Umiejętność wyceniania czasu (i określania stawek godzinowych) jest podstawowym i najważniejszym elementem rozwoju właściciela małej firmy. To punkt wyjścia do tego by więcej zarabiać, lepiej gospodarować zadaniami, skupić się na najważniejszych rzeczach.

Wycenienie czasu w małej firmie to opoka, na której opierają się inne ważne elementy – sprzedaż, marketing, delegowania zadań, rozwój, zarządzanie, kontakty z klientem.

Uważam, że to podstawowa i najważniejsza umiejętność (zwłaszcza jeżeli jesteś freelancerem), bez względu na wielkość Twojej firmy, oraz fakt czy pracujesz sam, czy zlecasz część obowiązków, czy zatrudniasz pracowników.

Jak wyceniać pracę, swój czas i ustalać stawki godzinowe w małej firmie – przesłuchaj odcinek:

O czym jest ten wpis i odcinek podcastu?

W odcinku i artykule opowiem jak wyceniać najbardziej cenny i demokratyczny zasób jakim dysponujemy. Wszak, bez względu na wiek, płeć, status majątkowy – każdy z nas posiada tyle samo czasu do dyspozycji.

Odcinek ten jest dla mnie ważny, bo często podczas rozmów z innymi przedsiębiorcami udało mi się im “otworzyć oczy” – zwracając uwagę na to, ile tak naprawdę mogą zarobić na danym projekcie. Czasem rzeczywiste stawki okazywały się o 30-40% niższe od pozycji na fakturach.

Temat ten wydaje mi się dalej bagatelizowany w małych firmach  – jako właściciele patrzymy na ogół kwoty na fakturze, nie licząc kosztów jakie musieliśmy poświęcić, by te pieniądze zarobić.

Obecnie mam lekkiego fioła na punkcie wycenienia czasu – przez to uważam, że jest to najważniejszy z podcastów jakie do tej pory nagrałem.

Czego się dowiesz z tego odcinka?

Zamiarem tego podcastu i artykułu było ugryzienie dwóch kwestii: pokazanie jaką olbrzymią wartość ma samo wycenianie czasu i podpowiedź jak konkretnie wyceniać w swoje stawki godzinowe. Opowiadam o:

• Dlaczego warto wyceniać czas?
• Jak wycenić stawkę godzinową netto – zarówno w firmie jak i w pracy na etacie (z przykładami)
• Jakie ważne rzeczy podczas wyceny wziąć pod uwagę?
• Jak krok po kroku ułożyć sobie proces wyceniania?
• Na jakie pułapki uważać przy wycenianiu zadań
• Jak wycenianie czasu wpływa na życie (bez obaw, to tylko brzmi górnolotnie, ale przełożenie ma bardzo… praktyczne)

Kto powinien zwrócić uwagę na to jak wyceniać czas i pracę?

Choć głównie treści na Sardynkach kieruję do właścicieli małych firm, freelancerów i osób zajmujących się marketingiem, to dzisiejsza treść ma zdecydowanie charakter uniwersalny. Myślę, że przyda się każdemu, kto jeszcze nie myślał o wycenianiu stawek, ale chce w końcu zacząć to robić, tak więc odcinek przyda się:

• Właścicielom mikrofirm – czy to co robią ma sens i czy wypłata jest odpowiednia i godziwa
• Freelancerom – którzy zastanawiają się jakie stawki godzinowe podawać klientom
• Osobom, które chcą założyć firmę – by wiedzieć czy firma się opłaca i jakie stawki podawać pierwszym klientom
• Osobom, które chcą zmienić pracę i chcą się przygotować do wyceny stawek w rozmowie kwalifikacyjnej – by wiedzieli ile ich praca jest warta dla firmy
• Wszystkim, którzy chcą zacząć działać bardziej produktywnie – wycenianie czasu jest pierwszym krokiem, jeżeli chcesz zwaloryzować czym warto w życiu się zająć, a co sobie odpuścić
• Osobom, które już pracują – by wiedzieć jak wyliczyć stawkę godzinową przy stałej pensji 
• Osobom, które wchodzą na rynek pracy – by kontrolować ścieżkę kariery, wiedzieć czy zarabiają więcej i ile ich kosztują dodatkowe zadania

Co może ułatwić ten odcinek? Dlaczego warto go przesłuchać?

Tak jak pisałem wcześniej, dla mnie wycenianie czasu to opus magnum działania każdej mikro firmy. Jeżeli ten element w firmie “leży”, nic nie będzie dobrze działać. 

Pisząc ambicjonalnie i nieco górnolotnie – chodzi o to, że jak dojdziesz już do kresu swego życia i spojrzysz na nie z perspektywy czasu, jak były spędzone poszczególne życiowe momenty i co podczas nich robiłeś, to powiesz sobie i bliskim zgromadzonym wokół mar: “kurła, dobre to życie było. Naprawdę dobra robota!”. Bo wiedziałeś co zrobić, by wycisnąć z życia 120%.

Zatem warto przesłuchać ten odcinek, bo:

• Będziesz wiedzieć ile jest warta Twoja praca – a czasem (zwłaszcza jeżeli nigdy nie myślałeś o tym w kontekście wyceny) to zderzenie może być bardzo bolesne
• Będziesz wiedzieć ile faktycznie otrzymujesz pieniędzy za to co obecnie robisz – chodzi o kwoty “na czysto” po odliczeniu wszystkich kosztów
• Będziesz wiedzieć ile żądać za usługi, by wypłata była godziwa i odpowiednia
• Gdy wszystko zaczniesz przeliczać na czas – okaże się co jest naprawdę dla Ciebie ważne – prywatnie i zawodowo
• Przygotujesz solidną podstawę negocjacyjną – wobec klienta, szefa, kontrahenta – oprzesz się na twardych danych i liczbach, a nie na domysłach
• Skoncentrujesz się na ważnych, perspektywicznych zadaniach – z mniej ważnych będziesz rezygnować, bo będziesz wiedział, że są nic nie warte
• Przeliczenie czasu przeniesiesz na grunt prywatny – nagle się okaże, że jakieś głupie szkolenia, konferencje, firmowe wyjścia na piwo są nieistotne – bo ten czas możesz spędzić lepiej z rodziną, prawdziwymi przyjaciółmi, albo na uprawianiu hobby
• Liczenie kosztów czasu to doskonała droga, by stać się specjalistą w swojej branży i zarabiać dużo więcej – paradoksalnie dzięki odrzuceniom okazji (więcej o sztuce rezygnacji opowiadam w recenzji książki Esencjalista – zerknij!)
• Będziesz wiedzieć, nad którymi projektami warto się pochylić, a które od razu warto sobie odpuścić – więcej o tym jak odmawiać i mówić nie w moim podcaście – sprawdź! 
• Nauczysz się szlachetnej i tak trudnej w opanowaniu sztuki rezygnacji z zadań, które mogą wydawać się kuszące, ale są kompletnie

Jak wyceniać pracę? 4 najważniejsze elementy, o których trzeba pamiętać:

Skoro już omówiliśmy wszystkie elementy wstępu, czas przejść do praktyki. Wycenianie czasu i stawek godzinowych składa się z 4 prostych kroków:

1. Spisanie i kontrola kosztów

To żmudna, długa droga, wymagająca praktyki i cierpliwości. Musisz spisać, kontrolować, poznać i policzyć wszystkie koszty – zarówno zawodowe jak i koszty życia.

2. Ustalenie wartości podstawy finansowej

Musisz ustalić wartość podstawy finansowej – tego ile musisz /  chcesz / planujesz zarabiać – by mieć, odłożyć, zainwestować, po odjęciu wszystkich kosztów z punkty pierwszego. Do tego musisz wiedzieć ile godzin dziennie / tygodniowo / miesięcznie będziesz pracować.

3. Ustalenie czasu wykonania zadania wraz z poprawkami

Musisz znać przybliżony czas wykonania zadania wraz z poprawkami – by wiedzieć ile ich jesteś w stanie zmieścić w trakcie swojej pracy.

4. Prowadzenie budżetu 

Musisz się nauczyć prowadzić i planować budżet – spisywać i kontrolować wszystkie wydatki. Jeżeli nie wiesz od której strony to ugryźć – odsyłam do książki Finansowy Ninja Michała Szafrańskiego (często ją polecam w podcastach).

Wycenianie stawki godzinowej krok po kroku

Niżej znajdziesz kilka punktów, które warto wziąć o praktycznym wycenianiu czasu.

1. Zarezerwuj czas, nastaw się na regularną pracę

Zarezerwuj czas (najlepiej minimum 2-3 godziny), tak, by nikt Ci nie przeszkadzał. Weź zeszyt (kartka Ci się zgubi, zeszyt możesz mieć zawsze pod ręką i jest łatwiejszy do znalezienia, gdy ponownie do niego będziesz chciał zerknąć)i długopis.

Na kartce wypisz wszystkie koszty, o których pisałem wyżej. Zacznij od przybliżonych wartości –  z czasem będziesz je doprecyzowywał. Jeżeli od razu rzucisz się na głęboką wodę i będziesz chciał ująć wszystko – to zadanie może Cię przerosnąć i zniechęcić (danych będzie za dużo, będziesz miał wrażenie, że “ogarnięcie” ich jest niemożliwe).

Z liczeniem stawek jest jak z narkotykami – trzeba zacząć powoli, krok po kroku. Lepiej oprzeć się na małych dawkach i stopniowo je zwiększać, bo “złoty strzał” na dzień dobry wykończy Cię i zmiecie z planszy.

Ważne! Dobrze wpisać w kalendarz regularne sam na sam z czasem – tak, by móc weryfikować swoje dane, uzupełniać i rozszerzać je z czasem. Im dłużej i regularnej będziesz się tym zajmować – tym większej wprawy nabierzesz.

2. Policz swoją obecną stawkę

Policz ile wynosi Twoja stawka obecnie. To będzie podstawa od której wyjdziemy, która da Ci podstawę do myślenia o dalszych ruchach. Weź pod uwagę swój zarobek netto (tyle ile masz na rękę) i podziel go przez liczbę wszystkich godzin, jakie spędzasz w pracy. Dodatkowo, w ramach ciekawostki, możesz sobie policzyć swoje stawki na poprzednich etapach kariery

3. Policz ile musisz / chcesz zarabiać?

Oblicz kwotę, która “utrzymuje Cię przy życiu” – czyli absolutne minimum, które jest Ci niezbędne do przeżycia. Ta kwota powinna wisieć nad Tobą jak widmo – wiesz, że nie możesz zejść ze stawkami poniżej niej.

Weź pod uwagę wszystkie koszty – prywatne i zawodowe, na przykład: 

• koszty życia – wszystkie (media, dom, żywność, chemia, ubrania, rozrywka, weterynarz, dentysta)
• biuro, utrzymanie (media, środki czystości)
• telefon, internet
• składki ZUS
• oprogramowanie
• zlecenia – delegowanie zadań
•  materiały niezbędne do pracy
•  utrzymanie strony internetowej, serwera
•  samochód i dojazdy (utrzymanie samochodu – naprawy, przeglądy, wymiana płynów)
•  jednorazowe koszty roczne – jeżeli są wysokie (szkolenia, certyfikaty, programy) – w ujęciu miesięcznym możesz je podzielić przez 12

Następnie oblicz kwotę, jaką chciałbyś zarabiać – taka, która pomoże Ci się utrzymać, pozwoli też na odkładanie, inwestycje w firmę, oszczędzanie, wyjazdy. Słowem policz swój cel finansowy! Jeżeli nie wiesz jak się za to zabrać – znowu odsyłam do Michała Szafrańskiego – Finansowy Ninja wybitnie Ci w tym pomoże.

4. Policz ile godzin możesz spędzić na pracy zarobkowej?

Sprawdź ile godzin  obecnie spędzasz w pracy – proponuję liczyć również czas dojazdu i przygotowania projektów (wszystkie czynności, które wchodzą w realizacje zadań zawodowych związanych  z firmą). Rozdziel godziny spędzone typowo na zarabianiu, od godzin “nieproduktywnych” – czyli wszystko to co nie wchodzi w zarabianie (faktury, biuro, i tak dalej).

Sprawdź ile faktycznie dziennie / tygodniowo masz godzin do dyspozycji na kreatywną pracę, taką, która przynosi faktycznych dochód.

5. Sprawdź i wyceń czas realizacji projektów

Policz ile czasu zajmuje Ci realizacja jednego projektu – weź pod uwagę wszystkie elementy łącznie z komunikacją z klientem i poprawkami –  to ważne by wycenić opłacalność projektu.

To ważne, by wiedzieć ile projektów jesteś w stanie “uciągnąć”.

Podpowiedź – warto zakładać, żeby do czasu realizacji zawsze dokładać 50% (bo wyskakują “kwiatki”, które pożerają czas). Przykład; jeżeli wiesz, że coś Ci zajmuje 1 godzinę – przy mierzeniu załóż 1,5 godziny.

6. Masz liczby – podlicz całość! 

OK, skoro dysponujesz już pakietem liczb i danych, możesz podliczyć całość. 

Najprostszy model to policzenie kwoty, jaką chcesz zarabiać miesięcznie przez liczbę godzin kreatywnych przeznaczonych na pracę. 

Przykład 1: Jeżeli w miesiącu chcesz pracować 60 godzin i chcesz zarabiać 10 000 zł miesięcznie – oznacza to, że Twoja stawka godzinowa netto (bez podatku) powinna wynosić około 166 zł / za godzinę. Musisz więc znaleźć takich klientów i takie projekty, które pozwolą Ci na dopasowanie się do tych założeń.

Przykład 2: Jeżeli Twoje koszty miesięcznie wynoszą 3000 zł, a pracujesz 100 godzin w miesiącu oznacza to, że minimalna stawka godzinowa powinna wynosić 30 zł netto.

Dzięki temu możesz liczyć swoją obecną stawkę, stawkę jaką podać klientom, stawkę jaką chcesz zarabiać. Możesz również policzyć stawkę minimalną – uwzględniając kwotę jaka oznacza dla Ciebie kwestię przeżycia. Znając też liczbę godzin jaką zajmuje Ci dany projekt, możesz ustalić minimalną liczbę zleceń, którą musisz pozyskać w miesiącu.

Liczby oczywiście możesz zmieniać, dopasowywać – różne elementy pomogą ci policzyć różne warianty: minimum, optimum, oraz ten przez Ciebie wymarzony.

7. Weryfikuj projekty! 

Z podobnymi planami jest często tak, że planowanie to jedno, klienci drugie, a życie trzecie.

Dlatego warto regularnie weryfikować stawki i założenia – bo zmienisz je jeszcze nie raz.

8. Licz w perspektywie krótko i długoterminowej 

Warto znać poszczególne stawki i koszty, bo nigdy nie wiadomo, z których będziesz musiał skorzystać i które się przydadzą. Dlatego, gdy je obliczasz, zwróć uwagę na:

• Stawki za godzinę Twojej pracy 
• Pensję miesięczną 
• Zarobki kwartalne 
• Koszty miesięczne (cykliczne opłaty)
• Koszty roczne (gdy musisz dokupywać jakieś rzeczy niezbędne do prowadzenia biznesu – one też wpływają na wysokość Twoich stawek).

Przykłady liczenia stawek godzinowych:

Niżej znajdziesz dwa przykłady policzenia stawek godzinowych – ile faktycznie wynoszą zarobki przy kwotach na fakturze / umowie. Pod uwagę wziąłem pracę na “klasycznym” etacie oraz stawki trenera fitness – za zajęcia indywidualne i grupowe. Nieco uprościłem schemat rezygnując z kwestii podatków.

Przykład 1: Praca na etacie – wyliczenie stawki godzinowej przy stałej pensji 

Osoby pracujące na etacie może interesować przede wszystkim wyliczenie stawki godzinowej przy stałej pensji. Zakładam dojazd do pracy  środkami komunikacji miejskiej. Wliczam koszt biletu.  Nie wliczam takich kosztów jak ciuchy, spodnie, pranie i dodatkowe rzeczy. W czas pracy wliczam również czas dojazdu.

Założenia:

• Liczba godzin roboczych w miesiącu: 168 godzin
• Czas dojazdu: 20 x 1,5h = 30 godzin / miesięcznie, dojazd komunikacją miejską, w dwie strony
• Liczba godzin spędzona miesięcznie na dojazdy i pracę: 200 godzin (zaokrąglone ze 198).
• Koszt biletu miesięcznego: 150 zł
• Stawki: 10 000 / 3500 / 1634 (minimalna) zł

Stawki godzinowe:

1. 10 000 zł = Z dojazdem: 49,25 zł / h / Bez dojazdu: 58 zł / h
2. 3500 zł = Z dojazdem: 16,75 zł / h | Bez dojazdu: 19,94 zł / h
3. 1634 zł = Z dojazdem: 7,42 zł / h | Bez dojazdu: 8,83 zł / h

Przykład 2 Trener Fitness:

W tym przypadku założyłem dwa rodzaje treningów (indywidualne i grupowe) oraz dojazd do pracy samochodem. Założyłem również, że trener ma dwa następujące po sobie treningi grupowe.

Rodzaje treningów:

1. Trening indywidualny (personalny) – 150 zł netto.
2. 2 x trening grupowy – 50 zł netto – razem 100 zł netto.

Założenia:

• Dojazd: 1 godzina w dwie strony (z pakowaniem sprzętu, parkowaniem, etc.)
• Koszt paliwa: auto pali 6 litrów / 100 kilometrów – dojazd 30 kilometrów w dwie strony – 5 zł litr paliwa = 10 zł kosztuje przejazd tam i z powrotem
• Czas treningu indywidualnego 1,5 godziny(1 h trening + 30 minut przygotowanie do zajęć)
• Czas treningów grupowych 2,5 h(trening i przygotowanie do zajęć ) – jeden trening po drugim
• Trening indywidualny: nie wziąłem pod uwagę kosztów sali

1. Trening indywiudalny: 140 zł /2,5 h = 56 zł / h
2. Trening grupowy: 90 zł / 3,5 h = 25, 71 zł /
3. Trening grupowy po treningu indywiudalnym (nie liczę dojazdu) – 90 zł / 2,5 h = 36 zł 

Przydatne linki i wspomniane artykuły:

Te artykuły i podcasty przydadzą Ci się podczas liczenia stawek:

• Finansowy Ninja – wspomniana książka o finansach, dotycząca liczenia budżetu domowego
• Jak mówić nie – mój podcast dotyczący sztuki odmawiania
• Esencjalista – recenzja książki – również wspomniany podcast, dotyczący wybierania najbardziej istotnych i produktywnych zadań w pracy
• Kalkulator wyceny usługi i stawki godzinowej – kalkulator przygotowany dla właścicieli małych firm, który pomoże Ci wycenić stawki za usługę lub projekt

Kalkulatory liczenia stawek i wyceny pracy

By nie pozostawić Cię bez narzędzi, które pomogą Ci policzyć Twoje stawki godzinowe i wycenić pracę, przygotowałem materiały i gotowe do pobrania kalkulatory. Dzięki nim szybko i łatwo policzysz najważniejsze rzeczy:

• Kalkulator wyceny usługi i stawek godzinowych dla małej firmy – jeżeli prowadzisz małą firmę i wycena zlecenia dla klienta przyprawia Cię o ból głowy, to przygotowałem darmowy kalkulator wyceny usługi, który łatwo i szybko pomoże Ci policzyć odpowiednie stawki i przygotowanie precyzyjnej wyceny, tak by było wiadomo czy projekt się opłaca.

Obejrzyj odcinek wraz z prezentacją na YouTube:

Pobierz podcast w formacie mp3:

Pobierz odcinek 12 Podcastu 

Gdzie słuchać podcastów?

• Strona z podcastami na YouTube
• Lista podcastów na blogu 
• Podcast w serwisie Spreaker 
• Podcast w iTunes
• Podcast w serwisie Stitcher 
• Podcast w aplikacji Spotify

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

• Newsletter SardynkiBiznesu.pl – zapisz się, żeby nie przegapić nowych wpisów 
• Strona Sardynek na Facebooku
• Kanał YouTube
• Lista już opublikowanych podcastów 

Masz pytania dotyczące liczenia czasu, wyceniania pracy lub ustalania stawek godzinowych?

Oczywiście, jeżeli coś jest niejasne, trzeba doprecyzować – pisz śmiało w komentarzu. Postaram się odpowiedzieć. Jeżeli chcesz bym pomógł z liczeniem stawek, na jakimś punkcie utknąłeś – również daj znać, na pewno coś wymyślimy.

PS: Tak, wiem, w obrazku jest numer 13 – głupi błąd. Źle przygotowałem wytyczne grafikowi. Niech już zostanie. Zorientowałem się po przygotowaniu prezentacji i okładki mp3. 

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.