Omówienie wzorów dokumentów zmienionych przez nowe przepisy w 2019 r.  

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część III – wzory dokumentów do pobrania

Tym artykułem zakończymy serię o nowych zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Z artykułu dowiecie się jak powinny wyglądać nowe kwestionariusze osobowe oraz świadectwo pracy.

Z poprzednimi częściami serii możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część I – najważniejsze zmiany w przechowywaniu dokumentów od stycznia 2019  i tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – część II – jak zwolnić pracownika i mieć porządek w dokumentach  

Kwestionariusze osobowe – dla pracownika i kandydata wzory oraz omówienie

Kwestionariuszy mamy dwa rodzaje: dla kandydata na pracownika oraz dla pracownika.

Kwestionariusz dla kandydata – omówienie + wzór + wypełniony kwestionariusz 

Wdrożenie RODO do polskiego porządku prawnego wymusiło na ustawodawcy zmianę Kodeksu pracy. W ten sposób od 4 maja 2019 r. w Kodeksie pracy obowiązuje nowy przepis art. 22¹ k.p., który stanowi jakie dane możemy zbierać od kandydata, a jakie od pracownika.

Zgodnie z treścią omawianego art. 22¹ § 1 k.p. pracodawca żąda od kandydata następujących danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Uwaga! Ustawodawca, żebyśmy nie mieli za łatwo, dorzucił paragraf 2 w którym zastrzegł, że pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. No więc kochani pracodawcy, sami musicie teraz ocenić, czy żądać od kandydata podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Jeśli uznacie, że te dane są wam potrzebne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego to śmiało! Jeśli jednak poszukujecie kandydata na konserwatora powierzchni płaskich to ustawodawca dał jasny sygnał, żeby oszczędzić sobie żądania od kandydata wykształcenia lub kwalifikacji zawodowych.

• Wzór opracowanego przez nas kwestionariusza dla kandydata znajdziecie tutaj: pobierz tutaj
• Wypełniony wzór opracowanego przez nas kwestionariusza dla kandydata znajdziecie tutaj: pobierz tutaj

Kwestionariusz opracowaliśmy na podstawie opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Kwestionariusz dla pracownika – omówienie + wzór + wypełniony kwestionariusz 

Od pracownika, na podstawie art. 22¹ § 3 k.p. pracodawca żąda podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; (tak, dobrze czytacie! Jeśli nie zażądamy tych danych od kandydata na etapie rekrutacji, bo uznaliśmy, że na to stanowisko, dane te nie były nam potrzebne, to i tak będziemy musieli ich zażądać, jak zdecydujemy się kogoś na to stanowisko przyjąć. Logiczne prawda?);

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

• Przygotowaliśmy dla was wzór kwestionariusza dla pracownika, który możecie pobrać stąd: pobierz tutaj
• Wypełniony wzór kwestionariusza dla pracownika możecie pobrać stąd: pobierz tutaj

Kwestionariusz opracowaliśmy na podstawie opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Celowo pogrubiam słowo „żąda” ponieważ stanowczość tego sformułowania nie pozostawia pracodawcom żadnego wyboru – musimy zażądać od kandydata lub pracownika dokładnie takich danych, o których mówi przepis.

Oczywiście od tej zasady istnieje wyjątek uregulowany w paragrafie 4 omawianego artykułu 22¹. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Ważne! Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Przepis ten należy rozumieć w ten sposób, że chcąc zbadać prawdomówność naszego kandydata i zweryfikować informacje wpisane do jego CV to możemy zażądać od niego, aby przedstawił nam odpowiednie dokumenty.

Nie wciągamy ich jednak do dokumentacji pracowniczej, chyba że są to dokumenty, które wprost zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369 ze zm.). O tym, jakie to dokumenty pisaliśmy w pierwszym artykule z tej serii, z którym możecie zapoznać się tutaj: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej –  rodzaje i zasady przechowywania dokumentów. 

Pamiętajcie również, że zgodnie z przepisami § 5 wymienionego wyżej rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Ktoś ma pytania? Ja miałem dla przykładu takie: czy jak zatrudniam kierowców mogę w ich aktach osobowych przetrzymywać kopie ich uprawnień do prowadzenia pojazdów? Odpowiedź: oczywiście, że tak – w celu potwierdzenia możliwości wykonywania przez tych kierowców pracy na stanowisku kierowcy. Kolejne pytanie: czy w dokumentach pracowniczych mogę przetrzymywać świadectwa pracy pracownika wydane przez jego poprzednich pracodawców? Odpowiedź: tak, ale tylko w celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Reasumując, jako pracodawcy musimy być świadomi i profesjonalni, na każdej płaszczyźnie wykonywanej przez nas działalności, także tej organizacyjno-prawnej – tego wymaga od nas aktualne prawo. Przepisy Kodeksu pracy, rozporządzenia wykonawczego oraz RODO zobowiązują nas do przeprowadzenia procesu myślowego, czego ja w zasadzie potrzebuję od kandydata?

Powoli kończą się czasy zbierania wszystkiego na zapas. Jeżeli zdecydujemy się zabrać od pracownika dokumenty nie wymienione w rozporządzeniu to będziemy musieli wykazać, że mieliśmy uzasadniony cel w ich gromadzeniu.

Nowy wzór świadectwa pracy

Zmiany w Kodeksie pracy związane z wdrożeniem w Polsce okrytego złą sławą ROD(E)O dotknęły także stosowany do tej pory wzór świadectwa pracy.

Świadectwo pracy wydajemy pracownikowi na podstawie art. 97 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Mamy na to 7 dni, licząc od dnia w którym następuje ustanie stosunku pracy. Świadectwo możemy wręczyć osobiście, a jeśli wręczenie osobiste z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe, możemy je także wysłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć w inny sposób (np. kurierem).

Sam wzór świadectwa stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. (Dz.U.2018.1289 t.j. z dnia 2018.07.03).

• Od 7 września 2019 r. obowiązuje nowy wzór, z którym możecie zapoznać się tutaj: pobierz tutaj
• Przykładowo uzupełniony wzór świadectwa pracy możecie pobrać tutaj: pobierz tutaj

Mamy nadzieję, że udostępnione wzory posłużą Wam w działalności.

Dokumenty do pobrania:

• Wzór kwestionariusza dla kandydata
• Przykładowo wypełniony kwestionariusz dla kandydata
• Wzór kwestionariusza dla pracownika
• Przykładowo wypełniony wzór kwestionariusza dla pracownika
• Wzór świadectwa pracy
• Przykładowo wypełniony wzór świadectwa pracy

Koniecznie przeczytaj inne artykuły w dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

• Część I – Przechowywanie akt osobowych – nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej
• Część II – Jakie dokumenty są wymagane przy zwolnieniu pracowników

Pytania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Pisz w komentarzach!

Gdybyście mieli pytania, proszę zostawcie komentarz.

Forza Sardynki!

Autor

Jerzy Stanisław Jossé

Jerzy Stanisław Jossé – jestem radcą prawnym i wspólnikiem w rodzinnej kancelarii. Zawodowo zajmuję się stałą obsługą mniejszych i większych przedsiębiorców z wielu różnych branż. Prócz tego zarządzam kancelarią, więc z wieloma problemami moich klientów spotykam się również w swojej działalności.