W tym artykule kontynuujemy serię o nowych zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej i postaramy się wyjaśnić, w jaki pracodawca ma poradzić sobie z zupełnie nowym obowiązkiem informowania o możliwości odbioru dokumentów przez pracownika oraz sporządzania kopii akt pracowniczych na jego wniosek.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część II – zwolnienie pracownika, a porządek w dokumentach

Z poprzednią częścią możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część I – jak porządkować, przechowywać i zarządzać aktami osobowymi

– Zwalniam Cię!

– No dobrze….a gdzie informacja?

W art. 94⁶ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm; dalej k.p.) ustawodawca postanowił, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o której mowa w art. 94 pkt 9b lub 94⁵ 1 k.p.;
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ 2;
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Informacja przekazana przez pracodawcę powinna być konkretna i zindywidualizowana.

Pamiętajcie, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowy przepis art. 94 pkt 9b k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności [vide ROD(e)O], w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Z kolei art. 94⁵ § 2 k.p. stanowi, że w przypadku, o którym mowa w § 1 (ponowne nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracownikiem, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p.), okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Co należy zrobić z dokumentami pracownika?

Czy obowiązek informacyjny dotyczy wszystkich pracowników?

HA! To pytanie zostało zadane Ministerstwu odpowiedzialnemu za reformę. Przepisy intertemporalne budziły liczne wątpliwości, więc Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swojej informacji wytłumaczyło, że obowiązki informacyjne z zakresu przechowywania dokumentacji pracowniczej określone w art. 94⁶ k.p. odnoszą się wszystkich pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 r.

Mój brat – Michał Josse, który w Naszej Kancelarii przygotowywał dla Klientów wiadomość o zmianach w prawie, zasugerował, że przykładowo informacja wynikająca z treści art. 94⁶ k.p. mogłaby wyglądać następująco:

Informuję Pana/Panią, że:

1. Okres przechowywania Pana/Pani dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
2. Ma Pan/Pani możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.
3. W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w okresie o którym mowa w pkt 2 zostanie ona zniszczona.

Co w takim razie, oprócz serdecznego uścisku dłoni i życzeń pomyślnej przyszłości, powinienem przekazać pracownikowi żegnając go na zawsze?

Zgodnie z treścią art. 94⁶ k.p. pracodawca powinien wraz ze świadectwem pracy przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz o konsekwencjach jej nieodebrania.

W praktyce różnie to bywa i czasami jesteśmy zmuszeni rozstać się z pracownikiem bez przyjacielskim czułości. Pracownik dowiedziawszy się o Naszych zamiarach unika spotkania, a często nie interesuje go nawet świadectwo pracy, które i tak musimy mu dostarczyć.

Ustawodawca, który przecież zna się – jak nikt – na naszym losie i wiele razy to udowadniał, chciał sprawę załatwić jednoznacznie i dał nam trzy sposoby przekazania informacji pracownikowi:

• Informację możemy przekazać osobiście (również przez osobę upoważnioną).
• Informacja może zostać wysłana tradycyjnym poleconym za pośrednictwem operatora pocztowego, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
• Informację możemy wysłać również pocztą elektroniczną, ale tylko pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Ustawodawca szczegółowo określił również krąg podmiotów, którym może być wydana dokumentacja pracownicza, i tak osobami uprawnionymi są:

• pracownik lub były pracownik,
• osoby, o których mowa w art. 94⁹ 3 k.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika (w szczególności są to: członkowie rodziny tj. dzieci pracownika, małżonek lub rodzice).
• osoby upoważnione przez pracownika lub byłego pracownika.

Pamiętajcie! Pracodawca przez wydaniem dokumentacji obowiązany jest do sprawdzenia, czy osoby zgłaszające się po dokumentację są w stanie wykazać, że są uprawnione do jej odebrania.

Odbiór dokumentacji powinien zostać oczywiście w odpowiedni sposób potwierdzony (pokwitowanie). Pracodawca ma możliwość przekazania dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej.

Przepraszam, czy to ksero działa?

W wyniku nowelizacji do Kodeksu pracy wprowadzony został również art. 94¹², regulujący kwestię wydawania przez pracodawcę kserokopii z dokumentacji pracowniczej.

Do złożenia wniosku o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej uprawnieni są:

• pracownik lub były pracownik,
• osoby, o których mowa w art. 94⁹ 3 k.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika (w szczególności są to: rodziny tj. dzieci pracownika, małżonek lub rodzice).

Wniosek taki może być złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W przypadku gdy dokumentacja prowadzona jest w formie papierowej, to pracodawca wydaje dokumentację w tej formie lub w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia, zapisane w formie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli dokumentacja prowadzona jest w formie elektronicznej, to pracodawca wydaje dokumentację w postaci elektronicznej, stosując wytyczne jak wcześniej albo w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający szczegółowe dane identyfikacyjne oraz podpis pracodawcy lub osoby przez pracodawcę upoważnionej.

Wnioskowaną dokumentację pracodawca wydaje nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Wniosek włącza się do części B lub C akt osobowych pracownika.

W ostatniej części omówimy dokumenty związane ze stosunkiem pracy, które uległy zmianie w 2019 roku, ze względu na nowelizacje przepisów.

Koniecznie przeczytaj inne artykuły w dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

• Część I – Przechowywanie akt osobowych – zasady i regulacje
• Część III – Kwestionariusze osobowe – jak przygotować i przechowywać

Pytania dotyczące dokumentacji pracowniczej w kontekście zwolnień? Pisz w komentarzu!

Zapraszamy do zadawania pytań!

Autor

Jerzy Stanisław Jossé

Jerzy Stanisław Jossé – jestem radcą prawnym i wspólnikiem w rodzinnej kancelarii. Zawodowo zajmuję się stałą obsługą mniejszych i większych przedsiębiorców z wielu różnych branż. Prócz tego zarządzam kancelarią, więc z wieloma problemami moich klientów spotykam się również w swojej działalności.