Kalkulator wyceny usługi i stawek godzinowych dla małej firmy

Jeżeli prowadzisz małą firmę i wycena zlecenia dla klienta przyprawia Cię o ból głowy, to przygotowałem darmowy kalkulator wyceny usługi, który łatwo i szybko pomoże Ci policzyć odpowiednie stawki i przygotowanie precyzyjnej wyceny, tak by było wiadomo czy projekt się opłaca.

Idea… – o kalkulatorze wyceny usługi słów kilka

Ten wpis jest kontynuacją 12 odcinka podcastu, w którym opowiadałem o tym jak wycenić czas i stawki godzinowe. Ten temat jest moim konikiem, jest też najczęściej poruszanym tematem „okołobiznesowym” podczas rozmów z  kolegami – przedsiębiorcami.

Pobierz kalkulator  wyceny usługi

Kalkulator wyceny usługi jest przygotowany w formie prostej do wypełnienia tabelki w Excelu.

Możesz go pobrać korzystając z poniższego formularza. Korzystając z formularza, od razu otrzymasz dostęp do ponad 60 makiet plików, tabelek Excel i wzorów dokumentów.

Wypełnij formularz: 

Dlaczego przygotowałem kalkulator?

Po pierwsze w trakcie tych rozmów brakowało mi jakiegoś sposobu, który pomógłby moim rozmówcom ułatwić liczenie stawek. Niby mnie rozumieli, niby czuli o co chodzi, ale na finiszu, gdy dochodziło do doprecyzowania wyceny, okazywało się, że próba dokładnego policzenia stawek (czy to w Excelu czy na kartce) jest nie lada wyzwaniem. Trzeba więc to było jakoś uprościć.

Po drugie brakowało mi narzędzia (narzędzi), które staną się uzupełnieniem wspomnianego podcastu o liczeniu stawek. Opowiadam w nim dość szeroko o tym jak takie liczenie powinno wyglądać i jak wycenić wartość godziny swojej pracy. Potrzebowałem więc narzędzia, które będzie praktycznych dopełnieniem treści tam zawartych.

A naczelną ideą Sardynek jest odpowiedź na pytanie „jak to zrobić”. Staram się stawiać przede wszystkim na praktyczne rozwiązania.

Stąd przygotowanie tabelki, która szybko pomoże Ci sprawdzić jaką wycenić powinieneś usługę i ile wynosi Twoja realna stawka godzinowa.

I chyba najważniejszy cel: chciałem, by kalkulator pomógł pokazać nie tylko, to ile powinna wynosić stawka godzinowa, ale też – gdzie uciekają pieniądze przy realizacji usług. Które czynności są za bardzo pracochłonne i czasochłonne, które nie mają przełożenia na przychód. Co, z rzeczy które robimy, powinno się zmienić, ograniczyć, by powoduje, że wycena naszej pracy dramatycznie spada.

Da się to pobrać ten kalkulator bez wypełniania formularza??

Nie. Z bardzo prostej przyczyny.

Bardzo praktycznej.

Wcześniej umożliwiałem pobieranie plików również bezpośrednio ze strony – bez konieczności logowania. System ten przestał się sprawdzać, gdy plików zaczęło przybywać i chcieliśmy je aktualizować. Zawsze gdzieś o czymś zapomniałem, zawsze gdzieś funkcjonowała jakaś starsza wersja.

Wrzucając wszystkie pliki do Strefy Sardynek mam je w jednym miejscu – nie muszę się martwić i pamiętać, gdzie jaki jest dodany – co przy aktualizacjach jest wielce pomocne, bo wiem, że wystarczy poprawić jeden plik i wszyscy mają dostęp do najnowszej wersji.

Dla kogo przygotowałem kalkulator wyceny usługi?

Kalkulator jest przygotowany z myślą o właścicielach małych firm, którzy muszą wycenić usługę, a nie wiedzą jakie stawki podawać. Przyda się zwłaszcza początkującym przedsiębiorcom, oraz tym z nieco dłuższym stażem, jako pomoc przy wycenie nowych, skomplikowanych lub nietypowych zleceń.

Tabelka jest idealna dla przedsiębiorców, którzy muszą wiedzieć jakie ceny podać, jakie mają koszty i czy dany projekt będzie się opłacał. Muszą wiedzieć ile godzin poświęcić na realizację projektu i jaka jest realna stawka za godzinę ich pracy – po odliczeniu wszystkich kosztów.

Jak wygląda kalkulator?

Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowany, kalkulator jest banalnie prosty w obsłudze.

Niżej znajdziesz krótką instrukcję krok po kroku, ponadto w samej tabelce, w poszczególnych polach dopisałem krótkie podpowiedzi jak je wypełnić.

Co pomoże Ci obliczyć ten kalkulator?

Chciałem by kalkulator pomógł Ci „ugryźć” wycenę usługi / projektu z różnych stron – pokazał nie tylko stawki godzinowe, ale też pełną opłacalność, „zasobożerność”, „czasożerność” oraz to jaką kwotę podatku dochodowego za realizację musisz odprowadzić.

Z kalkulatora dowiesz się:

• Jaką kwotę podać klientowi, by usługa była dla Ciebie opłacalna
• Ile spędzisz godzin nad jej całkowitą realizacją
• Ile wynosi stawka godzinowa
• Ile wynosi stawka godzinowa po odliczeniu podatków
• Ile wynosi stawka godzinowa po odliczeniu podatków i kosztów
• Jaka jest maksymalna liczba projektów do zrealizowania w miesiącu
• Jaka jest maksymalna liczba projektów do zrealizowania w tygodniu
• Ile projektów musisz zrealizować w miesiącu by zarobić swoją „pensję minimum”
• Ile projektów musisz zrealizować w miesiącu by zarobić swoją wymarzoną pensję

Jak wypełnić tabelkę, co i gdzie wpisać?

Jeżeli chodzi o wpisywanie kwot i liczb – interesują Cię tylko zielone pola.

W żółtych polach możesz podejrzeć wyniki.

Jeżeli jesteś VAT-owcem – w rubrykach wpisuj kwoty netto. Założyłem też dwie główne stawki podatkowe – 17 (związaną z zapowiedzianą zmniejszenia podatku PIT) i 19% (punkty procentowe musisz wpisać sobie sam).

1.Opis projektu

Opisy rubryk znajdziesz niżej, pod tabelką. Porównaj liczbę na obrazku z opisem punktu.

W tym miejscu wpisz najważniejsze informacje o projekcie, jego:

1. Nazwę – wpisz nazwę projektu (możesz ją również wpisać w nagłówku, obok logo).
2. Kwotę netto (wpisz całą kwotę na fakturze) – wpisz kwotę jaką otrzymujesz za usługę. Jeżeli jesteś VAT-owcem wpisz kwotę netto (bez podatku VAT).
3. Liczbę godzin – chodzi o liczbę WSZYSTKICH godzin jakie spędzasz nad realizacją WSZYSTKICH usług dla klientów. Ważne – weź pod uwagę tylko ten czas, który poświęcasz wyłącznie na produktywną pracę poświęconą zarabianiu (oddziel ten czas od pracy związanej z obsługą firmy, taką jak sprawy urzędowe, reklama, obsługa bieżąca firmy, przejazdy).
4. Podatek dochodowy – wpisz ile punktów procentowych podatku dochodowego płacisz (będzie to najczęściej 17 lub 19 %). Nie musisz wpisywać procentów, wpisz same liczby.
5. Twoja miesięczna pensja minimum – wpisz tutaj jaka jest minimalna kwota, jaka co miesiąc musi wpłynąć na Twoje konto
6. Twoja wymarzona pensja – czyli tyle ile chciałbyś zarobić w ciągu miesiąca.

2. Czas spędzony na realizację projektu

W tej rubryce postaraj się szczegółowo ująć wszystkie godziny związane z realizacją projektu. Opisy rubryk znajdziesz odpowiednio ponumerowane niżej. Porównaj numery z tabelką.

W tym miejscu wpisujemy godziny spędzone nad projektem. Starałem się to rozbić na kilka głównych rubryk. Wpisz w formacie liczbowym, gdzie 1 – oznacza jedną godzinę:

• 1 – jedna godzina
• 0,5 – 30 minut
• 0,25 – 15 minut

1. Wpisz nazwę czynności – czas poświęcony wyłącznie na Twoją pracę nad usługą. Pozostawiłem kilka rubryk, które możesz sobie podzielić, jeżeli projekt wymaga realizacji kilku czynności. Proponuję wpisywać ich nazwy oraz czas poświęcony na realizację, żeby było wiadomo, co ile czasu zajmuje. 
2. Przygotowanie / research – czas poświęcony na przygotowanie „podłoża” pod projekt – wszystkie dodatkowe czynności, które musisz zrealizować – wyszukiwanie informacji, sprawdzenie poradników, konsultacje.
3. Zlecenia – jeżeli zlecasz część zadań związanych z usługą innym, tutaj wpisz czas komunikacji z podwykonawcą (telefony, e-maile, opisy zadań).
4. Spotkania z klientem / komunikacja / e-maile / telefony – wszystkie czynności związane z bieżącą obsługą usługi, a więc cała komunikacja z klientem. Proponuję wliczać wszystkie rozmowy / formy kontaktu dłuższe niż 5 minut i liczyć również spotkanie wstępne dotyczące oferty. Uważam, że to bardzo ważne, żeby pamiętać o tej formie, bo jest to jedna z czynności, której kompletnie nie dostrzega większość przedsiębiorców, a kosmicznie potrafi pożreć czas.
5. Poprawki – czas spędzony na nanoszenie poprawek po uwagach klienta.
6. Dodatkowe poprawki – czas spędzony nanoszenie poprawek do poprawek.

3. Nakłady finansowe związane z realizacją projektu[/ihumbak_anchor]

Tu wpisz kwotę wszystkich nakładów dodatkowych, które były po Twojej stronie i były związane z realizacją projektu. Proponuję wpisać nazwę każdego kosztu, by po czasie wiedzieć ile wyniosły oraz kwotę nakładów netto.

Ważne – wyniki i kwoty stawek godzinowych – 3 warianty!

To najważniejsza rubryka – pokaże Ci ile faktycznie godzinowo zarabiasz na usłudze.

Tak jak pisałem wyżej, chciałem by kalkulator był najbardziej kompletny, stąd też po podaniu stawek można czuć się skonfundowanym, bo pojawiają się trzy różne stawki i trzy różne wyniki. Już tłumaczę o co chodzi.

Przyjąłem, że w związku z realizacją usługi trzeba często ponieść dodatkowe nakłady (kupno produktów, usług, przedmiotów), które są po Twojej stronie, jako osoby realizującej usługę.

W wynikach kalkulatora więc przyjąłem trzy założenia:

1. Stawka godzinowa minus nakłady – tyle zarabiasz za godzinę bez uwzględnienia podatku dochodowego.
2. Stawka godzinowa minus podatek dochodowy (bez odliczenia nakładów jak kosztów) – tyle zarabiasz za godzinę pracy, jeżeli nie możesz z jakiś powodów poniesionych nakładów zaksięgować jako swoich kosztów.
3. Stawka godzinowa minus podatek dochodowy (z odliczeniem nakładów jako kosztów) – tyle zarabiasz za godzinę pracy, jeżeli to co wpisujesz jako dodatkowe nakłady związane z projektem możesz wpisać w swoje koszty. 

Liczba projektów do zrealizowania

Liczby pomogą Ci ustalić stawki – będziesz wiedzieć jak miesięcznie wyglądają stawki za Twoje projekty. Porównaj liczby z tabelki z opisem pod nią.

Założyłem, że kalkulator ma Ci pomóc szacować stawki – by wiedzieć, jaka kwota za usługę jest odpowiednia. Stąd, po podaniu kwot, kalkulator pomoże w ustaleniu:

1. Jaką liczbę projektów przy podanej kwocie i liczbie godzin możesz w tygodniu zrealizować – pomoże Ci to uniknąć zawalenia się pracą, dookreśli też czy Twoje wyceny są odpowiednie.
2. Pokaże ile maksymalnie w miesiącu możesz zrealizować podanych projektów. 
3. Podpowiedź ile usług przy podanych założenia musisz zrealizować w miesiącu by się utrzymać. 
4. Pokaże ile projektów przy podanych założeniach musisz zrealizować w miesiącu, by osiągnąć swoją wymarzoną kwotę zarobkową. 

Sprawdź powiązane artykuły i materiały

Kalkulator powstał jako uzupełnienie podcastu nr 12, polecam jeżeli interesuje Cię kwestia wyceniania swojej pracy – jak wyceniać swoją stawkę godzinową 

Dodatkowe pytania i odpowiedzi dotyczące kalkulatora

Podczas korzystania z kalkulatora mogą się nasunąć dodatkowe pytania, w tej części znajdziesz odpowiedzi:

1. Co jeżeli chcę policzyć stawki dla różnych usług?

Kalkulator powstał z myślą o jednej, konkretnej usłudze. Jeżeli chcesz policzyć czynności dla większej ilości usług – po prostu skopiuj plik lub zakładkę w arkuszu i nazwij odpowiednio swoje cele.

2. Co jeżeli chcę policzyć regularnie powtarzaną czynność?

 

Może zdarzyć się tak, że będzie trzeba policzyć czynność, która na pewnej przestrzeni czasu regularnie się powtarza, ale wymaga poświęcenia różnej ilości czasu i przynosi różne zyski (np. trener fitness chce policzyć średnią wartość siedmiu treningów w tygodniu). Najprościej rozwiązać ten problem sumując grupowo wszystkie wartości (osobno poświęcony czas i zyski) i podzielić je przez liczbę czynności.

Przykład: Trener fitness prowadzi 8 treningów – 4 indywidualne i 4 grupowe. Za indywidualny bierze 120 zł, za grupowy 40 zł.

Przygotowanie, prowadzenie i dojazd do treningów indywidualnych zajmują mu 2 godziny za trening. Na treningi grupowe musi poświęcić 1,5 godziny na trening.

Wyliczenie średniego zysku na treningu: 

Średnio za trening bierze więc: 120 zł x 4 + 40 zł x 4 = 480 zł + 160 zł = 640

640 zł (suma za wszystkie treningi) /8 (całkowita liczba treningów) = 80 zł za trening

Wyliczenie średniego czasu spędzonego na treningach: 

2 h x 4 + 1,5 h x 4 = 8 godzin + 6 godzin = 14 godzin

14 godzin / 8 treningów = na jeden trening musi poświęcić 1,75 godziny czyli 1 godzinę i 45 minut. 

Oczywiście te dane podałem  w dużym uproszczeniu, bo na każdą z tych czynności może składać się wiele składowych.

Przykłady zastosowania kalkulatora

Niżej znajdziesz rozpisane przykłady zastosowania kalkulatora dla poszczególnych branż:

• Stawka godzinowa dla trenera fitness– uzupełniony kalkulator wraz z omówieniem

Masz pytania? Chcesz się podzielić opinią? Potrzebujesz innego kalkulatora?

Udało Ci się pobrać kalkulator i przetestować? Napisz w komentarzu – czy wszystko jest jasne, czy działa jak powinno, czy może powinienem coś zmienić i doprecyzować. Liczę, że pomożesz mi rozwijać projekt tego i innych kalkulatorów.

Napisz również, jeżeli nie wiesz gdzie wpisać jaki element, bądź masz problem z policzeniem kosztu.

Daj też znać, jeżeli przydałaby Ci się inna tabelka – tworzenie takich Excelów sprawia mi prawdziwą frajdę, więc z chęcią podejmę się wyzwania.

O autorze – Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.