Przejście do biura rachunkowego Ototax. Czy warto było skorzystać z ich oferty i zmienić księgowego? | Aktualizacja 2025

Chcesz zmienić księgową lub założyć firmę? Zastanawiasz się, czy warto skorzystać z biura rachunkowego online Ototax? Ten artykuł jest dla Ciebie!  Opowiem Ci o swoich wrażeniach po przeniesieniu mojej księgowości. Opowiem Ci, jak wygląda współpraca i czy mogę ich polecić. 

Ostatnia Aktualizacja artykułu w dniu 08.01.2025. Nadal korzystam z ich usług i jestem bardzo zadowolony.

Czy warto skorzystać z usług Ototax? To, co mi się najbardziej podoba w naszej współpracy:

Tu znajdziesz ich ofertę (sprawdź teraz!), a niżej opowiem Ci o tym. co mi się podoba w obsłudze:

1. Tak, warto było dokonać zamiany. Jestem bardzo zadowolony, polecam firmę i podpisuję się pod tym imieniem i nazwiskiem (i wszystkimi rękami i nogami).
2. Ceny są super! Płacę mniej niż u poprzedniej księgowej – na początku to był jeden z mocniejszych punktów decyzyjnych o zmianie.
3. Obsługa jest na bardzo wysokim poziomie – widać, że dbają i zależy im na kliencie.
4. Czuwa nade mną dedykowany księgowy – w moim przypadku jest to Pan Krzysztof, który też jest SUPER! A sama opcja dedykowanej księgowej jest bardzo, bardzo ważna.
5. Nie ma głupich pytań – nawet na najprostsze odpowiadają wyczerpująco i szeroko.
6. W pakiecie (w cenie obsługi) mam intuicyjny i prosty program do faktur.
7. Mają świetną komunikację – przypominają o ważnych terminach, a także informują o nowościach i zmianach.
8. Ich siłą moim zdaniem jest to, że są mniejszym biurem, w związku z tym widać dużą staranność o klienta i jakość obsługi.
9. Mają najlepszą ofertę rabatową ze wszystkich firm, które przejrzałem. 
10. Jasno określony cennik na stronie internetowej za dodatkowe usługi rozpisany w najdrobniejszych szczegółach (niektóre inne, nawet bardzo duże firmy, niecnie ukrywają koszty lub zwiększają je po roku).
11. Turbo szybki kontakt za pośrednictwem czatu na stronie + możliwość kontaktu telefonicznego (wszystko miło, jasno, zrozumiale i przyjemnie).
12. Komunikacja mailowa i informacyjna dla klienta to PETARDA – informacje co zrobić krok po kroku, podpisywanie pełnomocnictw, informacje o zmianach, ważnych terminach. Po prostu czujesz, że czuwają, żebym wszystko wiedział, żeby wszystko było jasne i bym nie zapomniał o ważnych rzeczach i terminach.
13. Otrzymałem odpowiedź mailową na nawet najprostsze pytania. Brak odpowiedzi typu “to oczywiste” lub “jest na stronie”
14. Przeniosłem się w tempie ekspresowym, bez wiedzy i zostałem poprowadzony “za rękę” mimo palącego terminu i załatwiania sprawy w weekend. W piątek się zgłosiłem, w poniedziałek już wszystko było gotowe.
15. Sprawne rozliczenie roczne. 
16. Na początek każdego miesiąca mail “przypominający” – nie zapomnij dodać dokumentów i się rozliczyć – zrób to, to i to.
17. 14 dniowy okres testowy – można więc spokojnie sprawdzić, czy współpraca „zażre”. 
18. Wysyłka dokumentów w wersji online, ale jeżeli ktoś by chciał, to może wysłać… kurierem dokumenty z dowolnego miejsca w Polsce. To chyba jedyna taka usługa w Polsce. 

Ważne! Mam dla Ciebie 10% kupon rabatowy na usługi Ototax! Na całe 12 miesięcy!

Kliknij w ten link i zarejestruj się z rabatem – otrzymasz wtedy 10% rabatu na pierwsze 12 miesięcy współpracy!

A jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej o moich wrażeniach z naszej współpracy – skorzystaj z poniższego spisu treści i przejdź do interesującego Cię fragmentu:

Jak wybrałem pierwsze biuro księgowe po założeniu firmy?

Do Ototax.pl przeszedłem z innego biura, które obsługiwało mnie wcześniej przez dwa lata, odkąd założyłem firmę.

Wtedy nie do końca wiedziałem, czego będę potrzebował.

Wiedziałem jedynie, że muszę mieć program do fakturowania, miejsca, gdzie będę mógł dodawać faktury kosztowe oraz kogoś, kto wyliczy mi składkę ZUS, podatek dochodowy oraz VAT do zapłacenia. I załatwi to za mnie najlepiej.

Wybrałem więc lokalną księgowego po sąsiedzku (mała, lokalna, stacjonarna firma), z polecenia.

Niestety w związku z nagłą, bardzo dużą zmianą cennika, która była dla mnie nie do zaakceptowania, postanowiłem przenieść obsługę księgowości.

Co mnie najbardziej irytowało i było „gwoździem do trumny”?

Widełki za dokumenty – dawne biuro nie rozliczało mi każdego dodatkowego dokumentu, tylko po przekroczeniu określonej liczby wpadałem w nowy próg.

Niestety, w moim głównym biznesie, czyli samoobronie dla dzieci, liczba papierów miesięcznych jest niemożliwa do oszacowania i zmienia się z miesiąca na miesiąc. Klienci przychodzą, odchodzą, zawieszają karnety, czasem potrzebują potwierdzeń, a czasem nie.

I zdarzały się takie momenty, że gdy miałem 23 dokumenty to płaciłem 400 zł zamiast 200 zł, bo widełki wyższej stawki były liczone bardzo szeroko od 20 do 40 faktur.

A teraz płacę za każdy nadprogramowy plik 2,50 zł.

Jest to proste, jasne i uczciwe dla obu stron.

Jak trafiłem na Ototax?

Przygotowywałem ranking księgowości online  na Sardynki jako osobny artykuł…

W pierwotnej wersji Ototaxa tam nie było – byli na tyle mali,  że na nich nie nie trafiłem. Jest to o tyle zabawne, że są z… Chorzowa, w którym pracuję. 

Po publikacji i zaindeksowaniu wpisu w Google w komentarzach czytelnicy pisali, że są zawiedzeni, że zabrakło ich ulubionego biura (te komentarze dalej tam są, możesz je sobie sprawdzić).

Postanowiłem więc sprawdzić przecieki, a ponieważ i oferta wydawała się zacna i pierwsze wrażenie było bardzo pozytywne, to dodaliśmy je do zestawienia. 

I tak mi się spodobało, że sam do nich przeskoczyłem.

Dzikie miłego początki – 02.02.2022 a ja jestem bez biura rachunkowego

Pierwszy test wypadł na piątkę z plusem.

Z poprzednią firmą za porozumieniem stron rozwiązałem umowę z datą 31.12.2021, ale faktycznie w dniu 28.01.2022. I totalnie zaspałem z terminem.

Miałem więc sytuację, że zaraz zamknięcie miesiąca, a ja jestem bez… wsparcia. Sprawdziłem więc ich ofertę, skoro tak było polecane przez naszych czytelników.

Porównałem je z trzema innymi biurami księgowymi online (tymi dużo większymi) i wyszło, że stosunek oferty i ceny, jeśli chodzi o moje potrzeby, był najkorzystniejszy.

Więc dzwonię…. a tu  godzina 19:00, piątek i nikt nie odbiera. Zaraz weekend, a ja w poniedziałek będę sam z dokumentami, bez złożenia i wysyłki, po wszystkich ustawowych terminach.

Na szczęście na czacie od razu dostałem odpowiedź i informację, że mimo tak późnego terminu, damy radę jeszcze nawiązać współpracę, załatwić niezbędne formalności i rozliczyć nowy miesiąc w nowym miejscu.

W poniedziałek, w jeden dzień (!), sprawnie przeprowadziliśmy całą operację rejestracji i… tak już jesteśmy razem aż do dzisiaj. 

Rozpoczęcie współpracy z Ototax – dużo pozytywów. Prowadzą za rękę jak małe dziecko. I o to chodzi!

Obsługa od strony księgowo-urzędniczej-papierowej, z jaką miałem do czynienia w firmach i urzędach wyglądała… różnie. Zwykle było oschle.

Czasem słyszałem, że to przecież oczywiste lub powinienem to wiedzieć czy sam mogę sobie to sprawdzić na stronie, albo w internecie.

Tymczasem zaraz po rejestracji otrzymałem maila z instrukcją, gdzie KROK PO KROKU otrzymałem informacje:

•  Jak działa program,
•  Jakie dokumenty gdzie i jak mogę złożyć (co muszę osobiście a co mogę online),
•  Jak złożyć upoważnienie,aby reprezentowali mnie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i Urzędzie Skarbowym.  

Wszystko sprawnie, klarownie, “za rączkę”, jasno i czytelnie. Lubię taką obsługę, bo nie cierpię wszystkich tych kwestii formalnych, terminów, przelewów.

Minął rok. Ototax „ratuje mi życie” po raz drugi

Druga sytuacja to rozliczenie roczne. Oczywiście wszystko było odkładane na ostatni moment.

Komplet papierów gotowy, a tu nagle okazało się, że brakuje jednego dokumentu z ZUS od mojej żony i proces kompletowania potrzebnych papierów się wydłużył.

Kiedy udało się wszystko uzbierać, został tydzień do ostatecznego terminu składania wniosków.

Wtedy biuro rachunkowe mojej żony, które miało nas rozliczyć, zakomunikowało nam, że już za późno i nie zdążą.

Podpytałem więc moich opiekunów i otrzymałem informację, że termin składania dokumentów co prawda minął jakiś tydzień temu i teraz może być ciężko, ale spróbujemy i… znów dali radę! Szybko i sprawnie.

A mnie ominęło samodzielne rozliczenie PIT-a.

Kolejny rok razem 🙂 — moje doświadczenia z 2023

Wiecie, co jest najlepsze? To, że ciągle się rozwijają i wprowadzają nowości, dzięki którym prowadzenie księgowości staje się prostsze i bardziej intuicyjne. Dlatego działam z nimi kolejny rok i nie myślę przeskakiwać gdzie indziej. 

Co pojawiło się w 2023 i z czym wejdziemy w 2024 rok?

• Przechowywanie dokumentacji w bezpiecznej chmurze: Pamiętacie, jak mówiłem o ich intuicyjnym programie do fakturowania? Teraz poszli o krok dalej i przenieśli wszystko do chmury (program nazywa się ototax.cloud). 
• Automatyczne wyliczenia walutowe: Dla osób prowadzących międzynarodowy biznes. System automatycznie przelicza waluty według kursów NBP.
• Szybkie wystawianie faktur: Kolejna super funkcja to możliwość wystawiania podobnych plików jednym kliknięciem. 90% moich klientów to osoby, którym wystawiam taki sam dokument co miesiąc. To prawdziwa oszczędność czasu.
• Komunikacja Większość z Was wie, jak ważna jest dla mnie dobra komunikacja. Nowe powiadomienia systemowe w są jak dzwoneczek, który przypomina mi o ważnych sprawach. 
• Własna numeracja dokumentów: Dla kogoś takiego jak ja, kto lubi mieć wszystko poukładane, możliwość stosowania własnej numeracji dokumentów to prawdziwy game changer.
• Tryb nocny pracy: Jako nocny marek doceniam tę funkcję.
• Przesyłanie plików: Bardzo przydaje się informacja o wielkości dodawanych plików. Teraz wiem, że wszystko jest w porządku z moimi dokumentami.
• Płatności elektroniczne: Możliwość opłacania usług elektronicznie z automatycznym rozliczeniem w księgach klienta.
• Wielofirmowość — możliwość posiadania jednego konta w systemie i przełączania się pomiędzy firmami.
• Aplikacja mobilna i gotowe wzory dokumentów – są to funkcje, które mają wkrótce pojawić się w ofercie dla klientów.

3 lata razem! Jak nam się współpracowało w 2024 roku?

Za mną kolejny rok współpracy z biurem Ototax i nadal nie planuję zmieniać obsługi księgowej i dalej daję opinię i ocenę 10/10. To już 3 lata razem!

Co mogę powiedzieć, po tym jak działaliśmy w 2024?

• Kontakt mailowy i telefoniczny nadal utrzymuje się na najwyższym poziomie, dalej NIE MA głupich pytań i mogę zapytać o WSZYSTKO. Lubię szczegółowo się dowiedzieć, o co chodzi w problemie, nie boję się zadawać pytań, które mogą wydawać się głupie lub naiwne, także pytam zarówno o sprawy ważne, jak i drobnostki. Bez względu czy pytanie było sensowne czy nie należało do najmądrzejszych, zawsze otrzymałem fachowe i rzeczowe odpowiedzi.
• Bezproblemowe i szybkie rozliczenie roku 2023 – pełen profesjonalizm, jak zawsze. Poszło błyskawicznie.
• Zdarzało się, że zamknąłem miesiąc, a później musiałem dodać jeszcze jakąś fakturę kosztową po terminie. Było to zawsze załatwiane bez problemu.
• Bieżące informowanie o zmianach w prawie. Nie umknęły mi te sprawy jak e-doręczenia i Wakacje od ZUS itp. Wiadomości dotyczące zmian w prawie zawsze są na bieżąco przekazywane na autorskiej platformie do faktur. Dzięki czemu nie muszę śledzić innych blogów na temat nowości w świecie przedsiębiorców. Oszczędza mi to mnóstwo czau i wiem, że nie przegapię niczego, co jest naprawdę ważne.
• Wzrost ceny (minimalny, ale wynikający z galopującej inflacji). W 2024 roku zapłaciłem 16 zł netto więcej miesięcznie. Nie przeszkadza mi to na tyle, żeby rozważać inne rozwiązania.

A na deser pomoc przy zostaniu VAT-owcem i przypomnienie o terminach…

Ważna dla mnie kwestia: w pewnym momencie musiałem zostać VAT-owcem w związku z importem usług (reklamy na Facebooku). Biuro dokładnie poinformowało mnie, co mam zrobić, i udało się to załatwić w urzędzie. Co więcej, w następnym miesiącu samo przypomniało mi, że nie złożyłem niezbędnych dokumentów, i poprosiło, żebym natychmiast to zrobił.

Także, tutaj też bardzo duży plus za trzymanie reki na pulsie.

W minionym roku poleciłem też biuro mojej żonie, która przygotowuje się do otwarcia działalności. Chyba nie może być lepszej rekomendacji 🙂

Minusy współpracy — co można by poprawić? 

Żeby być fair w artykule, trzeba też dorzucić kilka zgrzytów:

• Wzrost cen dodatkowych funkcji w trakcie roku, ale inflacji nie oszukamy, wszystko niestety drożeje… (ale dalej oferta jest bardzo dobra).
• Brak aplikacji, żeby zrobić zdjęcie dokumentów i od razu wrzucić systemu — trochę szkoda, bo w innych programach to skraca czas i ułatwia księgowanie, ale jest do problem do “przełknięcia”.

Chcesz wiedzieć więcej o Ototax i porównać ich z konkurencją?

Jeżeli chcesz poznać pełny opis funkcji, jakie oferuje Ototax to zapraszam do artykułu, który wcześniej napisałem:  Księgowość online ranking. Porównasz w nim zalety księgowości online. 

Ważne! Mam 10% kupon rabatowy! Na całe 12 miesięcy!

Kliknij w ten link i zarejestruj się z rabatem – otrzymasz wtedy 10% rabatu na pierwsze 12 miesięcy współpracy!

A może masz pytania?

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy wyborze biura rachunkowego z dostępem online — pisz. Z chęcią odpowiem! 

Aktualizacja artykułu 10.01.2025

Ważne! Od rozpoczęcia współpracy, co roku aktualizuję artykuł o informacje, jak nam się razem współpracuje. Nie zapomnij tutaj zajrzeć później!

Artykuł NIE JEST sponsorowany. 

Dzięki linkom w artykule otrzymam niewielką prowizję — jeżeli wykorzystasz kod rabatowy i się zarejestrujesz. Nic Cię to nie kosztuje.

Autor

Przemek Warzecha