Koszty firmowe to Twój święty Graal prowadzenia biznesu? Co wieczór o nich myślisz i szukasz sposobów jak zmniejszyć podatek dochodowy? Doskonale się składa! W tym artykule znajdziesz 47 gotowych pomysłów na firmowe koszty z omówieniem, a do tego ponad 150 przykładów. Wszystko przygotowane z myślą o małych i średnich, polskich firmach.

Koszty firmowe – co znajdziesz w tym artykule?

Na samym początku przepraszam. Wybaczcie mi moi drodzy ów clickbaitowy tytuł – ale jakoś musiałem Was przyciągnąć 🙂 Takich czasów przyszło nam dożyć, gdzie bez chwytliwego hasła – nie istniejesz w internecie.

Od tego wpisu powinienem chyba zacząć pisanie bloga, bo czyż jest bardziej umiłowana przez przedsiębiorczą brać rzecz niż firmowe koszty, które mają się przydać w prowadzeniu działalności gospodarczej?

Temat jednakże okazał się prawdziwą kobyłą i na początku mnie przerósł. Przyznam się, że dalej nie jestem z niego zadowolony, ale wolę chyba go szlifować w trakcie w oparciu o Wasze komentarze.

Chciałbym by ten wpis ewoluował, byście pomogli mi go współtworzyć – i dopisywali w komentarzu pomysły, których w tym artykule brak. Pochwalcie się co jeszcze Wam się udało wrzucić w koszty. Tak, by za jakiś czas można było doń wrócić i sprawdzić czy nie pojawiły się nowe idee podpowiadające jak jeszcze można zmniejszyć podatek dochodowy.

Datę ostatniej aktualizacji zamieszczam na dole artykułu.

To co ważne i co bardzo wyraźnie chciałbym podkreślić – nie traktuj tego wpisu jako wytycznych i nie powołuj się nań w urzędach skarbowych 😉 

Uwaga! Każdą z niżej opisanych rzeczy i każdy pomysł  na firmowy koszt musisz skonsultować ze swoją księgową – zawsze!

Pamiętaj też, że zawsze musisz umieć udowodnić, iż dany koszt firmowy faktycznie miał lub będzie miał wpływ na zwiększenie przychodu w Twojej firmie. Innymi słowy – musisz umieć uargumentować to, dlaczego dana rzecz w Twojej firmie jest niezbędna i jak (w jakikolwiek sposób) będzie miała wpływ na jej rozwój i w konsekwencji – dochody.

Pamiętaj również o odpowiedniej dokumentacji kosztów – w postaci faktur czy rachunków.

Jeżeli dopiero zaczynasz prowadzić działalność gospodarczą i stawiasz pierwsze kroki w swoim biznesie, i do do końca wiesz o co chodzi z kosztami firmowymi, zerknij na ten wpis: dowiesz się czym są koszty firmowe i na co uważać, gdy zaczynasz je odliczać od podatku.

Dodam do siebie iż niektórzy przedsiębiorcy czynią tak, ie kupują sprzęt, który nie do końca jest im potrzebny, choć mogą uzasadnić jego niezbędność w firmie. Czyli wrzucają w koszty firmowe przedmioty, które mogą przydać się w firmie, lecz używają ich wyłącznie prywatnie. Pozostawiam czytelnikom ocenę moralną takiego postępowania.

Chcę to jeszcze raz wyraźnie podkreślić – absolutnie nie namawiam Cię do myślenia (i generowania) kosztów firmowych w kategoriach przedmiotów, które możesz również (lub przede wszystkim) wykorzystać prywatnie.

Nie namawiam Cię do tego, byś na co drugich zakupach zadawał nieśmiertelne pytanie: proszę o fakturę, bo założysz sobie, że najwyżej wrzucę to w koszty. 

Nie namawiam Cię również do myślenia o każdym zakupie jako potencjalnym koszcie dla firmy.

We wpisie celowo pominąłem składki ZUS i zdrowotne – jako obowiązkowe, które musi płacić i odliczać każdy przedsiębiorca.

Jeżeli jesteś płatnikiem podatku VAT – pamiętaj, że nie od wszystkich rzeczy możesz go odliczyć. Część zakupionych rzeczy wrzucasz w koszty brutto.

Co do szczegółowości wpisu: starałem się podać jak najwięcej przykładów – czasem jest tak, że nachodzą na siebie nawzajem lub jedne wynikają z drugich. Oczywiście, jeżeli jakiegoś ważnego przykładu zabrakło – dopisz go koniecznie w komentarzu!

Wpis raczej dedykuję początkującym przedsiębiorcom, którzy dopiero zaczynają swą przygodę z biznesem – być może znajdą w nim rzeczy, o których na początku nie pomyśleliście.

Być może jednak i tak,  iż uda mi się zaskoczyć starych, biznesowych wyjadaczy :).

Czas pokaże.

No to lecimy:

1. Komputer, akcesoria i programy komputerowe

Wielki spis wypada zacząć od największej życiowej miłości i rzeczy, bez których nie wyobrażam sobie egzystencji. Komputer jest niezbędny w prowadzeniu firmy. Pamiętaj też, że to jest o tyle przyjazna kategoria kosztów, że sprzęt komputerowy z racji pędzącego postępu technologiczne co jakiś czas jest dobrze wymienić.

• Komputer – możesz mieć spokojnie dwa, a nawet trzy. Jeden stacjonarny, dwa “wyjazdowe”, które musisz zabierać ze sobą.
• Monitor / dodatkowy monitor – możesz pracować na dwóch, albo nawet trzech monitorach.
• Naprawy, serwis, wymiany części – może to być taśma w laptopie, dołożenie pamięci, naprawa pękniętej matrycy czy nowe klawisze do laptopa, gdy ten upadnie. Również jeżeli ktoś musi do Ciebie przyjechać lub skonfigurować Twój komputer. Oczywiście też wchodzą w to wszystkie części, które kupujesz dodatkowo: większy dysk, pamięć RAM, nowa płyta główna czy karta graficzna. 
• Urządzenia komputerowe
  Wszystkie urządzenia dodatkowe, które podpinamy do komputera, ułatwiające pracę, zarządzanie w firmie i archiwizację dokumentów.
  – Drukarka – oczywiście wchodzi w to również wymiana tuszy, papier, czy naprawy serwisowe
  – Skaner – niezbędny do skanowania i archiwizacji dokumentów. 
  – Zewnętrzny dysk twardy – dysków możesz mieć nieograniczoną ilość, kto wie ile ich potrzebujesz? Do tego oczywiście, jeżeli jest taka potrzeba odpowiednia stacja dokująca. 
  – Kostka pamięci USB – podobnie jak dyski. Mogą służyć do przechowywania, przenoszenia danych lub backupu. W każdej firmie są niezbędne.
  – Zewnętrzne napędy – choć napęd DVD szybko odchodzi do lamusa, kto wie, może Ci się przyda.
  – Kamera internetowa – nawet jeżeli nie nagrywasz podcastów, może służyć do komunikacji z kontrahentami przez internet.
  – Słuchawki – podobnie jak kamera.
  – Mikrofon – podobnie jak kamera i słuchawki
  – Torba na laptop – do przenoszenia i przechowywania
  – Power bank – niezbędny jeżeli często wojażujemy służbowo
  – Dodatkowa bateria do laptopa (a nawet dwie) – analogicznie jak powerbank.
• Środki do pielęgnacji komputera 
  Czyli wszystko to co zadba o to, by nasz komputer był pachnący, lśniący i nie kleił się od kurzu.
  – Szmatki, ściereczki – bądź pojedyncze sztuki, bądź już gotowe, zapakowane do pudełek.
  – Środki do czyszczenia monitora – wszystkie środki w płynie niwelujące tłuste plamy i pomagające utrzymać go w czystości
  – Sprężone powietrze – niezbędny do wydmuchiwania kurzu i zanieczyszczeń
• Programy komputerowe i aplikacje
  Całe oprogramowanie oraz aplikacje (również dostępne w chmurze), które pomogą zorganizować i zabezpieczyć pracę Twojej firmy. Pamiętaj, że do tej kategorii możesz podciągnąć również aplikacje dostępne na urządzenia mobilne.
  – Programy biurowe do tworzenia tekstów i tabelek – wszystko co pomaga nam tworzyć i edytować dokumenty firmowe, tworzyć prezentacje czy opracowywać tabelki do zarządzania w firmie
  – Programy graficzne – praktycznie przydadzą się w każdej firmie. Trzeba tworzyć materiały graficzne, banery, ulotki – kto powiedział, że właściciel firmy tego nie może robić?
  – Programy specjalistyczne – programy, które potrzebujesz konkretnie w swojej branży
  – Programy do komunikacji – umożliwiające pracę zdalną, zarządzanie pracownikami i komunikacje z kontrahentami, gwarantujące sprawne połączenia audio wideo.
  – Programy ułatwiające zarządzanie i organizujące czas – wszystkie aplikacje i narzędzia online, które pomagają ci w usprawnieniu pracy firmy i zarządzanie pracownikami: chmury myśli, wirtualne tablice korkowe, aplikacje do blokowania stron społecznościowych.
  – Programy do poczty e-mail – dobrym przykładem jest tutaj firmowa, płatna poczta Google
  – Pogramy do archiwizowania dokumentów, tworzenia faktur, rozliczeń i backupu danych – te lepsze są oczywiście płatne, w każdej firmie wprost niezbędne. Zarówno, by dokonywać archiwizacji potrzebnych materiałów jak i wystawiać faktury
  – Antywirus – chronią Twój business przed wyciekiem danych i atakami, ja rzecz oczywista polecam te od AVG
  – Programy optymalizujące pracę komputera – tutaj dobrym przykładem jest AVG TuneUp, pomaga uporządkować rzeczy w komputerze, zwolnić dodatkowe zasoby
  – Programy marketingowe – tutaj również ciężko wymienić, gdyż może ich być multum: chodzi o wszystkie programy i aplikacje, które umożliwiają Ci komunikację z klientami i ułatwiają prowadzenie biznesu online: programy do e-mail marketingu, programy unifikujące funkcje różnych aplikacji czy programy pomagające zarządzać sklepowym asortymentem.

Komputery, akcesoria i programy to podstawowy koszt firmy. Pamiętaj jednak, że zawsze musisz uzasadnić do czego ich używasz w firmie i jak zapewniają Ci dochody.

2. Akcesoria biurowe

Wszystko akcesoria związane z papeterią, przechowywaniem dokumentów, bez których Twoje małe biznesowe królestwo nie jest w stanie funkcjonować.

Rzeczy do pisania – flamastry, ołówki, zakreślacze, pióra, gumki, linijki – oczywiście wkłady i tusze do nich również jak najbardziej.

Ogarniacze papieru i dokumentów – teczki, zszywacze, spinacze, dziurkacze, koperty, taśmy przylepne, karteczki do podklejania, segregatory, koszulki, wkładki na kartki, tablice korkowe, tablice do rysowania, kleje, nożyczki.

Notatniki – notesy, bruliony, zeszyty, kartki samoprzylepne, organizery, kalendarze (podręczne, ścienne, na biurku)

Podkładki – gadżety do przechowywania długopisów, plastikowe elementy do segregacji dokumentów, twarde podkładki pod kartki.

3. Utrzymanie i remonty biura / mieszkania

W koszty możesz wrzucić wszystkie media takie jak: prąd, gaz, woda, śmieci, fundusz remontowy i oczywiście wynajem. Ponadto, jeżeli prowadzisz działalność w swoim mieszkaniu podlega ono amortyzacji. Pamiętaj jednak, że w przypadku swojego mieszkania, wartości możesz odliczyć proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na użytek prowadzenia firmy.

Po stronie kosztów możesz również zapisać wszystkie przyrządy niezbędne do remontu: farby, pędzle, tapety, kleje, śrubki, taśmy, pokrowce, folie, etc.

4. Wyposażenie biura / mieszkania

Pamiętaj, że część z rzeczy poniżej lepiej zamieścić jako koszty, jeżeli zatrudniasz pracowników.

Meble użytkowe – biurka, krzesła, lampki, szafki, półki, sejf.

Elementy wystroju wnętrza / dekoracyjne – akwarium, plakaty, obrazki, obrazy, zdjęcia, rośliny, rzeźby, statuetki, naklejki na ścianę. W koszty możesz wliczyć również koszty ich konserwacji, by utrzymać je w nienaruszonym stanie (nawóz do roślin, pokarm dla rybek).

Inne niezbędne elementy meblowe – firanki, abażury, okleiny, zasłony, osłony pod biurko (by krzesło nie rysowało paneli), gniazdka, żarówki (też je trzeba wymieniać)

Wyposażenie kuchenne – musisz przygotować dla klientów i kontrahentów herbatę, mieć w czym ją podać: kubki, talerze, sztućce, miski, dzbanki, czajniczki, deski do krojenia.

Sprzęt AGD – sprzęt niezbędny do przygotowania napojów i posiłków: ekspres do kawy, czajnik do wody, czajniki do parzenia herbaty, pojemnik na wodę w butelkach, lodówka, kuchenka, piekarnik, mikrofalówka (część tych rzeczy może być przeznaczona dla pracowników lub osób odwiedzających biuro).

Klimatyzacja – ogrzewanie wydaje się rzeczą oczywistą, wpisaną w media – natomiast kosztem może być również kupno i obsługa klimatyzacji.

5. Artykuły spożywcze

Nawet jeżeli nie zatrudniasz pracowników, w koszty możesz wpisać drobne artykuły spożywcze: kawa, herbata, cukier, mleko, ciastka, czekolady, słodycze, kanapki, woda, soki, dodatki do napojów,  i ich najróżniejsze wariancje: od kawy cappucino do zielonej herbaty. Są potrzebne do częstowania klientów i kontrahentów 🙂

Nie kupuj jednak tego na kartony i nie rozdawaj rodzinie – w przypadku kontroli pan urzędnik na pewno ci tego nie zaakceptuje.

Produkty spożywcze zawsze muszą mieć charakter przekąsek – kolosalne zakupy dla całej rodziny zdecydowanie odpadają.

6. Pensje pracowników

Bez różnicy czy pracują na umowie zlecenie, umowę o dzieło, czy na stałe – każda inwestycja w pracownika jest Twoim kosztem.

7. Telefon komórkowy

Telefon jest niezbędny do komunikacji z kontrahentami i klientami. Oczywista oczywistość.

Telefon – możesz mieć dwa, trzy jeżeli zajmujesz się różnymi typami działalności.
Abonament – razem z pakietem internetowym do każdego telefonu.
Akcesoria – pokrowiec, ładowarka, ładowarka samochodowa, akcesoria do samochodu, zestaw głośnomówiący, elementy do mocowania telefonu w samochodzie, zapasowa bateria, powerbank.
Naprawy serwisowe i instalowanie aplikacji – w przypadku uszkodzenia firmowego sprzętu.

8. Telewizja i radio

Obie te rzeczy możesz dopisać jako koszty, jeżeli odpowiednio uzasadnisz potrzebę ich posiadania: np. radio ma umilać czas klientom, a telewizja jest ci niezbędna żeby śledzić kanały branżowe. Dobrym przykładem wykorzystania telewizora jest dentysta, u którego wstawiałem ząb – telewizory były zawieszone gabinetach, pełniły ważną funkcję redukcji stresu u pacjentów.

Odbiorniki – radia, telewizory, jakieś mutacje połączone, które pozwalają na odtwarzanie tego i tego.

Abonament radiowo-telewizyjny – przecież wiadomo, że trzeba płacić. Przekonują nas o tym liczne spoty. Więc czemu nie wrzucić takowego w koszty?

Abonament u operatora – jeżeli korzystasz z kablówki (w której też może być radio), jak najbardziej możesz wrzucić to w koszty.

Akcesoria i usługi – jeżeli podłączenie sprzętu wymaga dodatkowych akcesoriów (kabli, głośników) lub instalacji.

9. Inny sprzęt cyfrowy

Może być niezbędny do tworzenia dokumentacji działalności firmy, zdjęć / filmowania produktów lub ułatwiania pracy.

• Kamera – możesz ją wykorzystać do nagrywania filmów produktów lub przygotowania materiałów np. dla agencji, która to obrobi i przygotuje z tych rzeczy materiał reklamowy.
• Aparat fotograficzny – fotografowanie produktów do zamieszczania ich na stronie.
• Tablet – pełniący funkcje podręcznego komputera, który to można zabrać ze sobą.
• Akcesoria – dodatkowe baterie, statywy, środki do pielęgnacji sprzętu, naprawy w serwisach, konfiguracja przez firmę zewnętrzną, lampy, stoliki do zdjęć, tła, elementy wystroju i dekoracji do zdjęć.

10. Książki, ebooki, czasopisma

Jeżeli chodzi o prasę: ich spektrum może być bardzo szerokie: oczywiście najlepiej mieć te związane bezpośrednio z Twoją branżą, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by zamieścić tu gazety codzienne.

W tę tematyką wchodzą też książki motywacyjne, rozwojowe (ble), pracy nad sobą, dotyczące prowadzenia biznesu, inwestowania czy oszczędzania.

Oprócz tego trzeba pamiętać o takich pozycjach jak instrukcje obsługi programów, sprzętu lub rozwijania konkretnych umiejętności (dobrym przykładem są te zajmujące się obsługą programów graficznych czy książki dotyczące fotografii).

Pamiętaj, że w przypadku czasopism dostęp może obejmować również dostęp do ich wersji online.

11. Czytnik ebooków

Nie musisz kupować książek papierowych. Czytnik również doskonale sprawdzi się w Twojej firmie. Pamiętaj, by móc wskazać jakie książki biznesowe dzięki niemu przeczytałeś / czytasz / zamierzasz przeczytać.

12. Szkolenia, warsztaty, kursy

Wszystkie szkolenia, które mogą mieć wpływ na prowadzenie Twojego biznesu. Nie muszą być związane z prowadzeniem działalności czy Twoją branżą mogą to być: kursy językowe, zarządzania pracownikami, promocyjne, menadżerskie, rozwojowe, podatkowe, marketingowe.

Mogą to być również sesje szkoleniowe lub coachingowe, gdy trener przyjeżdża do Twojej firmy i szkoli Twoich pracowników.

Wliczają się w to również indywidualne szkolenia przez internet – gdy spotykasz się z trenerem online i porozumiewacie się za pomocą komunikatorów internetowych. 

13. Samochód

Nie trzeba nikogo przekonywać, iż samochód jest wprost niezbędny w prowadzeniu biznesu. Oprócz samego pojazdu od podatku możemy odliczyć szereg elementów dodatkowych.

• Kupno samochodu – tu temat jest dość obszerny, zwłaszcza jeżeli chodzi o amortyzację czy rozliczanie VAT- u po kupnie. To musimy omówić w szerszym kontekście.
• Paliwo – jest jak najbardziej kosztem, podobnie jak z samochodem musimy przygotować osobny artykuł na ten temat, bo jest kilka metod wrzucania paliwa w koszty i zależą one od tego, jaką rolę samochód pełni w Twoim przedsiębiorstwie.
• Ubezpieczenie – ubezpieczenie samochodu w całości wrzucamy brutto w koszty.
• Remonty / naprawy / części – również można je odliczyć, dlatego, że umożliwiają “funkcjonowanie” pojazdu.
• Akcesoria do auta – oprócz części mogą to być akcesoria do wewnątrz: ładowarki, latarki, kable, łańcuchy, systemy grzewcze, pokrowce, pokrowce na fotele.
• Opłaty za przejazdy – autostrady, winiety i inne drogi płatne.
• Sprzątanie, pielęgnacja – wszystkie usługi związane ładnym wyglądem samochodu
• Dodatkowe usługi związane z eksploatacją – płatny parking, garaż, wymiana i przechowanie opon

Uważaj by nie wpaść w manię pozyskiwania kosztów – zawsze najważniejsze pozostają zyski firmy!

14. Hotele / noclegi

Wyjazdy służbowe, podczas których musisz spotkać się z kontrahentem, są bardzo dobrym argumentem do pozyskania faktur za noclegi. Zwróć uwagę na to, że czasem właściciele wpisują w faktury, w ramach usługo dodatkowe atrakcje takie jak: posiłki, SPA, baseny, siłownie. Ważne, by pozycja na fakturze wyglądała jako usługa hotelowa lub coś podobnego.

15. Bilety i taksówki

Jeżeli wyjeżdżasz na spotkania z kontrahentami i nie bierzesz ze sobą samochodu, możesz po stronie kosztów zamieścić wszelkie bilety: autobusowe, kolejowe, lotnicze, taksówki, przewozy osób, przejazdy (w tym Ubera).

Podobnie jeżeli do biura dojeżdżasz komunikacją inną niż samochodowa.

16. Rower / motocykl / hulajnoga elektryczna

Choć to nietypowe środki transportu – jak najbardziej możesz wrzucić je w koszty firmowe i amortyzować. W przypadku motocykla koszty są bardzo podobne do samochodu. Hulajonga świetnie sprawdzi się w przypadku małego, lokalnego biznesu i konieczności przemieszczania się po centrum zatłoczonego miasta.

17. Imprezy / przyjęcia / eventy

Wszystkie spotkania socjalno-społeczne dla pracowników, klientów lub kontrahentów. Pamiętaj, że musisz precyzyjnie wskazać jak są związane z Twoją firmą. Oprócz spotkań w restauracji mogą to być: kręgle, strzelnica, eventy mobilizujące, paintball, ścianki wspinaczkowe. Ostrożny byłbym z imprezami w nocnych lokalach i strptizem. Nawet jeżeli kontrahentowi przypadło to do gustu, a Tobie udało się zawrzeć lukratywny kontrakt, to Urząd Skarbowy może być sceptyczny do zakwalifikowania tych wydatków, jako kosztów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej.

18. Catering

Catering (zamawiany) dla pracowników, kontrahentów lub współpracowników – zwłaszcza, gdy pracujecie nad jakimś projektem. Możesz to również podciągnąć pod imprezy lub przyjęcia. Fakturę w tym wypadku możesz również pozyskać od firmy zapewniającej pośrednictwo usługi (jeżeli zamawiasz online poprzez wyspecjalizowany portal).

19. Obiady, kolacje

Wszystkie posiłki, obiady, kolacje, lunche, podczas których nawiązujesz relacje z potencjalnym kontrahentem możesz wrzucić w koszty. Pamiętaj, że na wyjazdach też możesz się spotykać z potencjalnymi klientami 🙂

20. Księgowość

Obsługa księgowości jak najbardziej jest kosztem – bez tego nie mogłaby funkcjonować Twoja firma.

21. Opłaty skarbowe / za dokumenty

Opłaty w urzędach, pozwolenia, certyfikaty,  które są niezbędne do prowadzenia Twojej firmy. Wiadomo – trochę ich jest.

22. Odzież robocza i firmowa

 

Jeżeli Twoja praca wymaga specjalistycznej odzieży, jak najbardziej jest ona Twoim kosztem prowadzenia firmy.

Sportowe buty dla trenera, odzież ochronna jeżeli jesteś spawaczem. Pod tę kategorię podpinamy wszystko: buty, fartuchy, spodnie, okulary, rękawice.

Wchodzą w to również koszulki lub spodnie opatrzone firmowym logo.

Pamiętaj, że “zwykłych” ubrań (na przykład garnituru, czy eleganckiego obuwia) nie możesz do tej kategorii – wchodzą one w koszty reprezentacji, a tej ustawa wprost zakazuje odliczać od kosztów. Odzież, jeżeli chcesz ją wrzucić w koszty, nie może mieć charakteru “indywidualnego” (więc nie może to być garnitur czy buty które kupujesz wyłącznie dla siebie), lecz uniwersalny. Dla przykładu T-shirt z logo może założyć każdy pracownik.

Pamiętaj – ubrania musza mieć charakter uniwersalny i “firmowy”. Buty, eleganckie koszule i garnitury odpadają… chyba, że są opatrzone firmowym logo 🙂

23. Zniszczenie majątku i kradzież

Można to wrzucić w koszty, nigdy nie byłem w tej sytuacji, nie jestem ekspertem, więcej informacji na ten temat znajdziesz tu.

24. Ubezpieczenia

Ubezpieczenia biura, sprzętu firmowego, samochodu, – wszystkiego co wykorzystujesz w firmie.  Również ubezpieczenia pracowników, jeżeli wykonują ryzykowne zajęcia. Uwaga – nie wchodzi w to ubezpieczenie na życie!

25. Strata podatkowa

Znalazłem informację, że strata może być kosztem – nie byłem nigdy w takiej sytuacji, po więcej informacji odsyłam do tych, którzy lepiej się na tym znają, przeczytasz  o tym tu.

26. Odsetki od kredytu

Też mogą stanowić koszt. Nigdy nie brałem kredytu, w ogóle się na tym nie znam, więcej o kredytach przeczytasz tutaj.

27. Leasing

Dla większości działalności gospodarczych podstawowym kosztem leasingowym będzie oczywiście samochód (osobowy lub dostawczy).

Pamiętaj też, że można wziąć w leasing maszyny i inny sprzęt (idealne rozwiązanie jeżeli chcesz otworzyć niewielką drukarnię lub klub fitness).

28. Diety na wyjazdach

Jeżeli wyjeżdżasz służbowo – przysługuje Ci dieta do odliczenia. Uwaga! Dieta to coś innego niż zamawianie posiłków w restauracji. Dieta, to kwota jaką przeznaczasz na wyżywienie siebie podczas wyjazdu.

29. Reklama internetowa

Wszystkie formy reklamy w najdynamiczniej rozwijającej się branży. Postaram się wymienić tutaj te najważniejsze i kluczowe. Oczywiście wraz z pojawijącymi się pomysłami i mutacjami, będę dopisywał je na bieżąco.

Nie ukrywam też, że w nowych wpisach postaram się skoncentrować przede wszystkim na tych rzeczach. Tak by rozpisać jakoś sensownie jak działają – myślę, że mogą być dla Was najbardziej interesujące.

Wszystkie formy reklamy internetowej:

Kampanie Facebookowe, AdWords i systemy afiliacyjne – wszystkie systemy reklamowe, w którym płacimy za wyświetlanie reklam naszej strony i kliki za nie. Systemów owych jest bez liku, więc tu wymieniłem dwa najważniejsze. Nieco więcej napisałem o tym w artykule jak zarabiać na stronie internetowej.

Publikacje sponsorowane (artykuły, ankiety) – obecnie bardzo modny model marketingu / PR opierający się marketing treści. Czyli płacimy właścicielom stron za to, że publikują strony dotyczące naszych produktów. Artykuły najczęściej zawierają link.

Kupno baz mailingowych – możesz zakupić gotową bazę mailingową, do której chcesz wysłać materiały o Twojej firmie.

Kupno powierzchni banerowej – ta forma reklamy jest raczej wykorzystywana przez najpotężniejszych graczy na rynku. Kupujemy powierzchnię banerową bezpośrednio u wydawcy strony (to te wszystkie reklamy, które nas straszą na popularnych stronach informacyjnych, które tak diabelsko trudno zamknąć lub wyłączyć).

Testy produktów – możesz zlecić blogerom przetestowanie Twojego produktu.

Kampanie z blogerami  – różne inne, kreatywne kampanie z blogerami lub influencerami (na przykład Crazy Nauka otrzymała samochód, którym zwiedzali Polskę i pisali relacje. Pomysł brylantowy!)

Gotowe zdjęcia lub filmy – kupno gotowych zdjęć na stronach z tzw. stockami, czyli miejscami, gdzie profesjonalni fotografowie oferują zrobione przez siebie zdjęcia.

Pisanie tekstów, artykułów, tłumaczeń – wszystkie zlecenia dotyczące opisów produktów lub treści na stronę – również w wersji językowej innej niż Polska.

Miejsca w katalogach – niegdyś żelazny punkt w pozycjonowaniu, obecnie traci na znaczeniu. Chodzi mi tu zarówno o serwisy specjalistyczne oferujące wizytówki elektroniczne firm, jak i elektroniczne wersje “tradycyjnych” katalogów. Warto jednak pamiętać, że w przypadku firm budowlanych, katalogi  takie jak Panorama Firm to dalej potęga.

Kampanie reklamowe na Facebooku to świetny pomysł, jeżeli szybko chcesz zredukować podatek 🙂

30. Reklama “tradycyjna”

Wszystkie formy reklamowe, które towarzyszą nam od zarania czasów marketingowych: wizytówki, ulotki, banery, publikacje w gazecie, wywiady i artykuły sponsorowane, oklejenia aut, biura, reklamy w gazecie, telewizji, baner do powieszenia, standy.

31. Targi i spotkania

Spotkania i szkolenia branżowe, czyli potężne eventy służące do wymiany doświadczeń. Kosztem może być zarówno bilet – jeżeli jesteś gościem lub ekspozycja (w tym konieczność kupna wszystkich materiałów do budowy stoiska, wynajem hostess, gadżetów, wejścia na dodatkowe spotkania organizowane w ramach targów).

32. Strona www / aplikacja

Słysząc o stronie WWW myślimy, że kosztem jest tu zrobienie i zaprojektowanie samej strony. Tymczasem jest tutaj tyle fantastycznych opcji na “złapanie” kosztów, iż nic tylko się cieszyć.

• Projekty i zmiany – projektowanie strony, wdrożenie, instalacja oraz późniejsze na niej zmiany.
• Szablony – koszt gotowych szablonów (np. do WordPress) i ich instalacja.
• Wtyczki płatne – gotowe i płatne wtyczki do strony i szablonów. Zwykle mają wzbogacić stronę o nowe funkcje lub zintegrować je z gotowymi rozwiązaniami.
• Aktualizacje – aktualizacje strony o nowe podstrony, treści jak również aktualizacje szablonów i wtyczek.
• Domena – czyli “adres” czy też “tablica rejestracyjna” naszej strony.
• Hosting, serwery i ich obsługa – skoro domena to “tablica rejestracyjna” t0 te elementy są “garażem”. To miejsca, w których zawartość naszej strony jest przechowywana (tak jak przechowujemy pliki w komputerze).
• Backup – czyli kopie zapasowe strony.

33. Dostęp do serwisów online

Jeżeli jakiś serwis zamieszcza płatne materiały dotyczące Twojej branży (kursy, dodatkowe materiały lub po prostu dostęp do treści jest płatna), możesz uzasadnić potrzebę wrzucenia w koszty dostępem do nich.

Podobnie jest z dostępem do cyfrowych wersji gazet związanych z Twoją lub z pokrewnymi branżami (takim serwisem “uniwersalnym” związanym z przedsiębiorczością jest Puls Biznesu. Dobrym przykładem są dodatki biznesowe do Rzeczposplitej czy Wyborczej.

34. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Jeżeli chcesz zlecić na zewnątrz przechowanie Twoich firmowych dokumentów – może to dotyczyć zarówno wersji elektronicznej jak i papierowej.

35. Dodatkowy magazyn

Być może musisz wynająć magazyn na sprzęt, który używasz w firmie – w domu nie ma miejsca, taki magazyn jak najbardziej jest kosztem.

36. Usługi konkurencji

Temat śliski, ale polecam pod rozwagę, zwłaszcza, że przedsiębiorcy z Warszawy udało się to wrzucić jako koszt. Jako biznesmen musisz badać działalność innych firm, w związku z tym warto przetestować co mają do zaoferowania.

37. Internet

Bez internetu nie ma obecnie firmy. Czasem w tych opisach muszę wrzucić taki truizm, ale ciężko napisać coś oryginalnego.

• Internet w firmie – abonament za internet w biurze.
• Sprzęt – cały sprzęt jaki jest niezbędny (kable, antenty, router) plus jego instalacja i modyfikacja.
• Konfiguracja – naprawy i konfiguracje sprzętu w związku z dostępem do internetu.
• Internet mobilny – oprócz internetu stacjonarnego możesz potrzebować internetu mobilnego, jeżeli często wyjeżdżasz.

39. Narzędzia specjalistyczne

Jeżeli w Twoim biznesie używa się specjalistycznych narzędzi – możesz takowe zamieścić po stronie firmowych kosztów. Dobrym przykładem są tu nożyce do golenia futra, jeżeli hodujesz alpaki. Temat rzeka – ile działalności, tyle rodzajów narzędzi, więc nie będę się zbyt szczegółowo rozpisywał. W planach mam przygotowanie podobnej listy dla trenera fitness. Powinna się pojawić w najbliższym czasie.

40. Środki czyszczące i pielęgnujące

 

Wszystkie środki, dzięki którym zadbasz o czysty i estetyczny wygląd swojego biura, by klientom miło spędzało się w nim czas.

• Narzędzia do czyszczenia – miotły, szufelki, wiadra, mopy, ściereczki plus części do nich jeżeli są wymienne. Pamiętaj, że teraz na rynku można dostać dziesiątki przyrządów do wszystkiego – od czyszczenia lodówki po piekarnik. Warto więc zaopatrzyć się we wszystkie możliwe opcje.
• Urządzenia do czyszczenia – odkurzacz i nie mam pomysłu na inne urządzenie, które mógłbym tu dopisać.
• Usługi – wszystkie usługi zewnętrzne związane z utrzymaniem czystego wyglądu firmy. Mogą to być usługi firmy sprzątającej lub fachowe usługi czyszczące – takie jak pranie firan, dywanów, nabłyszczanie paneli lub renowacja firmowych mebli. Może to być też firma, która “ogarnie” Ci biuro.
• Środki czyszczące – wszystkie środki do czyszczenia i pielęgnacji mebli, podłóg, kafelek, blatów. Mogą do być środki do mycia: mebli, paneli, kuchni, łazienki, ubikacji.
• Środki piorące i konserwujące odzież – jeżeli pracujesz w odzieży roboczej, to musisz ją wyprać i zabezpieczyć przed działalnością czynników atmosferycznych

41. Płacenie za usługi telefonem

Być może chcesz kupić dostęp do jakiegoś serwisu, który umożliwia płatność smsem.  Niektórzy niecni przedsiębiorcy robią tak, iż kupują usługę niekoniecznie związaną z działalnością (na przykład dostęp do strony z filmami), a następnie  kwota jest doliczana do ich rachunku telefonicznego, który wrzucają w koszty.

42. Gadżety z firmowym logo

Od krówek po transportowce z żywnością 🙂 Wybacz, ale wymieniać wszystkie możliwości, to dość żmudna rzecz. Wystarczy wejść na pierwszą, lepszą stronę z gadżetami. Ważna rzecz: pamiętaj, że drogie pióro, za 1000 zł to nie gadżet firmowy to koszt reprezentacji. A takowego w kosztach zamieścić nie możesz.

43. Projekty graficzne

 

Projekty banerów, standów, banerów internetowych,  papierów firmowych, wizytówek, logo, notesów, gadżetów – wszystko co stanowi o sile identyfikacji wizualnej Twojej firmy. Postanowiłem wyrzucić to do osobnej kategorii, bo tych rzeczy może być naprawdę sporo.

44. Przerzucenie kosztów lub faktur

 

Pamiętaj, że najważniejsze w przypadku kosztów jest rozliczenie roczne. One tak naprawdę interesuje urząd skarbowy. Czasem jednak może się zdarzyć tak, że wygodniej Ci będzie, jeżeli w danym miesiącu lub kwartale zapłacisz nieco mniejszy lub większy podatek. Różne sytuacje się zdarzają, sam wiesz jak to bywa 🙂

Możesz wtedy dogadać się z klientem / kontrahentem, że usługę zakończysz kilka dni później i fakturę wystawisz z datą późniejszą (np. 2 sierpnia zamiast 31 lipca).

Podobnie – możesz poprosić kontrahenta, by przyspieszył pracę i wystawił Ci fakturę wcześniej.

Ciekawym rozwiązaniem są tutaj również płatności online np. za reklamę na Facebooku – jeżeli swoje konto doładujesz nieco później i system nie będzie mógł pobrać pieniędzy z karty kredytowej, wystawi Ci fakturę z momentem uiszczenia opłaty – co na skraju miesiąca może okazać się bardzo korzystne :).

45. Doładowania online i płatności z góry + rabaty

Ten punkt jest po części powiązany z kilkoma powyższymi. Część systemów płatności (zwłaszcza za usługi elektroniczne) umożliwia płacenie z góry większych kwot (na przykład półroczny abonament). Chodzi tu o cykliczne, regularne usługi, opłacane w systemie abonamentowym (kupon serwerów, opłacenie domen, kupno programów do mailingu).

Korzyści z takich rozwiązań są dwie:

1) Jeżeli dysponujesz nieco większym zapasem gotówki – możesz zwiększyć koszty i zmniejszyć podatek w danym miesiącu. Potem masz przez kilka miesięcy spokój z płaceniem. Działają tak moduły PR do publikacji content marketingu, systemy oferujące serwery, domeny i hostingi czy firmy do e-mail marketingu.

2) Wiele firm oferuje często bardzo korzystne rabaty, jeżeli zdecydujesz się na dłuższe wykupienie usługi – czemu więc nie skorzystać z takiej opcji?

46. Zdjęcia i filmy reklamowe

Usługi związane z dokumentacją Twojej działalności na rzecz reklamy – zdjęcia produktów lub firmy reklamowe. Pamiętaj – również te na Facebooka lub stronę internetową.

47. Bezpieczeństwo / ochrona / rolety

Biuro może być chronione przez agencję ochrony – w koszty wrzucimy zatem system alarmowy, montaż, rolety antywłamaniowe oraz miesięczny koszt grupy interwencyjnej.

48. Wykupywanie usług na dłuższy okres

Nie jest to to “typowy” koszt firmowy, ale warto o tym pamiętać. W wielu serwisach abonenckich, przy wykupieniu dłuższej formy usługi (na przykład na pół roku, zamiast na miesiąc) lub przy wykupieniu większej ilości elementów (w serwisach ze zdjęciami będzie to liczba plików), możemy uzyskać rabaty. Tym samym cena jednostkowa zmniejszy się. Więc jeżeli na inwestycję masz więcej gotówki, może warto przemyśleć, czy nie wykupić usługi na dłuższy okres czasu. Tym samym jednorazowa faktura będzie większa (co jest dobrym rozwiązaniem na przykład pod koniec roku rozliczeniowego), a sama jednostkowa cena za usługę – zmniejszy się.

Dopisz koniecznie swoje propozycje!

Jak pisałem na początku – teksty w zamyśle ma być stale rozwijany o nowe podpunkty. Jeżeli prowadzisz biznes i o czymś zapomniałem lub coś jest niejasne – napisz to w komentarzu.

Mogą to być również drobne przedmioty pasujące do poszczególnych punktów.

Wpis został zaktualizowany 25 lutego 2020 roku. 

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.