W natłoku codziennych spraw bardzo łatwo umykają nam rzeczy drobne lub drobniejsze. Generalnie, zapomnienie o drobnostce jest do przyjęcia – jak nie dziś to jutro. Gorzej dzieje się w chwili, w której uświadamiamy sobie, że nasza krótka pamięć dotyczyła czegoś stosunkowo ważnego.
Regularne dostarczanie wszelkich ważnych dokumentów do biura rachunkowego ułatwia życia i księgowej i na dłuższą metę nam samym, z tym, że nawet tym poukładanym zdarza się mieć gorszy dzień.
Przypadek – jak co miesiąc, w wyznaczonym terminie, nasza księgowa dostaje od nas faktury, dokumenty, może jakąś korespondencje urzędowo-urzędową i inne tego typu skarby, następnie dokonuje rozliczenia, otrzymujemy od niej kwoty podatków itp. Miesiąc później dokonujemy tej samej czynności, z tym, że w czasie całej tej papierologii znajdujemy fakturę z miesiąca poprzedniego. I tu pojawia się nasz problem, ale czy do końca można go tak nazwać?
Faktura fakturze nierówna
Chcą usystematyzować sytuację podzielimy znalezioną fakturę na sprzedażową i kosztową. Co tyczy się pierwszej – jeśli okaże się, że została odnaleziona miesiąc później, a okres, którego dotyczy został już rozliczony, nie należy od razu popadać w panikę.
Jak tylko dostarczymy księgowej dokument, powinna go rozliczyć, a następnie dokonać korekty wyliczeń z poprzedniego miesiąca oraz, co ważne, dobrze pomóc Wam uzasadnić ten przypadek. Przykładowo, korekta deklaracji VAT nie jest czymś wielce skomplikowanym więc nie obawiajcie się tygodniowego oczekiwania. Podobnie będzie z kwestią podatku dochodowego.
Uważaj na faktury sprzedażowe!
Obawiać powinni się Ci, którzy nie wykażą w rozliczeniu jakiejś faktury sprzedażowej, gdyż wtedy, specjalnie bądź nie, mamy do czynienia z zatajeniem sprzedaży, a tego Urząd, delikatnie mówiąc, nie toleruje. O kontrolach, karach oraz całym zamieszaniu opowiadać nie trzeba.
Choć teoretycznie powinieneś rozliczać oba typy faktur – dużo większe problemy możesz mieć, jeżeli zapomnisz o zaksięgowaniu faktury sprzedażowej.
Faktura kosztowa to już inna bajka. Tutaj sprawa wygląda prościej ponieważ teoretycznie nie mamy obowiązku rozliczać każdej takiej faktury. Słowem kluczem jest tutaj słowo „teoretycznie” 😉 (nie obejmuje to jednak faktur zaopatrzeniowych z towarem handlowym lub np. tych wiążących się z inwestycjami).
Skoro już kupiliśmy ten najnowszy telefon, mamy też rachunek za paliwo, a nowy laptop kosztował duże pieniądze to jasny jest fakt, że to nasz koszt więc go rozliczymy. Odnosząc wcześniej opisaną sytuację do tej wersji możemy oddychać spokojnie – faktury kosztowe mogą zostać rozliczone nawet z większym opóźnieniem. Księgowa koryguje liczby, a my zapewne możemy cieszyć się mniejszą sumą podatków do zapłacenia.
Co jeżeli czekamy na fakturę od kontrahenta?
Nie należy także obawiać się, jeśli np. na fakturę od kontrahenta czekaliśmy bardzo długo i siłą rzeczy nie mogliśmy jej rozliczyć w miesiącu, w którym została wystawiona – wystarczy krótka notka do dokumentu, iż otrzymaliśmy ją w późniejszym terminie i właściwie sprawa z głowy. Dokonujemy takich samych czynności jak te opisane powyżej.
Nie ma konkretnych terminów świadczących o tym, czy mamy 4, 5 czy 7 miesięcy na dostarczenie faktur. Jedynie w przypadku miesięcznego lub dwumiesięcznego spóźnienia może obyć się bez korekt i będą to faktury księgowane na bieżąco.
Sumiennych przedsiębiorców charakteryzuje kilka cech, które przydają się nie tylko w interesach, ale i w życiu codziennym. Warto więc zwracać uwagę nawet na te drobniejsze sprawy bo nigdy nie wiemy, kiedy mogą przysporzyć najwięcej problemów.
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze.