Rozliczanie samochodu i paliwa w firmie

O kosztach prowadzenia działalności wspominałam tu nie raz i pewnie niejednokrotnie to zrobię. Jest to koło ratunkowe dla wysokiego przychodu, a co za tym idzie – wybawienie od należnego podatku do zapłaty. Gdzie tych kosztów szukać? A no w samochodzie, tylko że w przenośni 😉 jak użytkować samochód w działalności gospodarczej i w jaki sposób można rozliczyć wydatki poniesione na eksploatacje, o tym dziś słów kilka.

Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie opcje rozliczania wydatków związanych z samochodem w działalności gospodarczej – samochód prywatny służy do celów służbowych czyli innymi słowy użyczamy go do prowadzenia firmy LUB samochód prywatny zostaje wprowadzony na środki trwałe i staje się niejako własnością firmy.

Kilometrówka – jak to działa?

Za pomocą pierwszej opcji możemy używać samochodu prywatnego do celów działalności prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu potocznie zwaną kilometrówką. Dla jednych rzecz banalna, dla drugich utrapienie –  reguły nie ma. Jedno jest pewne – systematycznie i rzetelnie prowadzona nie sprawia po jakimś czasie żadnego problemu. Ewidencja ta ma co do zasady zawierać przejazdy związane z prowadzeniem biznesu – od wyjazdów do urzędów po spotkania z klientami.

Podstawowe informacje jakie mają zostać w niej zawarte (choćby poza danymi pojazdu) to: data przejazdu, miejsce przejazdu (skąd dokąd np. Warszawa-Łódź-Warszawa czyli wyjazd z siedziby firmy do klienta/powrót do siedziby firmy), cel wyjazdu, ilość przejechanych kilometrów oraz – co najważniejsze – stawka za 1 km przebiegu. I tu  warianty są dwa – jeśli samochód ma pojemność do 900 cm³ wysokość stawki to 0,5214 za kilometr, natomiast te posiadające powyżej 900 cm³ przyjmują stawkę 0,8358 za kilometr. Po całym miesiącu ewidencja opiewa na kwotę, która powstaje z pomnożenia liczby kilometrów przez obowiązującą wysokość stawki.

Kilometrówka – uważaj na limit!

Kwota ta pozwoli na wrzucenie w danym miesiącu w koszty wydatków związanych z eksploatacją samochodu (tj. paliwo, części, opłaty parkingowe i inne), ALE tylko do jej limitu. Oznacza to, że jeśli w jakimś miesiącu przysługujący limit to np. 1002,96 zł (bo 1200 km x 0,8358zł = 1002,96 zł) to w przypadku zebrania z tego miesiąca wydatków na kwotę 1300 zł „wrzucimy” w koszty tylko 1002,96 zł. (ich nadwyżka przejdzie na następny miesiąc tego roku podatkowego).

Samochód i środki trwałe

Możliwość numer 2 – prywatnie mam wrażenie, że skierowana jest do osób, które nie miałyby czasu zajmować się prowadzeniem kilometrówki (albo mówmy szczerze – będą to ci, którym się najzwyczajniej nie chce 🙂 ).

Z drugiej strony środki trwałe i amortyzacja niosą ze sobą więcej rzeczy, o których warto pamiętać ponieważ powodują konkretne sytuacje podatkowe. Co jest ewidentnym plusem ewidencji środków trwałych? To, że występuje w nich amortyzacja – czyli stały, comiesięczny koszt (oczywiście przez dany okres czasu), regularnie obniżający podatek.

Druga jasna tutaj sprawa – wspomniane niewystępowanie kilometrówki, a co też za tym idzie – brak kilometrówki = brak jej limitu więc ile kosztów na samochód mamy, tyle ląduje do puli wydatków. Pewnie znalazłoby się jeszcze coś, ale zaraz w mojej głowie pojawia się dość duży minus. Jest to mianowicie sprzedaż takiego samochodu.

Z racji, iż staje się majątkiem firmy to jego zbycie spowoduje wzrost przychodu, a co za tym bardzo często idzie – witaj podatku dochodowy do zapłaty. Przy kilometrówce możemy beż żadnych skutków w niejednym miesiącu wprowadzić samochód do działalności, a za dwa kolejne  już z niego nie korzystać i na tym sprawa się kończy. Pojawienie się środka trwałego to już wyższa szkoła jazdy.

Leasing i zakup samochodu na firmę

Dwa poprzednie przypadki dotyczyły wprowadzenia samochodu prywatnego. Istnieje jeszcze możliwość zakupu samochodu bezpośrednio przez firmę, a nie Ciebie jako osobę fizyczną lub wzięcie samochodu w leasing.
Tu właściwie podobnie jak w sytuacji ze środkami trwałymi, tylko leasing nie podlega amortyzacji ponieważ kosztem pozostaje sama rata leasingowa.

100% czy 50% VAT?

Osobiście jestem zdania, że jeśli jako początkujący przedsiębiorca nie musisz koniecznie być Vatowcem to nie pchaj się do tego na siłę. Moje poglądy na ten temat wybiegają oczywiście jeszcze dalej, ale to nie czas i miejsce na takie przemyślenia.. 🙂

Jeśli do tej pory wydawało Ci się, że rozliczanie wydatków na samochód to rzecz w sumie prosta to chcę Cię teraz wyprowadzić z błędu (korzystanie z auta w firmie to przecież nie może być taka zwykła rzecz..)

W przypadku samochodu w firmie (środek trwały) istnieje obecnie zasada mówiąca o rozliczaniu VAT’u
z wydatków na auto w 50% lub 100%. Podzielmy więc samochody na trzy grupy.

1. Samochody ze 100% odliczeniem vatu (bez konieczności zgłaszania tego do urzędu ani udowadniania jego wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej)
2. Samochody ze 100% odliczeniem vatu (konieczność wykazania przed urzędem niewykorzystywania pojazdu do celów innych niż firmowe – co oznacza: złożenie VAT-26 w urzędzie, prowadzenie dość szczegółowej kilometrówki oraz ustalenie zasad korzystania z pojazdu w firmie)
3. Samochody ze 50% odliczeniem vatu (wykorzystanie auta do celów mieszanych – i prywatnych i firmowych)

Grupa pierwsza:

Grupa druga:

Grupa trzecia:

Dwie rzeczy na koniec.

 Pierwsza. Urząd jak to urząd, kontrolować musi. I skontroluje jeśli zadeklarujecie jedno, a zrobicie drugie. Nie bez powodu wymyślono sobie VAT-26 i deklaracje używania auto tylko do celów działalności gospodarczej oraz korzyść w postaci odliczenia 100% VAT’u.

Dają wam palec, ale zbyt zachłannych, którzy będą chcieli wziąć całą rękę ukarzą. Nie jestem w stanie mówić o kwotach ewentualnych kar, ale już sam fakt kontroli z urzędu nie jest czymś fantastycznym..

Druga. Ciężko mi będzie doradzić, którą z opisanych form powinien wybrać przedsiębiorca. Zbyt dużo czynników ma na to wpływ. Dobrze jednak jest mieć plan związany z samym samochodem, czy chcecie go sprzedać w najbliższej przyszłości czy nie, czy zaraz może pojawić się jakiś nowy pojazd czy nie, itp.

Dużą rolę odgrywa też cena samego auta jeśli zamierzamy wprowadzić go na środki trwałe. Plusy i minusy zawarłam w tym wpisie więc wybór zostawiam do indywidualnych dyspozycji, ja mogę jedynie doradzić.

Podsumowując. Cholernie ciężko przekazuje się taką wiedzę. I choć chciałabym z nauczycielską pasją wytłumaczyć wam wszystkim to, co dotyczy tego tematu to wiem, że mogę nie dać rady z powodu bezmiaru tych informacji. A i one potrafią się stosunkowo często zmieniać. Liczę jednak na to, że wybaczycie i będziecie usatysfakcjonowani tym, co tu przedstawiłam. W razie pytań – zapraszam do komentowania. Może ktoś z was zaskoczy mnie nietypową sytuacją?

Zobacz co jeszcze warto wrzucić w koszty firmy.

Autor

Justyna Malowaniec

Na blogu sprawuje pieczę nad małymi firmami od strony formalno-księgowej i kadrowej. Zawodowo związana z pracą w biurze rachunkowym Aditio od 2012 roku. Pasje nauczycielskie i zapał do rachunkowości postanowiła połączyć jako przyjemne z pożytecznym. Prywatnie fanka wszelakiej aktywności fizycznej i niespełniona dusza artystyczna.