Jak opisywać i archiwizować dokumenty, pliki, faktury? | Przez porządek do serca | PODCAST 16

Jak opisywać i archiwizować dokumenty, pliki, faktury? | Przez porządek do serca | PODCAST 16

Dzisiaj  czas na podcast z kategorii Fix&Tricks – czyli krótkich przemyśleń (celowo nie nazywam tego „poradami”), które znacznie ułatwiają mi codzienne życie w firmie. Na pierwszy ogień idzie opisywanie i archiwizowanie faktur i dokumentów. A więc rzecz bardzo ważna, a jednocześnie czasochłonna i irytująca.

Jak opisywać i archiwizować faktury, pliki i dokumenty w firmie? – przesłuchaj odcinek:

Uwaga! Szukasz informacji o przygotowaniu dokumentów pracowniczych? 

Ten artykuł dotyczy przygotowania Twoich cyfrowych wersji dokumentów i plików, tak by móc je łatwo odnaleźć i mieć do nich dostęp.

Jeżeli chcesz wiedzieć jak przechowywać dokumenty pracowników, to wejdź na tę stronę i sprawdź jak przygotować dokumentację pracowniczą. 

Porządek w dokumentach i w komputerze = oszczędność czasu i nerwów

Kluczem dobrego i efektywnego zarządzania mikrofirmą, jest maksymalne uproszczenie lub automatyzacja stale powtarzających się zadań. Im więcej rzeczy uda się ująć w karby cykliczności i przewidywalności – tym prostsze i szybsze będzie zarządzanie firmą.

Właścicielowi małego biznesu brakuje wiecznie dwóch rzeczy: gotówki (choć miejmy nadzieję, że to się zmieni) i czasu.

By ten stan rzeczy zmienić, warto wypracowywać klarowne i łatwo powtarzalne systemy dotyczące różnych aspektów  funkcjonowania mikroprzedsiębiorstwa (przygotowania faktur, wysyłki mailingów współpracy z kontrahentami, przygotowania produktów, usług zlecania i opisu zadań, czy też korzystania ze wspólnych programów).

Innymi słowy – warto cały czas zastanawiać się nad tym, co z zadań można uprościć, zlecić lub zautomatyzować. Oszczędzamy dużo czasu, sporo pieniędzy, jeszcze więcej nerwów i czynimy życie zawodowe znośniejszym.

Automatyzując nudne, niekreatywne, ale konieczne do wykonania czynności, możesz poświęcić więcej czasu na rzeczy, które są naprawdę istotne. Rzeczy, które rozwiną Twoją firmę i zwiększą Twoje dochody.

Obszarów, w których można szukać ułatwień, jest naprawdę mnogo.

Dziś chciałbym zacząć od podstawy podstaw, czyli opowiedzieć o swoim systemie opisywania faktur i dokumentów.

Punktem wyjścia tego wpisu są faktury i dokumenty, lecz na końcu dodałem też kilka tipów dotyczących opisywania plików i zapisywania ich na twardym dysku. By jednym podcastem „załatwić” też, „ogarnięcie” chaosu w firmowym komputerze.

Na początku myślałem, żeby temat rozbić na dwa osobne podcasty – jeden poświęcony dokumentom, a drugi plikom, ale okazało się, że powieliłbym 75% tematów, więc wolałem to upchnąć do jednego tematu. Tym bardziej, że (poza samymi właścicielami), niewiele jest rzeczy, które potrafią tak sparaliżować działanie firmy, jak pierdolnik w osobistym komputerze.

W dalszej części artykułu znajdziesz spisane streszczenie odcinka (najważniejsze rzeczy wybrane z podcastu), nagranie w formie mp3 do pobrania na dysk, linki do stron z podcastami, gdzie można go przesłuchać online  i nagranie wraz z prezentacją na YouTube. Szczegóły w spisie treści – sprawdź niżej.

Część podpunktów okrasiłem printscreenami, by wizualnie pokazać o co mi chodzi.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Fakturowe piekło dyskowe

A imię jemu chaos...
Trudno znaleźć właściwą fakturę, gdy pliki zdobią tak tajemnicze nazwy…

Uporządkowanie i zarządzanie dokumentami były przez bardzo długi czas czynnościami, które doprowadzały mnie szału. Były to jedne z najbardziej czasochłonnych, irytujących i bezproduktywnych czynności.

Konieczność  odnalezienia po czasie jakiejś ważnej faktury wiązała się z wielokrotnym, nieprawdopodobnie irytującym powtarzaniem tych samych schematów:

  • Klikaniem, otwieraniem, zamykaniem piramidy folderów (bo nie pamiętałem, czy dany folder był sprawdzany),
  • Otwieraniem wszystkich plików po kolei (bo nie wiedziałem co oznaczają ich nazwy),
  • Wreszcie, w smutnym finale, grzebaniem w skrzynce e-mailowej, w celu przeszukania tej jednej, konkretnej wiadomości z właściwym załącznikiem

Apogeum irytacji wzrastało, gdy w ciągu tygodnia tę samą czynność musiałem powtórzyć trzy razy dla tego samego pliku, co sumarycznie czasem zajmowało nawet kilkanaście minut wyszukiwania.

Gdy czynności te się przemnożyło, wychodziło kilka straconych godzin. Zdecydowanie mógłbym lepiej spożytkować ten czas.

I tak rozpoczął się powolny i zakończony sukcesem proces zmian, który pomógł mi opracować schemat przygotowania, opisywania i archiwizacji dokumentów w małej firmie.

Jak to wygląda teraz?

Obecnie mam do przygotowania między 30-50 dokumentów w miesiącu (głównie faktur i umów). Większość z nich muszę wysłać do biura rachunkowego wraz z potwierdzeniami opłat z kont bankowych. Całą dokumentację zapisuję na dysku i archiwizuję. Całość tej operacji zajmuje mi maksymalnie dwa, góra trzy cykle Tomato Timera, i, co najważniejsze, przychodzi łatwo, płynnie, bezproblemowo.

Robię to niemal automatycznie, bezwysiłkowo, w ogóle się nie skupiając na „esencji” archiwizacji.

Ponadto, w razie potrzeby (gdy prosi biuro, kontrahent, radca prawny, współpracownik) jestem w stanie do dwóch minut odszukać potrzebny mi, dowolny dokument,  fakturę, plik lub umowę.

Co więcej, przy wysyłce faktur do biura rachunkowego, jestem pewien, że nie pominąłem żadnego dokumentu niezbędnego do rozliczenia (co wcześniej mi się zdarzało) i wrzucenia w koszty. Dzięki temu przy podliczeniu biuro rachunkowe już nie zalewa mnie e-mailami z prośbą o dosłanie kolejnych plików (co wcześniej się zdarzało i skutkowało kolejnymi straconymi minutami przy wymianie korespondencji).

Uwaga! W podcaście i artykule będę mówił głównie o zapisywaniu faktur, ale metodykę tą można odnieść do innych dokumentów czy zapisywania plików.

Kto powinien pomyśleć o uproszczeniu procedury archiwizowania dokumentów?

Podcast tworzyłem przede wszystkim z myślą o właścicielach małych firm, którzy (tak jak ja) muszą samodzielnie przygotować i zatroszczyć się o firmowe dokumenty oraz faktury. Przyda się zwłaszcza, jeżeli masz mikrofirmę i na Tobie spoczywa obowiązek przygotowania i wysłania faktur do biura, archiwizacji dokumentów i umów lub sam prowadzisz księgowość.

Jednakowoż materiał przyda się również osobom, które:

  • Są pracownikami i odpowiadają za archiwizację i opisywanie dokumentów w firmach (taki obowiązek spada często na pracowników sekretariatu),
  • Są odpowiedzialne za firmowe sprawy księgowe,
  • Muszą przygotowywać zbiorcze dokumenty i faktury dla innych działów (częste zadania w przypadku działów sprzedaży lub marketingu).

Podcast przyda Ci się zwłaszcza, jeżeli w Twojej pracy pojawiły się następujące problemy:

Podcast i artykuł pomogą Ci rozwiązać te problemy:

  • Tracisz masę czasu na odszukanie dokumentów – nie mogąc ich znaleźć w komputerze kopiesz w załącznikach wiadomości e-mail
  • Pulpit masz zawsze zawalony dziesiątkami plików i gdy chcesz coś odnaleźć – musisz je żmudnie przeglądać
  • Za każdym razem, gdy chcesz skorzystać z pliku – przekopujesz firmową pocztę, bo nie pamiętasz, gdzie jest zapisany
  • Dysk twardy Twojego komputera przypomina hasiok – na samą myśl, że masz zacząć w nim czegoś szukać dostajesz drgawek
  • Nie jesteś pewien czy pod koniec miesiąca wszystkie faktury na pewno zostały wysłane do biura rachunkowego, czy na pewno wszystko będzie wrzucone w koszty. I ten stan niepewności powtarza się co miesiąc. A Ty tracisz czas na bezsensowne, powtarzalne wyjaśnie spraw z biurem i dosyłkę dokumentów.
  • Twoje foldery z fakturami tworzą folderową incepcję, która zamiast ułatwiać porządkowanie i szukanie, sprawia, że poruszasz się w tym jak w labiryncie
  • W jednym folderze masz faktury sprzed 3 lat i te sprzed 3 dni i nie potrafisz ich rozróżnić
  • Nazwy dokumentów, plików i faktur są opisane tajemniczym ciągiem znaków, przypominającym wojskowy szyfr – za każdym razem, gdy chcesz sprawdzić, jaka faktura znajduje się w danym folderze, musisz otwierać wszystkie dwadzieścia plików po kolei
  • Faktury papierowe leżą na wielkiej stercie w szufladzie i gdy jakąś potrzebujesz nerwowo przekopujesz się przez cały plik
  • Dostajesz szału, bo regularnie musisz powtarzać te same irytujące czynności i mimo to, że obiecujesz sobie, że kiedyś to się zmieni, to błędne koło trwa nadal

Archiwizowanie i zapisywanie dokumentów, faktur, plików – czego dowiesz się z tego podcastu:

Chciałbym, by po przesłuchanie tego podcastu / przeczytaniu artykułu, sprawiło by „ogarnianie” biurokracji w Twojej firmie było lekkie, łatwe, szybkie, uporządkowane i zajmowało jak najmniej czasu. By w na dysku twardym zagościły harmonia, spokój i porządek. By łatwiej było pozbyć się irytujących, czasożernych nawyków, na zmianę których nigdy nie jest odpowiedni moment (bo zawsze odkładamy to na później).

Mimo to, warto je zmienić. Wszak czas trzeba go przeznaczyć na dużo ważniejsze rzeczy, bo firma musi się rozwijać.

W skrócie, chcę podpowiedzieć:

  • Jak utrzymać porządek w firmowej dokumentacji?
  • Jak konsekwentnie i czytelnie opisywać dokumenty i faktury?
  • Co zrobić, by pamiętać o wysyłce wszystkich faktur do biura rachunkowego?
  • Jak łatwo i szybko wyszukać potrzebne dokumenty (nawet te sprzed lat)?
  • Jak uporządkować foldery z dokumentami?
  • Jak wykorzenić powtarzające się, irytujące czynności, które paraliżują produktywność i odrywają od pracy?
  • Jak maksymalnie oszczędzić czas na przygotowaniu dokumentacji firmowej?
  • Jak zapisywać dokumenty i faktury, tak by zawsze mieć je pod ręką?
  • Jak trzymać porządek w plikach na komputerze
  • Jak szybko i łatwo odnaleźć plik, który musisz znaleźć po dłuższej przerwie?

Poniższe podpowiedzi nie pochodzą z żadnego poradnika produktywności. To zebrane  w jednym miejscu kilka lat moich przemyśleń, prób i błędów. Oczywiście, jeżeli masz lepszy, wydajniejszy, bardziej odpowiedni sposób – napisz  w w komentarzu!

1. Przygotowanie dokumentów tak, jakby miał z nich skorzystać ktoś inny

Można by rzec, że to taka naczelna zasada przewodnia, której staram się trzymać. Gdy zapisuję pliki lub dokumenty, to myślę o nich tak, jakbym miał je wysłać komuś, kto musi z nich skorzystać, wcześniej nie wiedząc po co są i do czego służą. Dzięki temu trzymam się jasności opisu i w przypadku, gdy faktycznie ktoś chce z nich skorzystać – jest mu dużo łatwiej dowiedzieć się co dany plik zawiera.

Jako, że pamięć jest zawodna, mi tak samo jest dużo łatwiej później taki plik odnaleźć w gąszczu zadań i folderów, by przypomnieć sobie do czego służył.

2. Skanowanie i kopia elektroniczna

Nawet jeżeli jesteś fanem dokumentów papierowych – sugeruję wszystko co ważne (a papierowe) skanować i przechowywać na dysku i/lub w chmurze. Ja już dawno zrezygnowałem z przechowywania papieru (poza najważniejszymi umowami) i co się da, archiwizuję w wersji cyfrowej. Dzięki temu:

  • Łatwiej wyszukać potrzebne dokumenty  – używam wyszukiwarki w komputerze
  • Zabezpieczam się na wypadek ich utraty – a papiery mają taką dziwną cechę, że po latach lubią się gdzieś zawieruszyć
  • Szybciej mogę je udostępnić (wysłać do biura, pracownika, kontrahenta) – co, o dziwo, zdarza się nader często (czasem trzeba odszukać jakiś zaginiony dokument i wysłać do biura rachunkowego).
  • Mogę je sprawdzić z dowolnego miejsca (wystarczy dostęp do internetu).

Jeżeli mimo, wolisz wersję papierową – proponuję skorzystać z obu wariantów.

Uwaga! Zanim wpadniesz w szał skanowania i utylizowania wszystkiego co papierowe, pamiętaj, że ustawodawca nakłada na nas obowiązek przechowywania części dokumentów w wersji „oryginalnej”.

3. Kopia zapasowa / przechowywanie w chmurze

Stare informatyczne porzekadło głosi – ludzie dzielą się na tych, którzy robią kopie zapasowe i będą je robić. Przechowywanie wszystkich firmowych danych w jednym miejscu to dość ryzykowna gra z informatycznym losem. Wystarczy jedna usterka, by w kilka chwil stracić całe lata i megabajty dokumentacji.

Odzyskiwanie tego, to prawdziwa droga przez piekło, która, w przeciwieństwie do coachingowych historii, nie zawsze kończy się sukcesem.

Dlatego sugeruję robienie kopii zapasowej lub chociaż trzymania plików w dwóch różnych miejscach. Dysk zewnętrzny to koszt ok. 150 zł. Warto zapłacić tę cenę za spokój i bezpieczeństwo. Backup zrobisz za pomocą darmowych narzędzi lub w Windows można wykorzystać do tego narzędzia systemowe.

Można również użyć zwykłej usługi w chmurze – Google Drive lub Dropbox. Rozwiązanie nie jest perfekcyjne, ale lepiej takie niż żadne.

Idealnie będzie, jeżeli dokumenty będą archiwizowane w trzech miejscach: na dysku komputera, w chmurze oraz na dysku zewnętrznym.

Przechowywanie w chmurze ma jeszcze jedną zaletę – gdy trzeba komuś udostępnić szybko dany plik, nie trzeba bawić się w wysyłanie e-mailem czy ładowaniem do serwisów przesyłających. Wystarczy skopiować link docelowy i gotowe!

4. Maksymalne uproszczenie drzewa i hierarchii folderów

Warto uważać na błędne koło uporządkowania, w które można wpaść. Chodzi o to, by nie tworzyć folderowego panoptykonu, w którym, by dotrzeć do docelowego pliku, trzeba się przeklikać przez 10 folderów. To co na początku wydaje się logiczne i uporządkowane, po pół roku tworzy folderowy labirynt, w którym trudno się odnaleźć. A znalezienie tego jednego, jedynego dokumentu zajmuje coraz więcej i więcej czasu.

Stąd proponuję:

  • Maksymalnie uprościć drabinkę folderów – im mniej, tym lepiej
  • Przygotować tylko kilka głównych kategorii – takich jak grafika, faktury, dokumenty,
  • Skupić się przede wszystkim na właściwym schemacie opisania plików (o tym niżej) niż logicznym ułożeniem ich w hierarchii – to zdecydowanie ułatwia szybkie odnalezienie tych potrzebnych

5. Zapisywanie według tego samego schematu – KLUCZOWY ELEMENT

W mojej ocenie to najważniejszy, kluczowy element, pomagający uporządkować dokumenty, pliki i faktury. Najwięcej problemów wynikało z tego, że, zapisywałem nazwy plików domyślnie – tak jak podpowiadały mi programy.  Pozornie oszczędzałem kilka sekund, po czym, gdy dochodziło do konieczności odszukania właściwej faktury – traciłem kilka lub kilkanaście minut.

Musiałem po kolei otwierać wszystkie pliki i je sprawdzać. Bo z nazw złożonych z przypadkowych, domyślnych ciągów znaków, nie dało się wywnioskować co zawierają poszczególne pozycje.

Od tego jakiego schematu używać, dużo ważniejsze jest to, by był prosty, logiczny, dla Ciebie zrozumiały i  by się go konsekwentnie trzymać.

Nie zawsze też trzeba trzymać się hiper szczegółowości. Wszystko zależy.

Mój schemat wygląda następująco:

  • Data dzięki niej, nawet jeżeli zapominam nazwy pliku, to jestem w stanie go odnaleźć, gdyż mniej więcej pamiętam kiedy nad daną rzeczą pracowałem. U mnie ma najczęściej format rok – miesiąc. Jeżeli nie ma za dużo faktur, taka metodyka wystarczy. Gdy jest ich więcej – można dodatkowo dodać dzień.
  • Nazwa dokumentu – co to za dokument (faktura, umowa, potwierdzenie przelewu)
  • Firma – dla kogo została wystawiona
  • Opis (za co, po co?) – ewentualnie, jeżeli to pojedynczy strzał lub nazwa jest dziwna – czego dokument dotyczy (opłata za program do obróbki zdjęć)
  • Specyfikacja / przeznaczenie [DODATKOWO] – to w przypadku opisu plików innych niż faktury lub dokumenty (może to być rozmiar pliku, lub jego miejsce docelowe)
  • Wersja i co zostało zrobione [DODATKOWO] – to również w przypadku opisu plików, gdy posiadam kilka wariantów tego samego pliku, by wiedzieć, co się w którym znajduje
  • Litery bez polskich znaków – w opisach używam liter bez polskich znaków – łatwiej wtedy je odnaleźć przez wyszukiwarkę. Nawyk ten został mi przy zapisywaniu plików graficznych na stronach, które nie powinny mieć polskich znaków (bo takie nie występują w adresie WWW).
Przykład zarchiwizowanej faktury
Odpowiednio: Data, rodzaj dokumentu, nazwa firmy, rodzaj czynności i doprecyzowanie

6. Korzystanie z szablonów i gotowców

Jeżeli coś wymaga cyklicznego przygotowania , korzystam z gotowych szablonów folderów. Czynię tak głównie z fakturami.Dzięki temu, cykliczne płatności mam już pogrupowane i  przy przygotowaniu podsumowań – dokumenty od razu lądują we właściwym, miejscu docelowym. Podobne szablony mam przygotowane dla umów i grafik – wtedy wiem, że jeżeli chcę je ponownie wykorzystać, to nic nie przegapię.

Szablon na faktury
Tak wygląda szablon dokumentów – kopiuję go co miesiąc – łatwiej mi od razu dodawać faktury do właściwych miejsc.

7. Zapisywanie plików od razu po pobraniu

Choć jestem w miarę zdrowy, to szybki atak padaczkowy łapie mnie, gdy u kogoś widzę zaśmiecony pulpit. Stąd kolejny nawyk z gatunku, gdzie kilka sekund może oszczędzić długie minuty. Przy pobieraniu jakichkolwiek plików, które wiem, że przydadzą mi się później – od razu zapisuję je według schematu do miejsca docelowego. Dzięki temu, nie muszę potem przeszukiwać dziesiątek plików i miejsc, gdy po tygodniu chcę odnaleźć. Lub logować się znowu do poczty i przeszukiwać e-maile.

8. Wysłanie faktur i dokumentów hurtem + porządkowanie

Kiedyś próbowałem wysyłać faktury do biura na bieżąco. Skutek tego był tai, że trzeba było wymienić sporo wiadomości, a i tak pod koniec spędzałem czas, sprawdzając skrzynkę e-mail, czy aby na pewno wszystko wysłałem. Irytowało to i uszczknęło mi czas kilkukrotnie w trakcie miesiąca. Teraz rezerwuję sobie stałą porę (okolice 5-go każdego miesiąca) i do półtorej godziny „ogarniam” całość. Skanuję i robię zdjęcia fakturom papierowym, uzupełniam foldery z elektronicznymi.  Faktury wysyłam hurtem. Tak jest sprawniej, lepiej, szybciej. Łatwiej też mogę skontrolować czy aby na pewno wszystko wysłałem.

Reasumując więc, jednego dnia w miesiącu dokonuję fakturowo – dokumentowego podsumowania ubiegłego miesiąca:

  • Wysyłam razem faktury w jednym pliku
  • Sprawdzam czy wszystkie faktury są, czy jakiejś nie pominąłem
  • Wrzucam je do odpowiedniego folderu
  • Dołączam potwierdzenia zapłaty
  • Zapisuję i porównuję z tabelką kosztów firmowych, którą prowadzę w Excelu
Dokumenty na dysky
Wszystkie miesiące z dokumentami po kolei – w tym samym katalogu trzymam jeszcze tabele Excel z rozliczeniami

9. Dodatkowy opis faktur i dokumentów

Do faktur i dokumentów przygotowuję czasem krótkie opisy w notatniku. W zależności od potrzeby. Zamieszczam tam krótką informację (na 1-2 zadania), co to za dokument, do czego służy i jak go wykorzystać. Jeżeli chodzi o faktury, opis można jeszcze doprecyzować, wyjaśniając jak dana rzecz pomaga w prowadzeniu biznesu. Takie działanie jest przydatne pod trzeba względami:

  • Biuro rachunkowe – w biurze często dopytywali mnie cóż to za pozycja do faktury i jak mają ją zaksięgować, co miało miejsce nader często w przypadku egzotycznych dokumentów i dziwnych nazw pozycji na fakturze
  • Współpracownicy / delegowanie zadań – jeżeli komuś udostępniam pliki, to warto by dana osoba zanim je otworzy wiedziała co znajduje się w folderze i do czego może je wykorzystać
  • Moja pamięć – jak wielokrotnie podkreślałem pamięć ludzka jest zawodna, zwłaszcza gdy wraca się do jakiegoś tematu po długich miesiącach, stąd taki opis pomaga pamięć odświeżyć
Opis faktury do archiwizacji dokumentu w Canva
Przykład opisu faktury dla serwisu Canva

10. Jedno miejsce do przechowywania papierowych dokumentów – pielęgnacja nawyku „wkładania”

Uważam, żeby dokumenty papierowe zbierane przez cały miesiąc, nie zaginęły w akcji. A to przydarzało się nader często – walały się w samochodzie, szufladach, w torbie z komputera. Czasem zapomniałem je zafakturować i wrzucić w koszty. Dopiero po sprawdzeniu przelewów okazało się, że coś mi gdzieś umknęło.

Stąd w aucie mam konkretną teczkę, do której pakuję wszystkie faktury w biegu. W domu mam drugą teczkę, w której lądują te papierowe dokumenty, które były dołączone do rzeczy wysłanych do mnie pocztą. Dokumenty staram się zamieścić w miejscach docelowych jak najszybciej. Zbieram je razem wielkiego „dnia podsumowania”. Dzięki temu mam pewność, gdy biorę się za rozliczenia, skanowania i wysyłki, że niczego ważnego nie pominąłem.

11. Podręczny folder Tymczasowe

By nie zaśmiecać pulpitu, mam przygotowany folder Tymczasowe, w którym lądują pliki, których nie trzeba zapisać na później – takie do bieżącego wykorzystania. Dzięki temu wiem, że to co mi potrzebne na już mam w jednym miejscu. By nie zamienił się w folder „wielki pierdolnik”, co tydzień regularnie go przeglądam i usuwam 95% zawartości.

Regularne porządki są arcyważne, gdyż taki folder tymczasowy bez nich, błyskawicznie zamieni się w ściernisko, na którym nie będzie nigdy San Francisco.

Archiwizacja tymczasowe
Jak widać w folderze tymczasowe mam absolutnie wszystko co się da. Ważne, by później go wyczyścić i czynić to regularnie!

12. Porządkowanie plików – dodatkowe pomysły

Niżej kilka podpowiedzi dotyczących porządkowania plików, które mogą być uzupełnieniem powyższych zasad. Oczywiście, to co napisane wyżej – zostaje, ale w przypadku plików warto rozszerzyć.

1. Przechowywanie plików składowych i źródłowych

Jeżeli otrzymuję projekt graficzny, który jest nieco bardziej skomplikowany, proszę o przesłanie mi pliku źródłowego wraz z częściami składowymi. Chodzi o to, by na podstawie tego projektu, zwłaszcza gdy może być powtarzalny, będę mógł robić następne.

Umożliwia to późniejsze łatwiejsze wykorzystanie:

  • Mogę sam go szybko przerobić i nie muszę czekać na wykonanie zlecenia (gdy jest to jakaś kosmetyczna zmiana – na przykład przepisanie zdania w banerze czy ulotce)
  • Mogę go przekazać innej firmie, dzięki czemu mogą na bazie tych prac dalej tworzyć

2. Zapisywanie rozmiarów grafik w nazwach plików

Pliki graficzne, gdzie występuje dużo wariantów tej samej grafiki dodatkowo opisuję rozmiarami (wysokość i szerokość w pikselach). Od razu wiem do czego dany plik jest przeznaczony i nie muszę sprawdzać jego właściwości.

3. Zostawianie wersji pierwotnych i starszych – przed dodaniem poprawek

Nauczyłem się, że warto przechowywać różne wersje plików – zwłaszcza, gdy coś zlecam i później dodaję do nich coś swojego. Takie pliki mogą się przydać jako baza, szablon pod wykorzystanie kolejnych prac .Ponadto w przypadku późniejszego sprawdzenia, wątpliwości, spytań dużo łatwiej porównać obie wersje. Oczywiście nie trzeba być tutaj hiper szczegółowym, ale warto co mieć kilka różnych wariantów.

Dlatego też nie zawsze nadpisuję wersje pierwotne, ale zostawiam to co było bazą, punktem wyjścia.

4. Wpisywanie wariantów i zmian w nazwach plików

Oprócz zapisywania różnych wersji plików, warto w nazwach zaznaczać co zostało dodane, zmienione w kolejnych ulepszeniach. Dzięki temu również nie trzeba po kolei ich otwierać, by sprawdzić co zawierają i czy jest to ta wersja, o którą nam chodzi.

Pracownicy agencji marketingowych wiedzą, że finalnie prowadzi to do wersji, gdzie końcowy etap przygotowaniu pliku dziesięć razy był nazywany jako wersja finalna.

Przykład opisanego do archiwum pliku graficznego.
Opisany plik graficzny (datą jest opisany folder). odpowiednio: nazwa, rozmiar w pikselach, miejsce docelowe (YouTube), wersja, co zostało zmienione

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 16 Podcastu

Gdzie słuchać moich podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

Jak u Ciebie wygląda kwestia archiwizowania dokumentów, plików, faktur? 

Napisz w komentarzu jak podchodzisz do tego tematu. Czy mój artykuł Ci pomógł? A może masz lepsze, bardziej sprawdzone sposoby? Może coś pominąłem, warto o coś uzupełnić ten temat? A może masz pytania dotyczących tych procedur u Ciebie w firmie? Pisz w komentarzu, z nieskrywaną rozkoszą odpowiem!

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do naszego newslettera i nie przegap nowych tekstów!

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o