Wycenianie stawek godzinowych może być nie lada wyzwaniem – trudno je policzyć, trudno wziąć pod uwagę wszystkie części składowe (czasowe i kosztowe). To jednak podstawa, jeżeli chcemy mieć dobrą podstawę negocjacyjną i potrzebujemy mentalnego kopniaka, by zawalczyć o lepsze wyceny i wyższe dochody w firmie. W niniejszym artykule pokazuję jak w praktyce można zastosować moją tabelkę do wyceniania stawek, którą przygotowałem w oparciu o usługę kompleksowego przygotowania strony internetowej.

Wycena stawek dla webmastera i zrobienia strony www – założenia przykładu

W tym przykładzie oparłem się o fikcyjnego freelancera Gerarda Humbaka, który pracował na etacie, a po godzinach zajmował się drobnymi zleceniami. W którymś momencie zdecydował się przeskoczyć na na działalność jednoosobową i założyć firmę. Zlecenia otrzymuje po znajomości, natomiast mimo dużej ilości pracy jaką wkłada w każdy projekt, ma wrażenie, że zarabia za mało. Pieniądze gdzieś mu uciekają i ledwie wystarcza do pierwszego. Ponadto cały czas jest zawalony pracą, zlecenia zdają się ciągnąć w nieskończoność, a efektów finansowych nie widać.

Koncepcja biznesu Gerarda polega na kompleksowym przygotowaniu strony od A do Z – od wybrania szablonu, poprzez prostą optymalizację pod słowa kluczowe i pozycjonowanie, dodanie treści, tekstów, ustawienie skrzynki pocztowej.

W związku z tym, webmaster Gerard Humbak chce wiedzieć:

• Jaka jest jego realna stawka godzinowa za zrobienie strony
• Co “pożera” najwięcej czasu – gdzie uciekają pieniądze
• Ile maksymalnie w miesiącu może zrobić stron internetowych
• Co zmienić w swoim działaniu, tak by pracować mniej, a zarabiać więcej 
• Jakie ceny podawać nowym klientom

Wpis powstał z czterech względów:

1. Chciałem, by stał się uzupełnieniem dla tabelki liczenia stawki godzinowej – tak, by pokazać jak ją uzupełnić na konkretnym przykładzie. Przygotowałem też podobny wpis o liczeniu stawek godzinowych dla trenera fitness – można sobie porównać.
2. Chciałem pokazać, jak może wyglądać ścieżka liczenia własnej stawki godzinowej – co warto wziąć pod uwagę.
3. Chciałem pokazać, że kwoty godzinowych stawek, które na starcie mogą wydawać się duże, mogą diametralnie różnić się od założonych, gdy weźmie się pod uwagę wszystkie czynniki związane z poświęconym czasem na wykonanie projektu
4. Chciałem pokazać, jak można interpretować wyniki tabelki (to różnica w stosunku do wpisu o liczeniu stawek dla trenera fitness, tam nie zamieściłem takiej krótkiej analizy) – tak, by można było nie tylko wziąć pod uwagę podniesienie stawek godzinowych, ale też (a może przede wszystkim) redukcję / zmianę czynności, które są czasochłonne, pracochłonne i radykalnie obniżają zyski z projektu.

Wycenianie stawek godzinowych, a szacowanie czasu

W przeciwieństwie do wyceny prowadzenia i wyceny zajęć fitness, w tym konkretnym przypadku i robieniu stron internetowych jesteśmy w stanie dość precyzyjnie policzyć wszystkie godziny spędzone na zrobieniu strony.

Różnica polega również na tym, że w niniejszym przypadku samo przygotowanie składa się z dużo większej ilości mikro czynności, niby niezauważalnych, które dopiero zebrane razem “robią różnice” i pokazują rzeczywiste koszty czasowe i finansowe. Oczywiście na minus.

Na początku szacowanie może wydawać się Wam trudne – ale z czasem, zobaczycie, że dojdziecie w tym do dużej praktyki.

Założenia wyliczenia stawki

Nasz dzielny webmaster Gerard Humbak przygotowuje kompleksowo strony internetowe dla małych i mikro firm. Model biznesowy polega na tym, że oddaje klientowi gotowy produkt – klient nic nie musi sam robić. Płaci i cieszy się super stroną internetową wraz ze wszystkimi funkcjonalnościami.

Gerard instaluje stronę, pisze na nią teksty. Do tego strona jest zoptymalizowana pod podstawowe słowa kluczowe. 

Gerard sam pisze teksty na strony – nie chce ich zlecać, żeby nie tracić pieniędzy, ponadto wtedy wie, że strona jest przygotowana tak, by wyświetlać się na odpowiednie frazy.

Nie rozlicza się godzinowo, posiada jedną stałą wycenę za stronę – 2500 zł netto. Założył, że chciałby zarabiać 8 000 zł miesięcznie, więc miesięcznie musi znaleźć 4 klientów.

500 zł z każdej faktury rezerwuje na koszty strony – domenę, serwer, szablon.

Z klientem zwykle spotyka się dwa razy: pierwszy raz przedstawiając ofertę i drugi raz ustalając szczegóły zrobienia strony.

Dla potrzeby tego wpisu, zakładamy, że chce policzyć ile wyniesie go zrobienie strony dla lokalnej firmy budowlanej, zajmującej się wynajmowaniem specjalistycznego sprzętu.

Gerard pracuje 6 dni w tygodniu i jest w stanie dziennie poświęcić 6 godzin tylko i wyłącznie na pracę nad projektami i zleceniami dla klientów (bez spraw związanych z bieżącym funkcjonowaniem jego firmy).

Gerard jest bardzo skrupulatny, to notował wszystkie czynności związane z przygotowaniem strony, stąd doskonale wie, ile czasu musi poświęcić na przygotowanie.

Koszty czasowe:

Jako, że Gerard zajmuje się kompleksowym przygotowaniem strony, należy wziąć pod uwagę jak najwięcej elementów:

W ujęciu kosztów czasowych uwzględniłem:

• Rozmowy i komunikacja z klientem – telefony, spotkania, e-maile dotyczące funkcjonalności strony (logowanie, korzystanie z poczty, przedłużenie domeny i serwera).
• Wybór szablonu i zakup – przeszukiwanie szablonów, podsyłanie propozycji, wybór najlepszej opcji pasującej do branży
• Zakup domeny i serwera – czas poświęcony na zakup domeny i serwera
• Przygotowanie wizytówki firmy w Google Maps– wartość dodana, oprócz zrobienia strony w pakiecie, Gerard oferuje zrobienie dodanie i edycję strony w Google Maps
• Instalacja szablonu – “czysta” czynność, kluczowa w usłudze. Instalacja strony na serwerze, ustawienie wyglądu, podstron, kolorystki, uzupełnienie treści, zdjęć, instalacja wtyczek, podpięcie formularzy, cachowanie (przyspieszenie działania), dodanie do Google Search Console (narzędzia Google do sprawdzenia stron)
• Pozycjonowanie strony – podstawowa konfiguracja podstron, treści i zdjęć, by strona wyświetlała się na wybrane słowa kluczowe
• Przygotowanie skrzynki e-mail – konfiguracja skrzynki e-mail, podpięcie jej do narzędzi Google, utworzenie aliasów (potrzebnych adresów)
• Wybór i zakup zdjęć – zakup zdjęć ilustrujących na podstrony – jeden pakiet, dodatkowo liczymy czas jaki trzeba spędzić na ich wyszukiwanie
• Wyszukanie i sprawdzenie słów kluczowych – sprawdzenie słów kluczowych, pod które strona będzie pozycjonowana
• Przygotowanie tekstów na stronę – przygotowanie tekstów na stronę w oparciu o słowa kluczowe
• Poprawki dotyczące strony – uwagi klienta dotyczące wyglądu strony
• Poprawki dotyczące tekstów – uwagi klienta i ich wprowadzenia dotyczące tekstów przygotowanych na stronę przez Gerarda
• Wdrożenie klienta dotyczące korzystania ze strony – poprawki dotyczące działania formularzy, wizytówki Google’a czy skrzynki pocztowej

Oczywiście, nie dam sobie obciąć… głowy, że o czymś nie zapomniałem – ale i tak czynników jest sporo. Bardziej szczegółowo opcje rozpisałem w tabelce.

Koszty finansowe:

Webmaster Gerard większość kosztów bierze na siebie i dopiero potem ceduje je na klienta (nie musi czekać na opłacenie faktur, co czasem wydłużało proces przygotowania strony). Zakupuje potrzebne usługi, a potem zmienia w panelu swoje dane na dane klienta, tak by klient sam opłacał i pamiętał o fakturach.

Musi więc wziąć pod uwagę:

• Paliwo – ile spali samochód, gdy musi dojechać do klienta na rozmowy dotyczące projektu
• Zakup szablonu – opłaca ze swojej karty kredytowej, szablon zakupił na najpopularniejszej na świecie stronie z szablonami (średni koszt to 250 zł).
• Zakup domeny – zwykle pierwszy zakup domeny to koszt ok 10 zł netto, dopiero przy przedłużeniach płaci się więcej
• Zakup hostingu – zdecydował się na opcję dedykowanego hostingu dla klienta, jako najlepszej opcji w gwarantowanej cenie, wybrał jednego z najpopularniejszych polskich dostawców z serwerem dedykowanym, miesięczny koszt usługi to 20 zł netto.
• Koszt programu do sprawdzania słów kluczowych – tu podzieliłem miesięczny koszt aplikacji przez 4, ponieważ Gerard ma średnio 4 klientów w miesiącu. Gerard korzysta z jednej z najpopularniejszych tego typu aplikacji, której miesięczny koszt wynosi 200 zł.

Wnioski z wyliczenia stawki godzinowej:

1. Stawka godzinowa i przepracowany czas 

• Całość projektu wyniosła 44 godziny
• Realna stawka godzinowa wyniosła 36 zł 
• Kompleksowe przygotowanie strony zajmuje obecnie Gerardowi ponad 1,5 tygodnia, w miesiącu nie jest więc w stanie zrobić więcej niż trzy strony internetowe – to zdecydowanie za mało.
• By osiągnąć wymarzoną kwotę (8000 zł), przy tych założeniach, musiałby przygotować 5 stron miesięcznie 
• Samo, czyste przygotowanie strony, z zakupem serwera, słowami kluczowymi, dodaniem zdjęć, komunikacją i poprawkami zajęły mu około 23 godzin. Czyli nieco ponad połowę poświęconego czasu!  Reszta to czynności dodatkowe (przygotowanie tekstów, spotkania, wdrożenie poczty e-mail). Przy takim założeniu mógłby przygotować w ciągu tygodnia 1,5 strony czyli skończyć 6 projektów w miesiącu! 

2. Co zrobić by zarobić więcej? Problemy i rozwiązania 

Co zatem można zrobić, by zoptymalizować koszty i zarabiać więcej? Po analizie tabelki może się nasunąć kilka rozwiązań. Można je wdrożyć pojedynczo lub razem:

• Spotkanie z klientem – nie trzeba spotykać się z klientem w biurze. Oba spotkania przed przygotowaniem strony można zrobić online – (wykorzystując choćby Google Hangouts).  To pozwoli oszczędzić czas na dojazd i paliwo.
• Zmiana modelu usługi – kluczowa wydaje się zmiana modelu usługi. Należy rozważyć rozbicie jej na dwie funkcje: funkcję podstawową (czynności związane z samą instalacją strony) i wartości dodane dodatkowo płatne na zasadzie modułów: pisanie tekstów, przygotowanie Google Maps, konfiguracja skrzynki pocztowej. Wtedy klient mógłby sobie wybrać, które z danych rzeczy są mu potrzebne, co wiązałoby się z dodatkowymi opłatami. Natomiast Gerard odciążyłby swoje godziny pracy od czynności, które oddalają go od rdzenia i esencji usługi. Nawet, gdyby obniżył cenę za podstawową usługę, to i tak zaoszczędziłby czas, który mógłby poświęcić na realizację nowych projektów.
• Stawki godzinowe – dodatkowo do umowy powinna być wprowadzona opcja stawek godzinowych, naliczająca opłatę za czynności, które wychodzą poza funkcję podstawową i wartości dodane (taką rzeczą może być zmiana kolorystki, podstron szablonu odbiegająca od tego co zostało ustalone na pierwszym spotkaniu). Więcej przykładów zastosowania stawek znajdziecie w kolejnych podpunktach.
• Zlecenie przygotowania tekstów – samo przygotowanie tekstów zajęło aż 5 godzin. Należy więc rozważyć dwie opcje – pozostawić funkcję włączoną do oferty podstawowej, ale zlecić ją na zewnątrz (to co prawda dodatkowy koszt, ale też zaoszczędzony czas) lub przerzucić napisanie tekstów na klienta
• Przygotowanie szablonów wdrożenia – przygotowanie gotowych, wysyłanych instrukcji pozwoli zaoszczędzić czas związany z instruowaniem klienta dotyczących takich rzeczy jak logowanie na pocztę, czy korzystanie ze strony. Oczywiście, może korzystać z konsultacji, ale już w płatnym wariancie godzinowym. Zaletą takiego rozwiązania jest fakt, że wystarczy je przygotować raz i zostanie już na kolejne zlecenie i kolejnych klientów.
• Wybór zdjęć – klient spokojnie może sobie sam wybrać zdjęcia na stronę – banki zdjęć są na tyle proste w obsłudze, że nie powinien mieć żadnego problemu ze znalezieniem tych odpowiednich
• Limit poprawek – patrząc na listę usług w tabelce, widzimy, że po skończonej pracy i oddanym projekcie klient dzwonił z kolejnymi poprawkami. Należałoby zawrzeć w umowie limit poprawek – do dwóch razów. Poprawki powinny być również wysyłane łącznie . Każda poprawka powyżej tej opcji – to dodatkowy czas płatnych konsultacji e-mail. Również dotyczy to pojedynczo wprowadzonych poprawek (gdy klient co dwa dni wysyła jedną rzecz do zmiany).
• Limit komunikacji – ktoś może się oburzyć na tę opcję, ale przecież komunikacja z klientem tak samo pożera czas. W tym wariancie każda czynność, która zajmuje więcej niż 3 minuty (rozmowa lub napisanie e-maila), wykraczająca poza funkcję podstawową usługi, może być włączona do rozliczenia godzinowego. Oczywiście należy tu być rozsądnym i wyważonym. Ta opcja ma rację bytu, gdy klient bombarduje webmastera telefonami, co chwilę zmieniając wersję strony i swoje decyzje.

Dzięki tym prostym zmianom, Gerard może oszczędzić nawet 20 godzin na jednym projekcie. 

Pobierz tabele wyliczenia stawki godzinowej:

Tabela z wyliczeniami dla strony internetowej – POBIERZ

Tabela do wyliczenia stawki godzinowej dla małej firmy – do wypełnienia POBIERZ 

Zobacz jak wyliczyć stawkę godzinową dla małej firmy – przeczytaj artykuł i zobacz jak ją wypełnić

Zobacz jak wyliczyć stawkę godzinową dla trenera fitness – przykład oparty o ten sam kalkulator, ale branża całkiem inna

Potrzebujesz tabelę wyliczenia stawek dla swojej branży / firmy?

Daj znać w komentarzu, z chęcią coś takiego przygotuję jako case study!

Napisz co myślisz o liczeniu stawek godzinowych

Koniecznie napisz czy podoba Ci się takie podejście. Czy warto liczyć stawki godzinowe? Czy tabelki są przydatne? Napisz, daj mi znać, że coś ciekawego można z tego zrobić!

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.