Koszty – kamień węgielny w życiu przedsiębiorcy

Koszty firmowe to magiczne słowo, które śni się po nocach każdemu przedsiębiorcy.

Jeżeli odpalisz biznes, opanują Twój umysł, odruchy, pomysły. Kupując jakąkolwiek rzecz, za każdym będziesz rozważał, czy możesz ją wrzucić w koszty czy nie.

Jak “działają” koszty?

Od razu ostrzegam, iż nie będzie to ustawowo-słownikowa definicja.

Po co nam koszty?

Jako przedsiębiorcy ciężko dźwigającemu swój kapitalistyczny trud, państwo umożliwia ci odliczenie od podatku dochodowego zakupu rzeczy i usług, które są związane z prowadzeniem przez Ciebie działalności.

Innymi słowy – jeżeli kupujemy coś (produkt, usługę) co ma nam ułatwić prowadzenie biznesu, dzięki kosztom płacimy mniejsze podatki.

Kiedy zaczniesz prowadzić biznes, bardzo szybko będziesz postrzegał świat w kategorii tego co możesz i nie możesz wrzucić w koszty.

Dlaczego koszty firmowe są ważne?

Koszty są ważne z bardzo prostej przyczyny – im będą większe, tym więcej pieniędzy, które byś musiał oddać Państwu w postaci podatków, zostanie w Twojej kieszeni.

Pisząc jeszcze krócej: większe koszty = mniejsze podatki. 

Ponadto, jeżeli jesteś Vatowcem – większość przedmiotów i usług, które kupisz dla swojej firmy będzie tańsza o podatek VAT (w większości 23%).

Przykład?

Proszę bardzo.

Dla uproszczenia przyjmijmy, że prowadzisz firmę na ogólnych zasadach podatkowych czyli płacisz 18% podatek dochodowy i jesteś VAT-owcem.

Kupujesz za gotówkę komputer dla firmy. Niech to będzie średnio wypasiony laptop za 6150 zł – w takiej cenie jest on dostępny w sklepie.

Jako konsument musiałbyś zapłacić za niego 6150 zł. Koniec i kropka. Tę sumę zostawiasz w kasie. Nie otrzymasz żadnych zwrotów, ani dodatkowych benefitów.

Jako przedsiębiorca VAT-owiec zapłacisz za niego również 6150 zł, ale faktycznie przy rozliczeniu z urzędem skarbowym jego koszt będzie pomniejszony o dwie kwoty:

1. Wartość podatku VAT, w tym przypadku 23% z kwoty 5000 zł czyli o prawie 1150 zł mniej! Twój komputer kosztuje teraz 5000 zł.

2. Mniejszy podatek dochodowy. To nie wszystko! Od kwoty netto (czyli standardowej ceny pomniejszonej o podatek VAT) – która nam pozostała, będziesz mógł zmniejszyć kwotę podatku dochodowego o 900 zł! 

Żyć nie umierać 🙂

Co mogę i czego nie mogę wrzucić w koszty?

Mówiąc bardzo skrótowo (będę rozbudowywał ten temat) w koszty możesz wrzucić rzeczy, które są niezbędne do prowadzenia Twojego biznesu. W praktyce ta lista jest bardzo szeroka.

Pamiętaj jednakże, że zawsze musisz umieć udowodnić, iż dana rzecz (lub usługa) była niezbędna dla świadczonych przez Ciebie usług i miała wpływ lub zabezpieczyła przychód Twojej firmy.

A czego nie można wrzucić w koszty?

Analogicznie – nie możesz wrzucić w koszty rzeczy, które nie przełożą się na zwiększenie zysku w prowadzonej przez Ciebie działalności.

By było ciekawiej, państwo dołożyło nam ustawową listę rzeczy, które nie kwalifikują się jako koszt. Szerzej o tym w kolejnym wpisie.

Lista rzeczy, które możesz wrzucić w koszty jest olbrzymia. Pamiętaj, jednak, że zawsze musisz umieć udowodnić, że dana rzecz lub usługa jest niezbędna w zapewnieniu przychodu Twojej firmie.

Czy koszty to dodatkowe pieniądze dla firmy?

Kiedyś myślałem o kosztach jako o dodatkowej gotówce i ostrzyłem sobie ząbki przeliczając w głowie te miliony, które będą mnożyć się jak szalone się na koncie. A potem życie podeptało finansowe marzenia 🙂

Koszty to NIE SĄ DODATKOWE pieniądze na koncie – przynajmniej nie w dosłownym znaczeniu.

Koszty firmowe ZMNIEJSZAJĄ podatek dochodowy jaki musisz zapłacić.

Dlaczego to nie to samo? W czym tkwi różnica?

Spróbujmy na przykładzie:

1. Wystawiłeś faktury na 10 000 zł netto.
2. Na Twoje konto wpłynęło 12 300 zł (10 000 zł netto + 2300 zł podatek VAT).
3. Przy końcu okresu rozliczeniowego zaczyna się płacz i zgrzytanie zębów.Do urzędu skarbowego musisz przelać dwa podatki: VAT i podatek dochodowy.
4. Przelewasz 1800 zł podatku dochodowego (18% z 10 000 zł)
5. Przelewasz 2300 zł neutralnego podatku VAT (10 000 zł + 23% VAT).
6. Na koniec okresu rozliczeniowego na Twoim koncie zostanie: 8200 zł.

To jest kwota jaką masz do dyspozycji. Z 10 000 zł, które zarobiłeś 1800 zł musisz oddać państwu… bo zarobiłeś 🙂 Logiczne? Tak. Sprawiedliwe? Oczywiście, że nie.

I teraz dochodzimy do kosztów.

Załóżmy, że nie chcesz być wspaniałomyślnym sponsorem budżetu najjaśniejszej Rzeczpospolitej.

Szukasz więc sposobu, by zapłacić mniejszy podatek, tak by choć część tych środków została w Twej kieszeni.

Więc ten sam komputer, o którym pisałem wcześniej, chcesz wrzucić w koszty jako przedsiębiorca.

1. Wystawiłeś faktury na 10 000 zł netto.
2. Na Twoje konto wpłynęło 12 300 zł (10 000 zł netto + 2300 zł podatek VAT).
3. Z wpłaconych pieniędzy kupujesz komputer za 5000 zł netto.
4. Płacisz za komputer 6150 zł (5000 cena netto + 23% VAT ceny komputera czyli 1150 zł).
5. Od kwoty zysku za swoje faktury odejmujesz cenę komputera, zostaje ci: 5000 zł (10 000 zł – 5000 zł).
6. Ponownie przy końcu okresu rozliczeniowego zaczyna się płacz i zgrzytanie zębów. Do urzędu skarbowego musisz przelać dwa podatki: VAT i podatek dochodowy.
7. Przelewasz 900 zł podatku dochodowego (18% z 5000 zł, które Ci zostały po zakupie komputera)
8. Przelewasz 1150 zł neutralnego podatku VAT (23% VAT z 5000 zł, które Ci zostały, drugą połowę będzie musiał przelać sklep, w którym zakupiłeś komputer).
9. W portfelu na czysto zostaje Ci: 4100 zł.

Koszty to nie jest dodatkowy portfel, do którego możesz sięgać w przypływie nagłej potrzeby.

Więc jak widzisz – mimo iż koszty stanowiły 50% twojego przychodu, wcale nie przybyło ci pieniędzy w portfelu. Zamiast 1800 zł podatku, zapłaciłeś tylko 900 zł. I stałeś się posiadaczem komputera.

Oczywiście im wybierzesz komputer droższy – tym mniejszy podatek zapłacisz. Analogicznie jeżeli kupiłbyś komputer za 10 000 zł – podatek dochodowy zostanie zredukowany do zera.

Wniosek?

Używając terminologii wojskowej – koszty to przede wszystkim minimalizowanie strat.

Pamiętaj, że jeżeli chcesz chcesz mieć większe koszty, tym więcej rzeczy musisz kupować.

Pogoń za kosztami powoduje to, że finalnie, pod koniec miesiąca zostaje Ci coraz gotówki do dyspozycji na koncie. Ale płacisz też dużo mniejszy podatek. 

Coś za coś 🙂

By móc walczyć kosztami, wpierw trzeba wystawiać faktury i firma musi przynosić zysk.

Uważaj na pułapki sprzedawców!

I na koniec prośba, zwłaszcza jeżeli dopiero rozkręcasz biznes.

Sprzedawcy uwielbiają szafować zwrotem najwyżej wrzuci pan to w koszty, gdy próbują przekonać nas do zakupu.

Traktują koszty właśnie jak jakiś magiczny, dodatkowy portfel, który możesz w każdej chwili otworzyć i zaczerpnąć z niego pełną garść bilonu.

Zastanów się dwa razy zawsze, nim dokonasz takiego zakupu – bo jeżeli pojawiają się koszty, to znaczy, że twój portfel stanie się chudszy o jaką część gotówki, która mogłaby być rozdysponowana.

Szukasz pomysłów na firmowe koszty?

Zastanawiasz się co warto wrzucić w koszty? Chcesz zmniejszyć podatek dochodowy? Przeczytaj ten artykuł:

Co wrzucić w koszty firmy? 

Gdy usłyszysz od sprzedawcy, że najwyżej coś wrzucisz sobie w koszty – zrób minę jak ten kangur i dobrze się zastanów.

Na potrzeby tego wpisu pominąłem celowo kwestie amortyzacji sprzętu oraz stałych odpisów od podatku związanych ze składkami ZUS.

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.