Skuteczne sposoby na organizację pracy i zamykanie zadań.

38 sposobów na skuteczne zamykanie zadań – część 2 | PODCAST 38

Jeżeli szukasz konkretnych i sprawdzonych sposobów, które krok po kroku pomogą Ci realizować zadania i skutecznie uporać z nadmiarem obowiązków – to ten podcast jest dla Ciebie! 

Przesłuchaj podcast: 

W dalszej części artykułu znajdziesz spisane streszczenie odcinka (najważniejsze rzeczy wybrane z podcastu), nagranie w formie mp3 do pobrania na dysk, linki do stron z podcastami, gdzie można go przesłuchać online  i nagranie wraz z prezentacją na YouTube. Szczegóły w spisie treści – sprawdź niżej.

Geneza podcastu | Uwaga! Sprawdź część 1 

Ten podcast jest kontynuacją odcinka 36 – znajdziesz go TUTAJ.

Znajdziesz tam genezę powstania odcinka, „teoretyczne podwaliny” i pierwszych 14 sposobów.

Tu kontynuujemy temat.

Przypomnę tylko, że metody, które są dla mnie szczególnie ważne i istotne oznaczyłem jako BUM!

Przypomnę również, żebyś traktował/a je jako punkty wyjścia, które możesz wykorzystać w swoim schemacie budowania efektywnej pracy. Nie twierdzę, że sprawdzą się w takim samym stopniu u Ciebie i nie twierdzę, że dzięki każdej z nich odniesiesz fantastyczne efekty. Warto je przetestować i samemu / samej sprawdzić.

Niżej znajdziesz też infografiki, które łatwiej pomogą zapamiętać poszczególne części nagrania i artykułu.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

15. Tworzenie list zadań – czego nie ma na liście zadań – nie istnieje BUM!

Dobrze myśleć o naszej głowie i zdolności zapamiętywania, jako bardzo delikatnym i precyzyjnym komputerze, o sporej kreatywnej inwencji, ale niestety o ograniczonym zasobie pamięci. Trzeba uważać, co w nim zapisujemy, bo choć posiada zaiste olbrzymie możliwości dotyczące tworzenia pomysłów i rozwiązań, to jego zdolność utrwalenia tych rzeczy nie jest zbyt imponująca.

Dlatego poleganie wyłącznie na własnej zdolności zapamiętywania zadań na dłuższą metę będzie na pewno nieefektywne. To, gdy coś zawalimy, o czymś zapomnimy (i takie sytuacje będą się zdarzać coraz częściej) jest kwestią czasu. A takie zapominanie plus przeładowanie głowy informacjami będą potęgować inne negatywne konsekwencje: stres, rozdrażnienie, roztargnienie, nerwowość, problemy ze snem, odpoczynkiem i ładowaniem baterii.

Cóż więc robić?

Rzecz jest banalnie prosta i kluczowa w efektywnej pracy: tworzyć spisane listy zadań. Wszystko to co mamy do zrobienia, powinno zostać „wyrzucone” z pamięci, bo musimy oczyścić głowę. Listy można spisywać na kartce, w specjalnych programach – tu znajdziesz darmowe programy do zarządzania swoją pracą.

By nie przepakowywać niepotrzebnie głowy, warto założyć sobie, że pod żadnym pozorem nie ufamy naszej pamięci i absolutnie wszystko co wiąże się z zadaniami, pracą i sprawami domowymi – przelewamy na papier (lub do aplikacji do planowania) i zawsze zapisujemy.

Na marginesie dodam, że mimo, że spisywanie list zadań jest absolutną podstawą efektywnej pracy… przy tworzeniu konspektu zapomniałem to wpisać do tego artykułu. Ten podpunkt dopisałem jako ostatni, tuż przed nagrywaniem podcastu. A priori założyłem, że podpowiedź ta jest tak oczywista, że albo nie warto o niej wspominać, albo na pewno już o niej wspomniałem.

No cóż – jaki jest koń – każdy widzi, a dla mnie to nauczka, by nie popadać w „krąg oczywistości”. Gdy siedzi się długo w jakimś temacie, trzeba pisać i mówić o wszystkim, nawet o tym, co jest podstawą. Łatwo pominąć, rzeczy, które dla mnie są oczywiste, a dla innych mogą odkrywcze.

Spisywanie i zarządzanie zadaniami to temat na kilka podcastów lub osobny kurs, tu więc tylko zaznaczę, że samo spisywanie list nic nie da – jeżeli na bieżąco ich nie będziemy segregować, przeglądać, porządkować, weryfikować i… odhaczać.

16. Wyrzucanie bieżących spraw, przypomnień i pomysłów na listę BUM!

Rozwinięciem koncepcji spisywania wszystkiego na listy, jest konieczność uporządkowania myśli, takich „złotych strzałów”, które nachodzą nas podczas pracy. Pracujemy i nagle przychodzi nam do głowy genialna idea, albo przypominamy sobie o jakimś „pilnym zadaniu, którym nie możemy się w tym momencie zająć, ale które warto zapamiętać, bo będzie je trzeba dziś, na wczoraj lub w najbliższej przyszłości zrobić. Co zrobić? Również wpisać je na specjalną listę.

Dlaczego? Bo choć mamy multum genialnych, wizjonerskich pomysłów, to większość z nich już po chwili rozmyje się na kanwie nowych bodźców, które zaleją naszą świadomość.

Chodzi zarówno o rzeczy, dotyczące wielkich, ambitnych spraw związanych z rozwojem firmy, sprawami rodzinnymi, naszą pracą (czyli napady złotych myśli, strzały weny, olśnienia) jak i pospolite, bieżące, drobne codzienne odrywacze (gdy pracujesz i nagle przypominasz sobie o telefonie lub e-mailu do biura rachunkowego czy wykonaniu zaległego przelewu).

Założenia takiej listy są dwa:

  • Nie pozwalamy uciec pomysłom – tak by w odpowiedniej chwili móc je przemyśleć i wykorzystać
  • Nie pozwalamy, by drobne czynności rozpraszały nas podczas pracy, tak by móc wykonywać jedną rzecz, a nie odrywać się co chwilę, gdy o jakimś zapomnianym zadaniu sobie przypomnimy

Ważne, by w tej koncepcji zaplanować sobie czas (najlepiej w cyklicznych, regularnych odstępach), gdy będziemy przeglądać, weryfikować, „czyścić” i realizować nasze listy szybkich zadań.

17. Jedno zadanie na raz BUM!

Pracując nad jakimś zadaniem, warto dążyć do maksymalnego skupienia i skondensowania uwagi. Nie możemy się rozpraszać lub (Perunie broń!) co gorsza – realizować trzy, cztery, pięć zadań jednocześnie.

Czyli zawsze dążę do tego, by w danej chwili, zajmować się jednym zadaniem na raz. Nie chodzi tu jego czas, ani wielkość – zadanie takie może trwać i pięć minut i pięć godzin.

Wielozadaniowość może nam dawać złudne poczucie efektywności. Jednakże, w praktyce – dużo skuteczniejsi będziemy, jeżeli po kolei będziemy odhaczać i zamykać kolejne cele jeden po drugim, niż jednocześnie babrać się w ośmiu zadaniach na raz, przez długi okres efektywnie nie kończąc ani jednego.

Przykłady:

  • Jeżeli zajmuję się ustawianiem progów cenowych i rabatów dla mojej firmy – nie odpisuję jednocześnie na e-maile i nie sprawdzam ofert w hurtowniach,
  • Jeżeli rozmawiam ze współpracownikiem i ustalamy warunki współpracy – nie odbieram telefonów od kontrahentów. 
  • Jeżeli rozmawiam z kontrahentem przez telefon, nie ustawiam jednocześnie postów na firmowym Facebooku.

Można zwiększyć efektywność tej zasady, jeżeli każde zadanie obostrzysz czasowo (wyznaczysz  sobie godziny / czas w których się nim zajmiesz), usuniesz rozpraszacze (wyłączysz telefon, zamkniesz zakładki w komputerze) i poinformujesz współpracowników / pracowników, by Ci nie przeszkadzali o danej porze dnia.

Jest wyjątek od niej – gdy łączysz czynność automatyczną, niewymagającą skupienia, którą masz wyuczoną, z czynnością rozwojową (prowadzenia auta i słuchanie podcastów, sprzątanie / gotowanie i słuchanie audiobooków, szkoleń).

18. Trzy do pięciu kluczowych rzeczy BUM

Jeżeli mierzysz się z dużym zadaniem, które składa się z kilkunastu / kilkudziesięciu czynności, które trzeba okiełznać, zadaj sobie pytanie: jakie jest 3 do 5 najważniejszych rzeczy, które muszę zrobić, by zadanie mogło być zakończone (choćby w minimalnym stopniu, najlepiej jak w danym momencie jestem w stanie je zrobić). 

Wbrew pozorom, bez względu na branżę, czy rodzaj zadania – zawsze da się znaleźć kilka kluczowych elementów. Większość części składowych większych zadań to tylko drobne rozpraszacze lub zaciemniacze prawdziwego rdzenia problemu.

Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, że w momencie gdy te trzy rzeczy już zrobisz, zabrać się za kolejne trzy.

To jedna z moich ulubionych metod i często stosuję ją do wszystkich zadań z różnych obszarów życia z jakimi muszę się zmierzyć – treningów, ćwiczeń, planów, spraw rodzinnych. Jako mikrozadanie możesz spróbować przenieść tę metodę na inne obszary codzienności, tak by rozwiązać z jej pomocą problemy, którym zwykle musisz stawić czoła.

Idealnie będzie, jeżeli w tej zasadzie będziemy dążyć do perfekcji ascetyzmu – tak, by starać się redukować liczbę potrzebnych czynności. Innymi słowy, zawsze staraj się wybrać tych punktów jak najmniej, dąż do tego by były trzy lub mniej, a nie pięć. Im będzie ich mniej – tym lepiej.

19. Dzielnie słonia / salami

To jedna z najbardziej klasycznych, i co tu dużo pisać, oczywistych metod. Bardzo często przytacza się ją w książkach dotyczących produktywności.

Jeżeli masz przed sobą olbrzymie, niemożliwe do zrealizowania zadanie – podziel je na jak najmniejsze, łatwiejsze do zrealizowania części. Najlepiej na takie, w których można wyznaczyć łatwy do określenia początek i koniec oraz można je zamknąć w jak najkrótszym okresie czasu.

20. Zacznij od najszybszego i najłatwiejszego zadania

Gdy już poćwiartowaliśmy nasze olbrzymie, słoniowate zadanie na mniejsze fragmenty, możemy mieć zagwozdkę dotyczącą wyboru tego, od czego zacząć.

I tu przychodzi nam ta metoda, która proponuje, by mając przed sobą hordę zadań, zawsze wybierać to co jest najszybsze i najłatwiejsze do zrobienia.

Duże zadania na początku mogą przerażać, wydawać się za trudne, a który mamy dzięki nim osiągnąć mglisty i nieosiągalny. Coś może się wydawać bardzo trudne, skomplikowane, niemalże niemożliwe do zrobienia. Pamiętaj jednak, że nawet największe mastodonty zawsze składają się z mozaiki małych komponentów. Po dłuższym okresie pracy, dzięki setkom drobnych kroków, zobaczysz gigantyczne efekty.

To ważne, by pamiętać  tym, że w przypadku realizacji największy zadań – kluczowa jest droga i wytrwałość, a nie sam cel. Więcej o tym opowiadałem w podcaście 29 o budowaniu nawyków.

Dlatego zawsze, zamiast rzucać się na najtrudniejsze zadanie, lepiej zacząć od drobnego, niepozornego kroku. To niewielki kamyczek, który pozwoli nam ruszyć całą lawinę zadań.

Najtrudniej jest zacząć. Gdy już zaczyna się pracować – dużo łatwiej wskoczyć w rytm i zabierać się za kolejne rzeczy.

21. Wykorzystuj luki czasowe

Świat rzadko nam pozwala na nieprzerwany komfort pracy przez kilka godzin. Warto mieć na podorędziu rozpisane i zawczasu przygotowane  krótkie, szybkie zadania lub regularne, produktywne czynności, za które zabierzemy się, gdy nagle w planie dnia, niespodziewanie pojawi się kilka – kilkanaście minut wolnego czasu. 

A nam szkoda będzie nam go marnować na bezproduktywne gnuśnienie.

Przykłady sytuacji:

  • Skończyliśmy wyznaczone zadanie wcześniej i przy komputerze czekamy na spotkanie online, które odbędzie się za kwadrans,
  • Czekamy w samochodzie, żeby odebrać dziecko z zajęć / szkoły,
  • Przemieszczamy się kilka przystanków komunikacją miejską,
  • Czekamy w poczekalni na swoją kolej u fryzjera.

Mogą to być zarówno zadania duże, ambitne (oczywiście podzielone na mniejsze fragmenty zgodnie z wcześniejszymi zasadami), jak i mikroskopijne, radosne, produktywne czynności.

To podejście jest bardzo pomocne w budowaniu nawyków – gdy chcemy odzwyczaić się od nałogowego, bezrefleksyjnego zerkania na telefon. Więcej o tym jak walczyć z uzależnieniem od smartfona w podcaście 31.

Przykłady takich prostych zadań:

  • Ustawienie postów na firmowym Facebooku
  • Przesłuchanie 5 minut branżowego podcastu i wynotowanie jednej, ważnej rzeczy
  • Nauczenie się i powtórzenie nowego słówka z angielskiego
  • Dopisanie jednego pomysłu do listy działań marketingowych, które pomogą rozwinąć biznes

Uważam, że proste nawyki, które uda nam się wdrożyć, składające się z takich mikrokroków, to jedne z najpotężniejszych i najbardziej niedocenianych narzędzi. Czynności, które z początku mogą wydawać się błahe, krótkie, ważkie, z biegiem dni, tygodni, miesięcy, z perspektywy dłuższego okresu czasu dadzą kolosalne efekty.

22. Jeden zapis (task) – jedno zadanie

Jeżeli używasz programu do zarządzania zadaniami lub rozpisujesz je na kartce – proponuję zawsze rozbijać na jak najprostsze punkty. Unikaj tworzenia skomplikowanych drzewek, checklist i podpunktów. Lepiej zamknąć 20 odrębnych zadań, niż przez pół roku walczyć z jednym dużym, składającym się z 20 podpunktów. Potem jak się na nie patrzy, to zaczyna się ono kojarzyć przede wszystkim z womitowaniem.

Gdy pracujemy nad realizacją celów, największą dumę i satysfakcję odczuwamy, gdy udaje nam się je z sukcesem zakończyć! Dlatego za wszelką cenę należy unikać sytuacji, gdy będziesz przytłoczony ilością rozpoczętych i wiecznie niedokończonych zadań.

Gwoli ścisłości – jestem fanatykiem checklist, uważam je za bardzo przydatne narzędzie, ale w sytuacjach, w których możemy zamknąć się z zadaniem w jednym cyklu. Gdy traktujemy je jako narzędzie odhaczenia i kontroli, by o niczym ważnym nie zapomnieć (na przykład rozpisujemy plan krok po kroku gdy wysyłamy e-mail, przygotowujemy się do nagrania podcastu).

3 część infografiki o zamykaniu listy zadań - zawiera podpunkty od 15 do 22.

Podstawą jest tworzenie list zadań. Równie ważne jest ich przeglądanie, weryfikowanie i zamykanie.

23. Regularność i powtarzalność

Ten temat już się przewijał w poprzednich punktach, ale zdecydowanie warto go podkreślić. Im więcej w naszej pracy będzie powtarzalności i regularności, tym większą liczbę zadań będziemy w stanie z sukcesem zakończyć.

Choć powtarzalność wydaje się to nudna, i wydaje się to zaprzeczeniem idei pracy w domu (nie po to uciekałem z etatu do firmy, żeby teraz siedzieć 8 godzin przy komputerze), to wyrobienie rytmu i schematu pracy to wydajności klucz.

W tym kontekście chodzi mi o zgranie razem wielu elementów:

  • Wyznaczony z góry harmonogram grupujący podobne zadania w jeden blok.
  • Powtarzalne schematy prac.
  • Zajmowanie się zawsze tymi samymi czynnościami o tych samych porach.

To, że wiesz czego się spodziewać, czym musisz się w następnej kolejności zająć, jak będziesz pracował/a sprawia, że w założonych blokach jesteś dużo bardziej efektywny / efektywna.

To też kwestia opieraniu pracy o nawyki przyzwyczajenia, dzięki czemu nie musimy bazować na zapasach naszej silnej woli. Więcej o tym opowiadam w podcaście dotyczącym tego jak skutecznie budować nawyki.

Ważne – powtarzalność można traktować w różnych skalach: od kilku godzin, poprzez cały dzień, aż po (najlepiej) perspektywę tygodnia.

Umysłowi dużo łatwiej i szybciej jest zająć się zadaniami, które już zna, niż za każdym razem próbować znaleźć odpowiednią drogę, bo to potężny wysiłek energetyczny.

24. Święta Trójca Zadań: 1 duże, 2 średnie, 3 małe

Jedną z opcji podziału zadania na trzy części, o którym już wspominałem, może być Święta Trójca Zadań. To podział, który pomoże Ci uporządkować ich ważność i hierarchię, jednocześnie sprawiając, że nie przeładujesz swojego dnia do niemożliwości. Dzięki temu zajmiesz się zarówno celami, które mają krytyczny wpływ na rozwój Twojego biznesu, jak i tymi, które są mniej ważne, krótsze, ale mimo to, trzeba się nimi zająć.

Jak to zrobić?

Dzielimy zadania na trzy części:

  • Jedno duże zadanie, które jest kreatywne, wymaga zaangażowania siły i dużo pracy (2 – 3 godziny) i ma kluczowy wpływ na rozwój biznesu
  • Dwa zadanie pomocnicze – zadania mniej ważne, wspomagające, dotyczące bieżącej działalności firmy, które zajmują około 30 minut
  • Trzy małe zadania – to sprawy bieżące, drobne rzeczy, którymi trzeba się zająć, choć nie nigdy nie ma na nie czasu – każde z nich zajmie ok 5-10 minut.

Możesz założyć, że jest to minimum jakie trzeba wykonać w ciągu dnia lub, jeżeli masz wenę i chęci, po ich zamknięciu dołożyć sobie jeszcze jeden taki blok lub modyfikować czas i ilość mniejszych zadań (dołożyć zadań mniejszych lub pomocniczych).

Jak zawsze jednak, sugerowałbym zacząć ostrożnie i na początku, trzymał się tylko jednego założenia i jednego, podstawowego, kanonicznego bloku.

25. Pożarcie żaby

To klasyczna metoda, która stała się znakiem rozpoznawczym Briana Tracy’ego. W swej książce Zjedz tę Żabę, radzi on, by dzień zacząć od uporania się z najgorszym, najbardziej wymagającym i najtrudniejszym zadaniem, które przypomina oślizgłego płaza. Gdy już uda nam się z nim zmierzyć, dalsza część dnia będzie samą przyjemnością, bo pozostaną nam zadania łatwe, lekkie i przyjemne.

U mnie to nie działa z trzech względów:

  • Zaczynając pracę potrzebuję czasu, by w pracy się „rozkręcić” – zdecydowanie łatwiej mi zabrać się do większych, trudniejszych, wymagających zadań, gdy uporam się z tymi drobniejszymi
  • Czasem mam do załatwienia kilka takich żab dziennie porównywalnie odpychających i trudno mi z nich wybrać tę najgorszą
  • Mój harmonogram pracy zakłada, że dzień staram się zaczynać od przejrzenia i odpisywania na e-maile, wiadomości i zadania, które zleciłem – tak by nie hamować i nie przeszkadzać wsółpracownikom, którzy również mają napięte kalendarze (by nie musieli czekać cały dzień, aż im odpiszę i by praca, która może być robiona bez mojego udziału – nie czekała).

Moje wątpliwości oczywiście, nie oznaczają, że metoda jedzenia żaby u Ciebie się nie sprawdzi.

26. Jedno regularne zadanie więcej na zapas

Jeżeli mamy do wykonania jakieś nieduże, regularne, cykliczne zadanie i mamy nieco więcej czasu lub chęci, to powielmy je, by zbudować sobie ” bezpieczny zapas” w przyszłości. Da nam to spokój ducha gdyby pojawiły się niespodziewane okoliczności, które wybiją nas z rytmu i uniemożliwią zwyczajowe regularne wykonanie. Pozwoli nam to też zaoszczędzić czas i móc przeznaczyć go na coś innego.

Nie oznacza to, że zawsze trzeba wykonywać taką samą ilość pracy (nie zawsze jest na to czas, wola, ochota), ale raczej by wykonać nieco dodatkowej pracy, która skróci czas wykonania kolejnego zadania.

Przykład:

  • Jeżeli przygotowujesz raz na 3 dni post na Facebooka – przygotuj dwa i ustaw drugi post za 6 dni. Po miesiącu będzie już gotowa baza postów na kolejny miesiąc. A po trzech miesiącach – na kolejny kwartał.
  • Jeżeli codziennie piszesz trzy zdania na blog firmowy – dopisz dwa więcej. Szybciej skończysz artykuł, szybciej weźmiesz się za kolejny.

27. Minimum 30 pomysłów

O tej metodzie, przypomniał mi jedyny, rewelacyjny Piotr Bucki z podcastu Biznes w IT (polecam, koniecznie zasubsyrbuj)! I dzięki niemu metoda ta wróciła do mych łask. Stosuję ją bardzo często (w oparciu o nią powstał między innymi ten podcast).

Jak działa?

Jeżeli musisz się z zmierzyć z dużym problemem, to rozpisz sobie minimum 30 pomysłów i sposobów na to jak go rozwiązać. Ważne! Nie wolno Ci wpisać ich mniej! Chodzi o  to, by wymusić na sobie kreatywne szukanie szerokiego spektrum rozwiązań.

Na pierwsze kilka wpadniesz bez problemu, a kolejne będą nastręczały coraz więcej trudności. I o to chodzi! Nie poddawaj się, nie rezygnuj, ćwicz „mięsień kreatywny”, tak by uruchomić najgłębsze pokłady inwencji. Pisz co Ci przyjdzie do głowy, główkuj, szukaj rozwiązań. Pamiętał też, by pomysły były z różnych dziedzin, dotyczyły różnych działań i nie powielały się za bardzo.

Oczywiście, gdy się uporasz z tą magiczną listą, nie musisz ich wszystkich wykorzystać, możesz dokonać późniejszej selekcji i posegregować je na te, które nadają się do wdrożenia i na te, które okazały się nieprzydatne.

Jeżeli trzydzieści pomysłów to dla Ciebie za mało –  zwiększ listę to pięćdziesięciu. Wtedy zacznie się prawdziwa, kreatywna zabawa.

28. System – zadanie – nagroda

System dla wyjątkowych leniuszków, którzy nie potrafią się zmobilizować do pracy. Wspomniał o nim Łukasz Polikowski z kanału Człowiek Absurdalny w podcaście numer 18, w którym rozmawialiśmy o etyce i zarobkach w firmie. Chodzi o to, by podczas pracy koncentrować się wyłącznie na wcześniej ustalonych na nagrodach – wyznacz drobne, przyjemne czynności, które sprawiają Ci frajdę. Wykonaj je za każdym razem, gdy zamkniesz jakieś zadanie.

Oczywiście owe przyjemności nie powinny zajmować Ci połowy dnia, przestrzegałbym też przed tym, by były to rzeczy, które mogą Cię pochłonąć na dłużej (jak gry komputerowe). Ważne, by je odpowiednio wypoziomować.

Przykładowo: Jeżeli uporam się z godzinnym zadaniem, to przez 15 minut będę oglądał ulubiony serial lub pół godziny poczytam książkę i dopiero wtedy zabiorę się za kolejne zadanie.

29. Ramy czasowe zadań

By „chwycić” zadania za kark i umiejętnie je podporządkować w planie dziennym, warto im wyznaczyć ramy czasowe. To pozwoli Ci na kontrolę nad wykonywanymi czynnościami oraz pomoże łatwiej wszystko zaplanować, tak by wiedzieć z iloma zadaniami w ciągu dnia musisz i dasz radę się zmierzyć.

Warto po tym pamiętać w dwóch aspektach:

  • Ustal przedział czasowy, w którym podejmiemy się zadania (na przykład między 12:00 a 14:00) – przy czym zamiast ustalania sztywnych godzin (w stylu zacznę o 8:00), sugeruję właśnie opierać się na przedziałach, bo mogą się w ciągu dnia wydarzyć rzeczy, które przesuną nasze plany. Taki przedział czasowy daj nam zapas na wypadek niespodziewanych okoliczności.
  • Ustalić maksymalny czas na zadanie, którego będziemy przestrzegać nawet, jeżeli go nie ukończymy. To ważne, jeżeli w ciągu dnia musimy jeszcze „domknąć” inne rzeczy, a zadanie dokończyć na nazajutrz

30. Unikanie pustych przebiegów

Metoda, którą kiedyś pokazał mi koleżanka pracująca w Holandii. Mieli na hali przykazanie, że jeżeli idziesz z jednej strony hali na drugą – zabierz coś ze sobą, co może się przydać (narzędzie, towar). Dzięki temu pracownicy nie wykonywali pustych kursów, co w skali miesiąca dawało spore efekty.

Rozszerzyłbym tę metodę, o komputer i smartfon. Jak?

Jeżeli już sięgasz po telefon i komputer, nawet dla przyjemności, przeglądnięcia Facebooka lub zagrania w grę – załóż, że zawsze dodatkowo zrobisz coś pożytecznego. Nie chodzi o to, żeby się odcinać od przyjemności (filmów, seriali, Facbeooka, gier), ale o to, że jeżeli już z niego korzystam, to zrobię coś, co jest kreatywne dla mojego biznesu: ustawię status na Facebooku firmy, odpiszę na e-maile, dopiszę dwa zdania do konstruowanej oferty, uzupełnię wpis na blogu, wymyślę i zapiszę elementy nowej promocji.

czwarta część infografiki o skutecznym zamykaniu zadań

Koniecznie, choć raz, spróbuj metody 30 pomysłów. Daje fantastyczne efekty!

31. Jak najszybsze zamykanie zadań BUM!

To podstawa efektywności pracy z zadaniami. Trzeba uważać na pułapkę, w której łatwo wpaść w złudzenie produktywności – czyli tylko planuję i spisuję zadania, ale nic z nimi nie robię. Gdy samo planowanie staje się subsytytuem pracy, kończącej się na rozpisaniu zadań, które nigdy nie zostaną zrealizowane.

Jeżeli na bieżąco nie będziemy dążyć do tego, by „odhaczać” to co zostało zrobione, bardzo szybko utoniemy pod nawałem notatek, checklist, punktów. Bez różnicy czy zadania spisujemy na kartce czy w programie do notowania. Moim zdaniem, to jest największe przekleństwo pracy z jakimikolwiek listami zadań – bez regularnej weryfikacji i dążenia do zamknięcia (z sukcesem!) tematu, bardzo szybko rozrastają się do monstrualnych rozmiarów i po czasie zadań w nich jest tyle, że nie jesteśmy w stanie tego sprawdzić, kontrolować i zrealizować.

Wystarczy chwila rozluźnienia samodyscypliny, a ich ilość błyskawicznie nas przytłoczy.Po kilku tygodniach będą na nas dybać dziesiątki niezamkniętych zadań i w efekcie, nie wiedząc co, jak i kiedy zrobić, odpuścimy spisywanie planów i wrócimy do punktu wyjścia. Czyli pracy w chaosie.

Dlatego proponuję podczas pracy za wszelką cenę dążyć do tego, by czyścić listy na bieżąco, to bardzo ważne z dwóch względów:

  • By wytrwać w budowaniu zwyczaju i rytuału produktywności – jeżeli pozwolisz sobie na to, by lista zadań Cię przerosła, szybko zrezygnujesz z strukturyzowanej pracy według harmonogramu, więc wrócisz do chaosu, który był na początku – bo odniesiesz fałszywe przekonanie, że taki system pracy  nie działa.
  • By nagradzać się za dobrze wykonaną pracę – widok listy z zakończonym z sukcesem zadaniem, jest jednym z najmocniejszych stymulantów, który motywuje nas do tego, by wytrwać w nawyku działania według planu i uporządkowanego schematu.

Jeżeli mimo wszystko masz problem i liczba zadań ciągle jest za duża, to możesz:

  1. Zmniejszyć dzienną dawkę zadań jaką sobie wyznaczasz.
  2. Rozbijać zadania na mniejsze części.
  3. Wypracować metodę selekcji i hierarchizowania – tak, by wybierać te, które są najważniejsze (o tym nagram osobny podcast, bo to dość rozległy temat).

Ważne! Szybkie zamykanie zadań nie oznacza, że mamy to robić po łebkach lub niechlujnie. Zmierzałbym raczej w stronę tego, by były na tyle małe i nieskomplikowane, by dało się je zamknąć szybko, sprawnie, bez nanoszenia zbędnych poprawek.

32.Nie ruszaj z kolejnym zadaniem, jeżeli nie zamkniesz poprzedniego

Nie wiem czy też tak masz, ale ja lubię wmawiać sobie (czytaj: oszukiwać się), że jestem wszechpotężnym mistrzem produktywności, który wszystko co sobie wcześniej założy – bez problemu zrealizuje.

Niestety, bywa tak, że raczej mamy tendencję do brania na siebie większej ilości zadań, niż jesteśmy w stanie się zająć.

Jeżeli w ciągu tygodnia to będą ledwie dwa nadprogramowe zadania dziennie, to po 5 dniach ich będzie 10, a po miesiącu 40. W pół roku uzbiera się 240,a w rok prawie pół tysiąca.

Szybko doprowadzimy do sytuacji, w których nie będziemy w stanie zrealizować tego co sobie założyliśmy, zadania będą rosły lawinowo, w którym momencie ich ilość zacznie nas przytłaczać. Będą się piętrzyć, miesiącami (latami!) czekać na to, aż się nimi zajmiemy. Co pewnie nigdy nie nastąpi.

Pomóc w tym może podejście na zasadzie hamulca bezpieczeństwa – nie biorę się za nowe zadanie, jeżeli nie zamknę poprzedniego.

Czy to oznacza, że zawsze mogę w danym momencie realizować dane zadanie i nie mogę robić nic innego?

Oczywiście, byłoby idealnie, ale życie przedsiębiorcy nie jest tak proste i kolorowe – często musimy podołać na raz kilku obowiązkom.

Ująłbym ten problem tak: w danej chwili powinniśmy się skupić tylko na jednej rzeczy, bez względu na jej wielkość czy czas jaki musimy na nią poświęcić (punkt 16). Jednocześnie pracujemy w systemie, w którym zadaniom poświęcamy określone pory dnia / cykle czasowe. I tutaj zakładamy, że w takim cyklu (punkty 22 i 13) – nie biorę się za kolejne zadanie, jeżeli nie uporam się z poprzednim. 

33. Rusz jak najszybciej, później będziesz poprawiać BUM!

W szlachetnej sztuce tworzenia i realizacji zadań, perfekcjonizm jest równie groźny, jak brak podejmowania jakichkolwiek działań. Szlifując, dopieszczając jakiś produkt / czynność / ofertę / usługę, bardzo łatwo możemy wpaść w błędne koło, w którym zawsze znajdziemy coś do poprawki. Ciągle, codziennie będziemy uznawali, że to co robimy nigdy nie jest wystarczająco dobre, by „puścić to dalej w świat”. I będziemy poprawiać, poprawiać, poprawiać… aż do nieskończoności.

Dlatego, lepiej nastawić się na to, by produkt / usługa – jak najszybciej zaczęły spełniać swoją rolę (by były jak najszybciej zaprezentowane / sprzedawane klientom), tak by już rozpocząć proces reklamy, prezentacji, sprzedaży, by móc ulepszać je później.

Takie podejście jest ważne z kilku względów:

  1. Im dłużej pracujesz nad produktem i go nie pokazujesz, tym więcej marnujesz czasu, sił, środków – a po czasie, może się okazać, że to co Cię tak zajmowało, okaże się niewypałem, więc lepiej dać sobie szansę, by porzucić go / zmodyfikować w jak najwcześniejszej fazie
  2. Wieczna dłubanina niweluje zapał i chęci – im dłużej pracujesz i nie widzisz efektów, tym szybciej i częsciej pojawiają się wątpliwości i zniechęcenie. Prędzej czy później nadejdzie punkt krytyczny, w którym zarzucisz podjęte działania – ekscytacji dostarczy Ci dopiero nowa rzecz, której… podobnie nie dokończysz
  3. Dążenie do perfekcjonizmu sprawi, że będziesz miał/a setki fantastycznych pomysłów, usług, produktów, ale żadne nie będzie skończone i nie wyjdzie poza fazę planów lub nie nadającego się do niczego prototypu.
  4. Kiedy pracujesz nad gotowym, uruchomionym projektem, Twoja motywacja jest dużo silniejsza, wyzwalasz też więcej kreatywności, łatwiej zmobilizować Ci się do pracy – wszak widzisz efekty tego co zostało zrobione, to coś działa, warto czujesz wobec siebie (pozytywną) presję, by stale produkt ulepszać.

Ważne! Nie chodzi mi o to, że oferujemy produkt czy usługę złej jakości, że chcemy nabrać klienta, by dać mu coś co nie działa. Kierowałbym się raczej w stronę tego, by ten produkt / usługa były solidnie, porządnie zrobione, przy minimalnej funkcjonalności. Czyli zadajemy sobie pytanie – co jest absolutnie niezbędne, by dana rzecz spełniała swoją rolę, jaki jest najwęższy zakres działania, by potem dopiero to ulepszać. Zrób to tak, jak w danej chwili jesteś w stanie najlepiej to zrobić.

34. Metoda dwóch dni / dwóch powtórzeń

Jeżeli chcesz wykonywać jakieś zadanie regularnie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w przypadku przerwy dłuższej niż dwa następujące po sobie dni, już do niego nie powrócisz. Dlatego, zawsze warto na początku założyć, że choćby świat się walił i jednego dnia odpuścisz, to drugiego musisz wrócić do zadania i nie wolno Ci przerwać cyklu. Tak łatwiej wskoczysz w rytm.

Ważne!

Tu nie chodzi o to, że trzeba wykonać taką samą ilość pracy, tylko, by zadbać o powtarzalność i regularność samego procesu.

Przykład:

Jeżeli założysz sobie, że co wieczór o 20:00 ćwiczysz i wykonujesz 100 pompek i 100 przysiadów, to jeżeli jednego dnia odpuścisz, to już kolejnego o tej samej godzinie, choćby Ci się nie chciało najbardziej na świecie, wykonaj choćby 10 pompek i 10 przysiadów. Dlaczego? Bo po tygodniu tych pompek i przysiadów będzie już 70, a po miesiącu 340 , a nie zero.

Zresztą, prawdopodobnie, jeżeli już zaczniesz, to wykonasz ich więcej. Bo zawsze „najtrudniej jest zacząć”, jak już raz się ruszy, to zwykle idziemy jak krowa za jabłkiem.

Szerzej o tej metodzie i ważności dlaczego w budowaniu nawyków tak ważna jest powtarzalność, a nie ilość wykonanej pracy, opowiadam w podcaście 29 dotyczącym tego jak skutecznie budować nawyki. Koniecznie przesłuchaj!

Metodę tę możesz rozszerzyć do koncepcji „drugiego powtórzenia” – bez względu na interwał czasowy, który rozdziela czynności. Jeżeli wyznaczasz sobie jakieś regularne zadania i opuścisz jedno powtórzenie, to choćby świat się walił i wszystko dookoła płonęło – musisz się „zabrać” i wykonać choć mikroskopijną część drugiego podejścia. 

35. 3 najważniejsze rzeczy na start dnia

Doskonała metoda, jeżeli masz permanentne uczucie, że rozdrabniasz i zadania przeciekają Ci przez palce. Chodzi w niej o to, by nim zabierzesz się cokolwiek, co „rozsadza” Twój plan dnia (e-maile, telefony, wyjazdy), zrób 3 rzeczy, które są dla Ciebie i Twojej firmy kluczowe. Nie muszą być ani łatwe, ani przyjemne.  Chodzi o to, by były decydujące dla obszarów, które pchają Twoją firmę do przodu (marketning, reklama, sprzedaż).

Ważne, by były jak „pozytywny hamulec”, nie bierzesz się za zadania bieżące, do momentu, do których nie uporasz się z tymi wyznaczonymi.

36. Zasada 2 minut

To zasada z doskonale znanej książki Getting Things Done Davida Allena. Głosi ona, że jeżeli na naszej liście zadań pojawia się coś, z czym można się uporać w mniej niż dwie minuty – powinniśmy od razu zająć się tą rzeczą i ją „zamknąć”, by uwolnić nasz harmonogram, zadbać o przejrzystość listy zadań i nie doprowadzić do sytuacji, gdy zadania będą się piętrzyć.

Ja do tej zasady nie jestem przekonany z dwóch względów:

  • Uważam, że odrywanie się od jednego zadania, na rzecz mniejszego, nawet najdrobniejszego, powoduje rozproszenie koncentracji i wymaga dłuższego okresu zanim ponownie uda się „wskoczyć” w rytm (gdy takich epizodów będzie kilka co jakiś czas, znacznie wydłużymy czas realizacji zadania)
  • Krótkie, dwuminutowe zadania mogą się tak spiętrzyć, że skutecznie sparaliżują nam połowę dnia pracy, do tego mogą tak nas wymęczyć, że odbiorą siły i chęć do robienia rzeczy kluczowych i ważnych dla naszego biznesu

Dlatego ja stosuję tę metodę, ale w oparciu o harmonogram dnia i łączenie podobnych zadań w bloki czasowe – wyznaczam sobie czas, kiedy zajmę się wcześniej uporządkowanymi dwuminutówkami, a jeżeli nie zdążę się ze wszystkimi wyrobić – przerzucam je na następny dzień.

37. Żongluj, eksperymentuj, dostosuj

W piramidzie produktywności najważniejszy jest system.

Nie zawsze będzie tak, że każda metoda będzie przystawać do każdych umiejętności – być może czasem będzie trzeba wybrać zasadę 1 priorytetu, czasem napchać cały dzień 2 minutowymi zadaniami, a czasem trzymać się zasady 2+1.

Pozwól sobie na twórcze i eksperymentalne podejście, gdy trzeba zmienić przyzwyczajenia, bo czujesz, ze tak będzie lepiej – zrób to. Najwyżej  nie wyjdzie :)

Błędów nie popełnia, ten kto nic nie robi. Poprawisz się następnym razem.

Nie do końca wierzę, że da się wypracować jeden, najlepszy, super system, który będzie się sprawdzał w każdych okolicznościach.

38. Pozwalaj sobie na odchyły od założeń – bez wyrzutów sumienia!

To ostatni, ale kluczowy, najważniejszy sposób.

Wiem, że wszystkie założenia brzmią i wyglądają pięknie w podcaście i w artykule. Można kiwnąć głową i przyobiecać sobie – kurczaki, to jest super, to zacznę stosować!

I jak to zwykle bywa, z realizacją postanowień może być nieco gorzej. Pewnie pojawi się sporo porażek i ponownie podejmowanych prób. Nie wszystko uda się łatwo i szybko wdrożyć.

Mam dobrą wiadomość – to najnaturalniejsza rzecz pod słońcem. Tak jesteśmy skonstruowani, że mimo chęci i zapału, nie zawsze wszystko udaje się zrealizować. I co więcej, nie da się tego zmienić.

Stąd gorąco apeluję – bądź wobec siebie wyrozumiałym / wyrozumiałą, nie popadaj w gorycz i złość, gdy nie uda się wykonać założonego planu. Pozwalaj sobie na błędy. Daj czas, na to by wdrożyć i nabrać wprawy w realizacjach postanowień.

I czasem z premedytacją odpuść, złam schemat, zrób to na co masz ochotę. Zrób coś całkowicie inaczej, nielogicznie, spontanicznie. To, że czasem odpuszczasz i rezygnujesz jest najbardziej naturalną rzeczą na świecie.

Chodzi mi o to, że jeżeli danego dnia czujesz, że chcesz zrobić coś kompletnie na odwrót, zaszaleć w rewolucyjnym podejściu, bo tak podpowiada Ci głowa i do tego masz wenę – nie walcz ze sobą, nie zmuszaj się do przestrzegania założeń, nie cierp, tylko zrób na co masz ochotę! Nawet jeżeli ma to być leżenie na kanapie, oglądanie seriali i zajadanie się czekoladą (byle nie za często :P).

Nie zawsze trzeba być zadaniowym paranoikiem, warto sobie pozwolić na odrobinę odbiegającego od rytmu szaleństwa.

Bo to twórcze szaleństwo (a może i twórcze lenistwo) jest motorem wybuchowej kreatywności! 

Piąta część infografiki o zamykaniu zadań i skutecznym działaniu.

Nie wierz na ślepo we wszystkie wytyczne – sprawdzaj, testuj, wybieraj te, które najlepiej się sprawdzą u Ciebie!

Sprawdź KursoWyzwanie – Proste nawyki efektywnej pracy z komputerem!

Jeżeli chcesz wdrożyć te nawyki w swojej pracy z komputerem, sprawdź darmowe KursoWyzwanie – Proste nawyki efektywnej pracy z komputerem.

Książki, autorzy i podcasty wymienieni w tym artykule:

  • Jak zmienić nawyki i budować samodyscyplinę? | PODCAST 29 – jak budowa nawyków pomoże nam w prowadzeniu firmy i dlaczego nie warto opierać się na samej sile woli
  • Efektywny niczym pomidor – ABC Pomodoro – jednej z najlepszych technik zarządzania czasem | PODCAST 3 – tu kilka moich przemyśleń i doświadczeń, z jedną z najlepszych dla mnie technik zarządzania zadaniami.
  • Jak etycznie prowadzić firmę? | PODCAST 18, w którym rozmawiałem nieco o etyce i moralności z Łukaszem Polikowskim z kanału Człowiek Absurdalny
  • Biznes w IT – podcast Piotra Buckiego. Jeżeli chcesz rozwinąć firmę – koniecznie się z nim zapoznaj (z podcastem, a z Piotrem też o ile będzie Ci dane).

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 38 Podcastu

Gdzie słuchać moich podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

A Ty, jak sobie radzisz za zamykaniem i „ogarnianiem” zadań?

Napisz co u Ciebie działa, co się sprawdziło, a co nie. Pomóż tworzyć bazę najlepszych sposobów na wzrost produktywności. Idealnie by było, gdyby na podstawie podpowiedzi w komentarzach udało mi się stworzyć trzeci odcinek w serii na kolejne 10-15 podpowiedzi. Zatem jeżeli masz jakieś swoje metody, których zabrakło w obu częściach – podziel się nimi koniecznie!

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli.

Jak się przygotować do przejścia z pracy na etacie do własnej firmy? #1 | PODCAST 39 Następny artykuł
Jak się przygotować do przejścia z pracy na etacie do własnej firmy? #1 | PODCAST 39
5 darmowych programów do zrzutów ekranu Poprzedni artykuł
5 darmowych programów do zrzutów ekranu
Subscribe
Powiadom o
guest
2 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Aga
Aga
1 miesiąc temu

Wykorzystując wolną chwilę, jadąc pociągiem, wprowadziłam w życie jeden z proponowanych sposobów na boost produktywności i wysłuchałam tego odcinka podkastu. Jak zwykle wciągający, inspirujący i zabawny – nie mogłam powstrzymać wybuchów śmiechu, szczególnie przy określeniu „miednica myśli” i w paru innych momentach. Ponadto cieszy mnie fakt, że szczerze opowiadasz o tak hołubionym multitaskingu. Mam nadzieję, że takie spojrzenie na sprawę dotrze nie tylko do samodzielnych przedsiębiorców, ale i managementu średniego szczebla. Jedyne do czego b się tu odczepiła to wymienianie każdego z 30killu sposobu – szczerze przyznam, że nie wysłuchałam do końca. Wysłuchałam już kilku Twoich podkastów. Narazie wybieram te,… Czytaj więcej »