Jak przygotować solidną umowę, która ochroni Twoją firmę i interesy? | PODCAST 61

Podcast, który powinien przesłuchać KAŻDY przedsiębiorca prowadzący małą firmę. Żelazne zasady tworzenia umów, które musisz znać! Odpowiedzi na pytania, które zawsze każdy właściciel firmy chciał zadać, ale nigdy na to nie miał czasu. Nie masz wiedzy prawniczej? Świetnie się składa! Ten podcast jest WŁAŚNIE DLA CIEBIE!

Przesłuchaj i pobierz podcast:

Na czym nam zależało, nagrywając ten podcast?

Chcieliśmy wrócić do korzeni i uzyskać odpowiedzi na najbardziej proste i oczywiste pytania, które są ważne dla małych przedsiębiorców, jeśli chodzi o podpisywanie umów.

Jeżeli nie wiesz, czy umowa wysłana skanem jest tak samo ważna jak drukowana, czy można dogadać umowę poprzez e-mail, ile się czeka na wyrok w sądzie i czy w ogóle warto się sądzić z niewypłacalnym kontrahentem... słowem KOMPLETNIE nie znasz się na prawie – to ten podcast jest dla Ciebie!

Najważniejsze pytanie, które mało kto sobie zadaje. Dlaczego warto podpisywać umowy?

Kiedy umowa przydaje się najbardziej?

Umowa jest nam potrzeba w sytuacji problemowej, kiedy w relacjach z kontrahentem pojawia się “zgrzyt” i nieporozumienia.

Ma ona w sposób prosty i jednoznaczny rozwiązywać sytuacje sporne; dawać stronom pewność, co do tego na, co się umówiły, potwierdzać fakt współpracy.

Innymi słowy – kontrahent “nie wejdzie ci na głowę” próbując rozszerzyć zakres współpracy, bo będzie twierdził, że “na coś innego się umawialiście i to wszystko miało wyglądać zupełnie inaczej”.

Zalety korzystania z umów:

• Jesteś postrzegany jako profesjonalista
• Oszczędzasz czas – masz czarno na białym na co się umawiacie – zwłaszcza, gdy klient niespodziewanie chce Ci dołożyć obowiązków lub zadań, bo twierdzi, że umawialiście się na coś innego
• Pracujesz na SWOIM egzemplarzu, nie musisz odsyłać umowy do prawnika do sprawdzenia lub stworzenia wzoru od podstaw
• Umowa służy większemu zaufaniu (wbrew pozorom). Pomaga odnaleźć się w sytuacji spornej lub (co dużo ważniejsze) takiej sytuacji uniknąć, bo ewentualne problemy wyjaśniamy WCZEŚNIEJ
• Zasady współpracy są rozpisane, jasne i zrozumiałe – wiadomo na jakich zasadach gramy i czego obie strony od siebie oczekują
• Możesz zabezpieczyć swoje interesy – ustawić się w lepszej sytuacji względem kontrahenta lub też zmniejszyć ryzyko kontraktu poprzez zastosowanie korzystniejszych postanowień umowy niż przepisy Kodeksu Cywilnego;
• Umowa będzie też najważniejszym dowodem przed sądem w sprawie dotyczącej współpracy

Czy w związku z ze zmianami w KRS i chaosem sądy działają?

Czy “opłaca” się podpisywać umowę, skoro niektóre media twierdzą, że w sądach panuje chaos i zaraz wszystkie wyroki będą anulowane? Przecież może się okazać, że podpiszesz umowę, pójdę do sądu, poniesiesz koszty i nic z tego nie będzie, bo ktoś uzna, że wyrok wydał sędzia, który nie ma prawa orzekać.

Problem KRS dotyczy obecnie głównie Sądu Najwyższego i czasem spraw karnych.

Sądy cywilne jak najbardziej działają. Mamy jednak do czynienia z pewnym chaosem i to powoduje, że procesy się wydłużyły.

Mimo to sprawy normalnie się toczą, zapadają wyroki i są dokonywane egzekucje komornicze.

Można więc śmiało sprawę w sądzie składać.

Czy warto iść do sądu, jeśli kontrahent nie ma pieniędzy?

Skoro jest “spłukany”, to i tak mi nie zapłaci… Po co mam się narażać na koszta sądowe, wynajem prawnika, skoro kontrahent nie będzie miał z czego mnie spłacić?

Warto iść do sądu, nawet jeśli kontrahent obecnie nie ma pieniędzy, ponieważ:

1. Dochodzenie swoich praw może być traktowane jako inwestycja na przyszłość
2. Sytuacja finansowa kontrahenta może się zmienić, co umożliwi odzyskanie należności
3. Istnieje możliwość naliczenia odsetek za opóźnienie w płatności, co zwiększa ostateczną kwotę do odzyskania
4. Lepiej mieć taki dług w zawieszeniu i mieć szansę choćby na częściową spłatę, niż nie mieć nic

Ile kosztuje przygotowanie przykładowej umowy – od prostej do skomplikowanej?

Stawki w umowach mogą być różne, zależne od czasochłonności i poziomu skomplikowania umowy.

Przyjęło się kilka sposobów rozliczeń, takich jak rozliczenie godzinowe (stawki od 100 do 800 zł/godzinę) czy ryczałt (z góry za przygotowanie umowy).

Przykładowo w przypadku przygotowania umowy ramowej na usługi marketingowe i porozumienia o zachowaniu poufności (NDA) przez Jurka, koszt wynosiłby 2500 zł za umowę ramową (10h pracy) oraz 1250 zł za NDA (5h pracy).

Na co zwrócić uwagę, gdy znajdujemy umowę w internecie i chcemy ją zmodyfikować?

Skąd mam wiedzieć, że wzór takiej umowy jest OK? Na co muszę zwrócić uwagę?

Warto wziąć pod uwagę następujące elementy:

1. Essentialia negotii — istotne elementy umowy, bez których umowa jest nieważna (np. w umowie sprzedaży będą to; określenie przedmiotu umowy, cena, termin zapłaty oraz termin odbioru)
2. Precyzyjne określenie stron i przedmiotu umowy
3. Wysokość wynagrodzenia lub ceny oraz termin i sposób zapłaty (w przypadku umów odpłatnych)
4. Obowiązki informacyjne i uprawnienia konsumentów (w przypadku umów z konsumentami)
5. Kwestie przekazania praw autorskich (w przypadku umów dotyczących utworów)

Należy pamiętać, że:

• Nie ma ogólnego wzoru sprawdzania umowy, ponieważ zależy to od konkretnej materii. Nie da się przygotować jednego, ogólnego, uniwersalnego klucza czy checklisty, według których będziemy to sprawdzać
• Umowy pobrane z internetu mogą być nieaktualne, niekompletne lub niezgodne z prawem
• Przerabianie umów bez odpowiedniej wiedzy może być ryzykowne

Czy lepiej działać z umową “jako-tako” zrobioną czy bez umowy?

Najlepiej mieć umowę profesjonalną, przygotowaną i sprawdzoną przez prawnika.

Jeżeli takiej nie mamy – lepszy rydz niż nic. Zawsze lepiej spisać to, na co się umawiamy, choćby nawet nieprofesjonalnie i chaotycznie, niż umawiać się na przysłowiową gębę.

W przypadku konfliktu będziemy mieli do czego wrócić. Ustalenia ustne mogą szybko stracić ważność w obliczu sporu. I bardzo trudno je udowodnić.

Ile średnio się czeka na koniec sprawy w sądzie?

Czy opłaca mi się podpisywać umowę, żeby ją potem egzekwować? Ile muszę czekać na wyrok sądu?

Obecnie spory sądowe trwają od 3 miesięcy (o ile sprawa kończy się wydaniem nakazu zapłaty) do nawet 2 lat – 3 lat, biorąc pod uwagę pierwszą i drugą instancję.

Kiedy sprawa jest “oczywista”, tzn. mamy umowę, którą kontrahent podpisał, wypełniliśmy jej warunki i mimo to nie zapłacił – możemy uśrednić, że na wydanie nakazu zapłaty będziemy czekali 3 miesiące.

Czy żeby iść do sądu potrzebuję zawsze umowę? Czy mogę się sądzić, jeśli nie podpisaliśmy umowy i dogadaliśmy się poprzez e-mail lub Messenger?

Bez umowy również można się sądzić, jednak dochodzenie roszczeń przed sądem staje się trudniejsze i bardziej ryzykowne. Umowa stanowi podstawowy dowód do egzekwowania obowiązków lub zobowiązań kontrahenta.

W przypadku braku umowy, negocjacje ugodowe mogą być utrudnione ze względu na różnicę zdań co do przedmiotu umowy. Pomimo braku umowy, można próbować zainicjować sprawę sądową, ale warto pamiętać o zwiększonym ryzyku i trudnościach związanych z brakiem pisemnych dowodów.

Umowa “ratuje tyłek” bo jest podstawą do ugody

Korzystając z umowy możesz też próbować negocjować z kontrahentem w kierunku rozwiązania ugodowego. Zawsze można się porozumieć, jeśli jest się do czego odwołać. Dobra umowa stanowi doskonałą podstawę, na której można wypracować jakiś kompromis. W obu przypadkach będzie się to opłacać.

Bez umowy sprawa sądowa będzie trudna, a negocjacje często niemożliwe z uwagi na różnicę zdań w zakresie przedmiotu umowy.

Czy jak napiszę e-maila z zakresem co zrobię – to jest traktowane jak umowa?

E-mail może być stosowany zamiast umowy w niektórych sytuacjach, jednak nie we wszystkich. Zgodnie z Kodeksem cywilnym, istnieją różne formy czynności prawnych, takie jak:

1. Forma pisemna (wydrukowane i podpisane strony umowy),
2. Dokumentowa (e-mail, skan)
3. Elektroniczna (podpis kwalifikowany)
4. Formy szczególne (np. akt notarialny).

Jeśli umowa nie wymaga określonej formy, e-mail może być użyty do zawarcia umowy i będzie wiążący dla obu stron.

Niemniej jednak niektóre rodzaje umów, np. przeniesienie praw autorskich, wymagają formy pisemnej, a nie e-mailowej.

W przypadku niedotrzymania wymaganej formy prawnej, umowa (lub jej fragment) będzie nieważna, co oznacza, że strony nie będą mogły się na nią powołać przed sądem.

Podsumowując, e-mail może być stosowany zamiast umowy w pewnych przypadkach, ale należy sprawdzić, czy dana umowa nie wymaga określonej formy.

Ponadto warto pamiętać, by zawierał wszystkie istotne aspekty, które powinna zawierać “papierowa” umowa.

Czy umowa wysłana skanem lub zdjęciem jest tak samo ważna jak ta podpisana, wydrukowana i wysłana pocztą?

Skan umowy może być wystarczający przed sądem w sytuacjach, gdy prawo nie wymaga określonej formy umowy.

Gdy prawo wymaga formy pisemnej (czyli wydrukowane kartki z podpisami), umowa musi być podpisana odręcznie przez obie strony.

W sytuacji, gdy prawo nie stawia warunków co do formy, umowa podpisana odręcznie i przekazana w formie skanu będzie ważna.

Natomiast, jeśli prawo wymaga konkretnej formy i zastrzega rygor nieważności, to odstąpienie od tej formy może skutkować nieważnością umowy (sąd nie będzie mógł wziąć pod uwagę jej postanowień i w świetle prawa taka umowa będzie nieważna).

Oto przykład 5 umów, które będą ważne jako skan:

1. Umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło).
2. Umowa najmu (najem mieszkania na krótki okres, np. kilka miesięcy).
3. Umowa sprzedaży rzeczy ruchomych (np. sprzedaż roweru, sprzętu AGD).
4. Umowa o współpracę handlową (np. dystrybucja towarów).
5. Umowa o wykonanie prac remontowych (np. malowanie, drobne prace budowlane).

Oto przykład 5 umów, które będą nieważne jako skan (wymagają innej formy):

1. Umowa darowizny nieruchomości (wymaga formy aktu notarialnego).
2. Umowa przeniesienia własności nieruchomości (wymaga formy aktu notarialnego).
3. Poręczenie długu (wymaga formy pisemnej).
4. Umowa ubezpieczenia na życie z ubezpieczycielem (wymaga formy pisemnej).
5. Umowa o przekazanie praw autorskich (wymaga formy pisemnej).

Na marginesie sugerowałbym jednak zawsze pracować na wzorach papierowych.

Czy własnoręcznie napisana umowa “z głowy” lub umowa “na gębę” jest ważna według polskiego prawa?”

Szeroko i ogólnie rzecz biorąc – jeśli taka umowa nie będzie naruszała prawa, będzie ważna.

Jednakże korzystanie z gotowych wzorów jest bezpieczniejsze, aby uniknąć ryzyka nieważności w przypadku konfliktów czy problemów prawnych.

Dlaczego korzystanie z umowy napisanej z głowy może być problematyczne?

1. Brak wiedzy prawnej – osoba tworząca umowę może nie znać wszystkich przepisów prawnych, co może prowadzić do nieścisłości i luki prawne, które mogą negatywnie wpłynąć na obie strony umowy.
2. Sformułowania – używanie nieprecyzyjnych lub nieodpowiednich sformułowań może prowadzić do niejasności i konfliktów interpretacyjnych, które utrudnią rozstrzygnięcie ewentualnych sporów.
3. Pominięcie kluczowych elementów – istnieje ryzyko, że tworząc umowę z głowy, można pominąć ważne postanowienia, które są niezbędne dla jej ważności lub skuteczności.
4. Brak ochrony prawnej – umowy, które nie spełniają wymogów ustawowych, mogą być uznane za nieważne lub nieskuteczne, co może prowadzić do utraty praw i korzyści wynikających z umowy dla obu stron.
5. Trudności w egzekwowaniu – brak profesjonalnej redakcji umowy może sprawić, że egzekwowanie praw i obowiązków stron będzie trudniejsze, zwłaszcza w przypadku sporów sądowych.

Stałe segmenty/elementy umowy – co musi się znaleźć? O jakich elementach technicznych/formalnych umowy należy pamiętać, by była ważna i wiążąca?

Trudno wyodrębnić dla wszystkich rodzajów umów stałe segmenty, ale ogólnie i ostrożnie możemy założyć, że powinny się w nich znaleźć następujące elementy:

1. Strony umowy: Precyzyjne określenie stron umowy, wraz z nazwą, siedzibą oraz numerem NIP (lub PESEL dla osób fizycznych).
2. Data i miejsce zawarcia umowy: Wskazanie dokładnej daty oraz miejsca zawarcia umowy.
3. Przedmiot umowy: Opisanie przedmiotu umowy, czyli tego, na czym konkretnie polega umowa (np. świadczenie usług, sprzedaż towarów).
4. Obowiązki stron: Określenie obowiązków stron, np. wykonanie usługi, dostarczenie towaru, zapłata wynagrodzenia.
5. Wynagrodzenie i sposób zapłaty: Ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz sposobu i terminu jego zapłaty.
6. Warunki rozwiązania umowy: Wskazanie ewentualnych możliwości rozwiązania umowy przez każdą ze stron.
7. Odpowiedzialność stron: Ustalenie odpowiedzialności stron, np. rękojmia, gwarancja lub odpowiedzialność kontraktowa.
8. Kary umowne: Określenie ewentualnych kar umownych w przypadku niewykonania umowy lub niewłaściwego jej wykonania.
9. Sposób kontaktu: Wskazanie sposobu wzajemnego kontaktu między stronami, np. e-mail, telefon.
10. Postanowienia końcowe: Umieszczenie wszelkich dodatkowych postanowień, np. dotyczących przekazywania informacji, rozstrzygania sporów.
11. Podpisy stron: Umieszczenie czytelnych podpisów obu stron umowy.

Kiedy zawarta przez nas umowa może zostać uznana za nieważną? Inaczej – czy jak naruszę jakoś prawo to ona automatycznie będzie nieważna?

Umowa może być z mocy nieważna w wielu przypadkach. Tutaj wymienimy najważniejsze:

1. Wada zgody: Występowanie błędu, podstępu, groźby lub podżeganie do zawarcia umowy mogą prowadzić do nieważności umowy (kiedy ktoś podpisał umowę, bo został zastraszony lub był szantażowany).
2. Naruszenie przepisów prawa: Jeśli umowa narusza obowiązujące przepisy prawa, może być uznana za nieważną.
3. Brak zdolności do czynności prawnych: Jeżeli któraś ze stron nie posiada pełnej zdolności do czynności prawnych (np. osoba małoletnia), umowa może być nieważna.
4. Niewłaściwa forma umowy: Jeśli umowa nie jest sporządzona w wymaganej przez prawo formie (np. brak aktu notarialnego tam, gdzie jest on wymagany), umowa będzie nieważna.
5. Brak istotnych elementów: Jeśli umowa nie zawiera wszystkich istotnych elementów wymaganych dla danego rodzaju umowy, może być uznana za nieważną (brak wymienionych stron umowy).
6. Sprzeczność z zasadami współżycia społecznego: Umowa sprzeczna z zasadami współżycia społecznego (np. umowa, w której jedna ze stron zobowiązuje się do kradzieży mienia należącego do osoby trzeciej) może być nieważna.

Warto pamiętać, że w umowach można zawrzeć klauzule, które mogą nas chronić przed uznaniem za nieważne części zapisów:

1. Klauzula salwatoryjna: To rozwiązanie stosowane w praktyce, które pozwala na utrzymanie ważności pozostałych postanowień umowy, nawet jeśli jedno z postanowień zostanie uznane za nieważne (np. przez sąd lub zmianę przepisów prawa).
2. Poszukiwanie alternatywnego rozwiązania: W przypadku stwierdzenia nieważności któregoś z postanowień, strony mogą poszukiwać innego rozwiązania, które najbardziej odpowiada treści postanowienia uznanego za nieważne

Kiedy musimy iść do prawnika / radcy / z jaką umową? A kiedy możemy przygotować taką umowę sami bez konsultacji?

Sugerowalibyśmy zawsze iść do prawnika, ale wiadomo — teoria i dobre porady swoje, a życie życiem, a koszty kosztami.

Można założyć, że im prostsza i bardziej powtarzalna jest umowa, tym większa szansa, że możemy bezpiecznie korzystać z gotowych wzorów.

Przy umowach “pospolitych”, takich jak umowy o pracę czy umowy sprzedaży, możemy często samodzielnie dostosować je do naszych potrzeb.

W przypadku bardziej skomplikowanych umów, szczególnie tych wymagających indywidualnego podejścia lub dotyczących większych kwot, warto skonsultować się z prawnikiem.

Pomoże to uniknąć ewentualnych problemów prawnych i zapewnić, że umowa będzie precyzyjnie dopasowana do naszych oczekiwań i wymagań.

Dodatkowo warto pamiętać, że im więcej czynników chcemy uwzględnić w umowie lub im bardziej chcemy się zabezpieczyć przed różnymi wariantami sytuacji, tym bardziej warto skorzystać z pomocy prawnika.

Specjalista będzie w stanie dostrzec wszelkie niuanse prawne i dodać odpowiednie klauzule, które zabezpieczą nasze interesy w przypadku ewentualnych konfliktów czy zmian sytuacji.

Pamiętaj, że to naturalne, że wzór umowy się zmienia!

Dopiero używając umowy w obrocie dowiemy się, które postanowienia nie są akceptowalne dla naszych kontrahentów i będą chcieli je negocjować.

Dowiemy się też, które postanowienia nas chronią, a które są szkodzą. Umowa będzie ewoluować razem z naszym biznesem i praktyką. Sztywnym wzorem mogą posługiwać się wyłącznie giganci i monopoliści.

Praktyka pokazuje, jakie postanowienia są akceptowalne dla kontrahentów, które chronią nasze interesy, a które są szkodliwe. Umowy ewoluują wraz z rozwojem biznesu, zmianami na rynku i naszym doświadczeniem. W obrocie B2B wzorce umów często są negocjowane i modyfikowane, co jest pozytywnym zjawiskiem.

Warto o tym pamiętać – umowa będzie się rozwijać wraz z naszym biznesem, oczekiwaniami kontrahentów oraz sprawami, które wynikną w trakcie współpracy.

Dopasowywanie umowy do zmieniających się potrzeb i sytuacji może przyczynić się do lepszego zabezpieczenia interesów oraz budowania trwałych relacji biznesowych.

Po czym poznasz dobrą umowę?

Dobra umowa powinna chronić obie strony i umożliwiać realizację celów, z uwzględnieniem interesów każdej ze stron.

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

• Newsletter SardynkiBiznesu.pl – zapisz się, żeby nie przegapić nowych wpisów
• Strona Sardynek na Facebooku – kliknij, dołącz, polub.
• Kanał YouTube – oprócz zapisów podcastów, znajdziesz tu materiały z prezentacjami działania programów oraz krótkie filmy z podpowiedziami i przemyśleniami.
• Strefa Sardynek – zestaw potrzebnych materiałów, dokumentów przydatnych w prowadzeniu małej firmy i tabelek Excel. Wszystko do pobrania za darmo, w jednym miejscu.

Masz pytania dotyczące tworzenia umów?

Jeżeli masz dodatkowe pytania dotyczące tworzenia umów dla małej firmy – zadaj je w komentarzu.

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.