Czas na drugą część wpisu o porannych nawykach, które (taką mam nadzieję), pomogą Ci w pracy w domu z komputerem. Tutaj znajdziesz pierwszą część: jak pracować z w domu z komputerem.
Oczywiście nie mam się za alfę i omegę, sposoby działają na mnie – jeżeli wyciągniesz z tego coś dla siebie super, jeżeli nie – napisz koniecznie w komentarzu jakie Ty masz sposoby na ten typ pracy w domu.
6. Konkretne śniadanie + ranny spacer
Zanim siądziesz do pracy, zjedz porządne, energetyczne śniadanie (warzywa, serek twarogowy, płatki jaglane/owsiane, raczej unikaj dużej ilości cukrów) i przejdź się na 20 minutowy, żwawy spacer. Dotlenisz organizm, uporządkujesz w głowie sprawy na cały dzień i nabierzesz sił. Spróbuj, warto, zobaczysz jak Ci się dobrze pracuje!
7. Folder tymczasowy.
Podobnie jak utrzymywanie porządku na biurku, warto zadbać o porządek w komputerze. To co było moją największą bolączką to dzikie, plikowe rodeo na pulpicie. Było przaśnie, kolorowo jak w kalejdoskopie, bo z lenistwa wszystko zapisywałem na pulpicie właśnie, co oczywiście stawało się zarzewiem chaosu.
Po czasie nie umiałem znaleźć nic i zawsze musiałem po kolei przeklikać wszystkie pliki/foldery zanim natrafiłem na ten właściwy.
Pliki zwykle usuwałem, gdy zaczynało brakować miejsca na nowe, aż do ponownego zapełnienia.
Rozwiązaniem stał się folder o nazwie “tymczasowy”, do którego pakuję wszystkie pliki ściągnięte “na chwilę” (wbrew pozorom takich jest mnóstwo).
Co jest równie ważne raz na tydzień (co jest równie ważne) czyszczę ten folder i usuwam wszystko to co zbędne (tak naprawdę wszystko – mam zasadę, że to co ląduje w tym folderze, po tygodniu przestaje być potrzebne – całą resztę warto zarchiwizować o czym piszę niżej).
8. Backup – choćby Google.
Ileż ten zwyczaj oszczędził mi nerwów i zgrzytania zębów.
Wszystkie ważne pliki (logo klientów, opisy, zdjęcia, grafiki, banery, projekty, wzory), które wiem, że jeszcze się przydadzą pakuję do folderu firmowego, który jest zsynchroznizowany z Google Drive (z którego na co dzień korzystam).
Dzięki temu po pierwsze wiem, że gdyby coś się stało, mogę pliki odzyskać, po drugie mam do nich dostęp z telefonu i dowolnego innego komputera (jeżeli jest taka potrzeba), po trzecie – skończył się bardzo uciążliwy problem z ciągłym wyszukiwaniem tych plików na Trello lub w e-mailach.
Archiwizacja i stały dostęp to podstawa jeżeli przesyłasz z klientami dużo plików.
Ja wybrałem Google, bo większość narzędzi mam powiązane z ich usługami i w zupełności na potrzeby jednoosobowej działalności mi to wystarcza.
9. Zapisywanie plików/folderów od razu według schematu.
Rzecz powiązana z punktem powyższym – również pomaga oszczędzić czas i nerwy. Dzięki temu, że zakodowałem sobie, żeby każdy folder od razu opisywać według schematu (szerzej o opisywaniu plików na przykładzie faktur piszę tutaj) – praca stała się dużo płynniejsza i nie muszę marnować cennych chwil na wielokrotne powtarzanie tych samych czynności, które w pewnym momencie zaczęły doprowadzać mnie do szału (bezproduktywne, ciągle powielane szukanie tych samych plików).
Dzięki temu nie muszę się przekopywać przez dziesiątki nic nie mówiących nazw (w postaci rzędu cyfr) – co jest zawsze niesłychanie irytujące.
A ponieważ większość jest zapisana według jednego wzoru (data_nazwa_cel_opis) i klarownie, hierarchicznie uporządkowana – wyszukanie tego właściwego folderu nawet po pół roku nie stanowi problemu.
10. Zapisywanie plików od razu w miejscu docelowym.
Powiązane z punktami 8 i 9 – chwalę sobie kolejny wyrobiony nawyk, dzięki któremu ważne pliki od razu lądują w przygotowanych folderach. Owszem, na początku może to i nudne praz wydaje się czasochłonne (przecież o wiele łatwiej wrzucić plik na pulpit z myślą “a, kiedyś go zapiszę”), lecz w momencie, gdy po 2-3 miesiącach do danych musimy wrócić i zapominamy “co poeta miał na myśli” – bezcenne.
Nawyk ten w sobie wyrobiłem, gdy po raz setny musiałem przekopywać dziesiątki e-maili w poszukiwaniu tego jednego, właściwego pliku WORD, bo nie pamiętałem ani gdzie go zapisałem, ani jak go nazwałem.
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze.
Bardzo przydatne informacje! Dzięki 🙂 Spacery zamierzam dopiero wprowadzić i to tak przed 6 rano, żeby się pobudzić.
Tia… Co się człowiek nabluzgał jak 3 h pracy w excelu poszło w diabły bo nie zapisał niczego… co dopiero backup jak winda padła 😀