Kiedy i jak wysyłać faktury do biura rachunkowego?

Kiedy i jak wysyłać faktury do biura rachunkowego?

Ostatnio policzyłem sobie ile miesięcznie czasu muszę spędzić na papierkologii – pomimo posiadania biura rachunkowego, które wszystko podlicza i przelicza, przy kilkudziesięciu dokumentach (między 25-50), schodzi mi około 3-4 godzin. Miesięcznie.

Dzisiaj zatem bardzo krótki wpis o systemie jaki przez trzy lata prowadzenia firmy, udało mi się wypracować, by proces wysyłki dokumentów przebiegł w miarę sprawnie i (co najważniejsze), by nie przeoczyć żadnego dokumentu.

1. Wszystko elektronicznie

Eony temu pisałem o o tym tutaj. W skrócie – staram się dążyć do tego, by wszystkie faktury były w formie elektronicznej. Wysyłam wtedy pani księgowej jedną paczkę wrzuconą na Dropboxa. Łatwiej też mi jest kontrolować, do jakich dokumentów muszę dołączyć potwierdzenie przelewów.

Tutaj też staram się zawsze uczulać kontrahentów, by (jeżeli istnieje taka możliwość) przesłali fakturę na e-mail, a nie wysyłali lub wręczali wersji papierowej.

2. Jedna wysyłka pod koniec miesiąca

Na początku działalności próbowałem wysyłać faktury do biura na bieżąco. Niestety, było z tym sporo zamieszania – pod koniec musiałem jeszcze raz przysiąść i sprawdzić, co zostało wysłane, a o czym mogłem zapomnieć. Mordęga. Po czwartej godzinie grzebania  w wysłanych mailach miałem dość.

Dlatego teraz wyznaczam sobie jeden dzień w miesiącu, w którym zbieram wszystko razem i wysyłam.

Wtedy też za jednym zamachem:

  • przeglądam konta bankowe i archiwizuję potwierdzenia przelewów,
  • skanuję dokumenty, które ostały się w wersji papierowej,
  • pobieram faktury cykliczne (takie jak Google, Fotolia, Facebook, GetResponse)
  • sprawdzam i porównuję tabelkę Excel z kontami (kontem firmowym i kartą kredytową) czy jakaś faktura mi nie umknęła.

3. Natychmiastowa archiwizacja faktur

Zamiast na bieżąco wysyłać faktury do biura, nauczyłem się je po otrzymaniu natychmiastowo zapisywać je na dysku, do tego opisując je w sposób przedstawiony tutaj.

To bardzo pomaga i uspokaja. Zapis na dysku, archiwizacja e-maila i sprawa z głowy. Później trzeba tylko dołączyć potwierdzenie przelewu.

4. Teczki na faktury drukowane

Choć jestem fanem dokumentów elektronicznych, niestety nie zawsze można na takowe liczyć. Dlatego też w aucie polecam wozić teczkę – pakuję do niej faktury za części, paliwo, przejazdy, potwierdzenia wysyłek z poczty.

Raz w miesiącu całość skanuję i wysyłam do biura.

Drugą tego typu teczkę trzymam w domu, na faktury, które są dołączane do przesyłek.

5. Jedno konto do opłacenia faktur

Obecnie mam dwa rachunki bankowe i na nich kilka kont (dwa firmowe, dwa indywidualne, kilka oszczędnościowych, wirtualne karty kredytowe). Jednego używam tylko i wyłącznie do płacenia wydatków firmowych. Unikam takich przelewów z rachunków indywidualnych.

Pomaga mi to na kontrolę czy przypadkiem nie zapomniałem o jakiejś płatności (kiedy przeglądam miesięczną listę obciążeń rachunku), a także dużo szybciej mogę pobrać potwierdzenia przelewów do faktur już opłaconych.

6. Kontrola kosztów Excelu

Jestem fanatykiem tabelek Excelowych. Wszystkie wydatki trzymam w Excelu, by mieć nad nimi (mniej więcej) kontrolę. Staram się je wpisywać na bieżąco – nawet jeżeli jeszcze nie otrzymam faktury.

To ostatni wentyl bezpieczeństwa, który pomaga mi sprawdzić czy aby na pewno wysłałem wszystkie dokumenty do biura rachunkowego.

A Ty jak sobie radzisz z tym tematem? Stosujesz któryś z tych sposobów, czy może masz jakieś swoje niezawodne triki i podpowiedzi? Napisz koniecznie w komentarzu!

Podobał Ci się ten artykuł?

Zapisz się do naszego newslettera i nie przegap nowych tekstów!

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o