Zarządzanie czasem w pracy – technika Pomodorro w praktyce

Dość długo szukałem techniki, która pomoże mi zarządzać czasem. Próbowałem różnych sposobów, z lepszym lub gorszym skutkiem. Aż trafiłem na Pomodorro i metoda bardzo przypadła mi do gustu.

Czy Pomodorro to najlepsza technika zarządzania czasem pracy?

Nie mam pojęcia czy jest najlepsza. Sprawdza się u mnie, wpis zostawiam, bo może przyda się również komuś z Was.

Jeżeli pracujesz w domu i masz swój lepszy lub inny skuteczny sposób zarządzania czasem – napisz koniecznie w komentarzu!

Na czym polega technika?

Technika Pomodorro polega na przeplataniu intensywnych okresów pracy krótkimi przerwami, podczas których całkowicie odrywasz się od zadań.

Ma to Ci pomóc regenerować umysł oraz zmaksymalizować efekty.

Dzięki pracy w krótkich odstępach czasu, masz mieć poczucie wiszącego nad głową deadline’u, co motywuje do efektywnego kończenia zadań.

To jest uczucie porównywalne z chęcią skończenia zadań przed wyjazdem na wakacje lub urlop.

Spinam się maksymalnie, by udało się skończyć jak największą liczbę rzeczy, by nic mnie nie “dusiło” podczas wywczasy. Tu jest podobnie – odmierzany czas wisi jak bat nad głową.

Dzięki przerwom produktywność nie spada również tak szybko jak przy kilku godzinach ciągłego siedzenia przed monitorem.

Sztandarowym okresem czasu jest sekwencja 25 minut pracy i 5 minut odpoczynku. Co 4 sekwencje powinno się zrobić dłuższą przerwę – 10 minutową.

Oczywiście technikę można dowolnie modyfikować w zależności od potrzeb.

Jak długo stosuję?

Pomodorro jako technikę zarządzania czasem pracy zacząłem stosować na w lutym 2017. Po trzech miesiącach tak się do niej przyzwyczaiłem, że czuję się nieswojo, gdy pomidorowy zegar nie odmierza sekund w tle.

Czy ta metoda zarządzania czasem pracy jest skuteczna?

Nie jestem w stanie podać efektów zmierzalnych, ale patrząc na listę zamkniętych zadań – efektywność mojej pracy wzrosła kolosalnie.

Widzę to po zamkniętych zadaniach i skończonych projektach.

Jestem w stanie efektywnie przepracować ok 8 – 10 godzin dziennie (mówię o mierzeniu samego, produktywnego czasu spędzanego przed komputerem).

Na przykład napisanie tego wpisu zajęło mi 3 pełne cykle czyli 75 minut. W pierwszym napisałem podpunkty, którymi chciałbym się zająć, w drugim po południu do podpunktów dopisałem akapity bez zwracania uwagi na powtórzenia i hiperpoprawność, w trzecim wyedytowałem wpis, dodałem linki, śródtytuły i poprawiłem błędy.

Co robię w przerwach?

Przerwa jest dobrą okazją, by zająć się drobnymi, domowymi rzeczami, które pomogą odsapnąć myślom od wiszących nad głową zadań: sprzątaniem, zmywaniem, przygotowaniem rzeczy na trening.

Staram się też rozciągać lub powtarzać przed lustrem techniki Krav Maga (oprócz firmy prowadzę zajęcia z samoobrony) – słowem robić coś, by rozruszać ciało, krew zaczęła żywiej krążyć i pomogła dotlenić mózg.

Często też puszczam jakiś ulubioną piosenkę do ćwiczeń, co jeszcze mocniej ładuje baterie (tu pisałem o tym, dlaczego warto spróbować pracować w ciszy).

Jest to też czas na zrobienie herbaty, koktajlu warzywnego czy soku.

Ważne jest to, by podczas przerwy od razu zerwać się, nie zbliżać się do komputera i rozruszać zastałe mięśnie.

Z czym miałem problemy, gdy ją zacząłem stosować?

Od samego początku było kilka poważnych problemów:

Pierwszym to skoncentrowanie się przede wszystkim na zadaniach – do dzisiaj walczę z różnymi rozpraszaczami czasu (Facebook, Wykop, poczta, telefon). Na tym polu czeka mnie jeszcze dużo pracy.

Drugim to podział zadań – z racji bardzo krótkich okresów czasu technika wymusiła na mnie dzielenie zadań na jak najmniejsze fragmenty, by ich ukończenie było jak najbardziej możliwe. Trochę czasu zajęło, zanim udało mi się tu wypracować system (na samym początku na kartkach zadań piętrzyły się całe listy niezamkniętych zadań, co było naprawdę frustrujące).

Trzecim – natychmiastowe oderwanie się od komputera, gdy wybijał czas zakończenia pracy.

Z tym miałem największy problem. Obecnie żelazną zasadą pracy z tą techniką jest to, że wstaję od razu, gdy słyszę dźwięk dzwonka.

Wcześniej zostawałem przy komputerze chcąc dokończyć rozpoczęte zadanie, przez co cały system się rozregulowywał i ani obejrzałem się, gdy z zadanych 25 minut pracy robiło się nagle 40 (w tym 10 poświęcałem na przeglądanie pierdół na Facebooku czy Wykopie).

Czwartym – oderwanie myśli.

Na początku bardzo ciężko oderwać się, gdy jakieś zadanie jest nieskończone. Cały czas myślałem, na czym się skupić. Tu pomogły ćwiczenia i muzyka – w  trakcie przerwy rozpraszała myśli o pracy (a o to chodzi)

Jak ją zmodyfikowałem?

Mimo najszczerszych chęci trudno utrzymać produktywność przez 12 godzin z tą metodą, gdy będziemy trzymali się wyłącznie sekwencji 5 minutowych. Okresy odpoczynku będą za krótkie, a zmęczenie będzie narastać.

Dlatego co 4 sekwencje robię dłuższą przerwę – na 20 minut. 

W środku dnia, w okresie największego kryzysu – pozwalam sobie na przerwę dwugodzinną. To czas na radosne domowe obowiązki, takie jak przygotowanie posiłków, rzeczy na trening, czy czytanie. Wtedy też można sobie uciąć drzemkę regeneracyjną 🙂

Gdzie znajdę zegar Pomodorro do odmierzania czasu?

Choć w internecie pojawiają się płatne aplikacje, na tej stronie znajdziesz prosty, bezpłatny zegar online. Możesz go włączyć w tle, ustawić przerwę na 5 i 10 minut oraz dźwięk dzwonka, który Ci odpowiada.

Pomodorro zegar online 

Autor

Radek Klimek

Tworzę treści. Jestem mistrzem w opowiadaniu, wymyślaniu i ubarwianiu historii.