Temat rzeka – tak można nazwać dzisiejszy wpis. A i ja na tej rzece trochę tu popłynęłam.. Niby kwestia bardzo prosta, a jednak powoduje wiele dyskusji. Koszt w działalności gospodarczej – bo o nim mowa, to jedna ze składowych mających w moim przekonaniu więcej wartości niż mogłoby się wydawać. Jak owa wartość wpływa na funkcjonowanie firmy – o tym kilka słów poniżej.
Koszt uzyskania przychodu, potocznie zwany po prostu kosztem, jak sama nazwa wskazuje – jest wydatkiem poniesionym w celu osiągnięcia przychodu. Założenie jest więc takie, że są to produkty bądź usługi, które mają pomóc nam w prowadzeniu działalności, tak aby firma przynosiła zyski.
Przede wszystkim zacznijmy od tego, że każdy ponosi jakieś wydatki w działalności gospodarczej. Są mniejsze lub większe, ale zawsze są. Nie każdy jednak będzie traktował ich ważność tak samo. Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych oraz Ci, którzy wybrali podatek liniowy muszą zwracać na nie uwagę.
Z kolei ryczałtowcy nie muszą tego robić bowiem ryczałtowcy płacą podatek od samego przychodu lub płacą tę samą, konkretną kwotę miesięcznie (karta podatkowa). Poniesione przez nich koszty zostają jedynie uznane w ich własnych obliczeniach, jeśli chcą wiedzieć sami dla siebie jakie wydatki pochłaniają zawartość portfela.
Skupić muszą się więc podatnicy podatku ogólnego i liniowego gdyż ich przychód będzie obniżony przez koszty, jakie zostają poniesione przy prowadzeniu działalności gospodarczej, co w ogólnym rozrachunku wpłynie na zmniejszenie ich dochodu, co spowoduje wyliczenie mniejszego podatku (o ile jakikolwiek zostanie wyliczony).
O jednym należy jednak pamiętać – koszty odliczamy od przychodu, a nie od kwoty podatku, zgodnie z zasadą DOCHÓD = PRZYCHÓD – KOSZTY. Dopiero po tym działaniu i uzyskaniu wartości dochodu możemy zacząć ustalać podatek dochodowy.
Dodając jeszcze zdanie dla vatowców lub nievatowców – bez względu na to do jakiej grupy się zaliczacie, jeśli wybraliście ogólne lub liniowe rozliczanie podatku dochodowego wy także zmniejszacie dochód swoimi wydatkami.
Pomysły na koszty – pewniaki
Teoria teorią, ale jak ma się to wszystko w praktyce. Otóż ma się to tak, że istnieje lista pozycji, które pojawiają się wręcz w każdej firmie i można uznać je za „pewniaki”. Są to:
- Artykuły biurowe – po papier do drukarki, na spinaczach kończąc. Nie musisz kupować nowej drukarki, aby móc wrzucić w koszty toner lub wspomniany wyżej papier. Gorzej będzie jeśli okaże się, że nie posiadasz żadnej drukarki, a wydatek w postaci toneru kupowanego dwa razy w miesiącu zostaje zaksięgowany…
- Środki czystości – wynajmując biuro warto wziąć fakturę kupując płyn do mycia podłóg czy ręczniki papierowe. Tu od razu uwaga dla przedsiębiorców rejestrujących swoje firmy pod adresem domowym – wstrzymałabym się z wrzucaniem tego typu rzeczy w koszty (z pewnością nie będą to duże kwoty, a są one bardzo łatwo podważalne).
- Artykuły spożywcze – kawa, herbata, cukier, woda mineralna itp. Tu sytuacja wygląda tak samo, jak w przypadku środków czystości. Mając biuro i przyjmując w nim klientów lub zatrudniając pracowników możemy zaopatrywać się w niektóre produkty spożywcze, a ich zakup potraktować jako koszt uzyskania przychodu.
- Rachunki, media, remonty – chodzi tu o rachunki zarówno za telefon (koniecznie firmowy) czy Internet bądź te związane z mediami. Warte wspomnienia wydaje się omówienie kwestii zależności między rachunkami za media a siedzibą działalności gospodarczej (dokładnie miejscem wykonywania tej działalności). Wielokrotnie nowi klienci zadawali to pytanie – jak to rozwiązać? Otóż można to potraktować następująco – jeśli wynajmujemy lokal to wszelkiego rodzaju wydatki związane z wynajmem i remontami możemy zaliczyć w koszty prowadzenia działalności. Zwykle są one kosztem w całości. W momencie prowadzenia firmy z siedzibą we własnym domu/mieszkaniu sprawa komplikuje się o tyle, że należy odliczyć rachunki adekwatnie do użytkowanej powierzchni. Zajmując pokój w mieszkaniu, który jest ¼ części całego metrażu, odliczymy ¼ sumy rachunków. Wyliczenia związane z remontami wyglądają więc podobnie. Wydaje się to dość proste lecz w wielu przypadkach sprawia to przedsiębiorcom trochę trudności. Nie mówię tu o samym wykonaniu działania matematycznego, ale o udowadnianiu urzędnikom, że faktycznie zakupioną farbą pomalowaliśmy ściany naszego pokoju biurowego, a nie pokój dziecka czy kuchnie.. Momentami tak, wydawałoby się proste wydatki, stają się szalenie problematyczne… Przestrzegam o tym, gdyż wiele interpretacji podatkowych zakłada zupełnie różne opcje jako właściwe.
- Odzież robocza – głównie obowiązuje to pracodawców zatrudniających pracowników. Zdarzy się jednak, że zakładając np. indywidualną praktykę lekarską czy pielęgniarską potrzebujesz odpowiedniej odzieży. Ot, kolejny koszt.
- Wydatki związane z samochodem – tutaj nie zmierzam się rozpisywać ponieważ temu tematowi poświęcony został odrębny wpis lecz dodam jedynie, że zakupy związane z eksploatacją samochodu (paliwo, części, naprawy, opłaty parkingowe czy za przejazdy na autostradzie) wliczają się w koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem spełnienia jednego warunku.
- Wynagrodzenia pracowników – lista płac lub rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę wpisujemy na listę kosztów w działalności.
- Składki ZUS – dostarczenie księgowej potwierdzeń dokonania przelewu do ZUS zawsze pomoże w obniżeniu podatku bo jest przecież istotnym wydatkiem. One jako właściwie jedyne z całej gamy możliwości mogą być traktowane przez wszystkich przedsiębiorców jako koszt do odliczenia.
I wiele, wiele innych 😉
Procedura wrzucania konkretnych wydatków w koszty nie jest skomplikowana, ogólnie opiera się na zasadzie: przychód minus koszty. Podatników będących vatowcami poza obowiązywaniem tej reguły dotyczy także rozliczenie podatku VAT. Tu mogą zacząć się schody gdyż nie z każdego kosztu będziemy mogli odliczyć VAT.
Przykładem jest kolacja firmowa czy usługa hotelowa. Są to usługi, które obniżą podatek dochodowy, ale nie spowodują zmniejszenia należnego do zapłaty podatku VAT. Podobnych rzeczy może być pewnie jeszcze kilka.
Pomysły na nietypowe koszty – biznesowe szaleństwa
Spośród całej gamy oczywistych oczywistości wybrałam parę przykładów dość nietypowych kosztów. Ich nietypowość ma różne źródła aczkolwiek dalej uznaje się je za koszty uzyskania przychodu.
1.Motorower lub rower – zacznę z grubej rury!
Otóż zakup samych tych pojazdów, jak i wydatki związane z ich eksploatacją mogą być uznane za koszty w działalności. Przygotujcie się na różne reakcje urzędników (bo przecież Twój księgowy jest już odporny na wszystko), niektórym może po prostu nie mieścić się w głowie, że biznesmen porusza się po mieście rowerem.
No to jadę po fakturę…
2.Konferencje, szkolenia, kursy
Ku czci zasady mówiącej o tym, że człowiek uczy się całe życie zastosujmy tę myśl nie tylko w celu wybrania się na konkretny kurs lub szkolenie aby pozyskać szerszą wiedzę na dany temat, ale i wpojenia sobie od dziś, że będzie to kosztem uzyskania przychodu. Przykładów może być tutaj mnóstwo – każdy jednak musi pamiętać, iż bycie uczestnikiem omawianych zajęć musi mieć związek z prowadzoną działalnością.
Kurs stylizacji paznokci dla kosmetyczek, szkolenie z szeroko pojętego projektowania dla grafików, konferencja medyczna dla lekarzy – jasna sprawa. Co natomiast zrobić np. z kursem językowym? Jeśli na horyzoncie pojawia się zagraniczny kontrahent, a Twój angielski kuleje, warto zainwestować w naukę języka by móc przeprowadzać porządne spotkania biznesowe (które finalnie przyniosą jakiś przychód), dalej pamiętając oczywiście o warunku zaistnienia tych rozmów.
3.Bilety komunikacji miejskiej
Ten przykład może zdziwić niejednego przedsiębiorcę, ale faktycznie – znajdziemy jeszcze takich ludzi prowadzących działalność, którzy poruszają się komunikacją miejską. Skoro właściciel jednej firmy może obniżyć sobie podatek rachunkiem za paliwo, to dlaczego ten drugi miałby nie mieć takiej możliwości wykazując rachunek za zakup biletu miesięcznego? W końcu aż tak krzywdząco nie mogłoby to wyglądać. Tak samo możesz w koszty wrzucić bilety PKP – np. w związku z podróżą służbową.
4.Mieszkanie
Ten punkt kierowany jest do osób zakładających działalność gospodarczą z siedzibą w swoim mieszkaniu. Posiadając akt własności lokum istnieje możliwość dokonania „wrzucenia” pewnej części jego wartości w koszty firmy.
Warunek jest dość prosty – jeśli faktycznie w mieszkaniu wygospodarujemy jeden pokój/pomieszczenie/miejsce, które jest (lub wielce przypomina) punkt naszych działań zawodowych to możemy zacząć amortyzować (o czym więcej w odrębnym artykule) adekwatną kwotę jego wartości za te kilka metrów kwadratowych.
5.Kredyt na samochód
Dla jasności – nie mówię tu o leasingu. Mowa tu o najzwyczajniejszym kredycie. Odsetki z kredytu (a nie raty kredytu!) mogą posłużyć jako koszt w firmie, ale pod warunkiem, że auto zostanie do niej wprowadzone jako środek trwały.
6.Kradzież
Przewrotny los zafundował tu coś na otarcie łez. W przypadku kradzieży samochodu będącego środkiem trwałym w działalności, ta część kwoty, która nie zdążyła się zamortyzować staje się zwykłym kosztem. Innymi słowy – zakładając, że zakupiono auto za 50 tys., a do chwili kradzieży zdążyliśmy odliczyć tylko połowę jego wartości jako koszt to wtedy druga połowa w całości staje się kosztem na dany miesiąc. Sprawę należy jednak zgłosić na policję by mieć poświadczenie zaistniałej sytuacji, jak również należy posiadać dokumenty wydane przez ubezpieczyciela, który zaopatruje nas w AC.
7.Usługa hotelowa
Wracając na moment do punktu pierwszego warto zaznaczyć, że wyjazdy na szkolenia bądź konferencje często wiążą się z pobytem w danym mieście. Wynajęcie pokoju hotelowego jest jak najbardziej zasadną czynnością i z tego też powodu śmiało możemy poprosić o wystawienie faktury.
8.Sprzęt elektroniczny
Kolejny koszt, o który często pytają nowi przedsiębiorcy. Zakup nowego laptopa, dysku czy pendrive’a to raczej zakupy przydające się prawie każdemu przedsiębiorcy. Nie mogę powiedzieć, że są to częste wydatki, ale przecież każdy z nas tych urządzeń używa. Nawet jeśli nie jesteś grafikiem komputerowym lub specjalistą z branży informatycznej to komputer przecież przydaje Ci się do masy istotnych rzeczy, podobnie jak e-booki i czytniki do nich czy też samo oprogramowanie.
ALE – niech będą to jednak czynności związane ze świadczonymi przez was usługami lub potrzebne do prowadzenia strony internetowej bądź samej działalności. Posiadając biuro warto pamiętać o fakturze za zakup czajnika czy mikrofalówki jeśli mamy pracowników. Warto dodać, że tak samo możesz zakupić programy komputerowe.
9.Opłata za VAT-R
Od 1 stycznia 2015r. nastąpiło zniesienie opłaty rejestracyjnej za zgłoszenie się do VATu. Chcąc jednak otrzymać potwierdzenie owej rejestracji należy złożyć w US odpowiedni wniosek, a ten już jest płatny (170zł). Ta opłata śmiało może zostać wliczona w koszty. Tutaj – jak nigdy – bez żadnych ‘ale’.
10.Ubezpieczenie grupowe i opieka medyczna dla pracowników
Na koniec, może nie jest to wisienka na torcie, ale ważna wiadomość dla ciut większych ryb biznesowych niż sardynki – ubezpieczając swoich pracowników (ubezpieczenie na życie) poniesiony wydatek możemy spokojnie potraktować jako koszt w działalności. Podobnie będzie z zakupem pakietu usług medycznych dla pracowników.
W kwestii podsumowania dodać mogę jedną, ale za to bardzo ważną rzecz – ilekroć słyszałam od nowych przedsiębiorców, że ktoś podpowiedział im, co mogą lub powinni wrzucić w koszty to prawie tyle samo razy należało zrobić sprostowanie tej wersji. Każda działalność gospodarcza jest indywidualna i tym należy się kierować rozpatrując sprawę wszelkich wydatków. Dwa różne podmioty prowadzące wydawać by się mogło podobne firmy mogą okazać się dwoma dość różnymi przypadkami.
Wspominam o tym ponieważ świeżo upieczonym przedsiębiorcom bardzo łatwo może podwinąć się noga, a warto na takie detale zwracać uwagę od samego początku. Rada na przyszłość – słabą wymówką będzie opinia znajomego podczas tłumaczenia się przy ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego więc polecam obdarzyć w tym temacie większym zaufaniem swoją nową, może i nieznaną księgową niż nawet waszego najlepszego przyjaciela „doradcę do spraw wszelkich”.
Oczywiście, jeżeli macie jakiekolwiek pomysły, sugestie na koszty – coś co pominęłam, albo warto wziąć pod uwagę – koniecznie dopiszcie pod spodem w komentarzach – pomóżcie innymi przedsiębiorcom (i nam :)).
Temat kosztów firmowych bardziej rozwinąłem w tym artykule: koszty firmowe.
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze.
gdybys bral za blog pieniadze od czytelnikow to kazdy prowadzacy dzialalnosc moglby sobie to odliczyc 🙂 kurs odliczania podatow. Dobrym tematem jest rejestracja drugiej firmy za granica gdzie jest wieksza kwota wolna od podatku i fakturowac sobie wzajmnie do zmniejszania kosztow. GB jest ttu dobrym przykladem. Nie dosc ze wysoka wolna od podatku, do tego rozliczenia roczne no i niskie koszty prowadzenia dzialalnosci.
A ja bym musiał zapłacić od tego podatek 😉 Kurs jest dobrym pomysłem, choć wiadomo, że w naszych warunkach temat jest lekko samobójczy – co Urząd Skarbowy to inne orzecznictwo.
Nad sprawą Anglii kiedyś się zastanawiałem, ale np. nie wyobrażam sobie w polskich warunkach sprzątaczki, która jest samozatrudniona i szuka biura, które pomoże jej się rozliczać w Londynie 😉
Trzeba by się zastanowić od jakiej kwoty taka forma rozwiązania staje się opłacalna.