Artykuł wprowadza w temat prowadzenia akt osobowych pracowników wg nowych zasad, obowiązujących od stycznia 2019 r. Lektura obowiązkowa dla każdego pracodawcy lub pracownika kadr w małej firmie.

Nowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Począwszy od 1 stycznia 2019 r. zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz.U.2018.2369 t.j.) w sprawie dokumentacji pracowniczej, które zastąpiło dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j.).

Tekst nowego rozporządzenia możecie pobrać tutaj: pobierz tutaj.

Rozporządzenie określa m.in.:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej,

2) sposób i tryb doręczenia informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania,

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Co się zmieniło?

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z czterech części:

Część A. Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

W tej części znajdą się dokumenty zawierające dane osobowe gromadzone przez pracodawcę na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy tj. dane osobowe których może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jak wynika z uzasadnienia do projektu rozporządzenia, gromadzenie i przechowywanie tych oświadczeń i dokumentów dotyczyć ma przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.

Część B. Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B nie jest wyczerpujący (oświadczenia lub dokumenty wydawane na podstawie przepisów szczególnych również będą umieszczane w tej części). Katalog obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy.

Część B obejmuje następujące oświadczenia lub dokumenty:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

1. z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
2. z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
3. z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

• potwierdzenie poinformowania pracownika:

1. warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
2. celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
3. ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

1. wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
2. okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

Część C. Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku prac.

W tej części znaleźć powinny się m.in.:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Część D. Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty te wyodrębnione zostały do oddzielnego katalogu ze względu na obowiązek usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych w treści art. 113 Kodeksu pracy (kary porządkowe) oraz innych dokumentów określonych w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Gromadzenie dokumentów w części D ma zapewnić faktyczne zatarcie kary tzn. doprowadzić do sytuacji, w której w aktach osobowych pracownika nie będzie żadnego śladu nałożonej kary.

Techniczne aspekty prowadzenia akt osobowych

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, mają być przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane. Tak jak dotychczas każda z części akt osobowych ma zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Pracodawca dodatkowo przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Pracodawca w dalszym ciągu zobowiązany będzie do prowadzenia oddzielnej dokumentacji dla każdego pracownika obejmującej:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
2. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
3. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
4. liczbie godzin nadliczbowych,
5. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
6. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
7. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
8. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
10. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

• wnioski pracownika dotyczące:

1. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
2. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
3. ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
4. stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
5. stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
6. stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
7. stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),

• dokumenty związane:

1. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
2. z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
3. z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

• zgoda:

1. pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
2. pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);
3. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Nowość! elektroniczne akta osobowe pracownika

Rozporządzenie wprowadza rewolucyjne rozwiązanie w postaci prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej (Rozdział 3 rozporządzenia).

Pracodawca, który zdecyduje się prowadzić akta w formie elektronicznej musi spełnić następujące warunki:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Nowe rozporządzenie w załączniku określa również minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych dokumentacji pracowniczej. Z załącznikiem możecie zapoznać się tutaj: pobierz tutaj.

Od kiedy stosować nowe przepisy?

Pracodawca zatrudniając pracownika począwszy od 1 stycznia 2019 r. obowiązany będzie do stosowania przepisów wyłącznie nowego rozporządzenia.

Jeśli chodzi o pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu 1 stycznia 2019 r., to dokumentację pracowniczą od tej daty należy stosować zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia, czyli nową dokumentację pracowniczą od dnia 1 stycznia br. należy dzielić na cztery części.

Do dokumentacji pracowniczej pracowników (pozostających w stosunku pracy) zgromadzonej do dnia 1 stycznia 2019 r. ustawodawca pozostawił pracodawcy wybór – tj. pracodawca ma możliwość dostosowania “starej dokumentacji” do przepisów nowego rozporządzenia, ale nie ma takiego obowiązku.

Do pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r.  zastosowanie znajdą przepisy nowego rozporządzenia jedynie w zakresie warunków przechowywania dokumentacji. Pracodawca nie ma obowiązku dostosowywania dokumentacji pracowniczej do nowych wytycznych takich jak dzielenia akt osobowych na cztery części.

Na pracodawców przechowujących dokumentację nałożony został obowiązek dostosowania warunków przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 nowego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia 1 stycznia 2019 r.

Z treści § 8 rozporządzenia wynika, iż pracodawca obowiązany jest zapewnić warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

W następnej części omówimy obowiązki pracodawcy związane z przechowywaniem i wydawaniem akt pracowniczych.

Koniecznie przeczytaj inne artykuły w dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej

• Cześć II – Jakie dokumenty są wymagane przy zwolnieniu pracowników
• Część III – Kwestionariusze osobowe – jak przygotować i przechowywać

Pytania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Pisz w komentarzach!

Czekamy na wasze pytania!

Autor

Jerzy Stanisław Jossé

Jerzy Stanisław Jossé – jestem radcą prawnym i wspólnikiem w rodzinnej kancelarii. Zawodowo zajmuję się stałą obsługą mniejszych i większych przedsiębiorców z wielu różnych branż. Prócz tego zarządzam kancelarią, więc z wieloma problemami moich klientów spotykam się również w swojej działalności.