Instrukcja napisania pozwu do sądu i odzyskanie należności.

Jak napisać pozew sądowy o niezapłaconą fakturę i gdzie go złożyć? Instrukcja dla małej firmy krok po kroku

Prowadzisz małą firmę, Twój kontrahent nie zapłacił faktury, i nie reaguje na kolejne e-maile, telefony, ponaglenia i wezwanie do zapłaty? W tym artykule dowiesz się jak uzupełnić formularz pozwu oraz m.in. jak określić sąd do którego należy złożyć pozew. Zajrzyj do naszej instrukcji krok po kroku dotyczącej złożenia pozwu w sądzie.

O tym jak pozew opłacić dowiesz się tutaj: Zasady obliczania i ponoszenia kosztów sądowych

Uwaga! AKTUALIZACJA ARTYKUŁU!  Wzory dokumentów oraz treść całości jest zgodna ze stanem prawnym na dzień 21.01.2021.

Kowboju przedsiębiorczości, zaraz odkryję przed tobą wiedzę tajemną, którą nie każdemu udało się zgłębić. Drogę tę odbędziemy po wyboistych i zawiłych drogach Kodeksu postępowania cywilnego (w skrócie k.p.c.). Wszystko czego się tutaj dowiesz wynika z przepisów tego Kodeksu. Zrób sobie mocną kawę (lub drinka, jeśli jesteś prawdziwym kocurem) i zaczynamy.

Spis Treści
Zwiń
Rozwiń

Pozew o zapłatę należności – formularze do pobrania (czysty formularz i wzór „jak wypełnić”

Zanim zaczniemy, pobierz przykładowo wypełniony dokument, o tutaj: Pobierz pozew o zapłatę – uzupełniony wzór i wyświetl go sobie, tak żebyś mógł do niego co jakiś czas spoglądać.

UWAGA! Ostatnia nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie 7 listopada 2019 r. wyrzuciła formularze ministerialne z obiegu – od dnia wejście w życie nowych przepisów nie ma już obowiązku składania pozwu na urzędowym formularzu.

Nie ma jednak przeszkód, aby w dalszym ciągu składać pozwy w formie pisemnego formularza. Jako, że formularze urzędowe straciły na aktualności, opracowaliśmy dla Was nowy formularz, który możecie pobrać tutaj: Pobierz pozew o zapłatę – wzór do uzupełnienia.

Nie trać wiary i Pamiętaj!

  • jeśli sprawa wydaje ci się zbyt skomplikowana zwróć się do profesjonalisty o pomoc – pracownicy sądu nie udzielają porad prawnych i nie doradzą ci w tym zakresie;
  • nauka przez praktykę to najlepszy sposób na otrzaskanie się w każdej sprawie życia codziennego i zawodowego. Uzupełnij, jak potrafisz, opłać i złóż – jeśli coś będzie nie tak, sąd wezwie cię do uzupełnienia braków. Jeżeli nie będziesz w stanie tego zrobić sam, zawsze możesz skorzystać z pomocy profesjonalisty!
  • ostatnia uwaga: niniejsza instrukcja dotyczy spraw o zapłatę między przedsiębiorcami, czyli sytuacji w której sprzedaliśmy nasz produkt lub usługę i nie otrzymaliśmy należnego nam wynagrodzenia od kontrahenta.

ŁYK KAWY I ZACZYNAMY!

Rubryka nr 1 – oznaczenie sądu

Pierwszy poważny problem: jak ustalić sąd właściwy do rozpoznania naszej sprawy?

Niestety, ale żeby udzielić ci odpowiedzi, która będzie dla ciebie zrozumiała muszę zwrócić uwagę na kilka podstawowych zasad postępowania cywilnego.

W k.p.c. mamy dwa rodzaje właściwości sądowej: rzeczową i miejscową. W dużym uproszczeniu właściwość rzeczowa to określenie kategorii spraw, którymi zajmują się sądy rejonowe i okręgowe, natomiast właściwość miejscowa określa terytorialną kompetencję sądów.

Właściwość miejscowa dzieli się na ogólną, przemienną i wyłączną. Poza tym istnieje coś takiego jak właściwość umowa, która może zostać przez strony uzgodniona w umowie w postaci klauzuli prorogacyjnej (klauzuli tej poświęcę więcej czasu w artykułach dotyczących sztuki tworzenia umów).

Zgodnie z właściwością miejscową ogólną, powództwo wytacza się przed sąd pierwszej instancji, w którego okręgu pozwany ma miejsce zamieszkania lub siedzibą (osoby prawne).

O właściwości rzeczowej musicie wiedzieć tyle, że dochodząc zapłaty od dłużnika należności, które przekraczają 75.000 zł będziecie sprawę musieli wnieść do właściwego miejscowo sądu okręgowego. Sprawy poniżej kwoty 75.000 zł będą rozpatrywane przez właściwy miejscowo sąd rejonowy.

Dobra, uciekamy już od tego prawniczego języka i wracamy do naszej sprawy. Sprzedaliśmy kontrahentowi towar, wystawiliśmy fakturę, właśnie uzupełniamy formularz pozwu i musimy określić sąd do którego ten pozew poleci.

Zacznijcie najpierw od sprawdzenia, czy możecie pozew wnieść przed Sąd w waszej bezpośredniej okolicy. Według właściwości ogólnej, pozew należy złożyć do Sądu w którego okręgu pozwany ma miejsce zamieszkania lub siedziby. Jednakże korzystając z właściwości przemiennej możemy w sprawach związanych z umowami (art. 34 Kodeksu postępowania cywilnego) wnieść sprawę przed Sąd w którym umowa miała być wykonana. Zgodnie z treścią art. 34 § 2 k.p.c.  za miejsce wykonania umowy uważa się miejsce spełnienia świadczenia charakterystycznego dla umów danego rodzaju, w szczególności w przypadku:

1) sprzedaży rzeczy ruchomych – miejsce, do którego rzeczy te zgodnie z umową zostały lub miały zostać dostarczone;

2) świadczenia usług – miejsce, w którym usługi zgodnie z umową były lub miały być świadczone.

Ważne! W przypadku wątpliwości miejsce wykonania umowy powinno być stwierdzone dokumentem.

Przykład: Jeśli sprzedaliście towar z odbiorem własnym przez kupującego to pozew będziecie mogli wnieść do Sądu, który będzie właściwy ze względu na Wasze miejsce zamieszkania. Jeżeli jednak sprzedaliście towar i dostarczyliście go do miejsca zamieszkania Kupującego to niestety, ale pozew będziecie musieli wnieść przed Sąd właściwy dla pozwanego.

Niestety nowelizacja przepisu art. 34 Kodeksu postępowania cywilnego, wykluczyła możliwość powołania się na art. 454 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego (w skrócie k.c.), który w sprawach dotyczących zapłaty pieniędzy ustalał jako miejsce „wykonania umowy” miejsce zamieszkania lub siedzibę sprzedawcy.

Jak już ustalicie według czyjego miejsca zamieszkania lub siedziby będziecie składać pozew to konkretny Sąd pomorze wam ustalić to darmowa wyszukiwarka instytucji autorstwa prawniczego wydawnictwa Wolter Kluwer, dostępna pod adresem: Darmowa wyszukiwarka instytucji

Wystarczy jak uzupełnicie odpowiednie dane adresowe i wyszukiwarka wskażę Wam właściwy Sąd.

PAMIĘTAJCIE jeszcze o tym, że do spraw między przedsiębiorcami uprawnione są wydziały gospodarcze. Spokojnie, spokojnie wyszukiwarka instytucji pozwoli wam zlokalizować właściwy miejscowo wydział gospodarczy.

WAŻNE! Zmiana art. 34 k.p.c. zabrała wierzycielom (czyli tym co dochodzą swoich pieniędzy) możliwość łatwiejszego procesowania się z dłużnikami, albowiem w stanowczej większości przypadku trzeba będzie składać pozwy przed sądy właściwe dla pozwanych dłużników. Kodeks postępowania cywilnego w art. 46 stwarza możliwość umówienia się ze swoim kontrahentem na sąd, który będzie właściwy w przypadku zaistnienia między wami sporu prawnego. To może być dowolny Sąd, nawet ten właściwy ze względu na nasze miejsce zamieszkania lub siedziby. Standardowa klauzula prorogacyjna (właściwości umownej) powinna brzmieć: „Ewentualne spory zaistniałe na tle niniejszej umowy, będą rozpatrywane przez Sąd właściwy miejscowo dla … (w zależności od charakteru umowy, w tym miejscu umowy trzeba będzie wskazać nazwę strony – sprzedającego, zleceniobiorcy, wykonawcy)”.

Rubryka nr 2 i 3 – powód i pozwany

Można by ładnie po łacinie i z definicją z jakiegoś komentarza do Kodeksu, ale rzecz jest prosta powód to osoba występująca z powództwem (pozwem) – w naszej sprawie powodem jest przedsiębiorca Radosław Klimek. Pozwany to osoba od której dochodzimy naszych roszczeń – w naszym przykładzie pozwanym jestem ja, grający w sprawie właściciela przedsiębiorstwa „Orły Temidy”.

Uwagi praktyczne – jak opisać powoda:

  • w rubrykę wpisujemy swoje imię, nazwisko, adres zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej (musi to być adres na którym, na bieżąco odbieracie korespondencję).
  • jeśli nie prowadzimy działalności to podajemy swój numer PESEL, jeśli występujemy jako przedsiębiorca to wskazujemy zamiast peselu, swój numer NIP. Jeśli prowadzimy działalność w formie spółki prawa handlowego to podajemy numer KRS.

Uwagi praktyczne – jak opisać pozwanego:

  • pozwanego określamy podobnie jak nas, przy czym nie mamy obowiązku wskazywania nr PESEL, nr NIP, czy nr KRS– oczywiście w dobrym tonie jest przekazać te informacje, jeśli mamy do nich dostęp.
  • jeśli z jakiegoś powodu mamy więcej pozwanych to wskazujemy ich wszystkich (np. sprzedaż na rzecz kilku osób lub małżeństwa).
  • dane przedsiębiorców – osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą są zawarte w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 
  • dane przedsiębiorców – spółek prawa handlowego znajdziemy w wyszukiwarce podmiotów Krajowego Rejestru Sądowego
  • PAMIETAJ! pozywając spółkę cywilną musimy wymienić wszystkich wspólników jako pozwanych. Spółka cywilna jest umową między wspólnikami i nie ma osobowości prawej.

Rubryki nr 4 – wartość przedmiotu sporu (w skrócie „WPS”)

WPS to innymi słowy suma należności, których dochodzimy od naszego dłużnika. Jeśli kontrahent zalega nam z płatnością jednej faktury na 200 zł to WPS-em będzie 200 zł. Jeżeli jednak kontrahent zalega nam z płatnością kilkunastu faktur to WPS-em będzie suma tych wszystkich niezapłaconych kwot.

Do WPS-u, z reguły, nie wliczamy odsetek, kosztów sądowych lub kosztów odzyskiwania należności z ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Musisz wiedzieć, że w praktyce rozróżnia się pretensję główną – dług naszego kontrahenta oraz należności uboczne – odsetki, pożytki i koszty (art. 20 k.p.c.).

WPS podajemy w złotych, zaokrąglając w górę do pełnego złotego (art. 1261 § 3 k.p.c.).

Rubryki od 5 do 5.5 – wnioski pozwu, czyli czego chcemy od sądu

Powinniście zwrócić na te rubryki szczególną uwagę, albowiem na podstawie tego, co tu napiszemy Sąd będzie orzekał.

Jak wypełnić rubryki:

Żądana kwota [rubryka na 5.1.] – odmiennie od WPS, w tej rubryce wskazujemy rzeczywistą kwotę, której żądamy.

Odsetki [rubryka nr 5.2.] – W sprawach o zapłatę, jeśli po obu stronach występuję przedsiębiorca, możemy domagać się ustawowych odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. W sytuacji, w której naszym pozwanym jest osoba fizyczna (konsument) to możemy od niej żądać ustawowych odsetek za opóźnienie.

Pamiętajcie! Jeśli dokonacie kapitalizacji odsetek to również będziecie mogli żądać wyłącznie ustawowych odsetek za opóźnienie, a nie ustawowych odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, bez względu, czy po drugiej stronie będziemy mieli przedsiębiorstwo, czy konsumenta.

W rubryce wpisujemy kwotę lub kwoty, od których mają być naliczane odsetki. Jeśli dochodzimy zapłaty kilku faktur, każdej wystawionej w innym dniu z innym terminem płatności to musimy kwoty z tych faktur wymienić. Możemy też wcześniej dokonać kapitalizacji odsetek np. na dzień sporządzenia pozwu i w taki wypadku w rubryce tej wpiszemy sumę kwot z faktur z odsetkami. Odsetki pomoże wam skapitalizować księgowy.

Jak już uzupełnimy kwotę to musimy określić datę – za jaki okres sąd ma nam zasądzić odsetki. Odsetki przysługują nam od dnia wymagalności, czyli od dnia następnego po ostatnim dniu terminu płatności. Sprawdźcie jak zrobiłem to na naszym przykładowym pozwie.

Jeśli skapitalizowaliście wcześniej odsetki, to żeby uniknąć zabronionego w Polsce anatocyzmu (naliczania odsetek od odsetek), wpiszcie jako datę początkową „od dnia wniesienia pozwu”.

Datą końcową, w omawianym przez nas przykładzie, będzie dzień zapłaty zasądzonych należności przez dłużnika.

Żądanie zwrotu kosztów procesu (rubryka nr 5.3.) – poprawne wypełnienie tej rubryki pozwoli sądowi zasądzić na naszą rzecz zwrot poniesionych przez nas kosztów procesu tj. opłaty sądowej.

inne wnioski pozwu (rubryki nr 5.4. – 5.5.) – są to standardowe wnioski, aby Sąd w przypadku konieczności wyznaczenia rozprawy mógł ją rozpoznać bez naszego udziału oraz żeby wydał wyrok zaoczny, jeśli na rozprawę nie stawi się nasz pozwany.

Rubryka od 6 do 6.3 –  oświadczenie powoda

W tej rubryce zawarte są oświadczenia, które musimy złożyć w pozwie. Bez tych oświadczeń Sąd nasz pozew byłby dotknięty brakami formalnymi.

Data wymagalności roszczenia (rubryka nr 6.1.) – data wymagalności roszczenia ma ułatwić Sądowi sprawdzenie daty przedawnienia roszczenia. Wymagalność roszczenia można określić obliczając żądane odsetki.

Informacja o próbie pozasądowego rozwiązania sprawy (rubryka nr 6.2.) – Jeśli skorzystaliście z naszego wzoru wezwania do zapłaty to spokojnie możecie cytować fragment, który znajdziecie w przykładowym pozwie zamieszczonym na naszej stronie.

W innym wypadku, kierując się instrukcją, będziecie musieli wyjaśnić czy podjęliście próbę mediacji, a jeśli nie to dlaczego. Najprościej jest napisać że wzywaliście pozwanego do zapłaty, lecz nie odpowiedział on na to wezwanie i tym samym nie dał wam sposobności do przeprowadzania pertraktacji polubownych.

Podanie adresu poczty elektronicznej (rubryka nr 6.3.) – na podstawie art. 4583 k.p.c. musimy w sprawach gospodarczych wskazywać swój adres e-mail, a jeśli go nie mamy to oświadczenie, że nie posiadamy adresu poczty elektronicznej.

Rubryka nr 7 – uzasadnienie

W uzasadnieniu pozwu opisać należy przebieg współpracy i przedmiot zobowiązania. Należy unikać wycieczek osobistych oraz emocjonalnych wystąpień. Możemy wymienić wstępnie dowody na których się opieramy lub których przeprowadzenia będziemy żądać. Dobrze widziany jest prosty, jednoznaczny język bez wyszukanych sformułowań lub kwiecistych opisów.

Jeśli korzystamy z przemiennej właściwości miejscowej sądu musimy wytłumaczyć się z podstawy prawnej lub faktycznej.

Rubryka nr 8 – dowody

Na formularzu wnioski dowodowe zostały podzielone na dwie kolumny: pierwsze z lewej dotyczą zgłaszanych dowodów (np. dokument faktury VAT, umowy, przesłuchania świadków, wezwanie do zapłaty), te z prawej zaś określają fakt, który chcemy udowodnić (np. fakturą vat lub umową stwierdzamy podstawy i zakres zobowiązania; potwierdzeniem dostawy lub protokołem odbioru stwierdzamy wykonanie przez nas tego zobowiązania; wydrukami z CEIDG potwierdzamy fakt prowadzenia przez Strony działalności gospodarczej).

Co może być dowodem? KPC wymienia ogólnie: dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych, oględziny, przesłuchanie stron i inne środki dowodowe takie jak np. badanie krwi.

Nie jesteśmy tu jednak dla doktoryzowania się z procedury cywilnej – w sprawach o zapłatę przydarzą nam się głównie dowody z dokumentów w postaci:

  • spisanej umowy (jeśli mamy) lub faktury (najczęściej) lub korespondencji e-mail (czasami zdarza się, że nie mamy spisanej umowy, ale zakres współpracy uzgodniliśmy w mailach). Tymi dowodami będziemy starać się wykazać istnienie zobowiązania (umowy) oraz jego zakresu.
  • potwierdzenia dostawy lub protokołów odbioru prac/wykonania usługi lub – znowu – korespondencji e-mail potwierdzającej wykonanie przez nas umowy. Dzięki tym dokumentom wykażemy, że wykonaliśmy wiążące nas obowiązki i mamy podstawy do żądania należnego nam wynagrodzenia.
  • wezwań do zapłaty wraz z potwierdzeniami odbiorów. Wezwanie może mieć postać elektroniczną, ale lepiej jest wysłać wezwanie w tradycyjnej formie pisemnej. Więcej o wezwaniu do zapłaty dowiecie się tutaj: Wezwanie do zapłaty i odzyskanie należności w małej firmie
  • wydruków z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) dla udowodnienia, że my oraz nasz kontrahent prowadzimy działalność gospodarczą.
  • w przypadku kapitalizacji odsetek wskazane byłoby dołączenie noty odsetkowej z której ta kapitalizacja wynika.

W drodze wyjątku możemy zawnioskować dowód z przesłuchania stron, jeśli nasz materiał dowodowy jest naprawdę ubogi – dysponujemy wyłącznie fakturą VAT i śladową korespondencją mailową. Dowód ze świadków podajemy w taki sposób: przesłuchanie świadka Jana Kowalskiego, wezwanie na adres: ul. Kowalskich 12, 43 – 100 Janowo. W rubryce „fakt podlegający stwierdzeniu” wymieniamy okoliczności, których chcemy dowieść przesłuchaniem świadka np. zawarcie umowy, podstawowy i zakres zobowiązania, przebieg współpracy, potwierdzenie wykonania umowy.

Korzystając z naszego wzoru zachowajcie porządek i łącznie oznaczeniem literowym (A,B,C,D) środki dowodowe z faktami, które chcecie tymi środkami udowodnić.

Już prawnie koniec!

Rubryka nr 9 – załączniki

W tym miejscu wymieniamy wszystkie dokumenty, które załączamy do pozwu. Zaczynamy od ilości odpisów pozwu, których liczba jest uzależniona od liczby osób lub podmiotów przez nas pozwanych (liczba pozwanych = liczba odpisów).

Dodatkowo jeśli prowadzimy działalność w formie spółki prawa handlowego, będziemy musieli wymienić w tym miejscu i dołączyć do pozwu, aktualny na dzień składania pozwu wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego.

Dalej wymieniamy po kolei dokumenty, wskazane przez nas wcześniej jako dowody. Nie musimy do pozwu dołączać oryginałów, wystarczą kopie. Pamiętajcie, żeby dołączane dokumenty były czytelne!

WAŻNE!

Jako załącznik należy wymienić potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej, najłatwiej poprzez dołączenie do pozwu potwierdzenia przelewu.

OSTATNIA UWAGA – wszystkie niewykorzystane rubryki należy przekreślić – zróbcie to na sam koniec.

Rubryka nr 10 – podajemy nasze imię i nazwisko

Rubryka nr 11 – składamy odręczny podpis

Rubryka nr 12 – wskazujemy datę sporządzenia pozwu

Jak przygotować pozew do wysyłki/złożenia?

Pozew zawsze składamy w jednym egzemplarzu do Sądu oraz po jednym egzemplarzu dla pozwanych. Jeśli mamy jednego pozwanego to musimy skompletować dwa egzemplarze pozwu (jeden dla Sądu, drugi dla pozwanego).

Do każdego egzemplarza pozwu dokładamy wymienione przez nas załączniki. Pamiętajcie, aby przygotować sobie kompletny egzemplarz (pozew + załączniki) dla siebie, jako kopię.

Pozew w odpowiedniej ilości egzemplarzy możemy złożyć bezpośrednio w biurze podawczym Sądu – w takim przypadku pamiętajcie, aby pracownik Sądu opatrzył Twoją kopię stemplem potwierdzającym przyjęcie pozwu. Możemy też wysłać egzemplarze pozwu listem poleconym na adres Sądu.

Pozostaje mi życzyć wam powodzenia, a przede wszystkim skutecznego wyegzekwowania należności od dłużnika!

Następnym krokiem po uzyskaniu nakazu zapłaty lub wyroku będzie skierowanie sprawy do postępowania egzekucyjnego – wskazówki już wkrótce!

Złożyłem pozew i co dalej? Jak mam odzyskać pieniądze?

 

Teraz czekamy na rozpatrzenie sprawy przez sąd. Następnym krokiem po uzyskaniu nakazu zapłaty lub wyroku będzie skierowanie sprawy do postępowania egzekucyjnego – wskazówki już wkrótce!

Wymienione w artykule odnośniki i dokumenty do pobrania:

Niżej znajdziesz listę wymienionych w artykule dokumentów i odnośników.

Powiązane artykuły z serii:

Ten artykuł jest jednym z serii, która dotyczy odzyskania należności w małej firmie. Sprawdź jeszcze te wpisy:

Masz pytania?

Masz pytania dotyczące złożenia pozwu? Pisz w komentarzu, postaram się odpowiedzieć!

Artykuł został zaktualizowany w dniu 21.01.2021 i jest zgodny ze stanem prawnym na ten dzień.

Oceń artykuł
[Głosów: 6 Średnia: 4.3]

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do newslettera, otrzymuj informacje o nowych artykułach, odbierz dostęp do ponad 60 wzorów dokumentów, szablonów, grafik i Exceli.

Zasady obliczania i ponoszenia kosztów sądowych w sprawach dotyczących niezapłaconych faktur Następny artykuł
Zasady obliczania i ponoszenia kosztów sądowych w sprawach dotyczących niezapłaconych faktur
Czy warto wysyłać e-maile w małej, lokalnej firmie? | Newsletter czyli doskonały sposób komunikacji z klientem | PODCAST 07 Poprzedni artykuł
Czy warto wysyłać e-maile w małej, lokalnej firmie? | Newsletter czyli doskonały sposób komunikacji z klientem | PODCAST 07
Zostaw komentarz
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments