Pracując ze sobą u siebie | 26 sposobów na zwiększenie efektywności pracy w domu | PODCAST 05

Pracując ze sobą u siebie | 26 sposobów na zwiększenie efektywności pracy w domu | PODCAST 05

Jeżeli dużo pracujesz w domu przy komputerze i coś idzie nie tak, bo czujesz, że mógłbyś robić więcej i działać efektywniej… to ten odcinek podcastu jest dla Ciebie!

Dlaczego ośmielam się opowiadać o tym, jak usprawnić pracę w domu?

W domu pracuję od 2014 roku. I większość tego czasu to była prawdziwa droga przez mękę. W tym czasie popełniłem masę błędów, dużo rzeczy również się nauczyłem. Musiałem w sobie wyrobić kilka nawyków, często zgrzytając zębami.

Mam nadzieję, że to, że podzielę się przemyśleniami pomoże innym osobom uniknąć podobnych pomyłek i od razu wystartujecie trzy kroki do przodu.

Moim zdaniem praca w domu do przyszłość – wydaje się, że rynek pracy zmierza ku temu, by pracowników z biur delegować do pracy zdalnej.

Chciałbym jednak to jasno to podkreślić: uważam pracę w domu za ekstremalnie trudną – przede wszystkim ze względu na to, że ciągle dookoła atakuje mnóstwo rozpraszaczy, które są niczym mały, chichoczący diabełek, siedzący za uchem.

Rozpraszacze owe robią wszystko, by choć na chwilę  oderwać od pracy właściwej i ciągle przeszkadzają w tym, by się skupić i skoncentrować na tym co jest najważniejsze.

Jeżeli masz podobne problemy i przemyślenia – myślę, że ten podcast powinien Ci przypaść do gustu.

Przesłuchaj, sprawdź, przeczytaj i wypróbuj to co okaże się najbardziej kuszące i wartościowe.

Praca w domu wymaga dużo samozaparcia, samodyscypliny i (często nudnej) powtarzalności. Z jednej strony jest super, bo sam sobie jestem szefem, sterem, żeglarzem i okrętem, a z drugiej… jestem sobie szefem, sterem, żeglarzem i okrętem. I weź tu się zmotywuj do działania 😉

Przesłuchaj podcast:

O czym będzie ten odcinek?

To taki podcast matka, podczas tworzenia którego, w głowie pojawiło się kilka interesujących inspiracji, które mogą stać się zaczynem kolejnych części. Myślę, że te 26 sposobów na zwiększenie efektywności stanie się przyczynkiem i punktem wyjścia do co najmniej dziesięciu nowych podcastów i wpisów.

Niniejszy odcinek zamieszczam dwa miesiące po nagraniu. Teraz, gdy go przesłuchałem jeszcze raz, to nie ukrywam, że zabrałbym się doń całkiem inaczej. Bardzie uporządkował, dopisał kilka nowych rzeczy, a inne mocniej podkreślił (mapy myśli, planery). Z drugiej strony jest to ciekawe wyzwanie – tak by za rok dograć ulepszoną wersję i zobaczyć co się zmieniło.

Jak zwykle – rozszerzoną wersję audio znajdziecie na wszystkich kanałach (lista jest na dole wpisu), dla wzrokowców jest przygotowana wersja z planszami na YouTube – link – kliknij i obejrzyj  (z klikalnym spisem treści), a jeżeli nie chce Wam się słuchać – w dalszej części wpisu przygotowałem krótkie streszczenie zawartości, wybierając to co uznałem za najciekawsze i warte podkreślenia.

Zatem, o czym opowiadam w tej wersji?

  • o prostych sposobach, które w trakcie pracy w domu pomogą zaoszczędzić czas i później pieniądze – czyli monotematyka na bogatości, jak to u mnie
  • o misz-maszu nawyków, metod i programów, które sam przetestowałem i traktuję jako żelazne usprawniacze pracy

Zanim zaczniesz słuchać – jak wdrożyć te metody?

Jak zawsze chciałbym zaznaczyć, że nie uważam, bym miał monopol na prawdę i nie prezentuję jedynej słusznej drogi usprawniającej pracę. To co sprawdziło się u mnie, nie zawsze będzie działać u innych. Jednakże, będę przeszczęśliwy, jeżeli choć jedna lub kilka z poniższych metod okaże się pomocna i sprawi, że Twoja praca nabierze tempa, a Ty zyskasz więcej czasu i co najważniejsze – większą satysfakcję z tego co robisz.

Dlatego, bardzo chciałbym podkreślić następujące rzeczy:

  • nie wszystkie  metody muszą Ci przypaść do gustu
  • nie wszystkie będą jednakowo skuteczne
  • może się okazać, że część z tych rzeczy u Ciebie w ogóle nie działa
  • nie wszystkie są łatwe, z niektórymi trzeba się namęczyć
  • kluczem jest to, by próbować nie przestawać – nawet jeżeli coś nie wyjdzie kilka raz z rzędu, albo któryś z tych sposobów odpuścisz
  • nie musisz wdrażać wszystkich sposobów na raz
  • wypróbuj je na zasadzie jedna na miesiąc – w przeciągu dwóch lat uda Ci się spokojnie przetestować wszystkie

Tu warto wspomnieć, że wdrożenie nowych nawyków to również trudna i czasochłonna praca – jeżeli chcielibyście o tym przesłuchać odcinek – dajcie znać w komentarzu.

Komu się przyda ten odcinek?

W skrócie – wszystkim, którzy pracują w domu, a w szczególności:

  • freelancerom, którzy obsługują kilku klientów
  • właścicielom firmy, którzy dużo pracują przy komputerze
  • osobom, które rozważają założenie firmy i freelancing (czyli wolny zawód) jest tym, co chcą robić w życiu
  • bliskim właścicieli firm, którzy zajmują się pracą biurowo – księgową (gdy żona lub kuzynka pomaga Ci w biznesie)
  • być może studentom, którzy dużo uczą się w domu
  • osobom, które pracują przy komputerze i mają problem ze skupieniem
  • osobom, które dorabiają pracując przy komputerze, realizując mikrozlecenia – teksty, grafiki, obsługa social media
  •  osobom, które prowadzą fanpage, blogi, inne kanały social – marketerom w firmach i drobnym przesdiębiorcom, którzy sami opracowują działania marketingowe

W czym może Ci pomóc ten podcast, co ułatwi, jak zmieni Twój styl pracy?

Dlaczego warto przesłuchać akurat tego odcinka?

  • przede wszystkim oszczędzi czas
  • pomoże oszczędzić pieniądze
  • pomoże uporać się z wiecznym rozpraszaniem podczas pracy w domu
  • pomoże uporać się  z dużymi, trudnymi zadaniami
  • wykorzeni, irytujące, powtarzalne, czasochłonne i bezproduktywne czynności, które nic nie wnoszą do rozwoju firmy, a tylko paraliżują, pochłaniają czas i mogą zająć pół dni

Najważniejsze rzeczy – czyli podcast w skrócie:

1. Zamykaj okienka przeglądarki 

Otwarte okna przeglądarki to iście kuszący, szatański wynalazek, który zachęca do kolejnych kliknięć i kradnie czas. Puszczanie muzyki na YouTube, przeglądnie Facebooka lub odpisywanie na e-maile… Takich przykładów łotrowskich złodziejaszków są dziesiątki. I ani się obejrzysz, gdy zmarnujesz kilkanaście minut na bezproduktywnych czynnościach. Podczas pracy otwieraj tylko i pracuj na tych oknach, które są faktycznie niezbędne.

2. Rób listy zadań

Beznadziejna lista jest lepsza niż żadna. Nie idź na żywioł, nie „gaś pożarów”. Rozplanuj czasowo i hierarchicznie to czym masz się zająć. Codziennie wieczorem przejrzyj i sprawdź zadania na następny dzień. Planuj również w dłuższej perspektywie (miesiąc, kwartał, rok, 5 lat). Ustal początek, koniec i czas realizacji każdego zadania. Wielkie kolosy podziel na mniejsze, łatwe do zamknięcia. Używaj kartki i długopisu, kalendarza lub planera zadań online.

3. Wyłącz telefon

Unikaj rozpraszania przez wiecznie dzwoniący telefon i odrywający Cię od zadań telefon. Podczas ważnej pracy po prostu go wycisz. Zobaczysz, świat się nie zawali. Ludzie wytrzymają kilka godzin bez kontaktu z Tobą. Wyznacz czas, kiedy oddzwonisz na wszystkie nieodebrane połączenia.

4. Posprzątaj biurko i otoczenie

Czyste, skromne i minimalistyczne otoczenie pomaga się skupić. Im więcej rzeczy dookoła Ciebie, tym więcej elementów Cię odrywa od zadania. Zabdaj o posprzątane, czyste biurko. Usuń wszystkie niepotrzebne elementy wystroju, które znajdują się w zasięgu wzroku Twojego miejsca pracy.

5. Wyrzucaj rzeczy bieżące na kartkę

Podczas pracy wpada Ci do głowy genialny pomysł, błyskotliwa idea, ważna praca, którą musisz się natychmiast zająć? OK, to na pewno jest ważne, ale nie na tę chwilę. Miej pod ręką notes i długopis – zapisuj na nim wszystkie inspirujące rzeczy, by ich nie zapomnieć. dzięki temu możesz do nich wrócić w porze, która będzie bardziej odpowiednia.

6. Ustal reguły i rytuały oraz zadbaj o sprawne zarządzanie czasem 

Życie według harmonogramu wcale nie jest nudne. Wręcz przeciwnie – masz dużo więcej czasu na ważne rzeczy! Ustal reguły, plan dnia, żelazne zasady, których będziesz się trzymał. Pilnuj porządku i planu dnia.

7. Ustal harmonogram według ważności zadań

Jeżeli atakują cię dziennie dziesiątki zadań – przystopuj, zastanów się. Ustal ich priorytety, sprawdź które są najważniejsze. Być może częścią w ogóle nie musisz się zajmować? Dzień pracy zaczynaj od tych czynności, które wymagają największej energii / są najgorsze / przynoszą największe efekty. Wtedy jesteś najbardziej wypoczęty i masz najwięcej siły, weny i energii! Nie daj również czekać zleceniom – tak, by Twoja praca nie zatrzymywała kogoś, komu podzleczasz zadania. Na koniec dnia zostaw sobie drobne, powtarzalne, nie wymagające pełnego skupienia czynności takie jak maile, telefony, wprowadzania do systemu, odpowiadania na pytania zleceniobiorców, drobne rzeczy i poprawki.

8. Tryb pracy dzienny

Jeżeli jesteś typem sowy – spróbuj przestawić się na dzienno-poranny tryb pracy. Sprawdź czy efekty nie będą większe, a sam nie będziesz miał więcej energii. Na początku dnia masz zdecydowanie więcej energii niż w wieczorem i w nocy. 

9. Zadbaj o konkretne śniadania

Śniadanie do najważniejszy posiłek. Dzięki niemu już na start zadbasz o solidnego kopniaka energetycznego. Bez dobrego, pożywnego śniadania już w połowie dnia będziesz senny i ospały – będziesz musiał szukać dodatkowych stymulantów takich jak kawa lub cola. A to w dłuższej perspektywie zabija kreatywność i chęć do działania.

10. Aktywność na start

Praca w domu ma tę olbrzymią zaletę, że bardzo elastycznie możesz gospodarować godzinami pracy. Jeżeli dziko, chaotycznie i nerwowo zaczniesz ranek – przeniesie się to na całą resztę dnia. Spróbuj na początku dnia roboczego się wyciszyć – zjedz w spokoju śniadanie, poczytaj lekturę, wyjdź na spacer. Zacznij od sportu, modlitwy lub medytacji – czegoś co cię uspokaja i naładuje dobrą energią. Unikaj odpalenia smartfona, przeglądania mediów społecznościowych, odpisywania na e-maile i szeroko rozumianej aktywności cyfrowej – bo Twoja głowa od razu zostanie zaatakowana dziesiątkami niepotrzebnych, śmieciowych informacji.

11. Zapisuj pliki według schematu

Ustal konkretny schemat zapisu, dokumentacji i archiwizacji plików oraz dokumentów. Unikniesz chaosu na dysku i w przypadku pilnego odnalezienia jakiś danych – będziesz mógł je błyskawicznie znaleźć. To oszczędzi mnóstwo czasu i nerwów. Zwłaszcza w przypadku faktur i grafik. Proponowany przeze mnie sposób zapisu faktur:

Dzienna data, rodzaj dokumenty, nazwa firmy, za co została wystawiona.

Proponowany przeze mnie sposób zapisu grafik:

Dzienna data, rodzaj grafiki, co na niej jest, rozmiar, wersja.

12. Używaj multischowka

Jeżeli bardzo dużo pracujesz z komputerem i często korzystasz z funkcji kopiowania tekstu – to jest to jedno z tych narzędzi, które są niezbędne. Po tygodniu używania będziesz w szoku, jak wcześniej mogłeś bez niego żyć i pracować.

Zobacz jak działa i dlaczego warto zainstalować multischowek.

13. Rób backup (kopię danych)

Stare przysłowie marketingowe mówi o tym, że ludzie dzielą się na tych którzy robią backup i będą robili. Coś w tym jest. Zadbaj choćby o najprostszą kopię danych – trzymaj pliki w chmurze lub na zewnętrznym dysku twardym (najlepiej w innym pomieszczeniu / miejscu). W przypadku awarii będziesz sobie gratulował przez miesiąc dobrej decyzji.

14. Używaj programu do screenshotów i nagrywania 

Dobry film lub zdjęcie problemu w komputerze wyraża więcej niż tysiąc słów. Jeżeli zainstalujesz taki program – zdziwisz się jak często go używasz. Przydaje się bardzo często – zwłaszcza gdy na stronie / w aplikacji pojawia się jakiś problem i musisz go zgłosić komuś, kto go sprawnie naprawi. Lub musisz pokazać nowemu pracownikowi, gdzie, co jak ma kliknąć lub wypełnić. 

Zobacz jak działa przykładowa aplikacja do zrzutów ekranu (screenshotów)

15. Folder tymczasowe

Gdy widzę u kogoś pulpit zawalony tysiacem ikon i folderów dostaję drgawek.  Choć normalnie jestem z porządkiem na bakier, to uważam, że porządek w plikach to jedna z najważniejszych rzeczy, która znacznie usprawni Twoje działanie. Nie ma nic gorszego niż kolejne przeszukanie źle opisanych, pobranych kilka dni wcześniej danych. Dlatego, te rzeczy, które nie są od razu zapisywane we właściwym miejscu (patrz punkt 11), które chcesz wykorzystać „na chwilę” i o nich zapomnieć warto trzymać w folderze Tymczasowe. Oczywiście ma to sens, gdy raz na tydzień sprawdzasz i czyścisz go, by zrobić porządek – przerzucić lub usunąć to co jest lub nie jest potrzebne.

16. Higiena e-maili 

Brak porządku w skrzynce pocztowej to jeden z największych pożeraczy czasu. Warto stosować kilka prostych zasad, które usprawnią Twoją pocztę: odpisuj do 24 godzin, edytuj nagłówki i treść e-maili – zostawiaj tylko co co jest naprawdę niezbędne i ważne dla odbiorcy, archiwizuj wszystkie e-maile, trzymaj się zasady jedna sprawa – jeden e-mail, dbaj o to, by skrzynka była zawsze pusta, przerzucaj rzeczy, które mogą poczekać, pracuj ze skrzynką o stałych godzinach.

17. Zaplanuj czas na odpoczynek

Zdecydowanie najtrudniejsze zadanie ze wszystkich. Nie warto traktować odpoczynku jako straconego czasu – to bardzo ważna rzeczy, które pomaga naładować baterie i odświeżyć umysł. Jeżeli dobrze wypoczniesz – Twoja firma wystrzeli do góry jak Falcon X! Myśl o odpoczynku w kwestii planów długo terminowych (urlopy i wakacje) i krótko terminowych – małe przyjemności, które sprawiają, że się relaksujesz i sprawiają frajdę (basen, sport, wyjście z psem, gra na komputerze).

18. Pobieraj pliki źródłowe

Jeżeli komuś zlecasz przygotowanie grafiki lub pliku, który może Ci się potem przydać – poproś też o pliki źródłowe, tak, by można je było potem łatwo edytować. Tak, by potem modyfikacja była łatwa i prosta, i nie trzeba było robić projektu od nowa.

19. Spróbuj pracować bez muzyki 

Piszę ogólnie o muzyce, ale chodzi mi o ograniczenie wszystkich rozpraszaczy dookoła  Ciebie: radio, telewizja, kanały na YouTube. Postaraj się podczas pracy w domu maksymalnie wyłączyć, odciąć od wszystkich bodźców, które mogą niepotrzebnie angażować uwagę. Zobacz, czy to nie spowoduje, że wzrośnie Twoja efektywność.

20. Zapisywanie instrukcji, checklist, procedur, stworzenie firmowej encyklopedii wiedzy

Bez różnicy, jaki rodzaj biznesu prowadzisz, jeżeli myślisz o tym, by go pchnąć do przodu, rozwinąć, zarabiać więcej, delegować zadania – to jest absolutny must have i podstawa rozwoju! Spisuj jak szalony wszystko co się da – zwłaszcza, gdy zlecasz coś nowej osobie. Jeżeli przygotowujesz dla niej instrukcję postępowania – od razu ją zachowaj – przyda się w przyszłości! Choć to rozwiązanie wydaje się (i jest) mocno korporacyjne – naprawdę ułatwia życie.

21. Praca na dwóch monitorach.

Jeżeli dużo pracujesz przy komputerze – drugi monitor to jest coś, co zwiększy efektywność Twojej pracy kolosalnie. Przerzucanie okien, kopiowanie treści, jednoczesne pisanie i edycja… Ciężko to opisać, po prostu trzeba spróbować!

22. Używaj menadżera haseł

O tym jak ważne jest bezpieczeństwo haseł przekonywać nikogo nie trzeba. Menadżer haseł to program, który pomoże Ci wygenerować niemożliwe do złamania, bardzo skomplikowane hasła. Uwolni Cię również od konieczności zapamiętywania / spisywania wszystkich haseł do portali, poczty, aplikacji i serwisów. To co najlepsze – możesz w nim tworzyć setki unikalnych ciągów znaków. Nawet, jeżeli nastąpi wyciek i dostęp do jednego konta będzie możliwy – pozostałe miejsca pozostają bezpieczne. Menadżer haseł również jest aplikacją, która pomaga oszczędzać czas.

23. Folder pomysły i inspiracje

Jeżeli gdzieś w sieci natrafiasz na coś ciekawego – zdjęcie, grafikę, link, mem, pomysł – warto to zapisać i zapamiętać. Nie wiadomo, kiedy znów może się przydać. Sugeruję zrobić jedno miejsce (folder na dysku, folder w planerze), gdzie będziesz zamieszczał takie materiały. Tu również warto regularnie zaglądać, by odświeżyć to co się zapisało. Takie rzeczy bardzo często uciekają i łatwo o nich zapomnieć.

24. Praca nad tylko jedną rzeczą 

Gdybym miał wskazać na najważniejszy punkt w całej tej liście to jest to zdecydowanie ta zasada. Uważam, że multitaskingowość i praca nad 4 projektami jednocześnie są zabójcze dla kreatywności i efektywności. Jeżeli możesz – dziel zadania tak, by pracować wyłącznie nad jedną rzeczą, jednym tematem, jednym projektem. Gdy uda Ci się z nią uporać – dopiero zabieraj się za kolejną. Oczywiście punkt ten łączy się z pozostałymi  (harmongram, planowanie, hierarchizacja zadań).

Idealnie przy tej metodzie sprawdza się Tommato Timer – czyli prosty sposób na efektywne zarządzanie czasem. 

25. Wpisuj od razu do kalendarza

Wszystkie spotkania, ważne terminy, ustalenia dat – warto wpisywać od razu do kalendarza. Gdy coś ustalasz – wpisuj, nie odkładaj tego na później. Taki nawyk znacznie ułatwia organizację pracy. Polecam korzystanie z kalendarza Google, ze skonfigurowanymi pod siebie przypominajkami przychodzącymi w postaci e-maili. Dodatkowo warto wyrobić sobie nawyk regularnego przeglądania kalendarza, by wiedzieć co nas czeka w kolejnym tygodniu.

26. Obsesyjnie myśl o tym, czy możesz to zlecić

Punkt ważny, jeżeli myślisz o tym, żeby rozkręcić biznes. Na pewno zajmujesz się dziesiątkami niekreatywnych rzeczy, które ktoś inny może zrobić lepiej i dużo szybciej. Zlecając czynności zostawiasz sobie czas na najważniejsze zadania, które są kluczowe w rozwoju firmy.

Gdy zabierasz się za kolejne zadanie warto zadać sobie pytanie – czy tylko ja dysponuję odpowiednimi umiejętnościami? Czy ktoś inny może to zrobić równie dobrze? Moim zdaniem właściciel firmy powinien koncentrować się na rzeczach ważnych, kreatywnych, kluczowych dla rozkręcenia biznesu. A wszystko to co jest nudne, powtarzalne, szablonowe starać się „wyrzucić na zewnątrz”?

Obejrzyj podcast wraz z prezentacją na YouTube:

 

Pobierz podcast w formacie mp3:

Pobierz odcinek 05 Podcastu 

Gdzie słuchać podcastów?

Gdzie znajdziesz więcej materiałów z Sardynek?

Pracujesz w domu? Napisz co  Ciebie sprawdza się najlepiej!

Któraś z moich metod przypadła Ci do gustu? A może żadna nie działa? Pracujesz w domu? Napisz co sprawdza się w Jak wygląda u Ciebie zarządzanie czasem? Znasz tę metodę? A może stosujesz inną, lepszą? Podziel się opinią! Zostaw komentarz.

Oceń artykuł
[Głosów: 0 Średnia: 0]

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do naszego newslettera i nie przegap nowych tekstów!

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o