Rok prowadzenia firmy za mną, warto więc zastanowić się nad podstawą w życiu każdego przedsiębiorcy, jakim jest biuro rachunkowe. Mam kilka przemyśleń dotyczących tego, czym warto się kierować wybierając biuro – mam nadzieję, że jeżeli jesteś na początku biznesowej drogi, trochę Ci pomogą.
O czym zatem warto pamiętać, gdy chcemy wybrać dobre biuro rachunkowe?
1. Ubezpieczenie.
Rzecz absolutnie podstawowa i niezbędna (szerzej o tym jak działa ubezpieczenie biura pisze Justyna w swoim wpisie). Generalnie według przepisów prawa jest tak, że większe mają prawny obowiązek ubezpieczyć się od możliwości popełnienia błędów. Zwróćcie na ten fakt zatem szczególną uwagę, gdy wybieracie małe firmy lub księgową (księgowego), który prowadzi jednoosobową działalność.
2. Reprezentacja.
Choć obecnie jest to standardem, dobrze jest się upewnić, czy w biurze zostanie wyznaczona osoba, która będzie Cię reprezentować przed organami państwa (przede wszystkim w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie). Dzięki temu podpiszecie stosowne pełnomocnitwa i generalnie macie święty spokój – przecież chodzi o to, żeby robić biznes, a nie ganiać po urzędach? 😉
3. Dedykowany opiekun.
Jeżeli decydujesz się na wybór większego biura (do czego gorąco namawiam, ale o tym kiedy indziej), które zatrudnia liczne gro księgowych, warto by opiekowała się Tobą jedna i ta sama osoba.To ułatwi wiele spraw (a uwierzcie, z czasem uzbiera się takich jak choćby korekty faktur, czy błędnie oznaczone dokumenty) oraz oszczędzi czas (zwłaszcza, jeżeli będzie trzeba wyjaśnić jakiś problem, który może wlec się przez kilka dni/tygodni/miesięcy/lat/dobra, popłynąłem ;)).
Dedykowany opiekun w biurze będzie zaznajomiony z Twoją sprawą, nie będziecie musieli jej za każdym razem od nowa wyjaśniać.
To coś jak z dzwonieniem na infolinię komórkową– o ile byłoby nam łatwiej, gdyby w przypadku chęci anulowania abonamentu, który od pół roku dolicza nam te dodatkowe 30 zł miesięcznie kontaktowalibyśmy się z tym samym konsultantem, a nie musieli za każdym razem tłumaczyć problemu od prapoczątku?
4. Prowadzenie księgowości w powszechnie używanym systemie informatycznym.
Zaczynając od truizmu – życie różnie się układa i w pewnym momencie może się zdarzyć tak, że z jakiegoś powodu zdecydujesz się zmienić usługi biura. Warto zatem, by prowadzili księgowość w jednym z ogólnie dostępnych programów, tak, by w momencie w którym podejmiesz decyzję o emigracji (bo np. dostaniesz lepszą cenę, albo ożenisz się z księgową i Twoje faktury staną się Waszą wspólną małżeńską pasją) – łatwo i bezboleśnie przeżyjesz proces przerzucenia dokumentów do nowej firmy.
5. Księgowość online i elektroniczne dokumenty.
Ten element jest dla mnie niesłychanie ważny. Jest bardzo pomocny i oszczędza naprawdę dużo czasu. Niektóre biura, zwłaszcza te starszej daty, dalej hołdują postkomunistycznemu kultowi papieru i życzą sobie, by otrzymąć od Ciebie wszystko w wersji drukowanej.Także raz w miesiącu musisz pieczołowicie zebrać całą fakturologię i wybrać się osobiście by, niczym ciężarówka ZUS-u, dowieźć papierzyska do celu.
Co choćby z mojej perspektywy jest nieco absurdalne bo 80% faktur otrzymuję w wersji elektronicznej (Google, Facebook, Fotolia, domeny, hostingi). W przypadku skanera i możliwość przesłania online – cały problem znika.
Po pierwsze masz wszystkie dokumenty u siebie w komputerze (a to nie raz i nie dwa ratuje życie), po drugie wysyłasz wszystko elektronicznie (w moim przypadku nie muszę drukować np. dziesiątek stron z Facebooka – nieco zatem oszczędzam na druku i kartkach), po trzecie – nie musisz odbywać regularnej pielgrzymki do biura co miesiąc – choć wydaje się, że to nie dużo – po czasie robi się naprawdę męczące.
A co z fakturami, które otrzymujemy już wydrukowane? Skanujemy, zapisujemy na dysku i wysyłamy. O tym dlaczego wszystkie dokumenty warto trzymać zapisane na dysku w osobnym wpisie.
W związku z ogólną cyfryzacją wybór pełna księgowość online jest zdecydowanie lepszym wyborem niż bezpośredni kontakt w stacjonarnej placówce biura.
6. Biuro w miejscu prowadzenia działalności.
Choć to niby oczywiste, warto wybrać biuro z miasta, w którym musisz się rozliczać z Urzędem Skarbowym. Zwróć uwagę na to, że to nie to samo, co miejsce zamieszkania, choć w większości przypadków oba elementy się pokrywają. Optuję za tym by rozliczać się przede wszystkim online, ale może się zdarzyć tak, że będziesz musiał się pofatygować do biura osobiście. I wtedy dojeżdżać 50 kilometrów? Głupio.
Zatem nawet jeżeli ktoś Ci poleca super biuro w sąsiednim mieście lub gdy mieszkasz w Zakopanym, ale kolega z Pruszcza Gdańskiego poprowadzi Ci księgowość za 50% ceny – zastanów się czy naprawdę warto. Ja twierdzę, że nie.
Jest jeszcze jedna, bardzo ważna rzecz, o której nie przeczytasz w “oficjalnych” poradnikach.
Choć to absurdalne, ale orzecznictwo poszczególnych Urzędów Skarbowych w Polsce mocno się od siebie różni. Biura rachunkowe wiedzą, co mogą przepchnąć w swoim regionalnym US, a na co nie mogą sobie pozwolić. Biuro “z zewnątrz” prawdopodobnie od razu zderzy się z murem urzędniczej pogardy i zostanie szybko spacyfikowane. A Ty razem z nim.
7. Biuro z polecenia.
Poświęć kilka chwil i popytaj znajomych. Na pewno ktoś z nich prowadzi firmę lub znają kogoś kto prowadzi. Wrzuć pytanie na swojej tablicy na Facebooku. Jeżeli zdobędziesz dwie pozytywne opinie o jednym biurze – jesteśmy w domu! Na pewno taka metoda będzie lepsza, niż szukanie na chybił-trafił. Ja tak znalazłem moje biuro i jestem bardzo zadowolony. Zanim jednak wybierzesz konicznie sprawdź jakie usługi świadczy biuro rachunkowe online i czy zapewni kompleksową obsługę Twojej firmy.
8. Duże biuro, zatrudniające wielu księgowych.
O tym dylemacie mam zamiar szkrobnąć osoby tekst, tutaj tylko delikatnie zaanonsuję. Chodzi o to, czy wybrać małe biuro/księgowego (jednoosobową działalność) czy duże biuro rachunkowe. Po namyśle i własnym doświadczeniu – lepiej zdecyduj się na biuro, które zatrudnia min. 3-4 osoby. Mają więcej doświadczenia, szybciej sobie radzą ze sprawami.
9. Obsługa umów cywilno-prawnych.
Też jest to obecnie standard (często dodatkowo płatny), ale warto się upewnić, że biuro zajmie się całą kwestią formalno-prawną umów, jakie będziesz chciał zawrzeć z przyszłymi pracownikami – czyli kwestią wyliczeń wynagrodzeń i wysyłki PIT-ów.
10. “Moja ciotka zrobi Ci to za pół ceny”.
Pamiętaj, że z „polecenia” nie znaczy „po znajomości”. Zdecydowanie przestrzegam pójścia na łatwiznę i, co ty dużo mówić, mikroskopijne oszczędności (bo ile oszczędzisz? 50-60 zł? W skali prowadzenia działalności – to żadne pieniądze).
To ma być biznes – jesteś klientem i wymagasz. Koniec i kropka.
Żeby daleko nie szukać; sytuacja mojego kolegi.Założył firmę, rok był w biurze “po znajomości”, właśnie u jakiegoś rodzinnego pociotka. W biurze tym miał notoryczne problemy – za późno wysłane dokumenty, brak zgłoszenia do ZUS-u, przekroczone terminy, błędy w księgowaniu, źle wypełniony PIT.
Ale głupio mu było zwrócić uwagę, bo to przecież siostra szwagra wujka kuzyna matki najlepszego kumpla i za obsługę biorą tylko 50 zł netto.
Koniec końców czara goryczy się przelała, a kiedy podniósł larum, usłyszał od właścicielki, że “oni obsługują wielkie firmy, na poważne miliony, a on przy takim gównianym (podkreślenie moje) biznesiku, to niech się cieszy, że płaci tak mało i, że w ogóle mają czas go obsługiwać”.
Wyobraź sobie taką sytuację. Płacisz za biuro połowę ceny, ale obsługuje Cię mama Twojej narzeczonej. Dziewczynę bardzo kochasz (wszystkie panie przepraszam, że piszę w rodzaju męskim, ale tak mi łatwiej). Niestety pracownica mamy dziewczyny zapomniała Ci zaksięgować fakturę na 1000 zł, musisz więc odprowadzić 230 zł VAT-u więcej i jesteś w plecy o 180 zł kosztów, o czym dowiadujesz się na dzień przed datą końcową pierwszej płatności. Że tak powiem – średniawka.
Pieniądze odzyskasz, ale zanim to odkręcicie – minie trochę czasu. Niepotrzebnie stracona energia i czas. I teraz sytuacja powtarza się kilkukrotnie. Wydrzesz się na przyszłą teściową i zwrócisz jej uwagę naruszając poważnie szansę na wiekuiste szczęście ogniska domowego czy jednak będziesz miał skrupuły? Bo ja bym miał 😉
Księgowanie dokumentów (zwłaszcza w Polszcze) to zbyt poważna rzecz, którą można sobie ważyć lekce.
Na początek to tyle “rad”, jeżeli uważasz, że warto jeszcze na coś zwrócić uwagę – zostaw ślad w komentarzu.
PS: Jeżeli tekst Ci się podobał – nie zapomnij polubić Sardynek Biznesu na Facebooku.
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze.
W moim przypadku głównym kryterium wyboru była rekomendacja koleżanki. Wiedziałam, że długo już korzysta z ich usług i że nigdy nie narzekała na ich pracę. Tak trafiłam do mojego aktualnego biura rachunkowego w Lublinie. Pozdrawiam i dziękuję za doradztwo podatkowe i usługi kadrowo-płacowe na wysokim poziomie!
W moim również było to polecenie przez innych. Mieszkam w Gdańsku,nie w Lublinie, ale coraz więcej osób wybiera jakieś usługi z polecenia. To daje większe szanse nie trafienia w błoto z wyborem, oraz świadczenie usług na wysokim poziomie, bo zadowoleni klienci by nie polecali dalej. Moje biuro rachunkowe Macieja Godlewskiego jest już na “rynku” parę lat i mają ogólnie dobrą opinie.Jak jeszcze znajomy mi ich polecił to nie miałam co się zastanawiać. Jestem zadowolona z takiego obrotu sprawy.