Zalety i wady korzystania z rządowego narzędzia KSeF w porównaniu z programami płatnymi

Krajowy System e-Faktur (KSeF) z jednej strony oznacza cyfryzację obiegu dokumentów i większą automatyzację procesów księgowych. Z drugiej – wiele firm zadaje sobie pytanie: czy korzystać z bezpłatnych narzędzi rządowych, czy lepiej postawić na komercyjny program do fakturowania z integracją KSeF?

To ważna decyzja zwłaszcza dla mikrofirm, freelancerów czy jednoosobowych działalności gospodarczych, które chcą prowadzić biznes możliwie prosto i efektywnie.

Dlaczego KSeF zmienia sposób fakturowania

Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny administracji skarbowej, który umożliwia wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że faktura nie jest już wysyłana bezpośrednio do kontrahenta, ale najpierw trafia do systemu rządowego, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.

W praktyce proces wygląda tak:

1. przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie,
2. faktura jest wysyłana do KSeF,
3. system nadaje jej numer identyfikacyjny,
4. odbiorca pobiera ją bezpośrednio z systemu.

Dzięki temu wszystkie faktury trafiają do centralnej bazy i są archiwizowane przez administrację skarbową nawet przez 10 lat. 

Co ważne, korzystanie z KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.Wraz z wprowadzeniem tego obowiązku pojawił się istotny wybór: jakiego narzędzia używać do obsługi KSeF?

Rządowe narzędzie KSeF – jak działa w praktyce

Ministerstwo Finansów udostępnia własne, bezpłatne narzędzia do korzystania z KSeF. Są to przede wszystkim:

• Aplikacja Podatnika KSeF dostępna w przeglądarce,
• aplikacja mobilna KSeF,
• integracja z systemem e-mikrofirma. 

Te narzędzia pozwalają:

• wystawiać faktury ustrukturyzowane,
• odbierać faktury od kontrahentów,
• zarządzać uprawnieniami użytkowników,
• pobierać potwierdzenia UPO.

Teoretycznie rządowa aplikacja pozwala wystawić fakturę zgodnie z przepisami i wysłać ją do KSeF. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców szybko odkrywa, że korzystanie z niej nie należy do najwygodniejszych doświadczeń.

Problem pojawia się już przy wystawieniu pierwszej faktury. Sam proces jest znacznie bardziej rozbudowany niż w komercyjnych programach do fakturowania. Zamiast prostego formularza użytkownik przechodzi przez kilka etapów wypełniania danych, które w wielu przypadkach trzeba wpisywać ręcznie.

Duża liczba pól i etapów wypełniania faktury

Wystawienie faktury w ministerialnym interfejsie oznacza przejście przez kilka kroków formularza. Już na początku trzeba wybrać rodzaj faktury i formularza, a następnie ręcznie wprowadzić podstawowe dane dokumentu.

Następnie pojawiają się kolejne sekcje wymagające uzupełnienia:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• miejsce wystawienia,
• dane kontrahenta,
• pozycje faktury,
• rachunek bankowy,
• szczegóły płatności.

Choć część tych danych mogłaby być automatycznie uzupełniana przez system, w praktyce większość z nich trzeba wpisywać samodzielnie.

Brak automatycznej numeracji faktur

Jednym z najbardziej zaskakujących ograniczeń dla wielu przedsiębiorców jest brak automatycznej numeracji dokumentów.

System nie pamięta numeru ostatniej faktury ani nie proponuje kolejnego numeru. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi sam pilnować numeracji, ręcznie wpisując kolejne numery dokumentów. W nowoczesnych systemach fakturowania numeracja jest generowana automatycznie, dlatego wielu użytkowników odbiera to jako krok wstecz.

Brak bazy kontrahentów

Kolejnym problemem jest brak zapamiętywania danych klientów.

Rządowa aplikacja nie posiada bazy kontrahentów ani listy firm, z którymi przedsiębiorca już współpracował. Oznacza to, że dane takie jak nazwa firmy, NIP, adres oraz dane kontaktowe trzeba wpisywać od początku przy każdej fakturze. Przy częstym fakturowaniu tych samych klientów staje się to czasochłonne i szczególnie uciążliwe.

Brak listy produktów i usług

W aplikacji nie ma także katalogu produktów ani usług. W praktyce oznacza to, że przy każdej fakturze trzeba ręcznie wpisywać nazwę produktu lub usługi, jednostkę miary, cenę oraz stawkę VAT. Dla przedsiębiorców, którzy regularnie sprzedają te same usługi lub produkty, jest to kolejna strata czasu.

Poprawianie błędów oznacza cofanie się w formularzu

Wystawienie faktury w rządowej aplikacji kończy się dopiero na etapie podglądu dokumentu. Jeśli użytkownik zauważy błąd – musi wrócić do wcześniejszych kroków formularza i ręcznie poprawić dane. To dla przedsiębiorców, dla których czas to pieniądz, oznacza dodatkową frustrację.

Wystawienie jednej faktury może zająć kilka minut

W nowoczesnych systemach fakturowania wystawienie faktury często trwa od kilku do kilkunastu sekund. W przypadku rządowej aplikacji czas ten bywa znacznie dłuższy – zwłaszcza gdy trzeba ręcznie uzupełniać wszystkie dane.

Dlatego nawet przedsiębiorcy wystawiający jedną lub dwie faktury miesięcznie mogą odczuwać, że korzystanie z ministerialnego interfejsu jest mało wygodne.

Programy płatne z integracją KSeF – jak działają

Alternatywą dla rządowego narzędzia są komercyjne systemy fakturowania, które integrują się z KSeF przez API.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie, a program automatycznie wysyła ją do KSeF. Taki program KSeF pozwala korzystać z systemu rządowego, ale jednocześnie zachować wygodę pracy w nowoczesnym oprogramowaniu.

Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest program KSeF Faktura.pl. Programy tego typu są projektowane tak, aby maksymalnie uprościć proces fakturowania i integracji z księgowością.

Zalety korzystania z komercyjnych programów do fakturowania

W praktyce większość przedsiębiorców korzysta z dedykowanych programów do faktur.

Nowoczesny program do wystawiania faktur z KSeF potrafi pobierać dane kontrahenta z baz publicznych, zapamiętywać produkty i usługi oraz automatycznie wysyłać faktury.

Dzięki temu wystawienie faktury często trwa dosłownie kilka sekund, co prowadzi do odczuwalnej oszczędności czasu, a to dla wielu firm jest cenniejsze niż koszt abonamentu.

Jeśli przedsiębiorca wystawia kilkadziesiąt faktur miesięcznie, automatyzacja może zaoszczędzić nawet kilka godzin pracy.

Na rynku istnieje wiele systemów fakturowania, dlatego przedsiębiorca musi poświęcić czas na wybór najlepszego rozwiązania.

Pomocne może być zestawienie takie jak ranking programów do fakturowania z KSeF. Dzięki temu łatwiej porównać funkcjonalność, ceny oraz możliwości integracji.

Co wybrać – rządową aplikację czy program do faktur?

Ostateczny wybór zależy głównie od skali działalności i potrzeb firmy.

Rządowa aplikacja może być dobrym rozwiązaniem dla osób wystawiających jedną fakturę miesięcznie i przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć koszty do minimum, nawet kosztem czasu, jaki poświęcą na ręczne wprowadzanie danych.

Natomiast płatny program do faktur będzie lepszym rozwiązaniem dla firm wystawiających więcej niż jedną fakturę miesięcznie. To rozwiązanie dla osób, które cenią sobie automatyzmy i oszczędność czasu. W praktyce wielu przedsiębiorców decyduje się na komercyjne rozwiązanie, ponieważ pozwala ono oszczędzić czas i uprościć codzienną pracę.

Artykuł przygotowany przez partnera bloga

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.