Jak być dobrym szefem? Część 5: finanse, rozliczenia, czas i ważne zasady na koniec | PODCAST 54

Piąta (i ostatnia) część z pięciu części serii podcastów dotyczących tego jak być dobrym szefem. Dziś omawiamy kwestię rozliczeń, finansów, wypłat, premii i pieniędzy. Do tego dodamy kwestię szanowania czasu (swojego i pracowników) oraz kilka ważnych zasad (w tym jedną KLUCZOWĄ) na koniec, o których warto pamiętać w kontekście wszystkich odcinków. 

Jak być dobrym szefem – część 5. Przesłuchaj odcinek:

Finanse to ważna rzecz. Najważniejsza zasada – pracownik musi umieć sobie policzyć wypłatę!

23. Zadbaj o klarowność finansów i rozliczeń

Kiedy mówimy o relacjach szef – pracownik, kwestia płac i finansów wydaje się być oczywistą oczywistością.

I dla wielu przedsiębiorców jedyną jaką warto się zająć na tej płaszczyźnie, zamykającą (niestety) kompletnie temat nawiązywania relacji i zarządzania zespołem.

Innymi słowy, chodzi mi o podejście skoro ustaliliśmy wynagrodzenie, to reszty nie musimy ustalać.

Wszak, skoro płacimy, to mamy prawo wymagać, a pracownik powinien się bezwzględnie podporządkować i dostosować do wymagań. 

Pieniądze mają być ostatecznym środkiem odwoławczym, remedium na wszelkie problemy i spory.

Proste? 

Niby tak, ale nie do końca. 

Niestety, pieniądze, nawet godziwe, nie załatwią rozwiążą wszystkich problemów.

Jeżeli byłoby inaczej, to ludzie z niegasnącym zapałem daliby sobą pomiatać w korpo, a nie wydawaliby ciężko zarobionych pieniędzy na psychoterapeutów i nie rzucaliby w końcu wszystkiego, uciekając w Bieszczady.

Już nie wspominając o tym, że, delikatnie mówiąc, nie we wszystkich firmach mamy do czynienia z sytuacjami, gdzie płace można uznać za “godziwą”.

I choć niższą wypłatę można zrekompensować innymi czynnikami (atmosfera, klimat, rodzaj pracy), to pieniądze są najważniejsze i nie ma co się tu oszukiwać, że jest inaczej.

Zatem ten aspekt należy też dobrze i rozsądnie poukładać, by niwelować tarcia w krytycznym punkcie.

Kluczowa zasada rozliczeń – rozliczaj się tak, jakbyś chciał, by z Tobą się rozliczano. Bądź fair!

Warto więc wskazać na następujące, kluczowe elementy: 

1. Pracownik musi umieć sam sobie to policzyć – kluczowy aspekt, bez którego nawet nie myśl o zatrudnieniu kogokolwiek. Bez różnicy czy rozliczasz się kreatywnie, płacisz od zadania, godziny – pracownik MUSI umieć sobie sam wszystko policzyć. Najgorsze co możesz zrobić to utrudniać mu możliwość sprawdzenia ile zarobił. Możliwość policzenia zarobków daje mu pewność, że traktujesz go fair. By oszczędzić czas, w pracach kreatywnych sugeruję przerzucić ciężar rozliczeń na pracownika – niech on Ci przygotuje rozliczenie, ty tylko je weryfikuj. 
2. Płać odpowiednio – pracownik chce zarabiać jak najwięcej, szef chce płacić jak najmniej – spotkajcie się gdzieś po środku, by kwota była akceptowalna dla obu stron. To ile powinna wynosić – zostawiam Twojemu sumieniu i zdolnościom negocjacyjnym. 
3. Płać tyle, na ile się umówiliście – jeżeli coś Ci nie odpowiada, uważasz, że pracownik “nie zasłużył” na wypłatę jaką ustaliliście, nie zmieniaj zasad w trakcie gry. Jeżeli chcesz zmienić zasady wypłaty – poczekaj do końca okresu rozliczeniowego, poinformuj o tym pracownika i wyjaśnij dlaczego chcesz to zrobić. 
4. Ustal zakres obowiązków – czyli za co płacisz i czego oczekujesz od pracownika – więcej o tym mówiłem w części 2 i podcaście 51. 
5. Zmiany ustalaj z wyprzedzeniem – nie stawiaj pracownika przed faktem dokonanym z dnia na dzień, albo co gorsza, po fakcie (gdy pracownik dowiaduje się o zmianie ze stanu konta).
6. Płać na czas, a nawet przed czasem – nie opóźniaj się z wypłatami. To świadczy o Twoim szacunku do jego pracy, jeżeli zapłacisz później – zawsze go o tym poinformuj. 
7. Zadbaj o porządek w papierach – zadbaj o odpowiednią umowę i przestrzegaj terminów dostarczenia dokumentów do odpowiednich instytucji (ZUS, Skarbowy, etc.). 
8. Zadbaj o jasne i sprawiedliwe zasady rozliczania – jasne i sprawiedliwe zasady nie oznaczają, że wszyscy w firmie muszą zarabiać tyle samo. Ale powinno być wiadome, kto, za co, dostaje pieniądze. Tak by było to odpowiednie do stażu, doświadczenia, zakresu obowiązków i odpowiedzialności. To również kwestia premii – uważaj na premie uznaniowe, bo to pułapka, w którą łatwo wpaść, rozbudzić apetyty i trudno się z niej wykaraskać. Lepiej opierać premie o sztywne, policzalne zasady. 
9. Płać za nadgodziny – naprawdę, muszę tłumaczyć dlaczego?
10. Ustal co wchodzi w rdzeń zadania, a co w poprawki – jeżeli rozliczasz się zadaniowo, nie wolno dopuścić do sytuacji, gdzie ktoś kończy projekt, rozlicza się z Toba, a potem za darmo przez 4 godziny wprowadza poprawki, bo Tobie kilka razy się coś przypomniało. Ustal ile macie poprawek, jak je wprowadzacie i co jest poprawką.
11. Zaufaj – nie możesz popadać w manię raportowania i wiecznej kontroli. Im bardziej samodzielna i kreatywna praca – tym bardziej musisz zaufać pracownikowi – również w kwestii rozliczeń i raportów wykonanej pracy. Nie możesz domagać się zdawania relacji z każdej przepracowanej minuty i zarobionej złotówki. Zamiast popadać w raportową paranoję, pracuj z takimi ludźmi, którzy nie chcą Cię oszukiwać. To nie oznacza braku kontroli, ale unikałbym próbowania rozliczenia się z każdej złotówki, wzmożonego raportowania, wpisywania do tabelek (tabelki są potrzebne, ale zrobione sensownie) – tak by czynności dookoła pracy odbierały mu jej radość, bo tonął w rozliczeniach i raportozie i miał wrażenie, że to co Cię zajmuje to polowanie na jego błędy i potencjalne oszustwa.
12. Idź na rękę – nie domagaj się rozliczeń co do ostatnich 20 groszy, czy minuty. Nagnij czasem zasady, czasem dolicz co nieco do rozliczenia jeżeli brakuje. Korona Ci nie spadnie, nie zbiedniejesz, a pracownik to doceni. 

Bądź fair, idź na rękę, zaufaj pracownikowi. Na pewno to doceni!

24. Szanuj czas: swój i pracowników

Warto unikać podejścia, w którym poprzez szanownie czasu w firmie rozumiesz tylko i wyłącznie swój czas, swoje zadania i swój plan dnia.

Czyli w Twoim mniemaniu wszystkie zasoby, osoby i ich obowiązki muszą być podporządkowane pod Twój kalendarz, bez względu na konsekwencje czy trudności organizacyjne.

Czy Twój czas jest ważniejszy niż czas pracowników? 

Nie jest.

Czas pracowników jest tak samo (a nawet ważniejszy niż Twój), bo… i tu Cię zaskoczę, dzięki efektowi skali, czas pracowników rozwija Twoją firmę.

Dlaczego? 

Bo gdyby naciągnąć nieco zasady logiki, to jeżeli opóźniasz pracę trzech osób o godzinę to tracisz 180 minut… (wiem, że to nie jest tak proste, ale chodziło mi o pokazanie samego mechanizmu). 

Zatem jeżeli wszystko ustawiasz tak, by tylko Tobie było wygodnie, a to paraliżuje i wydłuża pracę całego zespołu to  torpedując ich działania, szkodzisz marce, w którą przecież sam/a inwestujesz dużo nota bene czasu. 

Takie ustawianie wszystkiego pod siebie, dobitne przypominanie jak ważny jest wyłącznie TWÓJ czas może frustrować pracowników, gdyż wszystkie swoje zadania muszą zaadoptować tak, by były zgodne z Twoimi oczekiwaniami.

Co, brutalnie mówiąc, może “rozwalić” im dzień. Dajesz im  też do zrozumienia, że ich praca jest mniej wartościowa i zawsze jest coś pilniejszego. 

Zrób wszystko, by usprawnić ich pracę, by nie marnowali czasu na nieefektywne czynności.

Jak możemy próbować dookreślić zadania szanowania czasu?

1. Ustal zasady, procedury kontaktu i omawiania spraw – to coś co bym nazwał higieną pracy – kiedy, w jaki sposób się kontaktujemy, kiedy są dni i godziny (pojedyncze / cykliczne) kontaktu, a kiedy dni / godziny spokojnej pracy. W jakich sprawach kontaktujemy się telefonicznie, kiedy e-mailowo, kiedy zgłaszamy błędy, kiedy są wyjątki od tych reguł (w sytuacjach nagłych).  Możesz wyznaczyć godziny, w których jesteś dostępny, oraz to jak pracownicy mają się zaanonsować, kiedy jest czas by się spotkać i omówić problemy. Tą samą metodę mogą stosować pracownicy – kiedy są godziny, w których muszą się skupić, by im absolutnie nie przeszkadzać.
2. Usprawniaj i skracaj spotkania – zabijaczem i wysysaczem energii są spotkania, które są organizowane tylko po to, żeby były. Dąż by były jak najkrótsze, efektywniejsze i dotyczyły faktycznie zainteresowanych osób. Co możesz załatwić e-mailem – załatw e-mailem, co telefonem – załatw telefonem.
3. Tłumacz, dlaczego Twój czas jest ważny – ludzie często nie zdają sobie sprawy, ile obowiązków ciąży na głowie szefa, dlatego też możesz im o tym powiedzieć, kiedy mówisz, żeby Ci nie przeszkadzali i przestrzegali zasad (również, kiedy delegujesz im jakieś zadania, którymi nie możesz / nie chcesz się zająć). 
4. Ułatwiaj pracę – daj narzędzia, aplikacje, programy, procedury, checklisty, kontakty – słowem zapewnij pełne wsparcie. Rób wszystko, by zapewnić mu zaplecze (techniczne oraz mentalne), by mógł sam sobie poradzić. 
5. Słuchaj propozycji – zachęcaj pracowników do dzielenia się pomysłami dotyczącymi usprawnień komunikacji i pracy – nie zawsze musisz się na wszystkie zgadzać, ale często, od drugiej strony mogą dostrzegać problemy / rozwiązania, o których nie pomyślisz. Jeżeli odmówisz ich wdrożenia – podziękuj za zaangażowanie, doceń kreatywność i pokaż, dlaczego Twoim zdaniem to się nie sprawdzi. 
6. Nie deprecjonuj ich pracy – nie podkreślaj, że Twój czas jest ważniejszy bo jesteś szefem, a ich zadania są mniej ważne (nawet jeżeli tak w istocie uważasz, zostaw tę myśl dla siebie). 
7. Daj czas i możliwość zamykania projektów – zanim wrzucisz nową garść obowiązków, zapytaj go czy się wyrobi z tymi rzeczami, nad którymi obecnie pracuje – tak, by potem nie musiał ich porzucać lub robił niechlujnie. Jeżeli coś jest “na już” i nagle wskoczyło – ustalcie harmonogram przerzucania i zamykania innych projektów, by jego kalendarz nie puchnął. 
8. Zachęcaj, by optymalizowali swój czas i rozwiązania – niech nie trzymają się sztywno tego co wymyślisz, jeżeli widzą metody na usprawnienie zadań niech wdrażają i usprawniają. Niech też Cię o tym poinformują – to może być cenna wiedza do wdrożenia w całej firmie! 
9. Nie odrywaj pracownika od pracy jeżeli jest czymś zajęty – jeżeli to nie jest rzecz absolutnie pilna, nie odrywaj pracownika od pracy i nie przerywaj mu, zwłaszcza jeżeli jest czymś zajęty. 90% spraw w firmie może poczekać, nie wymagają natychmiastowej reakcji i można je omówić w odpowiedniej chwili. 
10. Ustalaj hierarchię zadań – tak, by pracownik wiedział, za co się zabrać, w jakiej kolejności, co jest najważniejsze, co może poczekać – to jest rzecz, na którą trzeba zwracać pilną uwagę i regularnie sprawdzać, zwłaszcza gdy zadań jest sporo – bo będzie wybierał takie zadania, które, albo uważa za ważne (a nie są), albo takie, które wykonuje mu się łatwiej (zwłaszcza, gdy będzie musiał się zmierzyć z czymś, co jest dla niego nowe lub trudne). 
11. Usprawniaj komunikację w pionie i w poziomie – jeżeli są decyzje / komunikaty, które nie muszą przechodzić przez Ciebie, ale bezpośrednio między pracownikami lub pracownikami i kimś z zewnątrz – dawaj kontakty, wysyłaj informacje, by kontaktowali się bezpośrednio z tą osobą, Tobie zostawiając decyzje wyłącznie w kluczowych i strategicznych kwestiach. 
12. Daj czas, by się przygotowali – nie oczekuj, że od razu na wszystko będą mieli gotową odpowiedź / rozwiązania lub od razu rzucą się w wir nowych zadań.  Daj też czas, by się odpowiednio przygotowali, zebrali materiały, zastanowili się, ułożyli rytm pracy.  
13. Konsultuj nowe obowiązki – znowu wracam do kwestii komunikacji. Jeżeli chcesz rozszerzyć zakres obowiązków – porozmawiajcie o tym. Nie tylko jak sobie wyobrażasz i czego będą dotyczyć, ale też czy i jak je pogodzić z tym czym pracownik teraz się zajmuje. Bo może się okazać, że będzie trzeba albo z czegoś zrezygnować, albo coś zmienić.  
14. Nie zmieniaj co chwilę dyspozycji – nie twórz chaosu, w którym mogą się pogubić, nie zmieniaj co chwilę zdania, opinii, nie wywracaj zadań. Jeżeli oczekujesz, by mieli poukładaną pracę – zacznij od siebie, także układaj i planuj swoje oczekiwania i daj im szanse, czas i możliwości by się wykazali. 
15. Poczekaj na efekty w nowych zadaniach – daj czas, by się oswoili i zaznajomili z nowymi zadaniami i po nie oczekuj błyskawicznych efektów i wdrożenia się w jeden dzień – zwłaszcza przy wielopoziomowych / skomplikowanych projektach.
16. Nie wywieraj ciągłej (podkreślam – ciągłej!) presji – odrobina presji i przypomnienia nikomu nie zaszkodziły, w końcu to też Twoja rola jako szefa, ważne by zachować odpowiedni balans i nie wprowadzać nerwówki i stresu (chyba, że masz w firmie sytuację krytyczną i jest to niezbędne). 
17. Po prostu powiedz, że szanujesz jego czas – najprościej czasem to po prostu powiedzieć.

Nie wywieraj ciągłej presji, daj szansę się wykazać, nie odrywaj od zadań, jeżeli są czymś zajęci.

Pamiętaj o KOMUNIKACJI – wielu problemów można by uniknąć, gdyby wspólnie zastanowić się na pewnymi rzeczami razem z pracownikiem.

25. Mniej mów, więcej pytaj i słuchaj

25.1 Słuchaj i pytaj

Wiesz jaki jest najlepszy rozmówca? 

Taki, który przede wszystkim SŁUCHA. 

Zarządzanie małą firmą to NIE prowadzenie monologów i ciągłe wydawanie dyspozycji. 

Dobry szef powinien umieć się wsłuchać w to co mówi zespół w wielu obszarach: zarówno jeżeli chodzi i ich problemy, jak i to co się dzieje w firmie i dookoła niej.

Ludzie  lubią mówić, lubią się wygadać, lubią gdy ktoś ich wysłucha, gdy mogą komuś przedstawić swoje argumenty. Chcą też mieć REALNY wpływ na miejsce w którym pracują.

A nie będą mogli tego wyrazić, jeżeli nie będziesz ich słuchać. 

Gdy zalewasz ich falę decyzyjnej wymowy – wysyłasz sygnały, w których mogą odebrać Cię jako zapatrzonego/ zapatrzoną w siebie bęcwała / bęcwałkę, gdy nimi gardzisz, nie słuchasz, ignorujesz. 

25.2 Zdejmowanie odpowiedzialności z barków i zabijanie kreatywności

Permanentnie podejmując samodzielnie decyzje we wszystkich obszarach, zdejmujesz z ich barków odpowiedzialność. A to jest im bardzo na rękę.

Dlaczego?

Nie muszą się niczym przejmować, nic rozwiązywać – bo przerzucą to wszystko na Ciebie.

Na dłuższą metę to podejście skrajnie nieefektywne, bo im większą liczbą rzeczy chcesz osobiście zarządzać, tym więcej dokładasz sobie zadań i fizycznie nie znajdziesz czasu, by się z nimi uporać. 

Ponadto, gdy poziom kontroli będzie wzrastał, a pracownicy zdadzą sobie sprawę, że nie ma sensu z Tobą dyskutować, to będzie również narastał poziom frustracji.

U Ciebie – bo będziesz odbijać się od ściany, a zadań będzie przybywać. 

U nich – bo po co mają się starać i wychodzić przed szereg, skoro i tak ich ignorujesz? Zrobią co mają zrobić (lepiej lub gorzej) i mają to z głowy. 

Nie oznacza, że musisz konsultować wszystkie decyzje. I na wszystkie propozycje się zgadzać. 

Chodzi o to, by nie bali się odezwać, gdy mają obawy lub inny punkt widzenia lub jakiś dobry pomysł. Niech otwarcie mówią co się nie podoba, co nie działa, jak to można zmienić, co wdrożyć, z czego zrezygnować. Nie mogą się bać konsekwencji tego, że coś zaproponują. Nie mogą też czuć, że nie ma sensu wychodzić z jakąś ideą, bo Ty i tak wszystkie propozycje ignorujesz. Muszą wiedzieć, że jeżeli coś zaproponują – Ty ich wysłuchasz i przemyślisz to co mają do powiedzenia. 

Nie zawsze musisz się z nimi zgadzać, ale zawsze muszą wiedzieć, że ich wysłuchasz i jeżeli uznasz, że pomysł nie zadziała i go odrzucisz – że przedstawisz logiczne argumenty dlaczego tak się stało. 

Ważne!

Unikaj pułapki, w której już masz przygotowane jakieś rozwiązanie, a ludzie wypowiadają się „bo tak trzeba”. Jeżeli jesteś osobą, która lubi sobie zaplanować działania zanim je omówi – odwróć koncepcję.

Powiedz, że masz gotowe rozwiązanie, daj się z nim zapoznać wcześniej i poproś o uwagi podczas rozmowy, gdy się już z rozwiązaniami zaznajomią.

26. Skup się na istotnych rzeczach dla firmy i pracowników, a nie na swoich dziwactwach

Jako szefowie mamy tendencję do tego, że „fiksujemy” się na sprawach, które dla nas wydają się najważniejsze na świecie, które tymczasem są dziwactwami utrudniającymi życie zespołu, a z punktu widzenia klientów czy jakości usług kompletnie nieistotnymi.

“Łapiemy się” jakiejś durnej idei / koncepcji, którą bierzemy za pewnik, a tymczasem jest ona wyłącznie firmowym utrudniaczem życia. Coś co dla nas jest sprawą życia i śmierci, realnie ma nikły wpływ na działanie firmy.

Im więcej takich elementów, tym mniej swobody w zespole i tym bardziej to uderza w kreatywność. A mimo to uparcie się jej czepiamy, jakby od tego zależała przyszłość świata. 

Objawy?

Może to być obligowanie pracowników do realizowania czynności, które tylko Ty uważasz za ważne i kluczowe, ale tak naprawdę są irracjonalnymi dziwactwami.

Może to być przykrycie kluczowych obszarów, z którymi sobie nie radzisz, albo które są poza Twoim zasięgiem i trzymając się swoich przyzwyczajeń, maskujesz niemożliwość lub niechęć do innych przedsięwzięć (telefony core). 

Mogą to być: 

• Zwyczaje i rytuały – określone zachowania, sposoby wypełnienia zadań, wykonywania pracy, które nie mają realnego przełożenia na skuteczność czy działanie firmy. 
• Tabelki i raportowanie – wymaganie od pracowników określonego sposobu raportowania pracy, który kosztuje ich czas, a którego nigdy dokładnie nie sprawdzasz… bo nie masz czasu

Możesz mieć problem z wyselekcjonowaniem czynności, które tylko Tobie wydają się ważne.

Jak je wyłowić? Skąd wiedzieć kiedy coś działa, a kiedy nie?

Sięgniemy ponownie po elementy, o których już mówiliśmy:

• Atmosfera – idealnie jeżeli uda Ci się wprowadzić atmosferę w pracy, w której pracownicy Ci sami powiedzą, że coś nie działa, albo coś jest głupim pomysłem. Ważne, by czuli, że to do Ciebie dociera i nawet, jeżeli się z nimi nie zgodzisz, że usłyszą argumentację dlaczego tak postanowiłeś i będzie to argumentacja logiczna. 
• Zewnętrzna konsultacja – możesz opowiedzieć o swoich rozterkach komuś niezwiązanemu z firmą i zapytać o tym sądzi, jak to widzi. Takie zewnętrzne podejście może Ci dać dużo cennych informacji. Duże marki płacą ciężkie pieniądze za zewnętrznych konsulatów, którzy usprawniają procesy. Pamiętaj jednak, by opowiadając starać się zachować choć szczątkowy obiektywizm i samemu wejść w narrację trzeciej osoby, która patrzy na wszystko z boku. 
• Przestań robić i zobacz co się stanie… – moja ulubiona metoda. Jeżeli nie jesteś pewna / pewien jakiejś cyklicznej / powtarzalnej metody… przestań ją robić i zobacz jaki będzie efekt. Jeżeli nikt na to nie zwróci uwagi, wszystko będzie dalej działało jak wcześniej, to okazuje się, że nie była aż tak ważna. To jest super metoda do eliminacji skostniałych przyzwyczajeń, które w firmie wykonuje się od zawsze… bo tak zawsze było, ale nikt już nie pamięta jaka idea za nimi stała. 

Nie chodzi mi o to, żeby w ogóle rezygnować z ujęcia firmy w karby planów, celów, zadań, tabelek, spotkań, programów do zarządzania. Są rzeczy newralgiczne, w których nie ma i nie powinno być pola do negocjacji. Jeżeli firma ma przynosić dochód, ma się rozwijać i ma (co najważniejsze) nie narażać się na nerwy – trzeba ją poukładać. Twórczy chaos nigdy się nie sprawdzi.

Ważne jednak, by w tym poukładanym świecie mikrobiznesu, nie pojawiło się za dużo Twoich nikomu niepotrzebnych wariactw, z których bez uszczerbku możesz zrezygnować. 

27. Bądź otwarty i uśmiechnięty

Na deser zostawiłem sobie klucz to bycia najlepszym szefem na świecie. Zadziwiające jaka moc tkwi w prostocie tej porady. I jak wiele szefowych i szefów o niej zapomina. 

Jasne, czasem trzeba walnąć pięścią w stół, czasem trzeba kogoś ustawić do pionu. Czasem trzeba się z kimś rozstać w niemiłej atmosferze. Czasem twardo trzeba wyegzekwować  to co ma być zrobione.

Ale dobry szef nie może być, jak to określił czytelnik Antek, chujogłowym, czyli zatwardziałym i naburmuszonym gburem.

Ja dodam od siebie, że nie możesz być zgorzkniałym, nienawidzącym świata i ludzi dziadem. A jeżeli taka / taki jesteś, to musisz nad tym pracować, albo wymyślić biznes, w którym nie potrzebujesz zespołu.

Jeżeli okazujesz wszem i wobec nienawiść i pogardę, nie potrafisz tego (tak jak ja) ukrywać i nie masz sobą zaplecza know-how i celów jak Elon Musk czy Jeff Bezos, to masz marne szansę na budowę wokół siebie efektywnego zespołu.

Nie chodzi o to, by być wiecznie uśmiechniętym, zadowolonym z siebie matołkiem. 

Masz prawo mieć gorsze dni, masz prawo czasem nie mieć humoru, ale, mimo to, staraj się zawsze myśleć przede wszystkim o pracownikach, ich potrzeby stawiać na pierwszym miejscu i… uśmiechać się. Po prostu. Jak najwięcej. Szczerze. Niewymuszenie.

Tak by uśmiechem i dobrym humorem położyć podwaliny pod atmosferę ich pracy.

Bez tego nie uda Ci się wprowadzić żadnej z wymienionych wcześniej zasad we wszystkich 5 odcinkach. 

Czasem wystarczy odpuścić, mieć dystans, dużo humoru i zadać sobie pytanie – po co TAK NAPRAWDĘ chcemy być lepszymi szefami?

28. Miej dystans do siebie

Używając języka młodzieży – wyjmij kija z dupy. 

Wiem, jesteś tworzycielem produktów, dostawcą usług, opróżniaczem klienckich portfeli, twórcą wiekuistych usług, ale…

Warto w tym wszystkim mieć do siebie dystans. Podchodzić z humorem i radością. Nie nastawiać się negatywnie. Nie zadzierać nosa. Nie grać ról, nie udawać kogoś kim nie jesteśmy.

Nie gardłować o jakieś pierdoły, nie denerwować się bez potrzeby, nie chować wiecznie urazy.

Nie akcentować ciągle hierarchii, w której rządzisz i wymagasz, a pracownicy mają potulnie i cicho Cię słuchać bez słowa sprzeciwu. 

Prowadzenie firmy jest wystarczająco stresogenne, by sobie dokładać niepotrzebnych zmartwień.

Nie masz z siebie robić błazna, czy super kumpla (dystans i wzajemny szacunek są wskazane), ale nic się nie stanie, jak pokażesz, że TEŻ jesteś człowiekiem.

Jesteśmy tylko ludźmi, mamy ludzkie słabostki, a życie to tak naprawdę kiepski żart. W obliczu wieczności, wszechświata, nasze firmy, marzenia plany, są ledwie mikronowymi mignięciami na tle wielkie plamy kosmosu.

29. Przeproś (jeżeli trzeba)

Czasem nie ma prostszego sposobu do rozładowania napięć, nieporozumień i pretensji.  Nie idź ciągle w zaparte. Nie udawaj, że zawsze masz rację i nigdy się nie mylisz. Jeżeli ludzie będą z Tobą długo pracować, przejrzą Cię na wylot – będą doskonale znali Twój charakter i cechy. 

Po co ich oszukiwać, jeżeli i tak znają prawdę? 

Zatem, gdy coś zawalisz – przeproś. 

To też najlepszy sposób, by być  fair i okazać szacunek pracownikowi. Wystarczy powiedzieć: przepraszam, zawaliłem / zawaliłam. 

Możesz (jeżeli chcesz) wytłumaczyć dlaczego tak się stało (ale nie masz obowiązku się tłumaczyć – zobacz podcast 10 jak mówić nie). 

Oczywiście, przepraszaj, gdy są ku temu odpowiednie przesłanki. Nie ciągle i zawsze. Nie “cierp za miliony”. Przeprosiny powinny być… sporadyczne. Czyli wtedy – gdy naprawdę coś zawaliliśmy i naprawdę trzeba przeprosić.

Powinny też być szczere i zawierać “chęć poprawy” – to znaczy, żeby po przeprosinach rzeczywiście starać się, by sytuacja, która je wywołała nie miała ponownie miejsca.   

I ostatnia rzecz – przeprosiny są formą oczyszczenia (coś jak spowiedź) – zamykają sprawę. Nie ma sensu do niej wracać, rozpamiętywać, rozgryzać co się stało. Przeproś i idź dalej. 

30. Uważaj na szaloną pętlę dynamicznego rozwoju

Rozwój firmy jest potrzebny, ale przedawkowanie rozwoju i zażynanie pracowników, prędzej czy później odbija się czkawką (zobacz w biografii Elona Muska, jaki tam jest przemiał pracowników). 

Rozwijaj firmę (nawet szybko), ale konsekwentnie, według planu, metodycznie, krok po kroku. Daj im się oswoić ze zmianami, wdrożyć je. 

Pamiętaj też, że rozwój firmy wiąże się z dokładaniem zadań, obowiązków i koniecznością większej kreatywności. A  za tym powinny iść zawsze odpowiednie pieniądze. 

Sama świadomość wzrostu firmy i związane z tym konieczności większych inwestycji zwykle cieszą wyłącznie właścicieli.

Ale pracowników dużo bardziej cieszą pozyskane z tego benefity. Czyli kwoty jakie wpływają na kich konto.  

Nie zapominaj o tym. 

31. Odpowiedz sobie na ARCYWAŻNE pytanie – po co chcesz być lepszym szefem?

Zbliżając się do końca, trzeba sobie odpowiedzieć na KLUCZOWE pytanie. Wydaje mi się, że warto je zadać właśnie po przesłuchaniu całej serii.

Zakładam, że nie jesteś socjopatą i nie chcesz być lepszym szefem z zimnego wyrachowania, ani nie czynisz tego bezrefleksyjnie, odpowiadając “bo tak trzeba”, ale gdzieś na dnie Twej duszy tlą się ważne pobudki emocjonalne. 

Zatem, chcesz być lepszym szefem bo:

• Chcesz czuć się dobrym człowiekiem?
• Chcesz rozbudowywać firmę, bo jest całym Twoim życiem / zabezpieczeniem na starość? 
• Masz misję zbawienia świata (od strony produktów i usług) i potrzebujesz ludzi, którzy Cię w tym wesprą? 
• Chcesz zatrzymać pracowników, bo świetnie się sprawdzają w tym co robią, a Ty nie masz ochoty prowadzić procesu rekrutacji i szukać nowych ludzi? 
• Chcesz im dać pomóc w rozwoju, dać poczucie rozwoju i stabilności finansowej?
• Chcesz usprawnić zarządzanie firmą i mieć więcej czasu dla siebie, rodziny i na swoje pasje? A może przygotować firmę, by działała w pełni autonomicznie? 
• Chcesz niwelować konflikty i problemy bo jest ich za dużo?
• Chcesz przede wszystkim zwiększyć zyski?
• Chcesz stworzyć prężnie działającą, globalną markę? 
• Chcesz udowodnić sobie i innym (branży), że potrafisz stworzyć najlepszy zespół? 
• A może coś innego? 

Chodzi mi o to, by nie kręcić się w kółko – jeżeli znajdziesz odpowiedzi na pytanie po co Ci ta firma i jak chcesz współpracować z ludźmi, dużo łatwiej będzie Ci wszystko ułożyć. To będzie Twój priorytet, który ze wszystkich 5 odcinków pomoże Ci wybrać kluczowe działania. 

32.1 A co dla mnie jest ważne?

Wypada też powiedzieć, co ważne w byciu szefem jest dla mnie, jako Radosława Klimka, autora bloga Sardynkibiznesu.pl. 

W aspekcie osobistym – dla mnie najważniejsze jest to, żeby coś po sobie zostawić. Wielokrotnie o tym mówiłem. Uważam, że jeżeli otoczenie stworzyło nam możliwości do rozwoju i spokojnej pracy, mamy obowiązek wobec ludzkości, by próbować, tak jak potrafimy, uczynić świat odrobinę lepszym miejscem. 

Samemu niestety, choć uwielbiam formę samozatrudnienia i jednoosobowej działalności gospodarczej, będzie to trudno osiągnąć we wszystkich planowanych aspektach. 

I dlatego potrzebuję pomocy zespołu. 

Co do firmy – współpracuję z naprawdę super ludźmi, którzy mi zaufali. Uwierzyli w moje plany i marzenia. Znaleźli w nich miejsce, gdzie sami mogą realizować swoje pasje i się rozwijać.

Chciałbym to połączyć z tym moim poczuciem misji. Dużo im zawdzięczam. Chciałbym, stworzyć miejsce, w których będziemy mogli razem działać do końca życia (naiwne, wiem), gdzie będą zarabiali dobre, godziwe pieniądze, będą robili to co im sprawia frajdę, nie będą się przepracowywali (pracoholizmem będę odznaczał się tylko ja). 

32. Szanuj siebie, swoją energię i swój czas – najważniejsza porada z całej serii

Najważniejsze na koniec. 

Załóżmy że wziąłeś / wzięłaś się za siebie i zaczynasz stosować do rad z tych wszystkich pięciu odcinków.

Niestety…

Pewnie spotkasz na swojej drodze pracowników, którzy będą chcieli wykorzystać otwarte Twoje podejście i będą się chcieli Tobą wyręczyć.

Nie możesz na to pozwolić!

Wszystkie omówione wcześniej zasady bledną i nie mają znaczenia przy tej jednej najważniejszej – szanuj siebie, swoją energię i swój czas. 

Relacje w firmie działają w dwie strony – skoro Ty poświęcasz swój czas, energię, pracujesz nad sobą, masz prawo oczekiwać dokładnie tego samego od podwładnych.

Twoja pomoc i zaangażowanie, nigdy nie mogą być usprawiedliwieniem dla ich lenistwa czy „niechcemisiejstwa” i nie oznaczają, że masz być na każde zawołanie i ciągle rozwiązywać za nich te same problemy lub ciągle, w kółko, powtarzać jak coś ma być zrobione, jeżeli już kilkukrotnie pokazałeś co / gdzie / jak zrobić.

To, że im chcesz pomóc i iść na rękę, nie oznacza, że ciągle mają Cię obarczać zadaniami, które są w ich zakresie obowiązków. Że mogą lekceważyć obowiązki, zawalać sprawy, a Ty zawsze wybronisz, wybielisz i pomożesz. Uważam, że raz stracone zaufanie, można, ale bardzo ciężko odbudować.

A gdy ktoś mimo Twoich starań, chęci i prób – popełnia te same błędy, nie chce ich naprawić, ignoruje Ciebie, Twoje starania, gdy nie wykazuje chęci by cokolwiek zmienić – nie masz wobec takiej osoby absolutnie żadnych zobowiązań i najlepiej będzie, gdy Wasze zawodowe ścieżki się rozejdą.

I to jak najszybciej. Dla Twojego dobra.

I nie możesz z tego powodu czuć absolutnie żadnych wyrzutów sumienia.

I tym pozytywnym akcentem, nieco burzącym (a może umacniającym) całość przekazu, z radością i nieskrywaną ulgą kończę całą serię. Dziękuję za przesłuchanie i przeczytanie 🙂

Podcasty i treści wymienione w tym artykule i wspomniane w podcaście:

Wspomniane podcasty i artykuły:

• Dlaczego tak trudno zaufać internetowym milionerom? Podcast 45, w którym opowiadam, dlaczego nie warto się nabierać na ociekające drogimi samochodami, wycieczkami i pieniędzmi opowieści o genialnych strategiach zarabiania.
• Jak wybrać dobre szkolenie lub kurs internetowy? | Podcast 33, który przyda Ci się, jeżeli chcesz znaleźć NAPRAWDĘ dobre szkolenie w internecie, ale nie chcesz przepłacać, ani naciąć się na oszusta. 
• Jak mówić nie i być asertywnym? | 10 odcinek podcastu, w którym omawiam kwestię tego jak konsekwentnie i stanowczo mówić nie – jak o tym myśleć, jakich metod użyć, jak podejść do kwestii bycia asertywnym.  

Pozostałe podcasty z serii “Jak być dobrym szefem?”

1. Jak być dobrym szefem – część 1 | Podcast 50 – znajdziesz tu obszerne wprowadzenie, wstęp, omówienie koncepcji całej miniserii oraz pierwszych 8 zasad. Warto od tego zacząć (zwłaszcza od wstępu) bo to ułatwi odbiór całości i wszystkich pozostałych części.
2. Jak być dobrym szefem – część 2 | Podcast 51- w drugiej części serii przyjrzeliśmy się kwestii zwracania uwagi, omawiania zakresu obowiązków, rozwiązywania konfliktów oraz ogólnego podejścia do budowania relacji z zespołem.
3. Jak być dobrym szefem – część 3 | Podcast 52 – w trzeciej części zajmujemy się kwestią wsparcia pracowników, bycia szefem z prawdziwego zdarzenia – czyli mentorem i liderem.
4. Jak być dobrym szefem – część 4 | Podcast 53 – w czwartej części opowiemy sobie o kwestii wyznaczania i sprawdzania zadań, próbie przejścia na system pracy zadaniowej oraz poruszymy kwestię rozwoju (szkoleń, konferencji i szeroko rozumianego zdobywania kompetencji)
5. Jak być dobrym szefem – część 5 | Podcast 54 – na koniec mamy kwestię ustaleń dotyczących finansów, płac, rozliczeń oraz kilka zasad podsumowujących. Do tego ważne pomocnicze pytanie, które pomoże “ustawić” całą serię oraz KLUCZOWĄ kwestię, bez której cała seria nie ma sensu. 

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 54 Podcastu

Przesłuchaj odcinek na YouTube:

Gdzie słuchać moich podcastów?

• Strona z podcastami na YouTube
• Lista podcastów na blogu 
• Podcast w serwisie Spreaker 
• Podcast w iTunes
• Podcast w serwisie Stitcher 
• Podcast w aplikacji Spotify

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

• Grupa słuchaczy podcastu Sardynek – dołącz koniecznie! Informacje o planach, zmianach, ulepszeniach oraz nieco o podcaście od nieco innej strony.
• Newsletter SardynkiBiznesu.pl – zapisz się, żeby nie przegapić nowych wpisów
• Strona Sardynek na Facebooku – kliknij, dołącz, polub.
• Kanał YouTube – oprócz zapisów podcastów, znajdziesz tu materiały z prezentacjami działania programów oraz krótkie filmy z podpowiedziami i przemyśleniami.
• Strefa Sardynek – zestaw potrzebnych materiałów, dokumentów przydatnych w prowadzeniu małej firmy i tabelek Excel. Wszystko do pobrania za darmo, w jednym miejscu.

Po co chcesz być lepszym szefem? Napisz w komentarzu:

Na koniec mam do Ciebie dwie prośby: daj znać w komentarzu jak Ci się podobała cała seria oraz napisz po co chcesz być lepszym szefem. Co Cię motywuje do zmian i rozwoju? 

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.