Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej – zwolnienie pracownika

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej – zwolnienie pracownika

W tym artykule kontynuujemy serię o nowych zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej i postaramy się wyjaśnić, w jaki pracodawca ma poradzić sobie z zupełnie nowym obowiązkiem informowania o możliwości odbioru dokumentów przez pracownika oraz sporządzania kopii akt pracowniczych na jego wniosek.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część II – zwolnienie pracownika, a porządek w dokumentach

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Z poprzednią częścią możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część I – jak porządkować, przechowywać i zarządzać aktami osobowymi

– Zwalniam Cię!

– No dobrze….a gdzie informacja?

W art. 946 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm; dalej k.p.) ustawodawca postanowił, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o której mowa w art. 94 pkt 9b lub 945 1 k.p.;
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 2;
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Informacja przekazana przez pracodawcę powinna być konkretna i zindywidualizowana.

Pamiętajcie, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowy przepis art. 94 pkt 9b k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności [vide ROD(e)O], w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Z kolei art. 945 § 2 k.p. stanowi, że w przypadku, o którym mowa w § 1 (ponowne nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracownikiem, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p.), okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Czy obowiązek informacyjny dotyczy wszystkich pracowników?

HA! To pytanie zostało zadane Ministerstwu odpowiedzialnemu za reformę. Przepisy intertemporalne budziły liczne wątpliwości, więc Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swojej informacji wytłumaczyło, że obowiązki informacyjne z zakresu przechowywania dokumentacji pracowniczej określone w art. 946 k.p. odnoszą się wszystkich pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 r.

Mój brat – Michał Josse, który w Naszej Kancelarii przygotowywał dla Klientów wiadomość o zmianach w prawie, zasugerował, że przykładowo informacja wynikająca z treści art. 946 k.p. mogłaby wyglądać następująco:

Informuję Pana/Panią, że:

  1. Okres przechowywania Pana/Pani dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
  2. Ma Pan/Pani możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.
  3. W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w okresie o którym mowa w pkt 2 zostanie ona zniszczona.

Co w takim razie, oprócz serdecznego uścisku dłoni i życzeń pomyślnej przyszłości, powinienem przekazać pracownikowi żegnając go na zawsze?

Zgodnie z treścią art. 946 k.p. pracodawca powinien wraz ze świadectwem pracy przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz o konsekwencjach jej nieodebrania.

W praktyce różnie to bywa i czasami jesteśmy zmuszeni rozstać się z pracownikiem bez przyjacielskim czułości. Pracownik dowiedziawszy się o Naszych zamiarach unika spotkania, a często nie interesuje go nawet świadectwo pracy, które i tak musimy mu dostarczyć.

Ustawodawca, który przecież zna się – jak nikt – na naszym losie i wiele razy to udowadniał, chciał sprawę załatwić jednoznacznie i dał nam trzy sposoby przekazania informacji pracownikowi:

  • Informację możemy przekazać osobiście (również przez osobę upoważnioną).
  • Informacja może zostać wysłana tradycyjnym poleconym za pośrednictwem operatora pocztowego, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
  • Informację możemy wysłać również pocztą elektroniczną, ale tylko pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Ustawodawca szczegółowo określił również krąg podmiotów, którym może być wydana dokumentacja pracownicza, i tak osobami uprawnionymi są:

  • pracownik lub były pracownik,
  • osoby, o których mowa w art. 949 3 k.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika (w szczególności są to: członkowie rodziny tj. dzieci pracownika, małżonek lub rodzice).
  • osoby upoważnione przez pracownika lub byłego pracownika.

Pamiętajcie! Pracodawca przez wydaniem dokumentacji obowiązany jest do sprawdzenia, czy osoby zgłaszające się po dokumentację są w stanie wykazać, że są uprawnione do jej odebrania.

Odbiór dokumentacji powinien zostać oczywiście w odpowiedni sposób potwierdzony (pokwitowanie). Pracodawca ma możliwość przekazania dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej.

Przepraszam, czy to ksero działa?

W wyniku nowelizacji do Kodeksu pracy wprowadzony został również art. 9412, regulujący kwestię wydawania przez pracodawcę kserokopii z dokumentacji pracowniczej.

Do złożenia wniosku o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej uprawnieni są:

  • pracownik lub były pracownik,
  • osoby, o których mowa w art. 949 3 k.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika (w szczególności są to: rodziny tj. dzieci pracownika, małżonek lub rodzice).

Wniosek taki może być złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W przypadku gdy dokumentacja prowadzona jest w formie papierowej, to pracodawca wydaje dokumentację w tej formie lub w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia, zapisane w formie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli dokumentacja prowadzona jest w formie elektronicznej, to pracodawca wydaje dokumentację w postaci elektronicznej, stosując wytyczne jak wcześniej albo w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający szczegółowe dane identyfikacyjne oraz podpis pracodawcy lub osoby przez pracodawcę upoważnionej.

Wnioskowaną dokumentację pracodawca wydaje nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Wniosek włącza się do części B lub C akt osobowych pracownika.

W ostatniej części omówimy dokumenty związane ze stosunkiem pracy, które uległy zmianie w 2019 roku, ze względu na nowelizacje przepisów.

Koniecznie przeczytaj inne artykuły w dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pytania dotyczące dokumentacji pracowniczej w kontekście zwolnień? Pisz w komentarzu!

Zapraszamy do zadawania pytań!

Oceń artykuł
[Głosów: 0 Średnia: 0]

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do naszego newslettera i nie przegap nowych tekstów!

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o