę dzienną (np. 2015-01-01). Jeżeli jest to jedna faktura w miesiącu – wtedy wystarczy data miesięczna (np. 2015-01) . Data jest oczywiście analogiczna do daty wystawienia faktury, dokonania przelewu (w przypadku potwierdzeń) i kolejnych podobnych czynności: wystawienia dokumentu, powstania pliku czy podpisania umowy.

Zawsze zapisuję w kolejności: rok, miesiąc, dzień.

2. Nazwa dokumentu

Również podstawowa rzecz – zwłaszcza w przypadku konieczności odnalezienia dokumentu/pliku w późniejszym terminie (a uwierzcie, biuro nie raz i nie dwa poprosi o dosłanie konkretnego dokumentu). Chodzi o ogólne opisanie, co to za typ dokumentu. Czyli tak by wyglądało gdyby firma graficzna (hipotetyczna) „Grafik Płakał Jak Projektował” wystawiła mi fakturę za przygotowanie reklamy AdWords dla Sardynek Biznesu: 2015-01-01_Faktura_Grafik_Płakał_Jak_Projektował_grafika_reklama-adwords-SardynkiBiznesu.pdf

Warto pamiętać o tym, by użyć schematu i konkretne typy dokumentów zawsze nazywać w ten sam sposób (np. faktura, potwierdzenie, ZUS_zdrowotne, ZUS_społeczne, skarbowy_VAT, umowa_prawa_autorskie, umowa_praca, itp.)

3. Firma/serwis/kontrahent

Warto wpisać zawsze. Bardzo często zdarza się tak, zwłaszcza w przypadku zakupów online, że nazwa serwisu WWW, a nazwa firmy nie są tożsame. Warto zatem wpisać w tym miejscu jedno i drugie. I tak by to wyglądało, gdybym np. w styczniu kupił domenę w serwisie DobryHosting.pl, a firma nazwała się DomenPol:  2015-01-01_Faktura_DobryHosting.pl-DomenoPol_Domena_SardynkiBiznesu.pdf

4. Za co? (rodzaj produktu i cel zakupu)

Przydatne zwłaszcza, jeżeli chcemy odszukać dokument po bardzo długim czasie. Nie pamiętam gdzie, ani kiedy kupiłem, ale pamiętam co. Nie trzeba się ograniczać do jednego słowa, warto by ten opis był konkretny, ale też jak najpełniejszy (oprócz nazwy przedmiotu, można dać cel zakupu, np: 2015-01-01_Faktura_Ikea_ramki-wystrój-biura.pdf. )

5. Ew. numer faktury

Numer faktury nie jest taki ważny, jeżeli mam kilkanaście dokumentów w miesiącu (no może kilkadziesiąt). Bez problemu można je odnaleźć po powyższych wskazówkach. Ale na wszelki wypadek – jeżeli u jednego kontrahenta mamy multum faktur – na końcu pliku zawsze numer można wkleić.

Takie to proste, a takie skomplikowane. Grunt, że naprawdę ułatwia życie 🙂

Na koniec jeszcze szybkie dwie uwagi: po pierwsze warto w sobie wyrobić nawyk od razu zapisywania dokumentów  tym formacie (kiedy je ściągamy) i zapisywania od razu w folderze docelowym (unikając pulpitu i późniejszego przeklejania).

Po drugie – warto od razu robić backup dokumentów – korzystając np. z bezpłatnych i prostych rozwiązań jak Dysk Google czy DropBox.

Reasumując wpis:

  1. Warto skanować wszystkie ważne dokumenty.
  2. Warto wyrobić w sobie schemat opisywania dokumentów.
  3. Warto od razu porządkową dokumenty według ustalonych dat.
  4. Przykładowy opis faktury: data_rodzaj-dokumentu_nazwa-firmy_produkt-i-cel-zakupu czyli: 2015-01-01_faktura_wieża-ciśnień_przygotowanie-strony-WWW-kasztanix.pl.pdf
  5. Trzeba pamiętać o natychmiastowym backupie.
  6. Warto wyrobić w sobie nawyk natychmiastowego zapisywania dokumentów według schematu.
Oceń artykuł
[Głosów: 1 Średnia: 5]

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do naszego newslettera i nie przegap nowych tekstów!

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o