Jednym z nawyków, który udało mi się zakorzenić w leniwej psychice, z którego jestem najbardziej dumny, jest regularne tworzenie listy firmowych zadań.
Wydaje mi się, że to jedna z kluczowych rzeczy w zarządzaniu czasem w firmie.
Dzisiejszy tekst nie dotyczy konkretnej metodologii tworzenia listy zadań (jest ich kilka, szerzej o nich postaram się jeszcze napisać), chodzi raczej o kilka elementów, które są stale obecnie w każdej z moich list.
1. Zawsze długopis i kartka papieru
Staram się unikać tworzenia list zadań w komputerze. Są nietrwałe. Nie motywują. Nie działają.
Zawsze planuję zadania na kartce papieru z długopisem. Wymaga to więcej wysiłku i zaangażowania, ale efekt jest dużo bardziej namacalny. Lista papierowa bardziej motywuje mnie do działania. Kartka leży cały czas obok laptopa. I przypomina o swojej obecności 🙂
2. Lista planów dalekosiężnych
Oprócz przygotowania rzeczy bieżących, czy też tych “na następny dzień” posiadam osobną listę, na której regularnie zapisuję rzeczy “do zrobienia w przyszłości”: idee, pomysły, zadania. Takie, żeby o nich nie zapomnieć. Taka lista to prawdziwa kopalnia wiedzy, zwłaszcza jak się do niej wróci po dwóch, trzech tygodniach.
3. Powtarzalność
Podstawowy element. Bez niego żaden inny nie ma sensu.
Tworzenie listy zadań nie ma sensu, jeżeli nie będę tego robił regularnie. Na szczęście teraz, kiedy już wypracowałem stały nawyk, czuję dyskomfort, gdy lista na następny dzień nie jest gotowa.
Mam podobnie z myciem zębów. Gdy z różnych względów stanie się tak, że nie wyszoruję szkliwa przed zaśnięciem, to męczy mnie to całą noc. Tak, że muszę wstać i je umyć. Choćby o 3.00 w nocy.
Z listą mam podobnie.
Wieczorem, przed zaśnięciem, muszę przygotować listę zadań na następny dzień i szybko przejrzeć listę z dnia poprzedniego.
4. Litery drukowane
To jakaś dewiacja, ale gdy litery na liście zadań są drukowane wydaje mi się poważniejsza, donioślejsza. Może chodzi o to, że napisanie zadań pismem drukowanym zajmuje nieco więcej czasu i wymaga tego by się bardziej przyłożyć, przez co każde jest precyzyjniej skonstruowane? Ręka też się szybciej męczy, więc staram się być hiperdokładnym w przelewaniu myśli na papier.
5. Numerowanie, punkty i ich wykreślanie
Lista zawsze musi być uporządkowana i ponumerowana. Czuję dziwną satysfakcję, gdy udaje mi się rozpisać zadania na 20-30 punktów dziennie do zrealizowania i 90% z nich zostają wykreślone i uznane za zakończone. Oczywiście numeracja też odgrywa niebagatelne znaczenie – na koniec dnia mam świadomość solidności roboty jaką zrobiłem. Magia.
6. Maksymalna szczegółowość i prostota
Staram się dbać o to, by lista była maksymalnie precyzyjna i uproszczona. Zadania muszą być krótkie, konkretnie opisane i co najważniejsze – jak najszybsze do zrealizowania. Im zadanie krótsze – tym lepiej. Oczywiście, całościowo mogą stanowić część czego wielkiego, jednak duże projekty mnie przerażają. Każde zadanie da się rozbić nawet na kilkadziesiąt mniejszych.
7. Przemyślenie
Zanim siądę i zacznę przelewać myśli na papier staram się zawsze dokładnie przemyśleć to co chcę napisać – tak by było krótko i jak najprecyzyjniej sformułowane.
8. Podsumowanie
Nic tak nie daje satysfakcji przy tworzeniu list, jak podsumowanie co udało się zrobić, a czego nie. Warto więc przejrzeć rozpisane zadania, zastanowić się jak zostały wykonane, co można było jeszcze usprawnić, co rozbić na mniejsze części. To też okazja do zastanowienia się co nie zostało zrobione, dlaczego tak się stało i jak uniknąć błędu następnym razem.
To chyba tyle – jeżeli jeszcze coś mi się nasunie, nie omieszkam zaktualizować wpisu.
Chcesz lepiej zorganizować pracę? Sprawdź technikę Pommodoro!
Lista zadań jest bardzo skuteczna z techniką organizacji pracy Pommodoro. Sprawdziłem i u mnie działa 🙂
Jeżeli Wy macie jakieś kanoniczne sposoby na tworzenie własnej listy zadań, która pomaga w prowadzeniu biznesu – dopiszcie koniecznie w komentarzach.
I nie zapomnijcie też napisać, jak moje propozycje przypadły Wam do gustu.
Cześć jestem Radek i witam Cię na blogu SardynkiBiznesu.pl! Znajdziesz tu artykuły poświęcone najważniejszym zagadnieniom związanym z prowadzeniem małej firmy: marketing, prawo, księgowość, public relations, zarządzanie i IT. Mamy nadzieję, że dzięki nam oszczędzisz dużo nerwów, czasu i pieniędzy, a prowadzenie biznesu stanie się prostsze.