36 sposobów na skuteczne zamykanie zadań – część 1 | PODCAST 36

36 sposobów na skuteczne zamykanie zadań – część 1 | PODCAST 36

Jeżeli szukasz konkretnych i sprawdzonych sposobów, które krok po kroku pomogą Ci realizować zadania i skutecznie uporać z nadmiarem obowiązków – to ten podcast jest dla Ciebie!

Przesłuchaj podcast: 

W dalszej części artykułu znajdziesz spisane streszczenie odcinka (najważniejsze rzeczy wybrane z podcastu), nagranie w formie mp3 do pobrania na dysk, linki do stron z podcastami, gdzie można go przesłuchać online  i nagranie wraz z prezentacją na YouTube. Szczegóły w spisie treści – sprawdź niżej.

Geneza powstania odcinka

Zanim zaczniemy – krótka rzecz o zmianach:

Tomek Bagiński (autor nagrodzonej do Oskara Katedry, producent Wiedźmina) napisał w jednym z postów na Facebooku, że zarządzanie czasem jest jak łapanie końca tęczy. Starasz się biedaku, robisz co możesz, a i tak Ci się nie uda. Upragniony cel zawsze umyka.

Choćby przeczytać wszystkie produktywne książki świata i przetestować wszystkie metody zarządzania sobą w czasie i przestrzeni – nigdy nie uda nam się osiągnąć perfekcji. Zawsze jest coś co można usprawnić, zmienić.

Z realizacją zadań jest podobnie – zawsze można coś ulepszyć, poprawić, spojrzeć na problem z innej strony. I to jest myśl przewodnia, która mi towarzyszy w tym artykule i podcaście.

Chciałbym pokazać Ci sposoby, które możesz wykorzystać, tak, by usprawnić realizację zadań w swojej firmie. Może je wykorzystasz, może ulepszysz, może zaadoptujesz do swojego rytmu i stylu pracy:

  • Jeżeli już masz wypracowany system – może znajdziesz tu nowe pomysły, które pomogą Ci coś rozwinąć, usprawnić w Twoim sposobie realizacji zadań.
  • Jeżeli znasz te metody – może spojrzysz na nie z innej strony, a ja opowiem o czymś, co pozwoli Ci je ulepszyć.
  • Jeżeli do tej pory opierałaś się / opierałeś się na radosnym, twórczym chaosie – może ten podcast będzie początkiem wypracowania przez Ciebie metody realizacji zadań, która pchnie Twoją skuteczność na nowe tory?

Impulsem bezpośrednio wyzwalającym nagranie, był podcast 29 – kobyła dotyczący skutecznego budowania nawyków w pracy. Tworząc go – „poootwierały mi się klapki”. Stał się protoplastą kilku innych nagrań i artykułów. Gdy go tworzyłem, zaskoczyłem się ile przyzwyczajeń i nawyków wypracowałem przez 7 lat pracy zdalnej. Podobna konkluzja naszła mnie w przypadku sposobów w jaki radzę sobie z zadaniami. Okazało się, że też ich jest całkiem sporo.

Naturalną konsekwencją więc było napisanie o nich artykułu i opowiedzenie w kolejnym podcaście.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Czego dowiesz się z tego artykułu i podcastu? W czym Ci pomoże?

Poznasz 36 sposobów, które stosuję (w mniejszym lub większym stopniu), które pomagają mi uporać się z natłokiem zadań. Celowo nie układam ich w jakiejś kolejności hierarchicznej, nie wskazuję, które są lepsze, a które gorsze, tak by czytelnik / słuchacz mógł sam wybrać, wypróbować i zastosować te, które mogą się dlań okazać najbardziej przydatne.

Treści przydadzą się też każdemu, kto szuka konkretnych i sprawdzonych sposobów na to, by w jak najkrótszym czasie, solidnie je zrealizować. 

Podcast pomoże Ci zbudować lub ulepszyć swoją własną metodykę pracy, dzięki której łatwiej uporasz się z tabunem zalegających zadań. Będziesz bardziej skuteczna/ skuteczny i efektywny / efektywna w działaniu.

Pomoże Ci również „zamykać” zadania i utrzymać powtarzalność w czynnościach, którymi chcesz się zajmować systematycznie (a na jakimś etapie, gdzieś zawsze brakowało chęci i wytrwałości).

Zanim zaczniesz…

Jak zwykle tworząc podcast staram się trzymać ścieżki, w której, opowiadając o rozwiązaniach, nie podaję gotowego przepisu na to jak te sposoby wykorzystać.

To, że te rzeczy działają u mnie, nie oznacza, że „zaskoczą” u Ciebie. Pamiętaj o tym.

Ponadto staram się miejscami zaznaczać, do których metod jestem sceptycznie nastawiony i jak je modyfikuję.

Te, które są dla mnie kluczowe – oznaczyłem hasłem BUM! Czyli metody BUM! to takie sposoby, bez których obecnie nie wyobrażam sobie pracy i (chyba) życia.

Metody oznaczone jako BUM! szczególnie wpłynęły na prowadzenie firmy i pracę w domu. Myślę, że warto przyjrzeć się im nieco bliżej.

Liczę, że przejrzysz, sprawdzisz, przetestujesz i na kanwie moich przemyśleń, wybierzesz to co dla Ciebie i Twojego sposobu pracy będzie najbardziej przydatne.

Pamiętaj – nie traktuj mojego przekazu jako jedynej słusznej ścieżki i sztywnych wytycznych! Wybierz to co najbardziej użyteczne i zmieniaj, modyfikuj, eksperymentuj i szatkuj, by było dostosowane precyzyjnie do Twoich potrzeb. Zmodyfikuj lub opracuj własną metodykę, która będzie dla Ciebie zrozumiała, przyjazna i wydajna.

1. Metoda planowania dwóch kolejnych kroków BUM!

To jedno z moich ulubionych i najczęściej stosowanych rozwiązań. Często je stosuję, gdy pracuję nad wykształceniem nowego nawyku. Chodzi w niej o to, by zaplanować sobie dwa najbliższe działania: to, którym zajmę się teraz i to, które po nim nastąpi. 

Jej forma wygląda następująco: teraz zrobię X, a potem zabiorę się za Y. Gdy zakończyłem już X, wypowiadam zdanie: teraz zrobię Y, a zabiorę się za Q. I tak dalej, i tak dalej…

Istotne jest to, by planowanie działania powiedzieć sobie na głos (motywacja do pracy jest dużo wtedy silniejsza),  za każdym razem, gdy jakieś zadanie zostanie zakończone. Dzięki temu wiem, co muszę zrobić jako pierwsze i nie zostawiam sobie pustki decyzyjnej, gdy z aktualnym zadaniem się uporam.

Zauważyłem, że ta pustka jest najgorsza –  gdy kończę zadanie i nie wiem za co muszę się zabrać teraz, to najlepszy moment do tego by dać się porwać jakimś bezrefleksyjnym głupotom (przeglądanie telefonu, soscial media).

W tej metodzie chodzi nie tylko o planowanie, gdy się oderwałem i wracam do pracy, ale też – gdy cały czas siedzę przy biurku i zamykam jedno zadanie za drugim. Jak mantrę więc powtarzam na głos schemat, po każdym wykonanym zadaniu. Mimo, że z boku może to wyglądać debilnie.

Metoda też nieźle powstrzymuje przed robieniem głupot i odrywaniem się od ważnych rzeczy – wypowiedziane na głos zdanie: teraz będę przeglądał Facbeooka przez 15 minut bez potrzeby i celu, jest niezłym motywatorem do skupienia się na kolejnym, produktywnym zadaniu. To doskonała pomoc w kształceniu samodyscypliny i robieniu tylko tego, co jest naprawdę potrzebne.

Z czasem też, ta metoda zaczęła oddziaływać na prywatne aspekty życia, z pozytywnym skutkiem. Stało się dużo bardziej poukładane, przewidywalne, zapominam mniej rzeczy (a z tym zawsze był duży problem) i mam dzięki niej więcej czasu.

Ważne! By ta metoda była odpowiednio skuteczna – planowane zadania muszą być wypowiadane na głos. „Mówienie” w myślach nie odnosi takie efektu. Sprawdź, przetestuj, porównaj.

Czy możesz wdrożyć wszystkie elementy? Oczywiście. Choć pewnie będzie to trudne, jak zajmiesz się wszystkimi, staniesz się prawdziwym kombajnem do przerabiania zadań – czego z całego serca Ci życzę.

2. Metoda 9/10 BUM!

Bardzo radykalna, skuteczna i diabelsko trudna do wprowadzenia i wyegzekwowania metoda. Jeżeli masz przed sobą multum zadań, musisz podjąć ważną decyzję – wybieraj tylko te zadania, co do których masz 90% + pewności, że trzeba je zrobić. Czyli zabierasz się za zadanie, które mają 9 lub 10 na 10 możliwych punktów. 

Brzmi prosto?

Zapewniam, że tak nie jest. Bo to oznacza, że trzeba też zrezygnować z zadań które mają 6/10, 7/10 i 8/10 punktów – tak więc mogą wydawać się kuszące, atrakcyjne, ale „czegoś” im brakuje.

W metodzie 9/10 chodzi o zdecydowane działania. Wybieramy tylko to, czego absolutnie jesteśmy pewni.

Porównałbym tę metodę do płonącego mieszkania – zakładając, że żona / mąż, dzieci, pies i kot są już uratowane – zastanów się jaką jedną, jedyną rzecz byś z niego wyniósł / wyniosła. Możesz wybrać tylko raz.

3. 5 x Dlaczego?

Jeżeli jakieś zadanie sprawia problem, nie możesz się doń zmobilizować, „zabrać”, nie wiesz czemu nie da się ruszyć z nim z miejsca – to zadaj sobie 5 razy pytanie – Dlaczego?

Takie rozgrzebywanie przyczyn, pomaga doprowadzić do sedna i zdiagnozować problem, który naprawdę Cię powstrzymuje.

Po rozłożeniu problemu na czynniki pierwsze, do każdego etapu, możesz dopisać trzy do pięciu możliwych rozwiązań, które pomogą Ci się z nim uporać. W zależności od złożoności problemu – odpowiedzi mogą dotyczyć każdego z pytań lub całości.

Pamiętaj! W tej metodzie, trzeba być wobec siebie brutalnie szczerym, nie możesz się okłamywać (oszukiwać). Tak, to może być trudne – w moim przypadku było tak, że jestem trutniowatym leniem, najmądrzejszym na świecie, który wszystko wie lepiej. Więc przyznanie się przed sobą, że czasem działam jak tępy baran, że szukam (nieraz kosmicznych) wymówek dla usprawiedliwienia własnej niekompetencji i lenistwa, a moje życie zawodowe to pasmo permanentnie powielanych, debilnych błędów, wymaga przeogromnego wysiłku i bywa… trudne.

Tak więc, trzeba być wobec siebie szczerym – bez tego się nie uda!

Przykład:

Problem: Od roku nie przygotowałem planu wdrożenia programu lojalnościowego firmie. 

  1. Dlaczego? Bo wiecznie nie mam czasu
  2. Dlaczego? Bo ciągle muszę zajmować się wszystkimi sprawami w firmie
  3. Dlaczego? Bo jestem niezorganizowany, i nie chcę delegować rzeczy
  4. Dlaczego? Bo nie mam planu działania i nie umiem skutecznie zlecać działań
  5. Dlaczego? Bo tak naprawdę nie uważam, że to jest potrzebne, w ten sposób karmię swoje rozbujane ego. Wmawiam sobie, że że dzięki takiemu stylowi pracy jestem bardziej produktywny i mogę przed sobą i innymi grać rolę uciemiężonego, przepracowanego przedsiębiorcy, który ma całą firmę na głowie

Sama diagnoza to nie wszystko, trzeba jeszcze podać rozwiązania:

Możliwe rozwiązania:

  1. Przygotować harmonogram dnia i ustalić sztywne ramy czasowe na zajmowanie się poszczególnymi sprawami.
  2. Kupić kurs zarządzania pracą zdalną i przerobić.
  3. Wypisać listę rzeczy, które mogę delegować.
  4. Przez kwartał delegować rzeczy, którymi nie muszę się zajmować.
  5. W zaoszczędzonym czasie przygotować plan wdrożenia programu lojalnościowego.

4. Czego NIE chcę robić? BUM!

To jest jedna z moich ulubionych metod. Wywróciła moją czasoprzestrzeń zarządzania zadaniami (i sposób myślenia o życiu) do góry nogami. Zmiana myślenia nią uwarunkowana może wydawać się ledwie kosmetyczna, ale działa jak efekt motyla – w perspektywie czasu prowadzi do kolosalnych zmian.

O co w niej chodzi?

Kiedy podchodzisz do zadania, zamiast zadawać sobie pytanie – co muszę / chcę zrobić, odpowiedz sobie na pytanie: czego NIE chcę robić? Co NIE jest konieczne? Co NIE jest niezbędne? Co NIE jest kluczowe?

Brzmi banalnie? Zmiana perspektywy w tę stronę, diametralnie odmienia punkt widzenia. Bo może się okazać, że czynność, którą się „jarałem” jest otoczona dziesiątkami niewdzięcznych mikrozadań, które odbierają jej cały koloryt i, dochodzi się do wniosku, że nie warto się za nią zabierać.

Planując jakiekolwiek działania, zadania, realizacje celów – zawsze zaczynaj od listy czynności, którymi NIE chcesz się zajmować. Zobaczysz jak to Ci ułatwi sprawę. Można tu się posiłkować wspomnianą zasadą 9/10.

A co z rzeczami, które odrzuciliśmy?

Ja podchodzę do nich w dwojaki sposób: albo rezygnuję z nich całkowicie i o nich zapominam, albo planuję jak można je delegować do zrobienia innym. Jeżeli na tym etapie na delegowanie mnie nie stać – zamrażam daną czynność, by do tematu wrócić, gdy środki się pojawią.

A ile tych rzeczy na NIE wypisać?

Uważam, że im więcej – tym lepiej.

Każdy punkt dopisany do listy „absolutnie, przenigdy, pod żadnym pozorem nie chcę tego robić”, zawęzi pole wykonywania czynności, którym warto się przyjrzeć 🙂

5. Metoda 3 najważniejszych punktów (1 + 2) dnia

Zamiast wrzucać sobie multum zadań dziennie do zrobienia (z których, zgodnie z zasadą Pareto 80% nie zostanie zamknięta), załóż sobie, że dziennie do zamknięcia są tylko trzy zadania. I nic więcej.  

Dodatkowo możesz je podzielić według hierarchii:

  • Jedno duże – i to jest kluczowe zadanie na ten dzień, choćby świat się walił, musisz je zakończyć
  • Dwa mniejsze – zadania, za które możesz się zabrać, gdy uporasz się z główną kobyłą

W ten sposób unikniesz pod koniec tygodnia piętrzącej się listy rozgrzebanych zadań – a to jedno z największych zagrożeń dla naszej produktywności i „woli pracy”.

Świadomość skuteczności działania i efektywnego kończenia postawionych wcześniej celów, jest jak uzależniający afrodyzjak dla wydajności naszej pracy.

6. Tomato Timer / Pomodorro BUM!

Metoda, która dzieli czas spędzony nad zadaniami na okresy aktywnej pracy i leniwego, nagradzanego odpoczynku. Przypomina uczucie przedwyjazdowej / przedurlopowej gorączki, gdy spieszymy się, by „ogarnąć” jak najwięcej zadań. Dzięki podziałowi na czasowe sekwencje łatwiej podzielić cele i zarządzać zadaniami, łatwiej też zmobilizować się do pracy, by być jak najbardziej efektywnym.

Tykający w tle zegar to najlepszy motywator, to szybkiego kończenia zadań.

Podstawowa sekwencja cyklu wynosi 25 minut pracy i 5 minut odpoczynku w czterech rundach, a potem jeden, dłuższy odpoczynek. Ja pracuję w tym rytmie, ale Ty możesz testować i zmieniać, tak, by dostosować cykle do swoich potrzeb, metod pracy i planu dnia.

Więcej opowiadam o niej w podcaście 03 – Efektywny niczym Pomidor – ABC Tomato Timera (Pomodoro), jednej z najpopularniejszych technik do zarządzania czasem.

7.Dolicz 50% czasu

Metoda dla osób, które wiecznie się spóźniają, mają za dużo zadań na głowie, z niczym się nie wyrabiają. Chodzi w niej o to, że jeżeli na wykonanie jakiegoś zadania zakładamy jakiś czas, w którym musimy się zmieścić – to zawsze doliczamy doń 50% więcej. Ważne, by bazowym punkcie wyjścia być wobec siebie uczciwym – i realnie szacować czas zadań.

Pamiętaj też, by w którymś momencie ten czas powiększony o 50%, nie stał się bazowym punktem wyliczeń – czyli wrócisz do punktu wyjścia (bo do podstawy, od razu, będzie wliczany ten zapas czasu).

Przykłady:

Jeżeli masz do wykonania cykl Tomato Timer to w sekwencji 25 minutowej, to zakładasz, że jesteś w stanie w nim zrobić maksymalnie trzy zadania po pięć minut.

Jeżeli zakładasz, że konferencja online zajmie Ci godzinę i będzie trwać od 9:00 do 10:00, to kolejne spotkanie umów na 10:30.

Jeżeli na trening w siłowni planuję 2 godziny (razem z dojazdem), to liczę się z możliwością, że będę „wycięty” z reszty dnia przez 3 godziny.

jak poradzić sobie z nadmiarem zadań
Zdecydowanie moją ulubioną metodą jest metoda dwóch kolejnych kroków!

8. Sztywny i przewidywalny harmonogram BUM!

Łatwiej wpasować zadania i zaplanować czasowo jeżeli z góry, na cały tydzień masz ustalony sztywny harmonogram, podzielony na bloki czasowe, w których wykonujesz podobne zadania. Dążenie do regularności i powtarzalności, nie tylko ułatwia pracę, ale też przyspiesza ją i czyni bardziej kreatywnym – mówiłem o tym w podcaście o budowaniu nawyków.

To też ułatwi Ci zarządzanie zadaniami, jeżeli w ciągu dnia musisz poświęcić swą uwagę kilku tematom (oczywiście nie na raz) – bo nawet, jeżeli z czymś nie zdążysz się uporać, to zadanie przerzucisz do kolejnego bloku niedokończone i możesz wziąć się za następne, które nie może czekać.

Pamiętaj, żeby nie przepakowywać harmonogramu zadaniami i by zawierał on też czas, który umożliwi Ci „gaszenie pożarów” (reagowanie na niespodziewane sytuacje). Ponadto zostaw sobie zapas na pracę spontaniczną, nieplanowaną, inspirowaną weną – wtedy gdy masz fantastyczny pomysł na coś, co nie było zaplanowane, ale czujesz, że to jest ten dzień, by się tym zająć.

Harmonogram taki najlepiej utworzyć sobie w Excelu, zgrać go z planem dnia (obowiązkami domowymi) i dostosować do swojego rytmu pracy – tak, by dodawać zadania kreatywne wtedy, kiedy masz najwięcej siły, a te, które są mechaniczne i powtarzalne, gdy Twoje skupienie i zapał nieco opadną.

9. Szacowanie czasu zadania

Stare porzekadło dotyczące produktywności brzmi: zadanie zajmuje Ci tyle czasu, ile przeznaczono na jego wykonanie. Jeżeli wcześniej założysz ile czasu maksymalnie poświęcisz danemu zadaniu to uzyskasz dobry efekt w dwóch obszarach:

  • Dzięki temu Twoja praca będzie dużo bardziej efektywna (nie będziesz się rozpraszać pierdołami), bo świadomość zbliżającego się deadline’u będzie motywować do jak najszybszego uporania się z problemem
  • Łatwiej będzie Ci wpasować zadanie w harmonogram i skutecznie zaplanować wszystkie działania

Te metoda jest pomocna zwłaszcza, gdy musisz się zająć działaniami dotyczącymi różnych obszarów firmy i nie zawsze możesz sobie pozwolić na poświęcenie całego dnia jednemu zadaniu.

Szacowanie czasu wymaga wprawy i doświadczenia. Warto rozbijać zadania na jak najmniejsze części – bo wtedy też łatwiej Ci będzie wyznaczyć jak długo mają trwać.

Szacowanie czasu zadania nie zawsze musi być tożsame z jego zakończeniem – jeżeli czas minął, a Tobie nie udało się go zamknąć – nic nie szkodzi. Przerzuć je do kolejnego bloku, na inny dzień i zajmij się nim później.

10. Jeden wpada, jeden spada

To jest bardzo ciekawa metoda, która pomoże Ci usprawnić proces decyzyjny, wybierać priorytet w zadaniu i sprawi, że nie utoniesz w kolejce czekających na Ciebie tasków.

Jeżeli z góry zaplanowałeś / zaplanowałaś swoje działania i pojawia się niespodziewane zadanie, którym natychmiast trzeba się zająć – to nie dopisuj go do kolejki i listy „na później”, nie powiększaj swojego planu o kolejne elementy „do zrobienia”, ale natychmiast wyrzuć ze swojego harmonogramu jedno zadanie na ten tydzień i przesuń je do kolejnego etapu.Musisz podjąć decyzję, co tak naprawdę jest dla Ciebie ważne i czy to nowe zadanie faktycznie jest na tyle istotne, że trzeba je zrobić natychmiast.

W ten sposób utrzymujesz higienę swojej listy, nie utoniesz w zalewie niedokończonych, czekających wątków.

Takie podejście uczy samodyscypliny, rozwagi i podejmowania odpowiedzialnych, konsekwentnych decyzji.

Jeżeli chcesz zostać prawdziwym fetyszystą / fetyszystką produktywności – możesz założyć, że jeżeli dopuścisz zajmiesz się nowym, niespodziewanym zadaniem, „za karę”, musisz zrezygnować z dwóch innych i przenieść je na kolejny tydzień.

Ważne jest to, by zarówno nowe, jak i stare zadania miały taki sam „ciężar gatunkowy” – zajmowały tyle samo czasu, były tak samo ważne w twej hierarchii.

11. Zostawianie zapasu czasu na niespodzianki

Jeżeli korzystasz z harmonogramu lub planujesz zadania z dużym wyprzedzeniem, nie nabijaj kalendarza do kresu wytrzymałości, rozpisanego szczegółowo co do minuty. Zostaw sobie zapas czasu na niespodziewane sytuacje, które na pewno Cię zaskoczą, których nie będzie można przełożyć i którymi będzie trzeba się zająć. 

Każdy z nas chciałby się uważać za mocarza, który podoła dziennie dziesiątkom obowiązków (i pewnie tak się dzieje, bo większości z nich nie mamy zaplanowanych i spisanych), ale z perspektywy czasu i doświadczenia uważam, że lepiej czuć satysfakcję z zakończenia 3 zadań dziennie, niż irytować się ośmioma zadaniami, które są „rozgrzebane”, niedokończone lub nawet nie zaczęte.

Zwłaszcza, że w perspektywie takie zadania – karłowate potworki tygodnia / miesiąca, będą się piętrzyć i nawarstwiać. I deprymować.

Czas pracy jest ograniczony, podobnie jak nasza wytrzymałość i możliwość skupienia. Razem mamy do dyspozycji raptem kilka godzin, podczas których jesteśmy efektywni. Gospodarujmy nimi mądrze i oszczędnie, co w przypadku planowania oznacza prostą zasadę mniej znaczy więcej. 

12. Ustalenie hierarchii i ważności zadań

Brak planowania powoduje chaos, ale samo planowanie to również za mało. Nasz umysł lubi się oprzeć na jasnych i precyzyjnych wytycznych. Gdy zabieramy się za pracę, musimy wiedzieć od czego zacząć, co jest najważniejsze, a co może poczekać. Zatem zawsze uporządkuj zadania, zaczynając od tych krytycznie ważnych dla Twojego biznesu. 

Jeżeli pozwolimy sobie na hierarchiczny rozgardiasz, będziemy musieli zająć się na raz kilkunastoma zadaniami, ale nie wybierzemy tego najważniejszego – prawdopodobnie zaczniemy pracować ze znacznym opóźnieniem i efektywność też będzie dużo niższa. Takie podejście wprost prowadzi do multitaskingu (wielozadaniowości) czyli największego przekleństwa efektywnej pracy.

13. Łączenie podobnych zadań w bloki

Podobne do siebie zadania najlepiej łączyć w bloki czasowe i wykonywać je razem za jednym zamachem. Umysł nie lubi gwałtownych zmian i częstego przeskakiwania między nimi. Konieczność „przełączania się” na inne zadanie za każdym razem kosztuje nas dużo energii. Zajmuje też dodatkowy czas, zanim się wdrożymy, wskoczymy w rytm i wejdziemy na pełne obroty.

Natomiast powtarzalność i podobieństwo zadań sprawi, że każde kolejne z srii będziemy wykonywali niemalże automatycznie, szybciej i sprawniej. Więcej o tym, dlaczego tak się dzieje, przeczytasz w książce Esencjalista – którą recenzowałem w podcaście numer 11. 

Przykłady:

  • Zamiast co chwilę odpisywać na pojedyncze maile co chwilę, ustal czas, porę dnia, w których odpiszesz na wszystkie razem (maile to jedne z największych zabójców produktywności, o tym jak okiełznać skrzynkę e-mailową opowiadałem w podcaście numer 17).
  • Jeżeli masz do wykonania telefony do kontrahentów, nie dzwoń co chwilę, ale zadzwoń jeden po drugim o określonej godzinie
  • Jeżeli zajmujesz się publikacją postów na Facebooku firmowego fanpage’a – od razu przygotuj i zaplanuj komunikację na cały tydzień
  • Jeżeli jedziesz załatwić sprawy związane z firmą – załatw od razu urząd Miasta, urząd Skarbowy, biuro rachunkowe, spotkanie z kontrahentem i wizytę w hurtowni

14. Zadania / inwencja / wypadki

Wspominałem już o tym w punkcie 11, ale warto ten aspekt wyodrębnić i podkreślić jeszcze raz.

Przygotowując swój harmonogram dnia można się oprzeć o trzy kluczowe bloki: 1) zadania do zrobienia (regularne i kreatywne), 2) czas na sprawy bieżące, 3) kreatywna praca wykonywana pod wpływem weny / nastroju  / dobrych emocji.

Dobrze takie bloki osadzić w codziennym kalendarzu:

  • Zadania do zrobienia – to są regularne i kreatywne zadania, które są powtarzalne i przewidywalne, wykonujesz je o tych samych porach, w tych samych dniach
  • Sprawy bieżące – czas pozostawiony na „gaszenie pożarów” – czyli sytuacje, które codziennie się pojawią, którymi trzeba się zająć, a nie jesteśmy ich w stanie przewidzieć (awarie, telefony, rozmowy, spotkania, sprawy rodzinne).
  • Swobodne kreowanie – czas pozostawiony na realizację zadań związanych z weną czy nastrojem – siadasz nad nimi, gdy atakuje Cię jakaś złota myśl, brylantowy pomysł i czujesz, że to właśnie teraz jest najlepszy moment, by się nimi zająć

Proporcje bloków najlepiej ustawić pod siebie i swój rytm pracy – ja proponuję na start 50, 35 i 15 %.

Przy czym warto pamiętać, że trzeba być tu elastycznym. Nie zawsze pojawią się sprawy bieżące i nie zawsze będziemy mieli nastrój, by zająć się rzeczami, związanymi z napadami natchnienia. Trzeba więc być gotowym, by przesuwać inne zadania, rozszerzać / zmniejszać bloki, zwłaszcza jeżeli pojawią się luki czasowe (na przykład regularne zadania z kolejnego dnia).

Chodzi o to, że lepiej działać, i wyjść poza ustalony harmonogram, niż siedzieć, tępo patrzeć się w monitor, czekając na napływ weny.

Metody planowania zadań - część 2 infografika
W tej części szczególnie polecam łączenie zadań w bloki.

Podcasty wymienione w tym artykule:

Pobierz podcast w mp3:

Pobierz odcinek 36 Podcastu

Gdzie słuchać moich podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

Jak sobie radzisz za zamykaniem i „ogarnianiem” zadań?

Pomóż tworzyć bazę najlepszych sposobów na wzrost produktywności. Napisz, która z tych propozycji wbiła Cię w fotel, albo sprawiła, że nie możesz przestać się śmiać patrząc na życzeniowe myślenie i naiwność autora? Jak sobie radzisz z nadmiarem zadań? Jakie sposoby, lektury w tym temacie polecasz?

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli.

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o