Kwartalnie czy miesięcznie?

Ten wpis będzie o tym, czy, rozliczając się z Urzędem Skarbowym i  będąc właścicielem małej firmy, lepiej wybrać możliwość płacenia podatków miesięcznie, czy też zdecydować się na rozliczenie kwartalne.

Zaznaczam – rozważam obie opcje rozliczania ze swojej perspektywy – czyli przedsiębiorcy rozliczającego VAT, prowadzącego małą firmę, w której nie wystawiam faktur na gruby bilon i póki co nie muszę przeskakiwać na podatek liniowy (czyli mieszczę się w 18%).

O co chodzi?

Osobom, które dopiero planują założyć działalność gospodarczą należy się krótkie wyjaśnienie: w momencie, w którym składamy w odpowiednim urzędzie wniosek dotyczący powstania firmy, jesteśmy zobligowani do złożenia kilku deklaracji – w tym tak ważnych jak sposób i forma płacenia podatków.

O samych stawkach podatkowych i metodach rozliczania napisze Justyna w osobnym wpisie, dla nas natomiast istotne jest to, że istnieje możliwość deklaracji jaka forma płacenia podatków (zaliczki na podatek dochodowy oraz VAT) nam odpowiada. Podatki te możemy odprowadzać na dwa sposoby: co miesiąc lub raz na kwartał.

Tutaj tylko zaznaczę, że obie deklaracje składa się w innych miejscach, także płaci się w nieco innych terminach (dokładnie o terminach Justyna napisze w innym wpisie):

• VAT składając deklarację VAT-R w Urzędzie Skarbowym
• Dochodowy – podczas wypełnienia wniosku o zarejestrowanie działalności gospodarczej (składamy najczęściej w Urzędzie Miasta)

Jeżeli wybierzemy opcję kwartalną, co trzy miesiące dokonujemy “zbiorczego” przelewu – płacąc za dwie rzeczy: cały VAT jaki zebraliśmy (czyli “nadwyżkę” jaka została nam po przelewach od kontrahentów) oraz odprowadzanie odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy (oczywiście OPRÓCZ tego co miesiąc płacimy normalne dwa przelewy do ZUS-u).

Ot i cała magia 🙂

Lepiej kwartalnie czy miesięcznie?

Płacąc miesięcznie rozliczamy się na bieżąco, z konta szybko znikają pieniądze, które przecież i tak musimy oddać państwu, istnieje niewielkie ryzyko, że zapomnimy i przypadkiem wydamy środki, które musieliśmy odprowadzić.

Słowem udaje się bardzo dobrze realizować jedną z moich podstawowych zasad – pieniądze, które faktycznie leżą na Twoim koncie, a musisz oddać państwu – tak naprawdę nie istnieją 🙂 Lepiej tak sobie wmówić, bo wtedy zmniejszamy ryzyko zawału, udaru serca, bądź skruszenia szliwa od nadmiernego zgrzytania zębami. Ze złości oczywiście.

Płacąc kwartalnie rozliczamy się rzadziej, mamy więcej pieniędzy na koncie i jeżeli nie kontrolujemy wydatków w połowie trzeciego miesiąca może się okazać, że zostaliśmy z ręką w nocniku – bo nie mamy z czego zapłacić podatku  (zaznaczam, że nie chodzi tutaj tylko sam VAT, ale też odpowiedni % od dochodu, który będziemy musieli odprowadzić). A tego Urząd bardzo nie lubi.

Gdy praktyka pożera teorię

W teorii założyłem sobie, że regularnie, co miesiąc, będę odkładał kwotę, jaka wychodzi mi z magicznych excelów (prowadzę na bieżąco tabelki i staram się na bieżąco monitorować wydatki), tak by po kwartale mieć spokojną głowę i od razu przelać co trzeba, gdy tylko biuro rachunkowe wyliczy, ile wszystkiego wyszło. Generalnie się to udaje, choć są wyjątki. Czasem trzeba naruszyć ten żelazny zapas, bo… trzeba 🙂

Powodów mogą być tysiące: od chromej łapy psa, po konieczność pójścia do dentysty, na najzwyklejszym niezapłaceniu faktury kończąc.

Trzeba pamiętać o dwóch rzeczach:

a) odłożony VAT kusi jak szatan i krzyczy, piszczy by go wydać,

b) w ferworze wystawienia faktur, łatwo zapomnieć o tym, że od każdych zarobionych 100 zł trzeba odprowadzić 18 zł podatku (nie licząc oczywiście kosztów i odpisów wynikających ze składek ZUS).

Co do VAT-u, załóżmy, nieco abstrakcyjnie, że w pierwszym miesiącu mamy 4000 zł zysku netto (po odjęciu kosztów, odliczając ZUS-y, kwotę wolną i ulgę podatkową), w drugim 3000 zł. Do zarobionych 7000 zł mamy zatem dodatkowe 1610 zł (7000*23%VAT), które w trzecim miesiącu błagają, by je wydać. A podatki płacimy przecież dopiero w czwartym! I to pod koniec 😀 (odpowiednio w kwietniu za okres styczeń-marzec, w lipcu za kwiecień-czerwiec i tak dalej).

Robi się nam zatem możliwość wykorzystania szybkiej pożyczki krótkoterminowej.

Dlaczego wolę kwartalnie?

(tak na marginesie, też macie wrażenie, że tytuł powyższego akapitu brzmi jak jak wyznanie jakiegoś dzikiego perwera w trakcie sesji grupy anonimowych seksoholików? xD Coś w stylu; “Cześć, nazywam się Radek, od jedenastu lat wolę kwartalnie” Ale niech tam, zostawię to już).

Olbrzymią zaletą rozliczenia kwartalnego jest to, że można je traktować jako kartę kredytową bez odsetek. Już po miesiącu na koncie znajduje się VAT i ew. podatek dochodowy, które muszę odprowadzić.

Jeżeli zaistnieje potrzeba, pieniądze można wydać (pod warunkiem oczywiście, że zamykamy miesiąc z odpowiednim zyskiem). Jest jeden warunek – muszę mieć żelazną, niezachwianą, 1000% pewność, że do określonych terminów płatności wpłyną środki, które pozwolą mi na zapłacenie podatku. A to może być ryzykowne.

Dwa razy, właśnie te pieniądze uratowały mi “życie”:

a) Zepsuł mi się komputer (co w przypadku prowadzenia działalności polegającej na tworzeniu kampanii w internecie jest lekkim niefartem) i odłożony VAT oraz dochodowy pozwoliły mi na szybkie kupienie nowego sprzętu (co pokryłem z kolejnych faktur), bez konieczności rozglądania się za kredytem lub proszenia rodziny o pożyczkę. Za wszystko co zostało mi na koncie kupiłem nowy sprzęt, a zachomikowane pieniądze na podatki przeznaczyłem na pokrycie potrzeb bieżących (piwo, randki, jedzenie).

b) Wpadł mi ciekawy projekt, ale trzeba było wyłożyć na niego pewną sumę – w przeciwnym razie przeszedłby koło nosa. Ponieważ wydatki rozplanowałem już na cały miesiąc (przede wszystkim kupując reklamy na Facebooku, AdWords i płacąc webmasterowi), zostało mi nieco funduszy na życie i właśnie ów żelazny, podatkowy zapas. Nie kombinowałem długo, pozbyłem się odłożonego grosiwa, więc udało się i kupić szablon i opłacić webmastera i grafika i copywritera (można powiedzieć, że pieniądze z podatków wyłożyłem na poczet zysków z faktury). Trochę zaryzykowałem, ale warto było. Gdy kontrahent opłacił fakturę – wyszedłem mocno in plus, spokojnie pokrywając to, co musiałem wydać.

Zaznaczam, bo to bardzo ważne: w obu przypadkach miałem pewność, że wystawione faktury zostaną zapłacone i spokojnie pozwolą mi na opłacenie wymaganych danin.

To co równie ważne, to fakt, że pożyczki z podatków są zawsze krótkoterminowe – staram się unikać sytuacji, w której wydaję pieniądze, które odłożyłem i chcę je pokryć z późniejszych, wirtualnych zysków.

Innymi słowy: nawet jeżeli ruszam żelazny zapas vatowsko-zaliczkowy, przed upływem kwartału staram się go uzupełnić (fizycznie wpłacić te pieniądze na konto oszczędnościowe, na którym stale odkładam bilon na podatki) – tak by mieć pewność (choćby jakiejś niezapłaconej faktury), że  w razie czego jestem w stanie spokojnie oddać państwu to co państwowe.

6 zasad, których warto się trzymać:

1) Pieniądze na podatki odkładaj od razu, nie zapominaj o dochodowym!
2) Pieniądze na podatki, choć widoczne na koncie – tak naprawdę nie istnieją (najlepiej przelewać je od razu na oszczędnościowe).
3) Jeżeli musi się zdarzyć magia jak w Harrym Potterze, że niewidoczne pieniądze jednak są widoczne – nie wydawaj ich na pierdoły. Tylko konieczne inwestycje w firmę.
4) Musisz mieć zawsze pewność, że jeżeli wykładasz jakąkolwiek sumę – będziesz w stanie ją pokryć z kolejnych faktur i to tych wystawionych w tym samym kwartale.
5) Choć to kusi jak cholera, nie przerzucaj kosztów podatkowych na faktury z kolejnych miesięcy (a mamy styczeń, teraz wydam na szybko te 3000 zł Vat-u, kupię żonie wreszcie to futro, a na początku kwietnia i tak wystawię fakturę na 6000, to pokryję ten VAT i  … i kontrahent nie zapłaci, albo zapłaci mniej, tak, że możesz akurat wpłacić te 3000 zł, zostajesz bez niczego i już musisz zbierać na kolejny haracz).

Łatwo wpaść w pętlę, w której całość podatku opłacasz z kolejnego podatku, np. nieco pofologowałeś, masz do zapłacenia 2000 zł (VAT+zaliczka), a na koncie pustka. Zbliża się termin płatności dla Urzędu. Wystawiasz fakturę na 1700 zł (więc brutto otrzymujesz 2091 zł) – wystarczy więc by pokryć należność, ale… od tych 1700 zł musisz przecież zapłacić podatek w następnym kwartale! Tak więc od razu trzeba kombinować, jak wystawić kolejną fakturę… od której będzie trzeba znowu zapłacić podatek (1700 zł*23%VAT + 1700 zł*18% dochodowy) ! I tak koło się może zamkną. A jeżeli jakiś kontrahent nie przeleje należności w terminie, no to cóż.

“Życie, niestety, depcze wyobraźnię”.

6) Jeżeli ruszam odłożone pieniądze, to tylko na poczet zysków lub naprawdę niezbędnych wydatków (innymi słowy: opłacam z nich rzeczy, które i do mnie wrócą w wystawionej klientowi fakturze, np. hosting, domena, szablon, zdjęcia, projekty graficzne – tu wszystko zależy od terminów).

A jak z szukaniem kosztów?

Kiedy dyskutowaliśmy o tej kwestii z innym polskim sumem biznesu (branża budowlano-nieokreślona), podniósł argument, że w perspektywie kwartalnej można jeszcze poszukać kosztów, gdy widzimy/przeczuwamy/wyliczymy, że zanosi się na to, iż zostanie nam dużo podatku do odprowadzenia. W perspektywie miesięcznej pole manewru pod tym względem jest znacznie węższe – bo wpłat musimy dokonywać 3 razy częściej. Jest li zatem łatwiej szukać kosztów kwartalnie?

I tak i nie.

1) Tak, bo faktycznie, jeżeli nam wpadnie dodatkowy koszt, to za każde wydane 100 zł, 18 zł zostanie w kieszeni (w bardzo dużym uproszczeniu, nie licząc ulg podatkowych, kwot wolnych, itp.), co z perspektywy kilku miesięcy i kolejnych wydanych setek może ucieszyć (co nie znaczy, że mamy 118 zł, ale, że od tej stówy nie musimy płacić podatku!)

2) Nie, bo, jeżeli chodzi o płacenie podatków, nie wolno zapominać o tym, że liczy się je tak naprawdę w ujęciu rocznym – więc jeżeli w jednym kwartale podgonię i kreatywnie poszukam kosztów, a w drugim i trzecim biznesowa wróżka odwróci ode mnie swoje wesołe oblicze i nowe koszty z nieba nie spadną – to summa summarum na początku kolejnego roku jakiś podatek i tak będę musiał odprowadzić. To co uda mi się “zaoszczędzić (zwracam uwagę na cudzysłów, nie dajcie sobie wmówić, że szukanie kosztów to oszczędność) – zostanie zrównoważone przez to, co będę musiał zapłacić.

Czy warto te pieniądze odkładać na koncie oszczędnościowym by zarobić?

W przypadku takim jak mój (czyli nie aż tak wysokie faktury) – zdecydowanie NIE. Odkładanie pieniędzy na podatek na koncie, by zarobić kokosy, jest raczej marnym pomysłem, bo przez ten kwartał na odsetkach zarobi się naprawdę grosze (w granicach kilku w porywach do kilkunastu złotych). Na oszczędnościowe odkładam tylko dlatego, by pieniądze te nie leżały na jednym koncie i “nie kusiły”. Tak jest dużo łatwiej 🙂

Kwartalnie czy miesięcznie – podsumowując

W telegraficznym skrócie; będąc VAT-owcem warto rozliczać się kwartalnie, bo daje to zawsze jakiś tam margines gotówki, który może nas uratować w podbramkowych sytuacjach. Można to traktować jako krótkoterminową pożyczkę bez odsetek. Należy jednak pamiętać o kilku rzeczach:

• samodzielna kontrola kosztów, najlepiej za pomocą własnych tabelek excel (to jest zdecydowanie najważniejszy punkt)
• duża dyscyplina finansowa
• przyswojenie zasady: pieniądze na podatki, choć widoczne jako stan konta, tak naprawdę nie istnieją
• odkładanie pieniędzy na podatek od razu (np. jeżeli jestem w stanie wyliczyć ile +/- zarobię w miesiącu – jeżeli mogę sobie na to pozwolić, to pieniądze te odkładam z drugiej opłaconej faktury w całości).
• wypracowanie kilku zasad, których będzie się przestrzegać

PS: Planowałem ten wpis na max 1000 znaków, a wyszedł elaborat jak fragment polskiego dziennika ustaw. Obiecuję, że następny będzie.. dłuższy!

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.