11 rzeczy, które w Twojej firmie staną się banalnie proste dzięki Ready_™ – platformie biznesowej do sprawnego zarządzania firmą online

Prowadzisz firmę? Zarządzasz zespołem? Zlecasz dużo rzeczy innym? Jeżeli tak to zapewne korzystasz z wielu narzędzi, które pomagają Ci zagospodarować czas i umożliwiają efektywną pracę współpracowników. Jednak – im więcej aplikacji i zadań, tym trudniej to wszystko „spiąć” w jeden, logiczny ciąg komunikacyjny, tak by jednocześnie sprawnie zarządzać firmą, zespołem i mieć wszystko pod kontrolą. Niestety, w pewnym momencie dochodzimy do ściany – mnogość programów, aplikacji, konieczność wdrożenia procesów powodują, że czas realizacji zadań znacznie się wydłuża, a panowanie nad tym co się dzieje w firmie jest coraz trudniejsze. Ty zamiast skupić się na kluczowych aspektach, ulepszasz, sprawdzasz i szukasz kolejnych rozwiązań, które zamiast upraszczać, tylko potęgują chaos. A gdyby tak spiąć to wszystko w jeden zdalny pulpit, który umożliwi nam precyzyjne zarządzanie kluczowymi aspektami firmy? To właśnie oferuje platforma biznesowa do zarządzania firmą online Ready_™, o której dzisiaj chcę Ci odpowiedzieć.

Czym jest Ready_™?

Ready_™ to platforma do kompleksowego zarządzania kluczowymi procesami w Twojej firmie: od delegowania i weryfikacji zadań, poprzez obieg, archiwizowanie i przechowywanie dokumentów, sprawy kadrowe (urlopy), aż po tworzenie bazy klientów, komunikację z nimi i zarządzanie etapami procesu sprzedaży (CRM).

Dzięki Ready_™ za pomocą wirtualnego biura do pracy zdalnej w jednym miejscu będziesz w stanie ułatwić i przyśpieszyć funkcjonowanie swojej firmy, zarówno pod względem usprawnienia działań pracowników, jak i zarządzania z poziomu menadżera.

Ready_™ działa całkowicie w chmurze (interfejs wygląda jak zdalny pulpit), a dostęp do poszczególnych funkcji i liczbę użytkowników możesz modyfikować w zależności swoich potrzeb, dokonując zakupu poszczególnych modułów.

Nie wiesz czy Takie wsparcie jest potrzebne Tobie i Twojej firmie? Poznaj 11 funkcji, które mogą Cię do tego przekonać.

11 funkcji Ready_™ jakie przydadzą Ci się w małej firmie

Niżej znajdziesz listę najlepszych funkcji, które pomogą Ci sprawnie zarządzać małą firmą.

Wybraliśmy te, które:

• Usprawniają proces zarządzania
• Usprawniają proces komunikacji
• Pomagają porządkować i sprawdzać zadania
• Są kluczowe, by firma sprawnie prosperowała
• Oszczędzają czas
• Oszczędzają pieniądze

Wyszliśmy z założenia by wskazać te rozwiązania (zgodnie z naszą misją), które będą przydatne dla właścicieli małych firm, zatrudniających do 10 pracowników. Wybraliśmy 11 najciekawszych w tym kontekście funkcji.

Całość ujęliśmy tak, by pokazać w jaki sposób program może Ci pomóc, dlaczego warto skorzystać z danego modułu, które cechy są najbardziej przydatne, co nam się najbardziej podobało.

Starałem się podejść i opisać całość na tyle uniwersalnie, by pokazać cechy, które wesprą zarówno freelenacerów współpracujących w oparciu o model B2B lub umowy o dzieło / zlecenie, jak i właścicieli prowadzących małe, lokalne, usługowe, stacjonarne biznesy.

Skorzystaj z poniższego spisu treści, by przejść do interesującego Cię fragmentu.

1. Program do komunikacji wewnętrznej w firmie

Jeżeli zatrudniasz pracowników lub współpracujesz z freelancerami, to na pewno niezbędny Ci będzie skuteczny kanał komunikacji. Jeżeli masz dość modelu hybrydowego, w którym kontaktujesz się komunikatorem, a potem wrzucasz zadanie w programie do zarządzania i jeszcze coś dosyłasz e-mailem, czy wrzucasz na dysk wirtualny, to ten moduł będzie dobrym wyborem.

Im więcej kanałów komunikacji, tym dłuższy czas wdrożenia i zamknięcia projektu. Rozdrobnienie aplikacyjne wymusza dziesiątki niepotrzebnych czynności, takich jak kopiowanie tekstu, przenoszenie plików, sprawdzanie wersji, przelogowanie, potwierdzenie, sprawdzanie, weryfikację i tak dalej…

W Ready_™ ten proces jest zdecydowanie prostszy i szybszy.

Zadanie otwieramy w jednym miejscu i następnie za pomocą jednego kliknięcia przekazujemy całą konwersację do kolejnej osoby odpowiedzialnej. Koniec z wiecznym przekierowywaniem e-mali, koniec z korzystaniem z kilku komunikatorów i wreszcie koniec z przenoszeniem plików źródłowych z dysku na dysk. Wszystkie działania są zunifikowane w jednym systemie.

W jednym miejscu komunikujesz się za pomocą komunikatora, załączasz pliki, dodajesz uwagi oraz sprawnie przekazujesz realizacje zadań do kolejnej osoby odpowiedzialnej.

Zobacz co wchodzi w skład pakietu Ready_™ Groupware.

Komu się przyda funkcja sprawnej komunikacji w zespole:

• Firmom, gdzie szef jest „mobilny” i dużo rzeczy deleguje zdalnie
• Firmom pracującym w systemie pracy zdalnej i mobilnej – zwłaszcza takim, gdzie pracownicy w formie home office spędzają większą część czasu, a projekty wymagają doprecyzowania i bezpośredniego kontaktu
• Firmom, które wymagają współpracy kilku osób podczas tworzenia projektów i procesy te przebiegają wieloetapowo (przykładowo w marketingu, gdy trzeba „spiąć” briefi ogólną koncepcję z pracą copywritera, tłumacza, grafika i programisty)
• Małym firmom, które, regularnie, cyklicznie, delegują określone zadania innym firmom współpracując w oparciu o umowę B2B

2. Wszystkie firmowe programy w jednym miejscu

Jeżeli Twoja firma jest bardzo „online” i wymaga korzystania z wielu aplikacji, które mają ułatwić Ci życie, komunikację, przechowywanie dokumentów takich jak takich jak: dysk w chmurze, komunikator, tablica z zadaniami, czy aplikacja mierząca czas naszej pracy to Ready_™ pozwoli Ci zaoszczędzić całkiem sporo czasu, który tracisz na „przeskakiwanie” między aplikacjami.

A to jest zabójcze dla produktywności z dwóch powodów: odrywa Cię (i Twoich pracowników) od ważnych zadań i „wyrywa” cenne minuty i sekundy pracy, które w skali roku urosną do potężnych strat.

Koniec z ciągłym otwieraniem i zamykaniem kolejnych okienek, przelogowywaniem, korzystaniem na zmianę z poczty, programu do komunikacji i tablicy z zadaniami, sprawdzaniem czy jedenasta wersja pliku to jest ta sama, którą pół godziny temu edytował współpracownik. Koniec z przeszukiwaniem zakamarków folderów, koniecznością wygrzebywania loginów i haseł do rzadko używanych aplikacji.

Ready_™ pomaga uprościć i spiąć jedną klamrą wszystkie te procesy: stworzycie zadanie w tablicy Kanban i uruchomicie monitoring czasu pracy w tym samym momencie. Pliki możecie od razu wrzucić na dysk w chmurze, tak by zawsze tam była dostępna najnowsza, aktualna wersja. Wszystko odhaczycie w aplikacji do zadań i porównacie ze zintegrowaną skrzynką e-mailową. Jeżeli musicie o coś szybko zapytać – możecie skorzystać z wewnętrznego komunikatora. Zaoszczędzicie czas i nerwy eliminując wieczne skakanie między różnymi aplikacjami. 

Komu się przyda funkcja integracji programów:

• Przedsiębiorcom, którzy lubią optymalizować co się da – tak by usprawniać procesy, które bezproduktywnie pożerają czas, a efektywne zadania spychają na wieczne „później”
• Przedsiębiorcom, którzy lubią unifikować aplikacje – chcą mieć wszystko w jednym miejscu, łatwo i szybko dostępne, wolą rozwijać firmę niż tracić czas na szukaniu najbardziej optymalnego rozwiązania
• Firmom, w których korzysta się z wielu rozwiązań online, które są wzajemnie ze sobą powiązane
• Firmom, gdzie trzeba pogodzić kilka procesów – od tworzenia i kontrolowania zadań, sprawdzania etapów ich wykonania, poprzez mierzenie czasu pracy, aż po dodawanie i przechowywanie plików i kontakt z klientem

3. Firmowa baza wiedzy + intranet

Moi współpracownicy wiedzą, że na punkcie tworzenia zadań, checklist, planów działania mam prawdziwego jobla. Jeżeli miałbym wskazać jedną rzecz, która definiuje mnie jako przedsiębiorcę – to byłaby to właśnie porażające chęć porządkowania firmowej wiedzy. Więc gdy pojawia się takie narzędzie jak intranet, czy też firmowa wiki, zawsze przyglądam się z wnikliwą uwagą.

Po co nam instrukcje, procedury i checklisty?

To temat rzeka. Najprościej rzecz ujmując – bo skracają czas zadań, pomagają wdrażać pracowników i sprawiają, że nie zapomnimy o żadnym elemencie (dzięki czemu, mamy do czynienia z mniejszą ilością uwag i odsyłania zadań do poprawki na koniec).

Dobrze przygotowana instrukcja pozwala zapobiec pominięciu ważnych elementów zadania (co przy dużej liczbie podpunktów czy nudnych / powtarzalnych zadaniach zdarza się nader często) – co, kiedy, jak i w jaki sposób, przez kogo powinno być zrobione. Podobnie ma się sprawa jeżeli są zadania, które realizujemy cyklicznie, ale bardzo rzadko i możemy zapomnieć jak je wykonywać. Wtedy wystarczy znaleźć raz przygotowaną przed laty instrukcję i voilà – można działać szybko i efektywnie, odhaczając kolejne checkpointy.

W przypadku kiedy przyjmujemy do pracy nowego pracownika to konieczne będzie klarowne wytłumaczenie czym ma się zajmować i jak wykonywać swoje obowiązki. Sama rozmowa wprowadzająca nie wystarczy. Dużo ważniejsze jest wyposażenie go w narzędzia, które pomogą mu wszystko zapamiętać, uporządkować wiedze i przy realizacji zadań poprowadzą go za rękę. Udostępnienie odpowiedniego zredagowanej instrukcji pomoże i nam (nie będzie nas odrywał od pracy) i jemu (łatwiej odnajdzie się w firmie).

By cała tą wiedzę poukładać, potrzebujemy przejrzystego, prostego w edycji i sprawnego narzędzia.

I tu Ready_™ ma ciekawą i praktyczną propozycję.

Możemy skorzystać z dwóch, wzajemnie uzupełniających się możliwości:

• Firmowa baza wiedzy– do samodzielnego wpisywania i ustalania zadań, procesów i procedur (zakochałem się w tej funkcji)
• Intranet – do przechowywania gotowych dokumentów (w formie skanów) i umożliwienia zapoznania się z nimi pracownikom (idealne, jeżeli mamy jakieś drukowane instrukcje, które chcemy zeskanować, zapisać, tak by tony papierów nie zajmowały nam miejsca)

Muszę przyznać, że firmowa baza wiedzy naprawdę na mnie zrobiła wrażenie – tam jest absolutnie wszystko co człowiek zarządzający firmą zdalnie i lubujący się w kodyfikacji wiedzy potrzebuje do szczęścia (a nawet więcej!):

• Wyszukiwarkę, która szuka nie tylko po tytułach zadań, ale też treści (super funkcja, do odgrzebywania starych, zamierzchłych z prehistorycznych czasów, o których zapomnieliśmy jak są opisane) – to jest dla mnie najbardziej przydatna funkcja
• Tworzenie ładnego i przejrzystego drzewa z folderami
• Prosty i funkcjonalny edytor (fonty, kolory, czcionki, checklisty, linki i podstawowe formy formatowania)
• Możliwość dodania załączników
• Możliwość dodania uprawnień (super, jeżeli chcemy tworzyć poziomy dostępów w firmie do wiedzy dla poszczególnych osób)
• Możliwość komentowania (gdy coś zmieniamy, uzupełniamy, by opisać co i dlaczego zostało zrobione)
• Możliwość historii i prześledzenia zmian – możemy sprawdzić jak dany wpis się zmieniał

Tworzenie procedur i instrukcji to podstawa dobrze funkcjonującej firmy. Dzięki Ready_™ mamy je wszystkie w jednym miejscu dostępne dla wszystkich pracowników. Mnogość możliwości edycji jest ekstra!

Jeżeli chodzi o intranet platforma Ready_™ umożliwia przechowywanie prostych instrukcji dostępnych na dysku w chmurze. Dzięki temu dokument jest zawsze dostępny w tym samym miejscu. A gdy chcemy wprowadzić w niej jakieś poprawki, to zawsze będziemy mieli pewność, że wszyscy, którzy mają do niej dostęp, mogą korzystać z najnowszej wersji (tak, by nie wysłać przypadkiem do klienta jakiegoś dokumentu z nieaktualnymi informacjami).

Trochę tylko szkoda, że Intranet i firmowa baza wiedzy nie są zintegrowane w jednym miejscu – przydałaby się opcja, w której równolegle możemy tworzyć własne dokumenty, jaki korzystać z gotowych skanów i ich całością zarządzać w kontekście wdrożenia i zapoznania się przez pracowników.

Bardzo przydatną funkcją jest również możliwość przekazania pracownikowi dokumentów do zapoznania – zwłaszcza gdy wdrażamy nową osobę i chcemy jej przekazać podstawową wiedzę dotyczącą działaności firmy.

Zobacz co chodzi w skład pakietu Ready_™ Intranet.

Komu się przyda firmowa baza wiedzy (Firmowe Wiki / intranet):

• Przedsiębiorcom, którzy lubią mieć poukładaną i uporządkowaną firmę – tworzą procedury, dokumenty, checklisty
• Firmom, gdzie kładzie się nacisk na dostęp pracowników do informacji, tak by mogli korzystać z szerokiej bazy wewnętrznej, aktualnej wiedzy

4. Program do sprawdzania czasu pracy na komputerze

Platforma Ready_™ umożliwia sprawdzenie czasu pracy i wykonywanych zadań przez pracowników. Możemy to sprawdzić w dwóch płaszczyznach:

1. Praca firma / dom (praca zdalna)

Możemy sprawdzić ile czasu pracownik poświęcił na prace w firmie, a ile w domu. Widzimy też, czy aktualnie pracuje czy ma więcej wolnego czasu – możemy wtedy się z nim skontaktować.

To szczególnie przydatne w dobie home office i firm, kiedy hybrydowy model pracy zostanie z nami nawet po pandemii.

2. Czas wykonywania zadań

Kontrola czasu wykonanego zadania to druga przydatna funkcja. Sprawdzamy ile czasu zajmuje pracownikowi wykonanie czynności.

Tu ponownie największa siła tkwi w integracji z innymi rozwiązaniami W Ready_™ pracownik nie musi mierzyć osobno, w innym programie, czasu spędzonego przy komputerze (bardzo często te dane są niekompletne, bo ludzie zapominają coś włączyć / odkliknąć). Tu dzieje się to automatycznie, z boku, podczas wykonywania innych czynności. Ready_™ równolegle, w tle, monitoruje jego aktywność.

To dobre rozwiązanie, gdy chcemy planować działania i optymalizować procesy w firmie. Wtedy gdy chcemy przerzucić moce przerobowe na rzeczy, które wydają się perspektywiczne, kosztem pożeraczy czasu nie przynoszących efektu.

Dzięki temu możemy też oszacować ile zadań mniej więcej jest w stanie zrealizować nasz zespół w określonym czasie. Jest to przydatna wiedza w momencie kiedy klient pyta o termin realizacji zamówienia, planujemy wdrożenie nowego projektu lub kiedy musimy zdecydować, czy mamy czas na przyjęcie kolejnego zlecenia.

Całość możemy podejrzeć w formie czytelnych raportów – generowanych w różnym podziale czasowym, przypisanych do konkretnej osoby.

Ważne! Czuję się w obowiązku to napisać.

Nie traktuj tej funkcji jako narzędzia do ustawicznej kontroli nad każdą chwilą, którą pracownik spędza w firmie. Uważam, że w przypadku prac kreatywnych i biurowych, takie podejście jest drogą donikąd. Chęć wszechwładnej kontroli i fiksowania się na tym, by kontrolować absolutnie każdą minutę jaką pracownik spędza w firmie (czy też w domu) jest błędem. Przy pracy umysłowej, pracownicy nie dadzą rady wydajnie pracować przez 100% czasu (odliczając przerwy) w maksymalnym skupieniu. Nawet najlepiej skonstruowany program do mierzenia czasu pracy, nie wymusi na nich wzrostu efektywności.

Wręcz przeciwnie – im bardziej obsesyjnie będziecie próbowali kontrolować czas, tym więcej czasu i energii będą poświęcać na to, by te obostrzenia obejść. I zwykle im się to uda.

Pomyśl o tej funkcji, jako pomocy, która pomoże Ci rozumieć jak działa Twoja firma i co warto w niej zmienić, by ludzie poświęcali czas na rzeczy, które dają realne i mierzalne efekty.

Zobacz co wchodzi w skład pakietu Ready_™ Ewidencja czasu pracy.

Komu się przyda program do mierzenia (ewidencji) czasu pracy:

• Przedsiębiorcom, którzy szukają rozwiązania pozwalającego na monitorowanie czasu pracy pracowników wraz z systemem raportów czasu pracy
• Przedsiębiorcom rozliczającym się według stawek godzinowych (genialne rozwiązanie, jeżeli połączymy tę opcję z modułem zarządzaniem projektami) – wtedy od razu wiadomo, jaka będzie wycena danego projektu (idealne przy samozatrudnieniu, umowach B2B czy umowach o dzieło / zlecenie) i ile czasu zajęło jego wdrożenie
• Przedsiębiorcom, którzy chcą optymalizować i weryfikować procesy i sprawdzić, czy czas poświęcony na konkretne czynności w firmie

5. Program do zarządzania projektami

Na specjalnie przygotowanej tablicy Kanban możesz stworzyć zadanie, a następnie podzielić je na mniejsze zadania które przypiszesz do konkretnych współpracowników.

Oczywiście na rynku znajdziesz inne aplikacje dedykowane tylko do zarządzania zespołem lub projektami – jednak tu największa siła tkwi w modułowości i powiązaniu z innymi narzędziami Ready_™.

Warto przyjrzeć się tej funkcji Ready_™, zwłaszcza jeżeli chcesz skorzystać z innych modułów dostępnych w pakiecie (takich jak zarządzanie sprzedaż, księgowością, kontakt z klientami, mierzenie czasu pracy) i je zintegrować.

Jeżeli chodzi o same funkcje modułu zarządzania zespołem i projektami, Ready_™ nie odstaje od najpopularniejszych rozwiązań takich jak Asana, czy Trello. Mamy ładną, przejrzystą tablicę, możliwość dzielenia zadań na etapy, przypisania dostępów oraz (co jest standardem w tej aplikacji) mnogość funkcji dodatkowych, które pomogą nam rozłożyć każde zadanie na czynniki pierwsze.

Każde zadanie można dokładnie opisać w specjalnym miejscu, dodać datę realizacji oraz niezbędne załączniki. Dzięki temu każdy wie jakie zadanie i do kiedy ma wykonać. Dodatkowy ułatwianiem jest możliwość dodawania komentarzy pod określonym zadaniem, dzięki czemu nie powinniśmy utonąć w fali konwersacji.

Przydatnym rozwiązaniem jest również podział kolumn na stopień realizacji zadania (przyjęte, w trakcie, sprawdzane. zakończone). Dzięki temu w kilka sekund jesteśmy w stanie ocenić na jakim etapie jest realizacja danego projektu.

Zobacz co wchodzi w skład pakietu Ready_™ Hybrydowe zarządzanie projektami.

Komu się przyda program do zarządzania zadaniami cyklicznymi:

• Firmom, które chcą zintegrować zarządzanie zadaniami z innymi funkcjami (mierzeniem czasu pracy, dostępem do bazy wiedzy, dokumentów)
• Firmom, w których proces komunikacyjny opiera się o rozwiązania online i programy do zarządzania zadaniami
• Firmom, w których w jeden projekt jest zaangażowanych kilka osób, przygotowujących poszczególne etapy

6. Wspólna baza kontaktów / klientów

W Ready_™ mamy możliwość stworzenia wspólnej bazy klientów. Bez różnicy, kto i kiedy wprowadził dane – dostęp do niej mają wskazane osoby w filmie.

Dzięki temu odpada nam konieczność prowadzenia nieprzejrzystej i żmudnej dokumentacji (takich jak wpisywanie kontaktów w Excelu).

Kontakty można szczegółowo opisać, a także przypisać do zadań / terminarza (gdy chcemy przedsięwziąć jakieś działania marketingowo-sprzedażowe).

Mamy również możliwość załączenia dokumentów, dopisania uwag, a także dostęp do linii czasu, w której możemy podejrzeć kiedy i jakie działania z daną osobą były podejmowane (e-mail, telefon, złożenie oferty).

Dzięki temu w prosty sposób możemy skontaktować się z każdym klientem, nawet gdy będzie to tak naprawdę nasz pierwszy kontakt i nie znamy danej osoby (bo to systemu wprowadził ją pracownik). Będzie można sprawdzić kim ona jest, z kim w firmie rozmawiała, o czym, na jakim etapie konwersacji sprzedażowej się znajduje. Wszystko to są cenne i potrzebne informacje, które pomogą nam „zahaczyć” rozmowę.

Oczywiście jest to niesamowite odciążenie dla recepcji czy innych współpracowników. Dodatkowo, co w małych firmach usługowych zdarza się często, jest to pewna forma zabezpieczenia przed utratą klienta, gdy pracownik odejdzie i „zabierze” ich z sobą (klub fitness, fryzjer, kosmetyczka).

Możemy się wtedy z klientami skontaktować i próbować zatrzymać.

Komu się przyda program do tworzenia bazy klientów / kontaktów:

• Firmom, w których spora część kontaktu z klientem jest przekierowana na konkretnego pracownika a nie recepcje. Przykładowo trener na siłowni sam umawia się z klientem i rezerwuje salę treningową. W przypadku jego odejścia jego baza klientów może zostać przekazana innemu trenerowi, jeśli właściciel nie zadba o bazę danych. 
• Firmom, które posiadają dużą bazę klientów, wymagających częstych kontaktów
• Firmom z rozbudowanymi zespołami / rotacją pracowników, którzy klientów obsługują wspólnie

7. Program do planowania urlopów

Jeżeli zatrudniasz ludzi na umową o pracę, musisz się wywiązać z obowiązków jakie nakłada na Ciebie polskie prawo – w tym jakże ważną kwestią urlopów. A sprawne planowanie (i co gorsze – kontrola wykorzystanych dni) urlopów może być naprawdę karkołomnym i czasochłonnym zadaniem.

Dzięki Ready_™:

• Łatwo i sprawnie zaplanujesz urlopy – nic Ci nie umknie
• Szybko podejrzysz w kalendarzu dni wolne swoich pracowników
• Będziesz na bieżąco kontrolować, ile dni urlopu do wykorzystania pozostało danemu pracownikowi

Dodatkowo Ready_™ umożliwia prostą akceptacje lub odmowę wniosków urlopowych oraz udostępnia wszystkie dostępne wnioski urlopowe (na żądanie, na dziecko, chorobowe itd.).

Dzięki temu dużo łatwiej będzie Ci planować z wyprzedzeniem działania firmy i „obłożenie” poszczególnych stanowisk.

Komu się przyda program od zarzadzania urlopami:

• Przedsiębiorcom zatrudniającym osoby na umowę o pracę – bez różnicy, czy prowadzą małą firmę i sami zajmują się sprawami urlopów, czy też w firmie znajduje się dział kadr.

8. Program do archiwizacji i przesyłania dokumentów

Super funkcja dla fanatyków cyfryzacji i digitalizacji takich jak ja – czyli osób, które nie cierpią tonąć pod morzem papierzysk, nienawidzą drukowanych dokumentów, chcą maksymalnie uprościć ich obieg i chcą mieć wszystko zeskanowane i przeniesione do chmury.

Koniec z segregatorami, koniec z przesyłaniem faktur mailowo, koniec z kolejkami pracowników oczekujących na podpis na dokumencie. Koniec z teczkami, segregatorami i dokumentami walającymi się po całym domu, czy biurze. Przechowuj wszystkie ważne dokumenty firmowe w jednym miejscu, korzystaj z nich kiedy tylko chcesz i udostępniaj do wglądu pracownikom, klientom oraz kontrahentom.

Współpracujesz z freelancerem przez dłuższy czas? Zapomniałeś na jaką stawkę się umawialiście lub na jaki zakres obowiązków? Musisz w takim razie znaleźć umowę, która spisaliście 3 lata temu? Teraz to wszystko masz dostępne łatwo, szybko, w kilka chwil.

Bądź na bieżąco archiwizując umowy i podpinając faktury do danej umowy.

Dodatkowo Ready_™ oferuje gotowe szalony najpopularniejszych umów, które możesz w wykorzystać od zaraz. Potrzebujesz umowy na wynajem nowego miejsca, a może potrzebna umowa o dzieło z freelancerem? Wystarczy przerobić szablon, kilka minut i gotowe.

Jesteś na wyjeździe, a faktura lub inny dokument wymaga twojego podpisu? Żadnej problem, teraz możesz podpisać go internetowo kwalifikowanym podpisem.

Dzięki funkcjom archiwizacji dokumentów Ready_™ masz pewność, że żaden dokument, czy umowa nie przepadnie bez wieści, a w razie konieczności znajdziesz go za pomocą kilku kliknięć (system wyszukiwania dokumentów sprawdza się całkiem nieźle). Każdy kto prowadzi firmę, prędzej czy później musi zderzyć się z sytuacją, gdzie z mroków przeszłości, sprzed kilku lat trzeba odnaleźć jakiś ważny papier czy umowę. Poszukiwania często przypominają wykopaliska archeologiczne, zajmują pół dnia i diabelsko irytują. Teraz nie będzie z tym problemu.

Zobacz co wchodzi w skład pakietu Ready_™ Intranet.

Komu się przyda program do archiwizacji dokumentów firmowych:

• Przedsiębiorcom, którzy lubią mieć wszystkie wersje dokumentów online
• Osobom, które chcą jak najwięcej spraw formalnych załatwić przez internet
• Przedsiębiorcom, którzy chcą zarchiwizować papierowe dokumenty

9. Program do kontroli wydatków w firmie (firmowy budżet)

Jako, że ja lubię trzymać kluczowe dane firmy w Excelu (piszę sam formuły i prowadzę na bieżąco budżet), ta opcja mnie bardzo zainteresowała.

Jeżeli miałbym wskazać na jedną, kluczową rzecz, z którą większość początkujących przedsiębiorców ma problem to są to… liczby. Firmy upadają, bo właściciele nie kontrolują wydatków – nie wiedzą gdzie i na co uciekają im pieniądze.

Aby firma mogła funkcjonować potrzebne są środki pieniężne. To oczywista oczywistość, o której sporo przedsiębiorców (zwłaszcza początkujących) zapomina. Sprawne zarządzanie budżetem umożliwia wypłaty, stałe wydatki oraz inwestycje. Nie wiedząc ile masz REALNIE dostępnych pieniędzy firmie – tak naprawdę nie wiesz o swojej firmie nic.

Prowadząc budżet firmy wiemy na co przeznaczane są firmowe pieniądze i łatwo i szybko możemy ciąć koszty i rezygnować z niepotrzebnych / nieefektywnych wydatków (może akurat od kilu miesięcy opłacana jest subskrypcja jakiegoś programu, którego nikt nie używa lub umowa z operatorem telefonicznym jest wyższa, niż ta którą ostatnio zaoferowała nam konkurencja?).

Oczywiście, wszystkie kwestie finansowe możesz poukładać sobie w Excelu, ale będzie to wymagać od Ciebie konieczności tworzenia arkuszy, pisania formuł, sprawdzania czy nie ma błędów. To kolejna czynność, której warto, ale niestety, trzeba się nauczyć. A nie zawsze mamy na to czas.

Dodatkowo, jeżeli nie przepadasz za taką formą pracy, próba samodzielnego ujęcia budżetu w karby będzie drogą przez mękę.

Program do budżetu firmy Ready_™ pomoże Ci „poukładać” finanse. A to bezwzględnie kluczowa kwestia w prowadzeniu KAŻDEJ firmy – bez względu na branżę, wielkość, czas funkcjonowania na rynku, czy charakter właściciela.

Moduł Płatności Ready_™ umożliwia Ci prowadzenie przejrzystego budżetu firmy, dzięki któremu możesz sprawdzać, kontrolować, planować i weryfikować przychody i wydatki. Budżet firmowy dodatkowo możesz rozbudować według swoich potrzeb.

Przydatną opcją jest możliwość planowania wysokości tego jaki budżet chcemy maksymalnie przeznaczyć na daną kategorię wydatków. Dzięki temu zauważymy gdzie generujemy największe koszty oraz gdzie możemy szukać oszczędności.

Dodatkowo możemy stworzyć gotowe formularze zakupowe, które nasi pracownicy mogą wykorzystać na firmowe zakupy, a my z pomocą zdalnej akceptacji z poziomu komputera możemy taki zakup zaakceptować lub nie.

Zobacz jak działają płatności w Ready_™.

Komu się przyda program do kontroli kosztów firmy:

• Przedsiębiorcom, którzy chcą kontrolować i PLANOWAĆ budżety
• Firmom, w których proces akceptacji zakupów wymaga zgody zwierzchnika (dostęp do formularzy)
• Przedsiębiorcom, którzy chcą uporządkować finanse – sprawdzić, gdzie i na co pieniądze „uciekają”, przesunąć środki tak, by były wykorzystywane jak najbardziej efektywnie

10. Program do podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym

Jako osobę decyzyjną w firmie często nasi współpracownicy będą nas prosili o akceptacje projektu, umowy, faktury i wielu innych ważnych tematów. Automatyzacja tego procesu niweluje konieczność spotkań, rozmów i odpisywania na e-maile.

Platforma Ready_™ zawiera funkcję dostępną dla szefów i menedżerów, która za pomocą jednego kliknięcia umożliwia akceptowanie dokumentów oraz dodawanie komentarzy w kluczowych etapach pracy. Eliminuje to konieczność każdorazowego telefonu lub spotkania z osoba decyzyjną i ustawicznych, ponawianych próśb o akceptację.

To prosta i przyjemna funkcja, która może uprościć zarządzanie firmą w obszarze akceptacji kluczowych decyzji.

11. Program do zarządzania sprzedażą i kontaktami

Na koniec sobie zostawiłem funkcję Pipeline CRM, bo myślałem, że w kontekście bloga i koncepcji artykułu, o której pisałem na początku niespecjalnie się przyda.

O jakże się myliłem!

CRM mówiąc najprościej to system do zarządzania sprzedażą. I głównie kojarzy się z klasyczną funkcją handlowca – który dzwoni / wysyłaj e-maile / jeździ z prezentacjami i komunikuje się z klientem. I w tej mierze ten system oczywiście jest pomocny.

Natomiast, tę funkcję Ready_™ możesz wykorzystać w innej firmie, która nie musi się automatycznie kojarzyć z rozbudowanym działem handlowym.

Jeżeli szukasz prostego i przejrzystego systemu, który pomoże Ci utrzymywać relacje z klientami, sprawić, by do Ciebie wracali, weryfikować co i kiedy kupili, nie zapominać o tym by przypomnieć im się z ofertą – to warto sprawdzić ten moduł.

To rozwiązanie przyda się nawet małym, lokalnym biznesom, w których dużo łatwiej nawiązać kontakt i zachęcić klienta do powrotu i ponownego skorzystania z usług (zakład kosmetyczny, klub fitness, fryzjer, SPA, solarium).

Takie rozwiązanie nawet przydałoby się komuś działającemu jak ja w branży wydawców internetowych – do nawiązywania kontaktów z osobami, które zamówiły artykuły, recenzje, linki, by móc z nimi odświeżyć kontakt, przypomnieć się z ofertą, czy opowiedzieć o nowościach, promocjach czy zaproponować ponowny zakup usług.

Jeżeli czujesz, że marnujesz potencjał, bo w obszarze kontaktu z dotychczasowymi klientami poruszasz się po omacku i potrzebujesz narzędzia, które Ci pomoże ten proces poukładać w logiczne elementy – warto przyjrzeć się temu modułowi.

Możesz w nim:

• Delegować i weryfikować zadania
• Sprawdzać etapy realizacji (w przejrzystej formie tabeli)
• Dołączać pliki, umowy, komentarze
• Sprawdzać zyski
• Planować działania
• Kontrolować oś czasu (kiedy i jakie działanie miały miejsce, z jakim skutkiem się zakończyły)

Sprawdź jak działa CRM Ready_™.

Zalety Ready_™

Jakie inne zalety zwróciłem uwagę sprawdzając funkcje Ready_™?

1. Modułowość

Twórcy aplikacji podążają znaną ścieżką udostępniania poszczególnych modułów i funkcji w formie abonamentu. Kupujesz więc i korzystasz tylko z tych elementów, które są Ci niezbędne. A jeżeli potrzebujesz – możesz dodać kolejnych pracowników i dać im dostęp do precyzyjnie wybranych funkcjonalności.

2. Rozbudowany samouczek

Większość pytań, jakie mogą się pojawić podczas korzystania z programu, rozwiązuje dobrze przygotowana i rozbudowana sekcja FAQ. Są w niej szczegółowe opisy, grafiki i filmy z instrukcjami krok po kroku.

3. Przejrzysty i czytelny interfejs

Aplikacja ma ładny, przejrzysty interfejs, większość elementów jest powtarzalnych, spójnych i wspólnych – więc łatwo się zaadoptować do nowych modułów.

4. Mnogość funkcji w każdym module

Opcji dodania załączników, komentarzy, śledzenie historii zmian w każdym module jest naprawdę multum. Dzięki temu możesz spokojnie modyfikować sekcje tak, by były skrojone pod Twoje potrzeby i styl zarządzania.

5. Mobilność

Dostęp do aplikacji masz również z poziomu smartfona, co może być bardzo pomocne dla szefów będących w wiecznych rozjazdach lub lubujących się w zarządzaniu firmą z trasy w “wolnej chwili” (podróż, przerwa między spotkaniami).

6. Poziomy dostępów

Do poszczególnych modułów możesz ustalić poziomy dostępów. Pracownicy korzystają więc z funkcji, do których mogą / powinni mieć dostęp.

7. Integracja modułów

Wszystkie moduły w Ready_™ są ze sobą zintegrowane – możesz jednocześnie odebrać e-mail, zlecić zadanie i mierzyć czas pracy. To duże ułatwienie.

8 Dużo, dużo więcej opcji…

Mimo, że ten wpis ma prawie 30 000 (!) znaków, tak naprawdę liznąłem w nim funkcje programu. Program naprawdę posiada dużo więcej opcji – zarówno tych głównych opcji modułowych, jak i drobnych, uzupełniających funkcjonowanie “smaczków”.

Ceny

Ready_™ działa w formie modułowej – płacisz za 1 użytkownika plus za zasoby, z których dany użytkownik korzysta.

Abonament jest opłacany w formie miesięcznej.

Cena za użytkownika logującego się do pulpitu to 20 zł. To rdzeń, który musisz wykupić za każdą osobę, która ma pracować na platformie. Do tej podstawy możesz dokupić poszczególne plany (lista niżej).

Dodatkowe moduły możesz dokupić w cenie od 5 do 10 zł.

Moduły, które wchodzą w skład programu:

• Groupware – narzędzia pracy grupowej: Poczta, Kalendarz, Czat
• Business – baza produktów i pozycje na dokumentach handlowych
• Custom – projektowanie własnych procedur workflow
• Projekty – komplet narzędzi PM, Gnatt, Kanban i rejestracja czasu pracy
• Urlopy – elektroniczne wnioski urlopowe z przepisami kadrowymi
• Faktury zakupu – obieg faktur z eksportem do programów księgowych
• Umowy – archiwum umów z workflow przeglądu projektu umów
• CRM – środowisko CRM, zintegrowane z narzędziami pracy grupowej i zdalnej
• Delegacje – zgodne z przepisami zaawansowane i proste w obsłudze delegacje
• Płatności – pełna obsługa split payment, eksport do banku
• Intranet – biblioteka dokumentów firmowych i firmowa baza wiedzy (łatwa w edycji)
• Wnioski – szybki obieg zapotrzebowań, budżetu i kontrola wydatków wewnętrznych
• Czas pracy – raporty czasu pracy

Sprawdź listę wszystkich funkcji Ready_™ wraz z cenami poszczególnych planów.

Nawet jeżeli dodasz użytkownika czasowo (na przykład w trakcie trwania projektu) i usuniesz jego konto, to dalej będziesz mieć dostęp do zadań i zasobów, które były do niego przypisane.

Wypróbuj Ready _™ przez 14 dni za darmo

Możesz testować wszystkie funkcje Ready_™ przez 14 dni – kliknij i wypróbuj.

Jeżeli masz pytania – kontaktuj się śmiało z suportem, możesz się nawet umówić na prezentację poszczególnych rozwiązań.

Jeżeli chcesz przetestować rozwiązania, to mam jedną uwagę, którą warto wziąć pod… uwagę.

Zacznij na spokojnie…

Zwróć uwagę, że Ready_™ to naprawdę POTĘŻNE narzędzie i trzeba się w nie “wgryźć”, bo opcji jest multum. Jeżeli rzucisz się na początek na wszystkie, ilość możliwości może Cię to nieco przytłoczyć. Dlatego, jeżeli wpis Cię przekona i chce je przetestować – wybierz jedną / dwie, które są absolutnie kluczowe. Przy testowaniu poszczególnych modułów podobnie – zacznij od funkcji “rdzenia”, zobacz co i jak działa, a dopiero potem sprawdź możliwość rozbudowy i dodatkowych modułów (takich jak opisywanie harmonogramu, załączanie plików, etc.)

Jeżeli szukasz sposobów, by ułatwić sobie zarządzanie firmą i masz dość korzystania z kilkunastu różnych aplikacji, bo chcesz mieć wszystkie procesy, dokumenty w jednym miejscu, to Ready_™ może się stać jednym z Twoich najlepszych, perspektywicznych, biznesowych wyborów.

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.